Comment créer une facture : Guide complet pour débutants

Si vous êtes comme la plupart des propriétaires d'entreprise de commerce électronique, vous aimez être payé, mais vous détestez créer des factures. Il peut s'agir d'un processus fastidieux, manuel et sujet aux erreurs qui peut avoir un impact direct sur vos résultats s'il n'est pas effectué correctement.

Mais heureusement, avec les bons outils et conseils, cela peut être un jeu d'enfant et garder votre trésorerie en votre faveur.

Dans cet article de blog, nous vous montrerons comment créer des factures pour votre entreprise de commerce électronique et vous fournirons quelques conseils utiles pour faciliter le processus. Alors, que vous débutiez ou que vous soyez en affaires depuis un certain temps, lisez la suite pour en savoir plus !

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document que les entreprises envoient à leurs clients pour demander le paiement de biens ou de services.

Il comprend généralement :

• la date d'achat
• les coordonnées du client
• une description des biens ou des services fournis
• le prix unitaire
• le montant total dû

Les entreprises envoient généralement des factures après avoir fourni leurs produits ou services à leurs clients. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises de commerce électronique.

Dans certaines entreprises, telles que le coaching ou les relations publiques, l'entreprise peut facturer ses clients avant la prestation du service.

Les clients disposent alors d'un délai défini pour payer la facture, qui est généralement de 30 jours. S'ils ne paient pas dans ce délai, des intérêts ou des frais de retard peuvent leur être facturés. C'est aussi une bonne marge de manœuvre générale pour payer les factures à temps afin de maintenir des relations positives avec vos fournisseurs.

Les entreprises utilisent les factures pour suivre ce qui leur est dû et assurer le suivi des clients qui doivent encore payer. Les clients utilisent les factures pour suivre leurs dépenses et s'assurer qu'ils sont facturés le montant exact pour les marchandises qu'ils reçoivent.

Quand devez-vous envoyer une facture ?

Quand devez-vous envoyer une facture ? C'est une excellente question que les entreprises de commerce électronique devraient se poser régulièrement.

La réponse dépend de la situation car il n'y a pas de réponse unique pour chaque entreprise.

Si vous vendez des biens physiques en ligne, comme des t-shirts ou des cristaux de méditation, vous devrez envoyer une facture soit dès que votre client passe la commande, soit dès que les biens ont été expédiés, selon votre modèle commercial.

Pour les produits numériques, comme un cours en ligne pour apprendre aux clients à acheter un bien immobilier commercial ou comment développer une entreprise de toilettage pour chiens, vous pouvez envoyer la facture immédiatement après la vente.

Pour les services, tels que le coaching d'entreprise, vous devez soit envoyer une facture avant de commencer le travail, soit dès que le travail est terminé, selon votre préférence.

Bien sûr, il y a toujours des exceptions à la règle, il est donc important d'utiliser votre meilleur jugement dans chaque cas individuel. Mais en général, ce sont les moments où vous devrez envoyer une facture.

Comment envoyer une facture ?

De nombreux propriétaires d'entreprise font l'erreur de penser que toutes les factures sont égales. En réalité, il y a quelques éléments clés que vous devez garder à l'esprit lors de l'envoi d'une facture afin de maximiser vos chances d'être payé.

Assurez-vous d'envoyer la facture en temps opportun. Si possible, essayez de l'envoyer dans les 24 heures suivant la fourniture du produit ou du service. (Ou conclure l'affaire si vous facturez à l'avance.) Plus tôt vous pourrez le mettre entre les mains de votre client, mieux ce sera.

Il convient d'envoyer vos factures par courrier postal ou par e-mail ; les deux ont des avantages et des inconvénients.

Le courrier postal est évidemment beaucoup plus lent, vous pourriez donc être payé moins rapidement. D'un autre côté, bien que le courrier électronique soit beaucoup plus rapide, il peut être facile pour vous et votre client de supprimer ou de perdre une facture par courrier électronique. Un autre avantage de l'envoi de factures par e-mail est que vous pouvez inclure un lien de paiement cliquable directement dans votre facture, ce qui permet aux clients de vous payer plus facilement dans les minutes qui suivent la réception de votre facture.

Quelle est donc la meilleure option ? Cela dépend vraiment de votre entreprise et de vos clients. Si vous avez besoin d'être payé rapidement, le courrier électronique est la solution. Mais si vos clients sont plutôt de la vieille école, le courrier postal pourrait être la solution. En fin de compte, c'est à vous de décider quelle option est la meilleure pour votre entreprise de commerce électronique.

Enfin, n'ayez pas peur de suivre. Si vous n'avez pas reçu de paiement dans un délai raisonnable, contactez votre client et rappelez-lui que la facture est due. Certains logiciels de comptabilité, tels que Freshbooks, se chargeront automatiquement de cette étape pour vous si vous le souhaitez, en envoyant des rappels à des intervalles prédéfinis.

Un simple rappel peut grandement contribuer à garantir que vous serez payé en temps opportun. En suivant ces conseils simples, vous pouvez rationaliser le processus de facturation et vous assurer que votre entreprise de commerce électronique reste à flot.

Éléments essentiels d'une facture

Ci-dessous, vous trouverez les principaux éléments de chaque facture.

Entête

Cela peut inclure des détails graphiques ou votre logo pour un look professionnel.

Conditions et instructions de paiement

Ces informations indiquent les conditions dans lesquelles le paiement doit être effectué (à réception, dix jours, 30 jours, etc.) ainsi que la manière de payer - comme cliquer sur un lien de paiement pour payer par carte de crédit ou une adresse à laquelle envoyer les paiements.

Nom et détails de l'entreprise

Vous devrez inclure le nom de votre entreprise, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre site Web, l'adresse e-mail du service client et, si vous vendez principalement des services, éventuellement l'EIN de votre entreprise.

Date

Il doit s'agir de la date de la commande, de la vente ou de la date à laquelle vous envoyez la facture.

Date d'échéance

Assurez-vous d'indiquer clairement la date d'échéance du paiement sur la facture (à réception, le 14 avril, etc.).

Frais détaillés

En plus des frais d'inscription pour les articles ou les colis individuels, vous devrez également détailler tous les frais supplémentaires, y compris les taxes, les frais d'expédition, les remises, etc.

Nom et coordonnées du client

Celui-ci est assez explicite - vous voudrez inclure le nom, le nom de l'entreprise, l'adresse, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone de votre client.

Description des biens ou services fournis

Cela peut inclure une description telle que "chemise à col bateau à rayures bleues", un SKU ou un autre numéro d'identification, ou les deux. "889030392 chemise à col bateau à rayures bleues" serait un exemple applicable.

Solde dû

Enfin, vous voudrez inclure combien votre client ou client doit.

Par exemple, vous pouvez autoriser vos clients à essayer gratuitement votre cours Teach Your Pet 37 Hilarious Tricks pendant 30 jours avant de s'engager à acheter, ou vous pouvez leur permettre de payer les 300 $ en 3 versements de 100 $ chacun.

Comment créer une facture : étape par étape

La création d'une facture peut sembler une tâche intimidante, mais avec ces étapes simples, vous serez sûr d'avoir un document professionnel en un rien de temps.

• Marquez clairement votre facture - assurez-vous d'ajouter le mot « facture » ​​en haut ; sinon, votre client peut le confondre avec un bon de livraison.
• Ajoutez le nom et les informations de votre entreprise . Incluez vos dates d'échéance et vos conditions de paiement - Est-ce net 30 (dû dans 30 jours), dû à la réception (dès que la facture est reçue), dû en plusieurs versements ou autre chose ?
• Rédigez une description des biens ou des services que vous facturez. Incluez le montant total dû - n'oubliez pas d'ajouter les frais détaillés tels que les taxes, les frais d'expédition et les frais de retard.
• Donnez à votre facture un aspect professionnel. Essayez d'utiliser un modèle de facture Excel gratuit ou l'un des modèles de facture proposés par votre logiciel de comptabilité.

Comment puis-je créer des factures à l'aide de modèles Excel ?

Les modèles Excel peuvent être un excellent moyen de créer rapidement et facilement des factures de qualité professionnelle. Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti des modèles Excel :

Tout d'abord, assurez-vous d'avoir toutes les informations nécessaires à portée de main avant de commencer à remplir le modèle. Cela inclut les détails de votre plate-forme de commerce électronique (tels que le nom, l'adresse et les coordonnées de votre boutique), ainsi que le nom, l'adresse et les coordonnées du client. Vous devrez également inclure la date de la facture, les détails de la commande et le montant total dû.

Une fois que vous avez toutes les informations nécessaires, jetez un œil aux différents modèles Excel gratuits disponibles en ligne . Il existe une grande variété de styles parmi lesquels choisir, alors choisissez celui qui correspond à votre marque de commerce électronique. Si vous avez besoin d'aide pour utiliser Excel, de nombreux didacticiels disponibles en ligne peuvent vous guider pas à pas dans le processus.

Une fois que vous avez sélectionné un modèle, il suffit de remplir les blancs.

Entrez les informations de votre boutique de commerce électronique dans les champs appropriés, puis remplissez le nom, l'adresse et les coordonnées du client.

Enfin, ajoutez la date de la facture, les détails de la commande et le montant total dû.

Une fois tous les champs remplis, votre facture est prête à être enregistrée et envoyée !

Dois-je utiliser un logiciel de comptabilité pour gérer mes factures ?

Si vous en avez assez de bricoler vos factures ou si votre clientèle est suffisamment importante pour que vous craigniez que certains paiements ou factures ne passent à travers les mailles du filet, un logiciel de comptabilité tel que Freshbooks, Quickbooks Online ou ZOHO Books peut vous faciliter la vie en :

• Vous aider à suivre à la fois vos factures et vos dépenses
• Vous informer si ou quand les factures des clients sont en retard
• Vous permettant de diviser les factures en plusieurs paiements
• S'intègre facilement à une variété de processeurs de paiement tels que PayPal ou Square et offre un certain nombre d'options de paiement instantané, y compris ACH (virement bancaire), carte de crédit, etc.

Ces options logicielles vont de la gratuité à 30 $ par mois avec des niveaux supplémentaires, selon le nombre de clients ou de clients que vous avez et les cloches et sifflets particuliers que vous recherchez. De nombreuses solutions logicielles de comptabilité s'intègrent également à d'autres logiciels pour envoyer et recevoir de manière transparente des informations financières. Si vous construisez votre pile technologique d'entreprise, assurez-vous de voir comment ils se connectent tous ensemble.

Dernières pensées

En tant qu'entreprise de commerce électronique, vous êtes susceptible d'envoyer régulièrement des factures.

En comprenant les bases de la création et de l'émission de factures, vous pouvez rationaliser ce processus et vous assurer que vos clients disposent toujours d'une trace claire de ce qu'ils vous doivent.

Vous cherchez à lancer vos processus de facturation de commerce électronique ? Consultez notre guide sur le meilleur logiciel de comptabilité pour les petites entreprises .