Comment créer une stratégie de Business Intelligence ? | Vue experte

Quelle devrait être la première étape de votre parcours BI ? Choisir un outil ? La collecte de données? Pas tellement. Il s'agit d'une stratégie complète d'intelligence d'affaires qui vous aidera à évoluer vers une analyse avancée.

Bien que la BI puisse rendre vos rapports plus rapides et vos graphiques plus sophistiqués, même sans un plan approprié, vous serez toujours privé d'une vue holistique de la façon d'utiliser la technologie à votre avantage maximum. Comme vous le savez probablement, le diable est dans les détails. C'est pourquoi, pour ne pas les laisser s'échapper, mettant en péril l'ensemble de votre initiative BI, vous devez suivre des étapes particulières de mise en œuvre de la Business Intelligence.

Dans cet article, nous analysons des cas concrets de nos clients qui ont tiré parti d'une stratégie BI alors qu'ils se trouvaient à différentes étapes de la mise en œuvre de la BI. Certains étaient nouveaux dans l'utilisation de l'informatique décisionnelle et voulaient « bien faire les choses » dès le début, d'autres utilisaient déjà des outils de BI, mais le plus souvent de manière intuitive, sans plan précis. Néanmoins, tous ont pu voir à quel point la qualité de l'analyse des données s'améliorait avec une stratégie appropriée.

Si vous ne voulez pas tomber dans l'oubli, voici les raisons de vous soucier de la stratégie d'intelligence d'affaires

L'intelligence d'affaires ne consiste pas seulement à créer des présentations flashy. Le potentiel et la valeur de la technologie sont beaucoup plus larges et peuvent être débloqués grâce à un plan d'intelligence d'affaires approprié. Avec une stratégie de BI, vous pouvez résoudre les problèmes de données plus efficacement, construire un système holistique et bien intégré et vous assurer qu'il continue de fonctionner correctement.

• Gain de temps et d'argent. Agir sur un coup de tête est semé d'erreurs coûteuses. Personne ne veut gaspiller de l'argent sur des fonctionnalités dont, au final, aucun employé n'aura besoin ni acheter des licences pour 100 employés si le système ne sera utilisé que par 20 d'entre eux. Une stratégie de BI vous permet de réfléchir à ces choses à l'avance, ce qui vous fait gagner du temps et de l'argent.
• Adopter une gestion avancée des risques. Vous minimisez la probabilité de perdre du temps et de l'argent en analysant chaque étape en détail. De plus, avec une telle approche, vous serez en mesure de détecter plus tôt les points faibles et les goulots d'étranglement et de les corriger immédiatement.
• Créez des analyses de données de bout en bout dans votre organisation. Une stratégie de BI bien pensée vous permet de briser les silos de données entre les départements et de connecter toutes vos sources de données pour obtenir des analyses de bout en bout. Une telle approche vous permet de suivre les processus dans toute l'organisation, ce qui signifie que vous pouvez repérer les problèmes à temps et prendre des décisions appuyées par des données précises et à jour.

Une stratégie de BI bien conçue et nuancée permet de réorganiser considérablement les processus commerciaux internes, ce qui, à son tour, a un impact positif sur la qualité du service ou du produit que vous fournissez à vos clients.

3 domaines que vous ne pouvez pas ignorer lors de l'élaboration d'une stratégie BI

Pour créer une stratégie de Business Intelligence robuste, vous devez prendre soin de la vision, des personnes et des processus, en accordant une attention égale à chaque élément et à leurs interrelations. Examinons-les plus en détail.

Vision

Avant d'adopter une technologie, vous devez vous poser quelques questions fondamentales, telles que « Quelle est sa valeur pratique pour notre organisation ? Que voulons-nous réaliser grâce à cela ? Les réponses vous aideront à définir un plan d'action sur la mise en œuvre ou l'optimisation de la BI.

Pour créer une culture axée sur les données dans votre organisation, vous devez également revoir la façon dont vous gérez vos données. Plutôt que de le considérer comme une matière première pour l'analyse, traitez-le comme un produit avec un réel retour sur investissement.

Personnes

Lors de la création d'une stratégie de mise en œuvre de la BI, vous ne devez pas négliger vos employés et leurs compétences. Sinon, vous perdrez votre budget et votre temps à adopter la technologie, qui sera sabotée par des gens qui se sont habitués à travailler différemment.

Par conséquent, prenez en compte qui va interagir avec un outil de BI pour fournir des tableaux de bord adaptés à chaque niveau décisionnel. Par exemple, un employé responsable de la maintenance des machines, un analyste de données et un PDG ont besoin de différents types de tableaux de bord.

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Un autre point à garder à l'esprit concernant vos employés est leur formation technique. Créer une stratégie et une feuille de route d'intelligence d'affaires pour une entreprise férue de technologie n'est pas la même chose que de la créer pour une organisation qui n'est pas très proche des technologies numériques.

Lorsque nous comprenons le niveau d'expertise technique des utilisateurs et les processus dans lesquels ils sont impliqués, nous pouvons créer des tableaux de bord personnalisés pour chaque rôle au lieu d'un tableau de bord général pour tous les processus de l'entreprise avec un nombre ahurissant de filtres. Cela élargit l'éventail des utilisateurs de BI, des cadres et analystes aux gestionnaires et employés de base.

— Alexandr Obolenskiy, responsable du département BI, *instinctools

Processus

Ce côté de la stratégie de BI concerne la mise en place du processus de mise en œuvre de la technologie. Pour cela, vous devriez penser à employer un Chief Data Officer (CDO), définir un budget de projet, considérer les questions de sécurité et de conformité, et identifier les KPI pour suivre l'efficacité du plan BI et l'adoption de la technologie.

De plus, il est crucial de prendre soin du transfert de connaissances de votre partenaire technologique. Par conséquent, veillez à établir un centre de compétences BI. BICC est votre équipe interne qui rendra l'auto-utilisation du système vraiment confortable pour les employés non férus de technologie et s'occupera des ajustements mineurs tels que la configuration du tableau de bord.

Avec cette approche, vous rendez les utilisateurs plus avancés et, par conséquent, augmentez la vitesse de changement et l'efficacité du travail avec le système de BI. Vous deviendrez également moins dépendant de votre partenaire technologique et ne vous tournerez vers lui que pour des modifications majeures telles que la connexion de nouvelles sources de données au système, la visualisation de données sur de nouveaux processus métier, etc.

Le résultat final du travail sur le domaine de processus d'une stratégie BI est le développement d'une feuille de route BI. Il s'agit d'un document qui décrit de manière cohérente les étapes particulières nécessaires à la mise en œuvre de la BI, les jalons du projet, les délais et les KPI pour évaluer vos progrès.

Le profilage des données : une étape fondamentale à franchir

Avant de charger dans un système de BI, vos données doivent être vérifiées pour la qualité et la cohérence. C'est à cela que sert le profilage des données.

• Qualité des données. La mauvaise qualité des données est à l'origine d'une myriade de problèmes commerciaux, tels que des prévisions financières inexactes, des problèmes de réglementation, des clients perdus, des atteintes à la réputation, etc. Si vous ne vous en occupez pas lors de la phase initiale d'analyse des données, des données de qualité épuiseront le temps de votre personnel - et cela avant que nous mentionnions des résultats non pertinents. Les statistiques montrent que la résolution de problèmes répétitifs liés à la qualité des données peut prendre jusqu'à la moitié des heures de travail des employés.
• La cohérence des données. La duplication des données dans différents systèmes peut refléter des processus commerciaux sous-optimaux, dans lesquels les employés saisissent manuellement et de manière non coordonnée les mêmes informations dans deux systèmes différents. En conséquence, des erreurs de saisie et des appariements incomplets se produisent inévitablement. Au lieu de cela, la règle d'un point d'entrée unique pour toutes les données devrait fonctionner, puis les systèmes devraient uniquement les échanger plutôt que d'en créer une copie.
• Classement des données. Cela est nécessaire lorsque les données proviennent de diverses sources. Il peut s'agir de votre lac de données, de votre ERP ou du trafic de votre site, pour n'en nommer que quelques-uns. En plus de la source, vous devez tenir compte de la structure des données (structurées ou non structurées) pour classer correctement les données, car cela simplifie la détermination de la fréquence de mise à jour pour chaque profil de données.

Lors du profilage des données, vous pouvez découvrir que certaines d'entre elles ne sont pas mises à jour aussi souvent que nécessaire pour une prise de décision efficace.

Considérez que vous n'avez pas nécessairement à vous efforcer d'obtenir des mises à jour en temps réel. Habituellement, vous n'avez besoin de telles choses que lorsque vous traitez avec les marchés financiers. Cependant, si vous possédez une entreprise de commerce électronique et que votre système logistique et votre ERP ne sont synchronisés qu'une fois par jour, il peut arriver que le produit soit arrivé en magasin mais qu'il ne soit pas affiché sur le site. Ainsi, vous risquez de perdre des clients à cause de la fréquence insuffisante des mises à jour des données.

Nous suggérons de faire un profilage continu des données. Tirez parti de l'automatisation pour accélérer et simplifier le processus.

Sélection de l'architecture et du jeu d'outils

Lorsque vous choisissez des outils de BI, vous devez choisir ceux qui vous permettront d'ingérer, de stocker, de traiter, d'analyser et de visualiser facilement les données.

1. Ingestion

L'ingestion de données implique de prendre des données brutes à partir de sources primaires sans les transformer. Vous devez choisir une méthode appropriée d'ingestion de données.

• Traitement en temps réel. Une fois que le logiciel d'ingestion a reconnu l'élément de données, il télécharge les données dans votre lac de données ou votre entrepôt en tant qu'objet distinct.
• Mise en lots. Avec cette approche, le logiciel d'ingestion de données collecte les données, les regroupe en fonction de critères ou d'un calendrier, puis les envoie au stockage de données par lots.
• Micro-dosage. Il s'agit d'un sous-type de traitement par lots. La différence est que les lots sont plus petits.

Le logiciel d'ingestion de données dépend du type de données que vous traitez, des sources de données que vous utilisez et de la vitesse dont vous avez besoin pour accéder aux données. Apache Kafka, Azure Stream Analytics et Amazon Kinesis sont les acteurs les plus notables du marché des outils d'ingestion de données.

2. Stockage

C'est à ce moment que vous devez identifier où vos données seront stockées. Plusieurs options sont disponibles. Nous avons déjà abordé les différences entre les lacs de données et les entrepôts lorsque nous avons discuté de la création d'une infrastructure de données solide.

De plus, vous devez déterminer lesquelles de vos données sont « chaudes » et lesquelles sont « froides » si vous souhaitez économiser sur le stockage de données dont vous n'avez pas besoin en permanence. Les stockages sur site et dans le cloud offrent des options pour les données chaudes et froides. Par exemple, les données chaudes qui doivent être faciles et rapides à évaluer peuvent être stockées sur les pilotes à semi-conducteurs (SSD) et en mémoire (RAM), et les données d'archivage à froid peuvent être conservées sur des disques optiques. Il existe également des données chaudes qui ne sont pas utilisées aussi souvent mais qui ne sont pas archivées, comme les données de vente de cinq ans dont vous avez besoin toutes les quelques années pour un point de coupure. Il peut être stocké sur des pilotes de disque dur (HDD).

3. Traitement

Il est impossible de connecter directement des sources de données hétérogènes et un entrepôt de données où les informations doivent être débarrassées des erreurs, structurées et classées. Vous aurez besoin d'un pont, un outil ETL qui traite les données brutes et les unifie en trois étapes.

• Extrait. L'outil récupère les données de vos sources de données, telles que les feuilles de calcul, les systèmes hérités, le CRM, l'ERP, l'analyse, etc.
• Transformer. Toutes les données extraites sont analysées pour identifier les doublons et les supprimer, former de nouvelles colonnes ou les diviser, etc. Après cela, les données peuvent être standardisées - filtrées, triées et vérifiées.
• Charge. Les données vont dans le référentiel ou le logiciel d'analyse.

La différence entre ETL et l'ingestion de données est qu'il existe une étape de transformation des données dans le cas d'ETL.

Tant que le processus ETL joue le premier rôle dans la fourniture d'une analyse de données de haute qualité, le choix d'un outil approprié devient une entreprise cruciale. La décision doit être basée sur plusieurs facteurs, tels que votre cas d'utilisation (une solution cloud ou sur site, la nécessité de mises à jour en temps réel, etc.), les spécifications de maintenance, l'évolutivité, les intégrations intégrées et les coûts.

4. Analyse et visualisation

La définition d'un ensemble d'outils d'analyse est la prochaine étape de votre stratégie de BI. Selon le Gartner Magic Quadrant, vous devez prêter attention à trois leaders dans le domaine de l'analyse de données : Power BI, Tableau et Qlik. Le choix de l'outil le plus approprié doit être guidé par vos exigences et vos limites.

• Architecture actuelle. Il n'est pas obligatoire d'implémenter une solution BI distincte. L'analyse peut être intégrée à vos applications existantes pour accélérer la prise de décision et sa précision. De plus, les analyses intégrées et l'accès immédiat aux données encouragent les utilisateurs à s'appuyer davantage sur les données dans leurs tâches quotidiennes.
• Pile technologique actuelle. Si votre organisation utilise déjà des produits Microsoft, choisir Power BI et d'autres outils d'infrastructure de la pile Microsoft est une approche plus raisonnable.
• Gamme d'utilisateurs et de tâches. Les outils pour une startup et une entreprise de 3 000 utilisateurs seront différents. Ce dernier aura probablement besoin d'une solution open source pour éliminer les coûts de licence ou d'accords avec le fournisseur pour un plan de licence spécial et des remises. Alors qu'une startup de mise à l'échelle peut certainement envisager d'autres options.

En assemblant judicieusement une boîte à outils à ce stade, vous pouvez permettre à chaque employé d'être un héros des données. Voici quelques exemples de tableaux de bord pour le personnel de base et les membres de l'équipe C-suite.

Les tableaux de bord opérationnels pour les employés de différents départements incluent des informations détaillées en temps réel.

Et les tableaux de bord stratégiques pour la haute direction comprennent des indicateurs clés pour l'ensemble de l'organisation.

Comment nous avons aidé une grande distribution à augmenter son chiffre d'affaires de 9%. Spoiler alert : il s'agit d'une stratégie BI logique

Une stratégie de mise en œuvre BI bien développée vous permet de tirer pleinement parti de la technologie. Voici un exemple de stratégie BI qui a permis à l'un de nos clients, un détaillant de distributeurs automatiques, de prendre plus rapidement des décisions plus précises, en suivant la trajectoire de croissance de son entreprise.

La solution existante était peu performante en terme de scalabilité :

"Nous n'avons jamais complètement réalisé que nous avions autant de données inutilisées. Seulement environ la moitié de toutes les données dont nous disposions ont été utilisées pour prendre des décisions », explique le directeur des produits et de l'expérience client de l'entreprise.

Alors, comment la stratégie soigneusement conçue et la feuille de route BI précise ont-elles été développées ?

Lors de la phase Vision, nous avons constaté que l'intelligence d'affaires pouvait améliorer plusieurs processus de l'entreprise :

• Trouver des ventes perdues
• Détecter les contrats à faible marge
• Surveillance de l'état technique des distributeurs automatiques en temps réel

De plus, le client avait besoin d'un outil intuitif sans limites quant à la quantité de données qu'il pouvait traiter. Et bien que Power BI soit l'outil le plus convivial, il a également une limite de 3 500 points de données. Par conséquent, en raison des exigences de volume de données du client, nous avons choisi Qlik, qui n'a pas de limites rigides quant au nombre de points de données.

Après avoir mis en place un logiciel de BI conformément à la stratégie élaborée au préalable, le client a réduit le nombre de ventes perdues de 30 %, renégocié les contrats à faible marge et minimisé au maximum les temps d'arrêt des distributeurs automatiques. La confluence de ces résultats a conduit à une augmentation de 9% du chiffre d'affaires total des clients en six mois.

Libérez tout le potentiel d'un système de BI

Idéalement, une stratégie est élaborée avant que toute mesure ne soit prise pour mettre en œuvre la solution. Mais qu'en est-il des organisations qui ont déjà réussi à mettre en œuvre la technologie elles-mêmes, même à cueillir des fruits à portée de main, mais qui ont ensuite réalisé que les capacités de la BI pourraient s'étendre beaucoup plus loin ?

À un moment donné, les utilisateurs qui ne sont pas nouveaux dans le domaine de la BI comprennent qu'ils ne peuvent pas libérer tout le potentiel de la technologie sans une stratégie et une feuille de route de Business Intelligence appropriées.

Une stratégie de BI pour les organisations qui utilisent déjà la technologie comprendra les mêmes étapes de base, tout comme pour les débutants. Il est tout aussi vital pour eux de garder à l'esprit la vision, les personnes et les processus, de veiller à la qualité des données, de reconsidérer les outils de BI, etc. Cependant, une autre chose à laquelle il faut prêter attention émerge. Les organisations avec une BI auto-implémentée doivent constamment éteindre les incendies qui se produisent inévitablement, comme la gestion des arriérés et la gestion des problèmes qui sont apparus après l'adoption de la BI et qui ne peuvent pas être mis de côté pour plus tard.

Un de nos clients a mis en place Power BI pour les employés de tous les départements et niveaux. Mais en un an, ils se sont rendus compte qu'ils n'utilisaient pas toutes les capacités de l'outil. Par conséquent, nous avons pris des mesures. Travaillant dans deux directions lors de l'établissement de la stratégie d'intelligence d'affaires, nous :

• Lancement d'une recherche approfondie sur l'architecture, les fonctionnalités et les limites du système. Il s'agit d'une étape obligatoire pour ajuster l'architecture de stockage de données aux besoins des utilisateurs finaux du système afin que les employés de tout niveau organisationnel puissent récupérer indépendamment les données dont ils ont besoin à partir du stockage de données et utiliser ces informations pour créer des rapports personnalisés.

Parallèlement à ce processus à grande échelle, nous avons travaillé avec les tâches courantes du client.

• A aidé à couvrir les tâches en cours. Le client avait également des tâches clairement définies, mais son équipe BI interne était trop petite et pas assez compétente pour gérer la charge de travail. Nous avons puisé dans ces activités. De cette façon, le client a obtenu les rapports dont il avait besoin plus rapidement, et nous avons appris à connaître l'architecture du système et les personnes côté client afin de pouvoir leur transmettre les connaissances.

Une stratégie BI complète vous permet d'augmenter les chances de réussite de votre projet BI

Sans élaboration sur les domaines Vision, Personnes et Processus, vous ne pouvez pas choisir avec précision l'architecture de la solution ou l'ensemble d'outils le plus puissant pour vos tâches. Par conséquent, il est préférable d'adopter une approche holistique pour mettre en œuvre une solution d'analyse de données en développant une stratégie de BI. Gardez également à l'esprit que votre projet BI ne se termine pas avec le déploiement BI. C'est une initiative de longue haleine. Votre logiciel de BI doit évoluer constamment à mesure que vos conditions externes et internes changent et que de nouveaux processus, systèmes et données apparaissent. Pour faciliter ces ajustements, vous avez besoin d'une stratégie d'intelligence d'affaires. Sans une stratégie BI robuste et périodiquement adaptée à l'état actuel des choses, il sera beaucoup plus difficile de savoir comment aller de l'avant.

Cet article a été initialement publié ici.