Comment gérer efficacement les bons de commande sur les magasins de commerce électronique
Publié: 2019-09-10Un bon de commande doit être créé chaque fois qu'un marchand achète des produits pour que son entreprise de vente au détail les vende. Même si ce type de document est facile à négliger avec les fournisseurs à long terme, il présente encore de nombreux avantages pour les entreprises de vente au détail, car il permet aux détaillants de contrôler les stocks et les dépenses. C'est pourquoi cet article vous donnera une bonne compréhension des bons de commande et comment les gérer efficacement dans vos magasins de commerce électronique.
1. Qu'est-ce qu'un bon de commande ?
Un bon de commande ou bon de commande est considéré comme un document juridiquement contraignant créé par un acheteur puis présenté au vendeur. Comme un "panier" dans une boutique en ligne lorsque vous faites des achats en ligne , un bon de commande est une liste de ce que vous souhaitez acheter. Cependant, il fournira en détail la quantité ou les types de produits dont les acheteurs ont besoin, les informations de paiement ainsi que les détails de livraison.
2. Importance de gérer efficacement les bons de commande
Un bon de commande n'est pas seulement un document juridiquement contraignant entre vous et vos fournisseurs, mais aussi un document essentiel pour suivre votre inventaire et améliorer les opérations financières. De nombreux détaillants ont mis en place un référentiel pour leurs magasins afin de gérer leur chaîne d'approvisionnement avec la plus haute priorité. Alors que le stock excédentaire réduira considérablement votre compte de fonds de roulement, la rupture de stock empêchera vos clients potentiels d'acheter vos produits. De plus, PO vous donnera un aperçu de tous les fournisseurs avec lesquels vous avez travaillé et vous aidera à sélectionner les meilleurs fournisseurs avec le meilleur prix et la meilleure qualité de produit.
3. Comment gérer les bons de commande
3.1. Spécifiez des directives et des étapes claires pour les bons de commande
Tout d'abord, une gestion efficace des bons de commande commence par la spécification des directives et des étapes du bon de commande. Ces politiques et processus d'achat doivent être clairs et précis pour que votre personnel puisse les comprendre. Comme votre équipe effectuera des achats au nom du responsable, les directives doivent être cohérentes pour éviter toute erreur ou confusion à l'avenir.
Les informations importantes que vous devez inclure dans le guide sont le processus d'approbation des bons de commande, des exemples de scénarios d'achat ou la sélection des fournisseurs. Ce sont les éléments essentiels pour garantir que vos magasins de commerce électronique auront un traitement fluide des commandes d'achat.
3.2. Revoir fréquemment le processus de bon de commande
Source des images
Il est essentiel de revoir fréquemment le processus de commande, en particulier lorsque de nombreux employés de différents domaines fonctionnels participent aux tâches d'achat. Vous devez recueillir les commentaires de chaque service, comme l'entrepôt ou l'équipe de vente. Cette action vous aidera à signaler les problèmes dans le processus de commande d'achat et à les régler en temps opportun.
Les commerçants peuvent obtenir des retours d'opinion de leurs clients lorsqu'ils travaillent directement avec eux, qui pourraient leur donner les meilleures idées pour améliorer leur gestion des commandes d'achat. En outre, vous pouvez effectuer régulièrement des audits et des contrôles de qualité. Vous devez conserver ces enregistrements pour des audits ultérieurs. Si vous les regroupez pour un seul achat, vos responsables d'entrepôt peuvent obtenir toutes les informations précieuses et un aperçu de tous les articles.
Vous pouvez suivre cette liste de contrôle ci-dessous pour examiner votre bon de commande :
- Nom de l'entreprise,
- Date du bon de commande,
- Conditions de vente,
- Adresse de facturation, de vente et d'expédition,
- Frais détaillés,
- Signature et nom de l'acheteur.
3.3. Construire une base de données fournisseurs
Chaque détaillant doit tenir un registre de tous les fournisseurs auprès desquels il a acheté par le passé. Ces enregistrements doivent inclure au moins leurs coordonnées et leurs conditions de paiement. Si un fournisseur manque de certains produits dont votre entreprise a besoin, vous pouvez instantanément choisir un autre fournisseur comme alternative. Une base de données accessible fera gagner beaucoup de temps à tout le monde dans votre entreprise pour choisir un fournisseur, car c'est l'un des avantages les plus importants du logiciel de commande d'achat pour vos magasins.
3.4. Automatisez le traitement des bons de commande
Les bons de commande doivent toujours être envoyés aux fournisseurs en temps opportun, car ils expliquent les termes de l'accord et protègent votre entreprise. Si vous faites face à un retard dans la livraison de ces documents, vous devez en informer respectueusement votre partenaire à temps.
Pour limiter la possibilité de retard dans l'envoi des bons de commande aux fournisseurs, les commerçants peuvent automatiser le traitement des bons de commande. Vous gagnerez du temps et des efforts en automatisant vos bons de commande avec un système POS ou MSI. Grâce au traitement automatisé des bons de commande, vous saurez toujours quand réapprovisionner les produits et combien d'articles vous avez besoin. Ces systèmes fournissent également des outils puissants pour prendre en charge vos tâches d'achat, tels que :
- Créer automatiquement des bons de commande lorsqu'un certain seuil est atteint,
- Mise en place de livraisons internes cross-entrepôts,
- Créer une commande récurrente,
- Organiser et stocker les documents liés aux achats,
- Suivi de l'état et des étapes de la commande.
Cependant, des erreurs ou des erreurs peuvent parfois se produire et gaspiller l'argent des détaillants. Par conséquent, la mise en place d'un processus d'approbation des bons de commande empêchera les commerçants de mal gérer leurs finances et leurs stocks. La mise en œuvre du processus de bon de commande garantira que vous n'aurez pas de commandes en double ou de stock supplémentaire dont votre entreprise n'a pas besoin, ce qui vous aidera à gérer efficacement vos bons de commande, vous évitera d'être non professionnel envers les fournisseurs et vous assurera de toujours avoir un stock suffisant pour répondre aux commandes des clients.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les préférences des clients directement depuis votre site Web pour mieux les servir, vous pouvez facilement créer un formulaire contextuel et leur demander.
Lectures complémentaires : 3 conseils utiles pour utiliser les pop-ups sans nuire à votre référencement
3.5. Gérer le personnel des achats
Source des images
Supposons que vous souhaitiez disposer d'un système de point de vente (POS) ou d'inventaire multi-sources (MSI) pour vos magasins de commerce électronique à l'avenir. Dans ce cas, il est essentiel d'attribuer la bonne autorisation aux membres de votre personnel, car ils géreront directement les bons de commande. Ceci est particulièrement utile lorsque votre fournisseur souhaite demander le statut de son bon de commande ou des informations de livraison, et que votre personnel peut lui donner la réponse correctement et rapidement.
Pour résumer
Nous espérons que cet article vous a aidé à mieux comprendre les bons de commande et de précieux conseils pour gérer plus efficacement les achats dans votre boutique en ligne. La mise en œuvre des conseils ci-dessus vous fera gagner du temps dans la gestion, travaillera efficacement avec vos fournisseurs et, plus important encore, garantira le bon stock au bon moment pour vendre et augmenter les ventes. Le bon logiciel de commande d'achat automatisera et simplifiera tous les processus et transformera les tâches d'approvisionnement en un jeu d'enfant. Vous devez analyser les besoins de votre entreprise et votre budget pour le logiciel et choisir un partenaire de confiance.