Comment créer la base de données parfaite pour le travail à distance

Le monde d'aujourd'hui n'est pas étranger au travail à distance, c'est pourquoi les dernières avancées technologiques s'efforcent de rendre ce processus aussi simple que possible.

Mais jamais auparavant nous n'avions vu le travail à distance à un tel degré. Cela signifie que les entreprises qui n'ont même pas encore envisagé de migrer vers des plates-formes virtuelles doivent relever ce défi.

De même, les personnes qui ne sont pas douées pour la technologie ou qui ne se soucient même pas du monde virtuel n'ont d'autre choix que d'apprendre et de s'adapter. Cela rend la situation actuelle encore plus difficile.

Heureusement, de nouvelles innovations ont créé des plateformes en ligne qui rendent le bureau virtuel familier, de sorte que même les personnes les plus à la pointe de la technologie peuvent rapidement apprendre les tenants et les aboutissants du nouveau bureau.

En tant qu'employeur, il vous incombe de trouver le bon logiciel et de créer un nouveau plan d'affaires qui intègre ce nouveau mode de vie. Partout, les entreprises font faillite à cause de la désorganisation de ces structures.

Cela montre qu'être confiant dans votre décision et voir à travers les tâches est l'étape la plus cruciale lors de la migration vers des plateformes en ligne et de la gestion des défis à venir. Dont l'enjeu le plus important est le bien-être de vos collaborateurs, qui se traduit par la réinvention de l'administration, de la communication et de l'organisation.

La raison pour laquelle le bien-être de votre main-d'œuvre serait la principale priorité est que ces changements peuvent entraîner une perte de motivation et de productivité, voire une dépression. Et si vous ne surveillez pas ces symptômes, non seulement votre entreprise en souffre, mais vos employés aussi.

Il est très important de créer une plateforme en ligne facile à apprendre et conviviale. Il n'est pas nécessaire qu'il soit à la pointe de la technologie, tant qu'il fait le travail et que les gens aiment travailler avec.

Renforcer la confiance dans vos décisions et introduire des serveurs faciles à apprendre et à utiliser pourrait être la réponse à la motivation des employés.

Mais qu'est-ce qui change exactement dans le processus d'administration lorsque vous migrez vers des plateformes en ligne en tant qu'entreprise ?

Administration

Une grande partie du travail administratif dans une entreprise est l'intégration, l'évaluation et le suivi des employés. Parmi ces deux, ce dernier est largement affecté par ce changement, comme si quelque chose n'allait pas ou n'était pas à sa place, vous ne le réaliserez pas instantanément. De plus, une intégration à distance réussie nécessite du temps, des efforts et de la patience.

C'est pourquoi une communication constante et claire doit être encouragée chez tout le monde dans l'entreprise. Certains envoient même des sondages hebdomadaires ou mensuels et organisent des réunions où ils ne parlent que de la politique en milieu de travail et du bien-être des uns et des autres.

Les employés doivent être encouragés à se tourner vers quelqu'un quand quelque chose ne va pas car, dans une situation où les gens travaillent à domicile, le moindre changement dans leur vie personnelle peut affecter directement leur travail.

Par exemple, quand quelqu'un va au bureau le matin, il apprend à laisser sa vie personnelle à la maison. Ils s'assoient dans leur bureau, font leur travail et règlent leurs problèmes personnels lorsqu'ils rentrent chez eux.

Mais quand la maison est le bureau, et l'école, et tout à la fois, les affaires personnelles sont obligées de se frayer un chemin dans la vie de bureau. C'est pourquoi il est important de savoir quand quelqu'un a des problèmes personnels, car vous pourrez alors vous préparer à la perte de productivité et vous pourrez l'aider.

Communication

Chaque entreprise a besoin d'un espace de communication qui peut être abstrait de la vie personnelle de chacun et qui est idéal pour une communication professionnelle productive. Cela signifie que vous avez besoin d'un espace où vous pouvez discuter, vous appeler ou démarrer une vidéoconférence facilement, et également pouvoir partager des documents volumineux.

L'application de communication la plus utilisée aujourd'hui est Slack. Cette application permet aux utilisateurs de travailler en groupe, de parler individuellement, de créer des projets, etc.

Cela permet également à chacun de montrer son statut lorsqu'il n'est pas au téléphone, ce qui facilite la dissociation du travail lorsque vous êtes en pause ou après les heures de travail.

Organisme

La partie la plus importante du travail à distance consiste peut-être à accéder à la base de données sur laquelle vous avez travaillé au bureau. Beaucoup d'entreprises travaillent encore avec du papier et organisent tout sur des étagères. La plupart des gens se sont habitués à organiser avec leurs mains et à connaître chaque tiroir du bureau par son nom.

Les personnes qui se sont habituées à leur système au fil des ans peuvent avoir du mal à s'adapter à quelque chose de complètement nouveau. Et les entreprises qui utilisent encore des papiers et des dossiers peuvent avoir du mal à déplacer toutes ces données vers un logiciel virtuel.

En fin de compte, le plus important est de créer une plate-forme où chacun peut accéder aux informations dont il a besoin pour faire son travail. Des heures précieuses peuvent être gâchées par la fenêtre en essayant d'accéder à un fichier inaccessible ou en essayant de trouver quelque chose dans une mer de dossiers.

Comment créer les bases d'une gestion efficace des fichiers (démonstration via Zoho Workplace)

La plupart des entreprises ont commencé à utiliser le partage basé sur le cloud comme moyen numéro un de garder les fichiers en ordre et de permettre l'accès aux employés. Ces plateformes sont une aubaine pour les travailleurs à distance, car elles sont accessibles depuis n'importe quel smartphone, ordinateur ou tablette, où que vous soyez.

Cependant, lorsqu'une entreprise entière commence à travailler à distance, la capacité de collaborer, de partager et de communiquer devient plus compliquée et plus cruciale. Il est très important de trouver un logiciel capable de faire tout ce dont vous avez besoin et compatible avec tout type d'appareil.

Ceci est important car vous ne voulez pas avoir à vous inscrire (ou même à payer) plusieurs applications et logiciels, et que vos employés s'habituent à chacun d'entre eux. Cela devient très compliqué et lorsque des problèmes surviennent, cela prend beaucoup plus de temps à résoudre.

De plus, vous avez besoin d'une plate-forme compatible avec tout le monde. Par exemple, si vous utilisez le serveur basé sur le cloud de Google, tout le monde, y compris l'ensemble de l'entreprise, doit avoir un compte Google pour accéder à tout.

De plus, les documents enregistrés et partagés sur Excel, Word ou Powerpoint doivent être convertis en Numbers, Pages et Keynote est envoyé à un appareil Apple à l'aide d'iWork.

Vous devez vous assurer que toute l'entreprise utilise un seul serveur afin de minimiser les difficultés et les malentendus à l'avenir. Cela minimise également les difficultés techniques, mais le cas échéant, il est plus facile de les résoudre lorsque vous travaillez tous sur un seul serveur.

Un serveur appelé Zoho Workplace a été créé pour résoudre tous ces problèmes. Et bien qu'il existe d'autres excellentes alternatives, celle-ci est la plus appréciée aujourd'hui. Il se compose de trois éléments : Zoho Writer, Zoho Sheet et Zoho Show.

En théorie, cela ressemble beaucoup à Google Drive, mais c'est beaucoup plus polyvalent. Le partage est possible sur Google Drive, iCloud, DropBox et même WordPress. En ce qui concerne l'utilisation, c'est très similaire aux applications Microsoft, mais cela permet de collaborer sur des morceaux tout comme Google.

Les présentations via ce serveur sont une évidence, même à distance, car il permet aux utilisateurs de publier et de diffuser des présentations en temps réel et peut être rendu accessible à tous.

Enfin, vous pouvez créer des feuilles de calcul étonnantes, car Zoho Sheet peut récupérer des données à partir de pratiquement n'importe quoi, du courrier à d'autres applications. En outre, il peut créer automatiquement des camemberts et d'autres graphiques à partir de n'importe quelle donnée.

Zoho Workplace démontre tout ce qui est nécessaire pour une collaboration incroyable à distance. Facilité d'utilisation, transparence, partage, collaboration et capacités de diffusion sur un seul serveur minimisant les risques. Cela vous permet non seulement d'éliminer les problèmes à long terme, mais également de réduire les risques de piratage.

Les gens sont attirés par des serveurs comme celui-ci, et il est démontré que les entreprises qui ont un plan solide pour ce processus de migration ne montrent presque aucune baisse de productivité, tandis que d'autres qui expérimentent, utilisent plus de 2 serveurs ou ne peuvent tout simplement pas trouver le bon chemin. perdre l'élan qui est difficile à récupérer.

En gardant à l'esprit ces problèmes, facteurs et conseils, il est facile de créer la base de vos serveurs distants. Il ne vous reste plus qu'à créer l'espace de travail et à aider vos employés à le maîtriser.