Un guide étape par étape sur la façon de créer et de gérer la documentation produit | Gestion des produits #31
Publié: 2023-10-02Documentation produit – table des matières :
- Qu'est-ce que la documentation produit ?
- Comment créer une documentation produit ?
- Publication et diffusion de la documentation produit
- Résumé
Qu'est-ce que la documentation produit ?
La documentation produit est un ensemble de textes, de visuels et de vidéos décrivant le produit, ses fonctions, la manière dont il doit être utilisé et d'autres détails pertinents. L’objectif principal de la création de documentation est d’aider les utilisateurs à comprendre comment utiliser le produit, et notamment ses fonctionnalités avancées.
La documentation est importante, surtout si vous créez un produit numérique qui servira non seulement les utilisateurs finaux, mais qui s'intégrera également à d'autres produits – par exemple, vous permettant d'exporter des données vers une autre application ou d'utiliser une base de données de localisation ou de contacts.
Par exemple, la documentation d'un outil de gestion de projet peut inclure des informations sur la façon de créer un nouveau projet, comment ajouter des membres de l'équipe à un projet et leur donner l'autorisation de modifier uniquement certaines tâches, comment attribuer des tâches à plusieurs personnes simultanément et comment suivre leurs progrès.
Éléments de la documentation produit
La documentation du produit peut inclure :
- Manuel de l'utilisateur – un document qui fournit des informations sur les fonctionnalités du produit, son installation, ses paramètres et son dépannage.
- Guide de l'utilisateur – un document qui explique comment effectuer diverses tâches avec le produit, telles que comment utiliser un programme de retouche photo ou comment jouer à un jeu informatique.
- Base de connaissances – une collection d'articles ou de pages Web qui répondent aux questions fréquemment posées ou fournissent des informations supplémentaires sur un produit. Un exemple serait la section « Centre d'aide » ou « Support » sur le site Web. Il est également souvent utilisé comme source d’informations pour un chatbot qui assiste les clients.
- FAQ – une liste de questions et réponses fréquemment posées sur le produit. Par exemple, un site Web ou un fichier PDF contenant des réponses à des questions telles que : « Comment réinitialiser mon mot de passe ? », « Comment contacter le support client ? ou "Quelle est la configuration système requise pour le produit ?".
- Tutoriels – vidéos, généralement publiées sur le site Web de l'entreprise ou sur YouTube, qui montrent comment utiliser le produit ou effectuer certaines tâches.
- Diagrammes et infographies – représentations graphiques de la structure, de la fonction ou du processus d'un produit. Par exemple, un diagramme montrant les options à sélectionner lors de la configuration d'une API.
Comment créer une documentation produit ?
Comprendre le public cible
La première étape de la création d'une documentation produit consiste à comprendre le public auquel ce document particulier sera destiné. Répondre aux questions suivantes:
- Qui va utiliser ce document ? – S’agira-t-il d’un nouvel utilisateur ou d’un utilisateur plus avancé ?
- À quel moment l’utilisateur accédera-t-il à ce document ? Cherchent-ils des informations générales ou supplémentaires sur les capacités de l'outil, ou une solution à un problème spécifique ?
- Sur quel appareil l’utiliseront-ils ? S'il s'agit d'un appareil mobile, les vidéos sont-elles suffisamment claires ?
- Quels sont leurs besoins et leurs attentes ? L’utilisateur préférera-t-il regarder une vidéo dynamique ou regarder un schéma ?
Une fois que vous comprenez votre public et ses besoins, vous pouvez commencer à créer votre documentation. Par exemple, si votre groupe cible est constitué d'utilisateurs novices, la documentation doit être accessible à chaque étape, rédigée dans un langage simple et facile à comprendre et inclure des instructions détaillées.
N'oubliez pas qu'une documentation bien organisée aide non seulement les utilisateurs à comprendre le produit, mais leur fait également gagner du temps qu'ils auraient pu passer à chercher des réponses à leurs questions. Cela réduit le taux de désabonnement, c'est-à-dire le pourcentage auquel les clients cessent de s'abonner à un service.
Communication claire
Créer une documentation produit efficace ne consiste pas seulement à choisir la bonne forme de communication (par exemple, vidéos, visuels, base de connaissances), mais également à rédiger et à communiquer de manière claire et concise. Les principes de base d’une communication efficace dans la documentation produit sont les suivants :
- Utilisez un langage simple – évitez le langage technique et les termes compliqués. Par exemple, au lieu de dire « lancer un projet », vous pouvez dire « démarrer un projet ».
- Soyez précis – fournissez des exemples pour aider les utilisateurs à comprendre comment utiliser le produit. Par exemple, au lieu de dire « vous permet d'ajouter des membres de l'équipe à un projet », dites « ajoutez un membre de l'équipe à un projet en cliquant sur le bouton vert en bas de la page de gestion de projet » et ajoutez une capture d'écran avec un indice visuel. .
- Évitez la voix passive – la voix active est plus facile à comprendre et à lire. Par exemple, au lieu de dire « le projet peut être démarré par le responsable », dites « le responsable peut démarrer le projet ».
Il existe de nombreux autres principes à suivre, mais le plus important est de se rappeler qu’une documentation produit efficace doit être compréhensible pour les utilisateurs et les aider à utiliser le produit efficacement.
Utiliser des visuels dans la documentation produit
Les visuels, tels que les images, les gifs, les courtes vidéos, les diagrammes et les infographies, peuvent grandement améliorer la compréhension de la documentation produit. Par exemple, une capture d'écran montrant où se trouve le bouton « Ajouter un membre de l'équipe » sur la page peut être très utile pour les nouveaux utilisateurs. Lors de la création de documentation, utilisez également des titres clairs et une police simple pour organiser le texte.
Mettre à jour et maintenir la documentation produit
La documentation produit n'est pas un document statique. Il doit être mis à jour régulièrement pour refléter les évolutions du produit. Des mises à jour régulières sont cruciales pour que la documentation remplisse son objectif. Par exemple, si vous introduisez une nouvelle fonctionnalité dans votre logiciel de gestion de produits, vous devez mettre à jour sa documentation produit pour y remédier.
Publication et diffusion de la documentation produit
La publication et la distribution de la documentation produit sont tout aussi importantes que sa création. Vous devez vous assurer que votre documentation est facilement accessible aux utilisateurs, quel que soit l'endroit où ils se trouvent ou l'appareil qu'ils utilisent. Par exemple, vous pouvez télécharger la documentation de votre produit sur votre site Web ou l'envoyer directement aux utilisateurs par e-mail.
Meilleurs systèmes de gestion de documents pour les chefs de produits
Les chefs de produit disposent de nombreux outils qui peuvent les aider à créer et à gérer la documentation produit. Les solutions populaires incluent :
- Google Docs est un service cloud permettant de créer et de modifier des documents. Il s'agit d'un outil populaire pour les chefs de produit car vous pouvez y accéder sur n'importe quel appareil et il peut être utilisé par plusieurs membres de l'équipe.
- Firmbee est un outil complet de gestion de projet et d'équipe qui permet aux utilisateurs d'effectuer des tâches depuis n'importe où dans le monde en temps réel. Les chefs de produit peuvent facilement organiser leur travail et celui de leurs collègues, suivre les progrès, contrôler les budgets et mener les processus de recrutement.
- Notion est une application de gestion de tâches et de projets qui peut être utilisée pour suivre des tâches, des notes et des fichiers. Notion est une option populaire pour les chefs de produit car elle est flexible et peut être personnalisée.
- Zendesk Guide est une solution de service client qui peut être utilisée pour créer et partager des articles de base de connaissances. Zendesk Guide est un choix populaire pour les chefs de produit car il leur permet de fournir une assistance et d'aider les clients à résoudre leurs problèmes.
Résumé
Créer et gérer la documentation produit est une tâche souvent sous-estimée. De nombreux développeurs de produits numériques pensent qu’un produit bien conçu s’explique de lui-même. Cependant, la documentation produit doit être plus qu'un simple guide de l'utilisateur.
Il doit également s'agir d'un outil permettant de sensibiliser davantage les clients au produit et d'analyser leur intérêt pour les nouvelles fonctionnalités, ainsi que le nombre de vues d'articles ou d'explications particuliers. Une telle analyse aide les entreprises à mieux gérer leurs produits et à améliorer l'expérience utilisateur. Cela vaut donc la peine de consacrer du temps et des efforts à la création d’une documentation produit efficace qui puisse servir à la fois à vous et à vos utilisateurs.
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Auteur : Andy Nichols
Un résolveur de problèmes avec 5 diplômes différents et des réserves de motivation infinies. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d’entreprise. Lors de la recherche de collaborateurs et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont des qualités qu'il valorise le plus.
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