Comment créer un budget de projet ? | #42 Se lancer dans la gestion de projet

Selon un rapport du Project Management Institute, en 2021, 62 % des projets ont été achevés dans les limites du budget initial. La Chine est la plus performante de ce classement avec 66 %, tandis que l'Europe arrive en dernière position avec 57 %. Des budgets de projet mal créés sont responsables d'une bonne partie des échecs à cet égard. Alors, comment estimer les coûts d'un projet pour augmenter ses chances de succès ?

Budget du projet – table des matières :

1. Introduction
2. Qu'est-ce que et qu'est-ce qui compose le budget du projet ?
3. Comment estimer le coût du projet ?
4. Outils et méthodes d'estimation de budget de projet
5. Résumé

Introduction

Une mauvaise exécution de projet entraîne une perte de 19 millions de dollars pour chaque milliard d'investissement (PMI 2019), et seulement 34 % des organisations terminent généralement ou toujours les projets dans les limites du budget (Wellington 2021). Pour savoir comment faire parmi ce groupe, examinons de plus près ce qu'est un budget de projet et les moyens et outils pour en préparer un.

Qu'est-ce qu'un budget de projet et qu'est-ce qui le compose ?

Le budget du projet est le montant approximatif approuvé que l'organisation a l'intention de dépenser pour le projet. Il est fondé sur les dépenses estimées du projet et figure dans le budget de l'ensemble de l'organisation.

Le chef de projet doit inclure dans le budget du projet tous les coûts liés au projet, tels que :

• Coûts directs - dépenses nécessaires pour effectuer des tâches menant directement à la réalisation de l'objectif du projet, c'est-à-dire les coûts des matériaux, de la main-d'œuvre et des outils, l'équipement et les fournitures,
• Coûts indirects – coûts qui ne peuvent pas être directement attribués au projet, mais qui sont encourus dans le cadre de sa mise en œuvre, tels que les frais administratifs ou, par exemple, les frais de gestion du projet.
• Dépenses en immobilisations - coûts associés à l'acquisition d'actifs dits à long terme, tels que des bâtiments, de l'équipement ou de la machinerie.
• Coûts d'exploitation - coûts récurrents associés à l'exploitation et à la maintenance du projet, tels que les services publics, l'assurance ainsi que la maintenance,
• Réserves pour éventualités - fonds mis de côté pour couvrir des événements imprévus ou des changements dans la portée du projet.

Comment estimer le budget du projet ?

Le coût projeté des travaux planifiés est appelé coût budgété des travaux planifiés (BCWS) ou valeur planifiée (PV). Les deux indicateurs indiquent la somme des fonds nécessaires pour achever les travaux prévus dans un délai donné.

Pour estimer le budget du projet, le chef de projet doit effectuer plusieurs activités pour obtenir les devis les plus précis. Premièrement, le chef de projet doit connaître toutes les exigences du projet, telles que l'étendue des travaux, les délais et les ressources qui seront nécessaires pour mener à bien le projet.

L'étape suivante consiste à étudier les prix du marché pour les ressources et les services à intégrer dans le projet, c'est-à-dire le prix des matériaux, les services des fournisseurs ainsi que les salaires de l'équipe du projet.

Après avoir obtenu les exigences et les données de tarification, le chef de projet peut commencer le processus de première estimation détaillée du budget. Une fois qu'il est terminé, cependant, il doit immédiatement revoir le budget avec l'équipe du projet. Cela garantira que tous les coûts ont été inclus et que le budget est aussi réaliste que possible.

De plus, le budget du projet doit être revu et mis à jour régulièrement pour rester sur la bonne voie et dans les limites du budget.

Outils et méthodes pour estimer le budget du projet

Lors de l'estimation du budget d'un projet, un outil indispensable est le célèbre et populaire Microsoft Excel. Son principal avantage est son accessibilité et sa facilité d'utilisation, ainsi que la possibilité d'effectuer de nombreux calculs et analyses. L'inconvénient, cependant, est qu'Excel n'a pas de fonction pour mettre à jour automatiquement le budget en temps réel.

Cependant, cela fonctionnera bien pour estimer le budget avant la mise en œuvre. Pour un examen continu des dépenses, nous vous recommandons des outils d'aide au projet tels que Firmbee. Le système permet aux membres de l'équipe de surveiller en temps réel les recettes et les dépenses associées à un projet donné.

Pour créer un budget précis, vous pouvez utiliser les méthodes suivantes :

1. Estimation ascendante. Cette méthode consiste à estimer le coût de chaque activité du projet et à additionner leurs coûts pour déterminer le coût total du projet. Cela prend du temps et nécessite une connaissance détaillée des activités du projet. Cependant, il offre un haut niveau de précision et aide à identifier tous les coûts nécessaires
2. Estimation paramétrique. Cette méthode consiste à utiliser des données statistiques pour estimer le coût des activités du projet. Elle est beaucoup plus rapide que l'estimation ascendante, elle peut donc être utile pour estimer le budget de grands projets, tant que l'organisation dispose d'une source de données fiables. Malgré cela, il peut ne pas fournir un niveau de précision suffisant.
3. Évaluation d'experts. La troisième méthode consiste à exploiter les connaissances et l'expérience des parties prenantes du projet, y compris le chef de projet et les membres de l'équipe, pour estimer le coût des activités du projet. Il peut fournir un haut niveau de précision, pratique pour les projets complexes. Cependant, il s'appuie sur l'expertise des parties prenantes individuelles, il peut donc être biaisé et générer des conflits. En outre, il est difficile de tenir compte de l'évolution des conditions commerciales, telles que l'inflation ou les modifications de la législation.

Résumé

La création d'un budget de projet précis prend du temps et nécessite de l'expérience. C'est pourquoi il est judicieux d'essayer différents outils et de profiter des méthodes de préparation de budget disponibles, telles que l'estimation ascendante, l'estimation paramétrique ou l'évaluation par des experts.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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Initiation à la gestion de projet :

1. Qu'est-ce qu'un projet ?
2. Qu'est-ce que la gestion de projet ?
3. Comment gérer des projets ?
4. Méthodes de gestion de projet
5. Types de projets
6. 4 exemples de projets
7. Priorisation des projets
8. Domaines d'activité du projet
9. Définition du succès en gestion de projet
10. Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?
11. Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet ?
12. Présentation du logiciel de gestion de projet
13. Cycle de vie d'un projet
14. Quelle est la vision du projet ?
15. Objectif du projet. Qu'est-ce que c'est et comment bien le définir ?
16. Phase de lancement du projet - à quoi faire attention ?
17. Le domaine de la planification en gestion de projet
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48. Modèles de changement de gestion de projet
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