Comment créer une base de données consultable dans Excel

Microsoft Excel est l'un des incontournables du monde des affaires. Il existe depuis les débuts de l'informatique personnelle et a évolué pour devenir un outil polyvalent incroyablement puissant utilisé dans toutes les industries.

C'est la référence en matière de navigation, d'analyse et de calcul de grandes quantités de données. L'une de ses caractéristiques les plus utiles est sa capacité à agir comme une base de données.

Une base de données est une collection de données qui peuvent être facilement recherchées et récupérées. En créant une base de données dans Excel, vous pouvez stocker de grandes quantités de données et rechercher facilement des informations spécifiques.

Excel fournit des formules et des fonctions intégrées qui peuvent être utilisées pour calculer et analyser des données, et il vous permet également de trier et de filtrer les données de différentes manières.

De plus, les bases de données Excel peuvent être facilement partagées et modifiées par plusieurs utilisateurs, ce qui en fait une bonne option pour la collaboration en équipe.

Dans cet article, vous apprendrez :

• Comment créer une base de données consultable dans Excel
• Comment stocker des données dans une base de données Excel
• Comment rechercher une base de données Excel
• Comment trier et filtrer les données dans une base de données Excel
• Comment partager et modifier une base de données Excel avec plusieurs utilisateurs.

Commençons!

Comment créer une base de données consultable dans Excel

La création d'une base de données consultable dans Excel a de nombreux cas d'utilisation pour les entreprises de commerce électronique. Vous pouvez utiliser une base de données consultable pour suivre les informations sur les clients, l'inventaire ou tout autre type de données.

Voici un processus étape par étape pour créer une base de données consultable dans Excel :

1. Ouvrez un classeur Excel nouveau ou existant.
2. Entrez vos données dans la feuille de calcul. Les données peuvent être entrées dans n'importe quelle cellule de la feuille de calcul, mais il est préférable d'entrer les données dans des cellules adjacentes afin de garder les données organisées.
3. Sélectionnez toutes les cellules contenant des données.
4. Cliquez sur l'onglet "Données" du ruban Excel.
5. Dans le groupe « Trier et filtrer », cliquez sur le bouton « Filtrer ». Cela insérera des flèches déroulantes dans les en-têtes de chaque colonne.
6. Cliquez sur la flèche déroulante dans l'en-tête de la colonne que vous souhaitez rechercher.
7. Dans le menu déroulant, sélectionnez l'option "Filtres de texte".
8. Dans le menu "Filtres de texte", sélectionnez l'option "Contient".
9. Dans la zone "Contient", saisissez le texte que vous souhaitez rechercher.
10. Cliquez sur le bouton "OK". Cela filtrera les données de la feuille de calcul et n'affichera que les lignes contenant le texte que vous avez recherché.

Vous pouvez également utiliser les options "Égal à", "N'est pas égal", "Commence par" et "Se termine par" dans le menu "Filtres de texte" pour rechercher des données spécifiques.

Comment stocker des données dans une base de données Excel

Une fois que vous avez créé votre base de données, vous devrez stocker les données quelque part. Il existe plusieurs manières de stocker des données dans une base de données Excel :

• Dans une feuille de calcul : Vous pouvez stocker des données dans une feuille de calcul en saisissant les données dans les cellules de la feuille de calcul.
• Dans un tableau : vous pouvez stocker des données dans un tableau en sélectionnant les données dans la feuille de calcul et en cliquant sur l'onglet "Insérer" du ruban Excel. Ensuite, cliquez sur le bouton "Table" dans le groupe "Tables".
• Dans un tableau croisé dynamique : vous pouvez stocker des données dans un tableau croisé dynamique en sélectionnant les données dans la feuille de calcul et en cliquant sur l'onglet "Insérer" du ruban Excel. Ensuite, cliquez sur le bouton "PivotTable" dans le groupe "Tables".
• Dans une requête : vous pouvez stocker des données dans une requête en sélectionnant les données dans la feuille de calcul et en cliquant sur l'onglet "Données" du ruban Excel. Ensuite, cliquez sur le bouton "À partir d'autres sources" dans le groupe "Obtenir des données externes".

Quelle est la meilleure façon de stocker des données dans une base de données Excel ?

La meilleure façon de stocker des données dans votre base de données dépend des besoins de votre entreprise et des cas d'utilisation. Si vous envisagez d'utiliser la base de données pour la création de rapports ou l'analyse de données, un tableau croisé dynamique ou une requête est une bonne option.

Si vous allez simplement utiliser la base de données pour stocker des données et un filtrage de base, une feuille de calcul ou un tableau fonctionnera parfaitement.

Meilleures pratiques de stockage de données Excel

Il existe quelques bonnes pratiques que vous devez suivre lorsque vous stockez des données dans une base de données Excel :

Gardez vos données organisées

Il est important de garder vos données organisées afin qu'elles soient faciles à trouver et à utiliser. Une façon de procéder consiste à utiliser des cellules adjacentes pour stocker les données associées.

Par exemple, si vous stockez des informations sur les clients, vous pouvez mettre le nom du client dans une cellule et l'adresse du client dans la cellule suivante.

Utiliser les en-têtes

Les en-têtes peuvent vous aider à identifier les données stockées dans chaque colonne. Pour ajouter des en-têtes, cliquez simplement sur l'onglet "Insérer" du ruban Excel, puis cliquez sur le bouton "En-tête" dans le groupe "Cellules".

Filtrez vos données

Le filtrage de vos données peut vous aider à trouver les données que vous recherchez. Pour filtrer les données, cliquez sur l'onglet "Données" du ruban Excel, puis cliquez sur le bouton "Filtrer" dans le groupe "Trier et filtrer". Cela insérera des flèches déroulantes dans les en-têtes de chaque colonne.

Ensuite, vous pouvez cliquer sur la flèche déroulante dans l'en-tête de la colonne que vous souhaitez filtrer et sélectionner l'option souhaitée dans le menu déroulant.

Triez vos données

Le tri de vos données peut vous aider à organiser et à trouver rapidement les données que vous recherchez. Pour trier les données, cliquez sur l'onglet "Données" du ruban Excel, puis cliquez sur le bouton "Trier" dans le groupe "Trier et filtrer". Cela ouvrira la boîte de dialogue "Trier".

Dans le menu déroulant "Trier par", sélectionnez la colonne sur laquelle vous souhaitez trier. Ensuite, dans le menu déroulant "Ordre", sélectionnez la façon dont vous souhaitez trier les données (par exemple, croissant ou décroissant). Enfin, cliquez sur le bouton "OK".

Comment rechercher une base de données Excel

Une bonne base de données fait deux choses principales : stocke les données et vous permet de rechercher (ou "interroger") ces données en fonction de certains critères.

Voici comment effectuer une recherche dans une base de données Excel :

1. Cliquez sur l'onglet "Données" du ruban Excel.
2. Cliquez sur le bouton "Filtrer" dans le groupe "Trier et filtrer". Cela insérera des flèches déroulantes dans les en-têtes de chaque colonne.
3. Cliquez sur la flèche déroulante dans l'en-tête de la colonne que vous souhaitez rechercher.
4. Sélectionnez "Filtre personnalisé" dans le menu déroulant. Cela ouvrira la boîte de dialogue "Filtre personnalisé".
5. Dans le premier menu déroulant, sélectionnez "Contient".
6. Dans le deuxième menu déroulant, entrez les critères de recherche.
7. Cliquez sur le bouton "OK".
8. Les données de la colonne seront filtrées pour n'afficher que les lignes contenant les critères de recherche.

Pour supprimer le filtre, cliquez sur l'onglet "Données" du ruban Excel, puis cliquez sur le bouton "Effacer" dans le groupe "Trier et filtrer".

Bases de données relationnelles dans Excel

Excel fonctionne également bien comme base de données relationnelle. Voici une brève explication de ce qu'est une base de données relationnelle, pourquoi elle est importante et comment la configurer dans Excel.

Comment fonctionne une base de données relationnelle ?

Une base de données relationnelle est un type de base de données qui stocke des données dans des tables. Les tables sont similaires aux dossiers d'un système de fichiers, où chaque table stocke une collection d'informations.

Dans une base de données relationnelle, chaque table est connectée à d'autres tables via des relations. Ces relations permettent aux données des tables d'être liées entre elles.

Par exemple, une table de clients peut être liée à une table de commandes. Cela vous permettrait de voir toutes les commandes d'un client particulier.

Comment créer une base de données relationnelle dans Excel ?

La création d'une base de données relationnelle dans Excel est un processus en deux étapes.

Tout d'abord, vous devez créer les tables qui stockeront les données. Ensuite, vous devez créer les relations entre les tables.

Étape 1 : Créer des tableaux

Pour créer un tableau, cliquez sur l'onglet "Insérer" du ruban Excel, puis cliquez sur le bouton "Tableau" dans le groupe "Tableaux". Cela ouvrira la boîte de dialogue "Créer une table".

Dans le champ "Plage", entrez la plage de cellules que vous souhaitez inclure dans le tableau. Ensuite, cochez la case "Mon tableau a des en-têtes" si votre tableau comprend des en-têtes. Enfin, cliquez sur le bouton "OK".

Excel insère un tableau dans la feuille de calcul. Pour ajouter des données au tableau, entrez simplement les données dans les cellules.

C'est une bonne idée de donner un nom à chaque table. Pour ce faire, cliquez n'importe où dans le tableau, puis cliquez sur l'onglet "Conception du tableau" du ruban Excel. Dans le champ "Nom de la table", entrez un nom pour la table.

Étape 2 : Créer des relations

Une fois que vous avez créé les tables, vous devez créer des relations entre elles. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet « Données » du ruban Excel, puis cliquez sur le bouton « Relations » dans le groupe « Outils de données ». Cela ouvrira la boîte de dialogue "Sélectionner des tables et des colonnes".

Dans la liste "Tables/Colonnes disponibles", sélectionnez les tables et les colonnes que vous souhaitez inclure dans la relation. Ensuite, cliquez sur le bouton "Ajouter".

Lorsque vous avez terminé d'ajouter des tableaux et des colonnes, cliquez sur le bouton "Fermer". Cela ouvrira la boîte de dialogue "Créer des relations".

Dans le menu déroulant "Clé primaire", sélectionnez la colonne de clé primaire dans le premier tableau. La clé primaire est une colonne qui identifie de manière unique chaque ligne de la table.

Dans la liste déroulante "Clé étrangère", sélectionnez la colonne de clé étrangère dans la deuxième table. La clé étrangère est une colonne qui contient des valeurs qui correspondent aux valeurs de clé primaire dans la première table.

Par exemple, si la clé primaire de la table des clients est la colonne "CustomerID", la clé étrangère de la table des commandes serait la colonne "CustomerID".

Enfin, cliquez sur le bouton "Créer". Excel créera la relation et l'affichera sous la forme d'une ligne reliant les deux tables.

Vous pouvez maintenant utiliser la relation pour filtrer et trier les données des deux tables. Par exemple, vous pouvez filtrer le tableau des commandes pour n'afficher que les commandes d'un client particulier.

Pour ce faire, cliquez sur l'onglet « Données » du ruban Excel, puis cliquez sur le bouton « Filtrer » dans le groupe « Trier et filtrer ». Cela ajoutera des flèches déroulantes aux en-têtes de chaque colonne du tableau.

Cliquez sur la flèche déroulante dans l'en-tête de la colonne "CustomerID", puis sélectionnez un client dans la liste. Excel filtrera le tableau pour n'afficher que les commandes de ce client.

Vous pouvez supprimer le filtre en cliquant sur le bouton "Effacer" dans le groupe "Trier et filtrer".

Vous pouvez également utiliser la relation pour rechercher des données dans une autre table. Par exemple, vous pouvez rechercher le nom d'un client dans le tableau des commandes.

Pour cela, cliquez sur la cellule où vous souhaitez afficher le nom du client puis cliquez sur l'onglet « Formules » du ruban Excel. Dans le groupe "Lookup & Reference", cliquez sur le bouton "Vlookup". Cela ouvrira la boîte de dialogue "Arguments de fonction".

Dans le champ "Table_array", sélectionnez la table client. Ensuite, dans le champ « Col_index_num », entrez le numéro de la colonne qui contient le nom du client. Dans cet exemple, le nom du client est dans la deuxième colonne, nous entrerons donc "2".

Ensuite, dans le champ "Range_lookup", entrez "TRUE" si vous voulez qu'Excel trouve une correspondance approximative ou "FALSE" si vous voulez qu'Excel trouve une correspondance exacte. Dans cet exemple, nous voulons une correspondance exacte, nous entrerons donc "FALSE".

Enfin, dans le champ "Lookup_value", sélectionnez la cellule qui contient l'identifiant du client. Il s'agit de la valeur qu'Excel utilisera pour rechercher le nom du client. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton "OK".

Excel recherchera le nom du client et l'affichera dans la cellule. Vous pouvez maintenant utiliser cette cellule dans des formules comme n'importe quelle autre cellule de la feuille de calcul.

Par exemple, vous pouvez concaténer le nom du client avec son numéro de commande pour créer un identifiant unique pour chaque commande. Les possibilités sont vraiment infinies.

Comme vous pouvez le voir, les bases de données relationnelles dans Excel peuvent être des outils extrêmement puissants (mais complexes) pour gérer les données des clients et des commandes dans votre entreprise.

Pourquoi une base de données est-elle importante pour le commerce électronique ?

Une base de données est importante pour le commerce électronique car elle permet aux entreprises de stocker des informations sur les clients, les informations sur les produits et les informations sur les commandes.

Mais Excel ne vous mènera que jusqu'à présent. Même si nous aimons l'outil de tableur phare de Microsoft, les entreprises de commerce électronique dynamiques déterminées à se développer ont besoin d'une solution plus robuste, à savoir un logiciel de gestion des stocks comme SkuVault.

SkuVault est un puissant logiciel de gestion des stocks qui aide les entreprises à suivre les commandes des clients, les informations sur les produits et les niveaux de stock.

La plateforme suit automatiquement les commandes des clients et les niveaux de stock dans toutes vos vitrines, sans mises à jour manuelles d'Excel.

Pour plus d'informations sur le fonctionnement de SkuVault, consultez notre page de fonctionnalités ici .

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