Comment mener une réunion : directives pour une réunion efficace

Les réunions peuvent devenir une perte de temps, de ressources et de talent si elles ne sont pas planifiées et exécutées correctement. Des réunions efficaces qui atteignent réellement leurs objectifs et laissent les participants pleins d'énergie et motivés, demandent suffisamment de travail - ou une bonne planification.

Dans cet article, nous discuterons de la manière de mener à bien une réunion. Une liste d'outils de réunion visuels que vous pouvez utiliser pendant les réunions pour prendre des décisions, résoudre des problèmes, réfléchir et générer des idées est également incluse.

Étapes pour organiser des réunions efficaces

Avant de convoquer une réunion, vous devez vous assurer que vous en avez réellement besoin. S'il s'agit d'une question que vous devez régler personnellement avec une personne, ne réunissez pas toute l'équipe pour en discuter.

Et si vous pensez pouvoir compter sur d'autres moyens de communication tels que le courrier électronique, la newsletter, etc., pour faire passer votre message, vous pouvez éviter de faire perdre le temps de vos employés avec une autre réunion.

Définir les objectifs de la réunion

Quel est le but de la réunion ? Est-ce pour faire une annonce spéciale ? Décider de quelque chose ? Résoudre un problème qui entrave l'avancement de votre projet ?

Déterminer le but de votre réunion et fixer un objectif à atteindre à la fin de celle-ci est la première étape à franchir pour planifier une réunion efficace. Cet objectif aidera à jeter les bases d'une discussion bien ciblée.

Répertorier les participants à la réunion

Décidez qui devrait être présent, en tenant compte de leur disponibilité et de leur capacité à contribuer à l'objectif de la réunion. Il peut s'agir de décideurs clés, d'experts du sujet, de ceux qui sont touchés par le résultat, etc.

Si quelqu'un ne peut pas se rendre à la réunion, mais que sa contribution est toujours nécessaire, vous pouvez prendre des dispositions pour vous connecter avec lui via une conférence téléphonique ou un autre outil de collaboration en ligne.

Sélectionnez et attribuez également les différents rôles nécessaires pour diriger la réunion, y compris l'animateur, le chronométreur et l'enregistreur, etc.

Créer l'ordre du jour de la réunion

Un ordre du jour est quelque chose que toutes les personnes présentes devraient obtenir avant la réunion. Vous pouvez l'envoyer avec l'invitation à la réunion. De cette façon, ils peuvent décider si leur présence est nécessaire ou non.

Il doit inclure les éléments de la réunion disposés dans un ordre logique et une durée réaliste définie pour chaque élément.
Voici un modèle d'ordre du jour de réunion créé avec Creately. Vous pouvez le modifier en ligne et le personnaliser selon vos besoins.

Une fois modifié, vous pouvez le partager avec le reste des participants avec un lien de partage de diagramme sécurisé, ou l'intégrer avec Creately Viewer dans votre intranet ou vos sites Web internes pour que tout le monde puisse y accéder facilement.

Sélectionnez un endroit approprié avec des installations

En fonction du ton que vous souhaitez donner à la réunion, sélectionnez un lieu (c.-à-d. une salle de conférence pour un cadre formel). Assurez-vous qu'il est disponible à la date et à l'heure que vous avez choisies pour la réunion.

N'oubliez pas de vérifier que tout le matériel nécessaire à la réunion est également disponible. Cela peut inclure des projecteurs, des écrans et d'autres outils pour les appels vidéo, etc.

Terminez par un plan d'action

Créez un plan d'action pour vous assurer que les décisions prises lors de la réunion sont appliquées par la suite.

Bien que votre rapporteur/archiviste puisse utiliser un modèle de plan d'action comme celui ci-dessous, il doit inclure les tâches/actions, ceux qui sont responsables de leur exécution et le suivi des éléments d'action.

Outils pour des réunions productives

Maintenant que nous avons vu comment mener une réunion, voici plusieurs outils de réunion visuels que vous pouvez utiliser à différentes fins telles que la prise de décision, la résolution de problèmes et le brainstorming.

Les cartes mentales

Les cartes mentales sont un excellent outil pour organiser des idées, planifier et prendre des notes.

Si vous réfléchissez à des solutions à un problème, une carte mentale peut aider à capturer la libre circulation des pensées. Si vous discutez d'un sujet, vous pouvez l'utiliser pour approfondir le sujet.

Et si vous souhaitez présenter des informations aux participants à votre réunion d'une manière facile à comprendre, une carte mentale peut être une excellente option.

Voici comment utiliser efficacement les cartes mentales lors d'une réunion.

Analyse SWOT

SWOT signifie Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces.

Cet outil est utilisé pour évaluer les entreprises lors de la planification stratégique, des réunions de planification de projet, etc. Vous pouvez également l'utiliser pour évaluer l'efficacité de votre service, produit, équipe de projet ou concurrent.

Besoin de savoir comment utiliser efficacement une analyse SWOT ?

Diagramme en arête de poisson / 5 pourquoi

Ce sont des outils utilisés dans l'analyse des causes profondes.

Alors que le diagramme en arête de poisson (alias diagramme de cause à effet) aide à identifier et à isoler la cause première d'un problème, le diagramme des 5 pourquoi vous permet d'approfondir un problème et d'analyser sa relation de cause à effet sous-jacente.

Consultez notre guide ultime des diagrammes en arête de poisson pour savoir comment l'appliquer.

Diagramme d'affinité

Les diagrammes d'affinité vous aident à rassembler et à organiser de grandes quantités de données pour identifier des modèles et des thèmes. Cela serait utile si vous organisez une réunion pour analyser et donner un sens à de nombreuses données recueillies à partir de recherches, de séances de remue-méninges, etc.

Organigramme

Essayer d'optimiser un processus ? Identifiez les goulots d'étranglement dans votre processus ? Ou concevoir un nouveau processus ? Les organigrammes peuvent vous aider à ces fins et bien d'autres.

Un organigramme est essentiellement une visualisation des étapes du processus. Cela peut également aider à la résolution de problèmes et à la prise de décision.

Voici notre guide ultime des organigrammes pour savoir comment les utiliser.

Six chapeaux de réflexion

C'est un autre outil pour s'assurer que vos réunions sont très productives. Les six chapeaux de réflexion sont un outil qui vous permet d'explorer les différentes perspectives des participants à la réunion.

Chaque membre est invité à porter à tour de rôle les chapeaux de différentes couleurs (qui représentent différentes perspectives) et à exprimer son opinion sur la question. Apprenez à utiliser la technique du chapeau à six pensées plus en détail ici.

Voici quelques techniques de brainstorming visuel supplémentaires que vous pouvez utiliser lors de vos réunions et discussions de groupe.

Plus de conseils sur la façon de mener une réunion ?

Les étapes que nous avons énumérées dans cet article sont plus faciles à suivre et garantissent le succès. Combinez-les avec les outils que nous avons mentionnés pour assurer une productivité maximale lors de vos réunions.

Quels autres conseils avez-vous sur la façon de mener une réunion ? Partagez-les avec nous dans la section des commentaires ci-dessous.