Comment créer une charte de projet ? | #39 Se lancer dans la gestion de projet

Les chartes de projet sont le pain quotidien de la gestion de projet. Ils donnent un aperçu clair et concis des buts et objectifs propres au projet. La charte est un document crucial pour toutes les parties prenantes, y compris le chef de projet, les membres de l'équipe de projet ainsi que la direction de l'organisation. Il constitue la base formelle de l'ensemble du projet, car il confère au chef de projet l'autorité de démarrer et de poursuivre le projet, ainsi que de définir les objectifs, la portée et les résultats attendus.

Charte du projet – table des matières :

1. Introduction
2. Que doit inclure le chef de projet dans la charte de projet ?
3. Justification de la réalisation du projet
4. Objectif du projet
5. Portée du projet
6. Livrables
7. Cadre du calendrier du projet
8. Budget du projet et allocation des ressources
9. Risques du projet
10. En quoi la charte de projet diffère-t-elle de l'analyse de rentabilisation ?
11. Résumé

Introduction

Selon le PMBOK, la charte de projet est l'un des documents les plus essentiels décrivant la stratégie du projet. Il est défini comme :

"Un document délivré par l'initiateur ou le sponsor du projet qui autorise formellement l'existence d'un projet et donne au chef de projet le pouvoir d'appliquer les ressources organisationnelles aux activités du projet."

La charte du projet est généralement formulée au début et reste inchangée. Bien que lors de la mise en œuvre des tâches, des améliorations mineures soient autorisées. Cependant, quel doit être le contenu du document et comment le préparer ?

Que doit inclure un chef de projet dans une charte de projet ?

Le volume de la charte de projet dépend de la taille et du type de projet mis en œuvre. Cependant, il doit inclure les éléments suivants :

• la raison d'être du projet,
• objectifs du projet,
• portée du projet,
• résultats,
• calendrier du projet,
• budget du projet,
• risques de conception.

La charte de projet doit également inclure les coordonnées du gestionnaire de projet et des principales parties prenantes.

Justification de la réalisation du projet

Lors de la préparation d'une brève justification pour démarrer un projet, il est conseillé d'utiliser l'analyse de rentabilisation préparée à l'avance. Il doit être écrit dans un langage simple afin qu'il puisse être compris par une personne qui s'occupe du projet pour la première fois. Généralement, un ou deux paragraphes explicatifs suffisent :

• Quel est le contexte commercial du projet ?
• Quel problème le projet résout-il ou quelle opportunité vous permet-il d'exploiter ? et
• Quels sont les résultats attendus du projet ?

Objectif du projet

Cela ne vaut pas la peine d'inclure tous les objectifs dans la charte du projet. Il est préférable de se concentrer sur l'objectif principal et ceux qui se trouvent dans la hiérarchie directement en dessous. Après tout, la description de l'objectif du projet dans l'analyse de rentabilisation devrait fournir une réponse à la question « Qu'allons-nous faire ? qui doit rester valable tout au long du projet. Les principaux buts et objectifs définissent la direction vers laquelle se dirigent les activités qui composent le projet. Ils doivent être clairs et mesurables et conformes aux objectifs généraux de l'organisation.

Portée du projet

La portée du projet incluse dans la charte définit les limites du projet, y compris ce qui est et n'est pas couvert par le projet. Il doit inclure une description claire des résultats du projet et de toutes les limites ou hypothèses qui l'affecteront. Par conséquent, il vaut la peine d'examiner la réponse à la question « Quelles tâches seront mises en œuvre ? » et "Quelles tâches ne seront pas mises en œuvre ?". Ceci est particulièrement important dans les projets qui impliquent de multiples parties prenantes, dont les attentes tacites sur les résultats du projet peuvent être révélées de cette manière.

Livrables

La charte de projet doit inclure une liste de tous les livrables du projet, y compris une brève description de chacun et les objectifs spécifiques vers lesquels ils travaillent. Il devrait également avoir un calendrier pour chaque élément, de préférence avec une référence à un jalon, ainsi que la personne ou l'équipe responsable de leur livraison.

Cadre du calendrier du projet

La charte de projet doit également inclure un calendrier global du projet, qui mérite d'être visualisé avec un calendrier. Sur celui-ci, le chef de projet doit marquer les dates de début et de fin du projet, les jalons ou les dates prévues pour la livraison des résultats.

Budget du projet et allocation des ressources

La charte de projet doit également inclure le budget global du projet, le plus souvent présenté sous forme de tableau. Cela permettra d'indiquer facilement :

• Les principales catégories de coûts - une estimation de la main-d'œuvre, des matériaux et de l'équipement,
• La fourchette des changements prévus – pour tenir compte des fluctuations de prix ou des dépenses imprévues,
• Réserves et contraintes budgétaires.

Cette section du document doit également détailler l'allocation des ressources, y compris le personnel, l'équipement et les installations.

Risques du projet

La section sur les risques de la charte de projet doit décrire les risques potentiels et la manière d'y répondre. Cela comprend l'identification des risques potentiels, tels que :

• retards,
• les dépassements de coûts ou
• changements de portée.

Les énumérer aide les parties prenantes à s'assurer que le chef de projet, l'équipe de projet et l'organisation sont préparés aux problèmes potentiels et ont un plan sur ce qu'il faut faire pour les atténuer ou les éviter.

En quoi une charte de projet est-elle différente d'une analyse de rentabilisation ?

La différence entre une charte de projet et une analyse de rentabilisation réside principalement dans le but pour lequel elles sont préparées. Une charte de projet est un document qui lance un projet, tandis qu'une analyse de rentabilisation explique pourquoi un projet devrait être lancé. La charte définit ce qui sera fait dans le projet, tandis que le business case répond à la question « Dans quel but ? ». Ces deux documents sont très importants pour la bonne gestion d'un projet et contribuent à sa réussite.

Résumé

La charte de projet est un document essentiel qui sert de base à la mise en œuvre du projet et autorise son initiation. Il décrit les buts, les objectifs, la portée, le budget, l'allocation des ressources et le calendrier du projet. Il identifie également les risques potentiels et les hypothèses, ce qui augmente les chances que le projet se déroule comme prévu.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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