Comment se conformer au RGPD dans votre processus de recrutement en ligne ?

A l'instar du recrutement traditionnel, le recrutement à distance implique le traitement des données personnelles des candidats. La protection des données personnelles dans l'Union européenne et dans la plupart des pays du monde est régie par la loi. La collecte, le traitement et le stockage inappropriés des données personnelles entraînent des conséquences juridiques. Comment se conformer au RGPD dans votre processus de recrutement en ligne ?

Comment se conformer au RGPD ? - table des matières:

1. Buts et objectifs de recrutement
2. Recrutement en ligne
3. Règles RGPD
4. Comment se conformer au RGPD ?
5. Sommaire

Buts et objectifs de recrutement

Le recrutement à distance est de plus en plus populaire car il assure une communication efficace entre l'organisation et les candidats. C'est aussi une solution économique et rapide. Les offres d'emploi en ligne peuvent être fréquemment mises à jour et le vivier de candidats est énorme .

Le recrutement fait partie de la gestion des ressources humaines. Le terme lui-même peut être compris à la fois dans un sens étroit et large . D'une part, le recrutement peut être considéré comme l'ensemble du processus de recherche, d'information et d'attraction des candidats. D'autre part, il est souvent fait référence à la méthode d'identification pour la sélection future.

L'objectif principal du processus de recrutement est de choisir des candidats qui répondent aux exigences de l'entreprise , ce qui équivaut à fournir à l'organisation un nombre adéquat d'employés qualifiés. Pour être plus précis, son but est de motiver les gens à postuler aux postes disponibles dans l'organisation, puis de créer une liste de candidats, sous réserve de sélection.

Recrutement en ligne

Compte tenu de la numérisation mondiale et de la pandémie de COVID-19, le recrutement à distance est devenu encore plus courant . Par conséquent, vous tombez fréquemment sur des offres d'emploi sur des sites d'emploi populaires qui sont affichées avec la clause de "recrutement à distance". Outre l'envoi de votre candidature en ligne, le reste du processus est géré à l'aide d'outils à distance et d'un téléphone.

Si une candidature donnée attire l'attention du recruteur, celui-ci appelle le candidat et organise un entretien d'embauche par téléphone ou par ordinateur. Dans le cas d'un entretien vidéo, le candidat reçoit un e-mail d'invitation accompagné d'un lien vers la messagerie instantanée utilisée par le recruteur. Il leur suffit d'activer le lien et de rejoindre la réunion à la date et à l'heure spécifiées . Certaines des applications de messagerie instantanée les plus populaires incluent : Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams et Signal.

Les étapes du recrutement en ligne

Le processus de recrutement comprend plusieurs étapes, telles que :

Etape 1 – Dépôt d'une offre d'emploi, collecte des e-candidatures et présélection . Après avoir sélectionné les candidatures pour les procédures ultérieures, les recruteurs appellent les candidats et organisent des entretiens d'embauche. Lors de la première rencontre, ils vérifient certaines informations de base, par exemple évaluer la maîtrise d'une langue étrangère d'un candidat. Le rendez-vous définitif est confirmé par e-mail.

Étape 2 – Entretien d'embauche en ligne . À ce stade, les recruteurs vérifient les compétences et l'engagement du candidat, et décident s'il convient de le qualifier pour les étapes ultérieures du processus de recrutement.

Étape 3 – Vérification supplémentaire . Les candidats résolvent des tests et des devoirs. Les recruteurs, à leur tour, prennent leur décision finale à ce stade.

Étape 4 – Intégration en ligne . Après avoir choisi un candidat retenu et lui avoir proposé un emploi, les recruteurs peuvent embaucher le candidat et terminer le processus d'intégration.

Règles RGPD

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est la loi européenne sur la protection des données qui est directement applicable depuis le 25 mai 2018 et remplace la directive sur la protection des données de 1995. Les données personnelles sont un terme assez large associé à l'identification d'une personne en particulier. La protection des données couvre principalement :

• nom et surnom
• numéro d'identification nationale
• adresse du domicile
• e-mail
• nom de la banque et numéro de compte
• photos de personnes
• informations relatives à la santé physique ou mentale
• adresse IP de l'ordinateur
• la religion
• course
• origine ethnique
• orientation sexuelle

Un problème contemporain de portée mondiale concerne les problèmes liés à la collecte de données, à la perte de confidentialité et à une menace pour la sécurité personnelle. Dans cet aspect, GDPR est le règlement le plus strict qui est le pilier de la juridiction de l'UE . Des directives similaires sont en vigueur dans d'autres pays, par exemple au Brésil. Australie, Japon, Thaïlande et certains États des États-Unis.

Comment se conformer au RGPD dans le recrutement en ligne ?

Lorsque le processus de recrutement commence, l'employeur devient le responsable du traitement des données personnelles et peut obtenir des données telles que :

• nom et surnom
• date de naissance
• éducation
• qualifications
• Record d'embauche
• coordonnées .

Les organisations doivent se conformer aux lois sur la protection des données d'un pays donné lors de la collecte et du traitement des informations susmentionnées. Un candidat qui postule à un emploi est tenu de joindre un consentement au traitement de ses données personnelles à des fins de recrutement . L'obligation de l'employeur est de supprimer les informations d'identification personnelle d'un candidat après la fin du processus de recrutement.

Il est à noter que les jobboards ne jouent aucun rôle administratif, et ne traitent aucune donnée personnelle. Leur fonction se limite à présenter les offres du donneur d'ordre et à fournir des outils de collecte des candidatures .

Informations clés sur la conformité RGPD

• Un ensemble d'informations pouvant être obtenues par l'employeur lors du processus de recrutement est clôturé et comprend des données qui ont déjà été mentionnées ci-dessus. L'employeur n'a pas le droit d'exiger des informations relatives, par exemple, à l'état civil, à l'origine ethnique ou à l'orientation sexuelle .
• Compte tenu de l'objectif du processus de recrutement qui est d'acquérir des collaborateurs, les données collectées ne doivent servir qu'à cette finalité. Les données ne peuvent être utilisées dans aucune autre situation. Il est inacceptable d'exploiter librement des données et de les mettre à la disposition d'autres entités .
• Le traitement des données des candidats doit être basé sur leur consentement écrit .
• Lors du processus de recrutement, l'employeur doit communiquer à ses candidats le nom et le siège social de l'entreprise, l'objet de la collecte des données et le droit d'accès à l'information .
• À chaque étape du processus de recrutement, les candidats à un emploi ont le droit de contrôler la manière dont leurs données sont traitées .
• Une fois le processus de recrutement terminé, l'employeur est tenu de supprimer toutes les données collectées et le responsable du traitement doit les sécuriser de manière appropriée.

Comment se conformer au RGPD – résumé

Comment se conformer au RGPD dans votre processus de recrutement en ligne ? Tout d'abord, familiarisez-vous avec les lois sur la protection des données personnelles d'un pays donné. Dans la plupart d'entre eux, les informations d'identification personnelle des candidats sont spécialement protégées. Par conséquent, il est essentiel de les collecter et de les traiter uniquement à des fins de recrutement. De plus, les recruteurs ne doivent obtenir aucune information relative à la race, l'origine et l'état civil d'un candidat.

De plus, il est controversé de vérifier les données sur des candidats particuliers sur les réseaux sociaux et de filtrer leurs antécédents professionnels dans le cadre de la vérification des antécédents. Selon le RGPD, de telles pratiques sont inacceptables . Cependant, étant donné que ces informations sont accessibles au grand public, il est difficile de les considérer comme contraires à l'éthique.

Pour résumer, la question de la conformité RGPD dans le processus de recrutement est un vaste sujet. . Une préparation appropriée et la connaissance des réglementations légales faciliteront grandement la procédure d'acquisition de nouveaux employés.

Vous savez déjà comment vous conformer au RGPD dans votre processus de recrutement à distance. Lisez nos autres ressources : 5 conseils pour se préparer à un entretien d'embauche en ligne.

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Auteur : Nicole Mankin

Responsable RH avec une excellente capacité à créer une atmosphère positive et à créer un environnement précieux pour les employés. Elle aime voir le potentiel des personnes talentueuses et les mobiliser pour se développer.

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