Comment organiser un événement hybride : une liste de contrôle pour un événement hybride

Juste au moment où nous pensions avoir compris tout ce truc d'événement virtuel, l'événement hybride fait son entrée. Maintenant, le défi consiste à héberger un public virtuel et en direct, et comment engager les deux pour créer un événement hybride réussi.

Bien sûr, les choses se compliquent un peu. Mais les événements hybrides peuvent aussi offrir beaucoup de potentiel. En offrant des options aux participants, vous élargirez la portée, tout en capitalisant sur les opportunités d'engagement qu'offre un événement en direct.

Alors, qu'est-ce qu'un événement hybride et comment en organisez-vous un ? Cette liste de contrôle des événements hybrides vous guidera à travers le quoi, le pourquoi et le comment des événements hybrides. Et au moment où vous atteindrez la fin de cet article, vous vous sentirez prêt et habilité à organiser votre propre événement hybride.

Qu'est-ce qu'un événement hybride ?

Commençons par la définition d'un événement hybride. En termes simples, un événement hybride combine un événement et un public en personne en direct avec une composante virtuelle et un public virtuel. Cela peut être en direct ou enregistré, selon les objectifs de votre événement.

Un événement hybride réussi intégrera la composante physique en personne de manière transparente avec un public en ligne. Les deux participants, qu'ils soient virtuels ou en personne, doivent pouvoir écouter les conférenciers, dialoguer les uns avec les autres, participer à des activités et réseauter.

Il est important de noter qu'un événement hybride n'est pas simplement une diffusion en direct d'un événement à un public en ligne. Un véritable événement hybride combine le meilleur des deux types d'événements, créant une expérience vraiment engageante et interactive, peu importe où se trouve le participant.

Pourquoi passer à un événement hybride ?

Donc, vous pensez peut-être que tout cet événement hybride semble un peu compliqué. Pourquoi ne pas simplement vous en tenir à un événement virtuel ? Il est indéniable que les événements virtuels offrent une valeur considérable. Et il y a des situations où un événement strictement virtuel a du sens. Mais organiser un événement hybride ouvre la porte aux avantages qu'offrent les événements en personne, tout en capitalisant sur la valeur du virtuel. C'est le meilleur des deux mondes. Voici ce que les événements hybrides peuvent offrir :

Plus d'engagement

Lorsqu'ils sont bien organisés, les événements hybrides permettent aux deux publics de se connecter et de participer. Cela offre plus d'engagement et d'interactivité qu'un événement strictement virtuel.

La flexibilité

Nous avons tous ces moments où nous prévoyons d'assister à un engagement, mais quelque chose se passe. En organisant un événement hybride, vous ouvrez la possibilité aux membres du public qui pourraient avoir des changements de plan de dernière minute et qui autrement annuleraient. Cela donne de la flexibilité et met moins de stress sur vos participants.

Augmentation de la portée

Même si la vie commence à revenir à la normale et que les événements en personne recommencent, il y aura toujours quelqu'un qui ne pourra pas y assister pour une raison ou une autre. Que votre événement soit trop éloigné ou qu'ils aient simplement un autre conflit, offrir une option virtuelle à un événement en personne élargira la portée. Cela permet à ceux qui pourraient autrement ignorer complètement votre événement d'y assister et ainsi de s'engager avec votre marque.

Réduction des coûts

Selon la taille de votre événement, l'organisation d'un événement hybride peut libérer certains coûts liés à l'événement. Si la moitié de vos participants prévoient d'assister virtuellement, cela représente beaucoup de nourriture, d'espace et peut-être même des frais de déplacement que vous n'avez pas à payer.

Valeur à feuilles persistantes

Un événement hybride vous permet de créer facilement une vidéothèque complète des enregistrements de votre événement. Incluez simplement des diapositives, des enregistrements de conférenciers et des questions-réponses en ligne de l'événement lui-même, et archivez-les sur votre site Web ou donnez accès aux membres du public pour les années à venir. Cela vous donne également la possibilité de revenir en arrière et de réutiliser le contenu de l'événement qui peut être partagé sur les réseaux sociaux, via le marketing par e-mail, ou même créé dans des articles de blog ou du contenu de site Web.

Comment organiser un événement hybride : votre liste de contrôle pour un événement hybride

Très bien, maintenant que nous savons ce qu'est un événement hybride et pourquoi il est précieux, passons aux choses amusantes. Comment en hébergez-vous un ? Nous avons rassemblé cette liste de contrôle d'événement hybride, décomposée en étapes avant, pendant et après la planification de votre événement.

Commençons!

Avant l'événement

1. Établissez un budget

Chaque événement a un coût qui lui est associé. Les événements virtuels ont reçu beaucoup de battage médiatique car ils permettaient aux entreprises, aux marques et aux organisateurs d'événements de réaliser d'importantes économies. Sans les dépenses d'un lieu physique ou de l'accueil des participants en personne, il y a beaucoup d'espace supplémentaire pour le marketing événementiel. En ce qui concerne les événements hybrides, vous devrez budgétiser à la fois les parties en personne et virtuelles de l'événement.

Cela ne veut pas dire qu'un événement hybride va encore faire sauter la banque. Il y a beaucoup de place pour les économies de coûts, car vous n'aurez pas à investir dans autant d'espace pour un lieu. Si vous limitez la taille, vous n'aurez pas non plus à dépenser une tonne en rafraîchissements ou en divertissements en direct. De plus, avec une portée élargie, vous pouvez inviter plus de personnes à votre événement, ce qui ouvre la possibilité de plus de liquidités grâce à la vente de billets.

Alors, pour quoi devez-vous prévoir un budget ? Les événements hybrides nécessiteront toujours l'utilisation d'une plate-forme d'événements virtuels et l'investissement dans la technologie pour permettre le streaming vidéo. De plus, vous aurez le lieu en direct et éventuellement les frais de déplacement des conférenciers. Il peut y avoir beaucoup de choses à suivre, alors voici une courte liste de ce que vous voulez prendre en compte lors de l'élaboration de votre budget.

• Plateforme événementielle hybride
• Appareils photo et trépieds
• Micros de studio
• Lieu en direct
• Conférenciers et/ou frais de déplacement des conférenciers
• Rafraîchissements
• Musique ou divertissement
• Swag d'événement ou boîtes de swag d'événement virtuel

2. Créez un programme équilibré

Les événements hybrides sont une question d'équilibre. Vous avez deux publics différents avec deux besoins différents. Pour réussir votre événement, vous devez trouver le terrain d'entente entre ces deux groupes. Commencez par définir ce que chaque groupe attend de son expérience événementielle.

Audience en personne

Un public en personne n'aura pas besoin d'autant de prise en main lorsqu'il s'agit d'engagement. Ils seront probablement enthousiastes et prêts à participer et à se connecter avec les autres. Ils ont investi pour être présents à votre événement, ils s'attendront donc probablement à une journée complète de sessions. Ils n'auront peut-être pas besoin d'autant de pauses et se concentreront davantage sur les conférenciers ou les présentateurs.

Audience virtuelle

Votre public virtuel préférera un contenu court et facile à digérer. Ils auront besoin de plus d'attention en matière d'engagement et ils seront probablement multitâches pendant votre événement. Ils pourraient avoir besoin ou vouloir plus de pauses et être moins enclins à réseauter à moins d'être promus.

Répondre à un public hybride

Alors, quel est le juste milieu ? Envisagez de diviser votre agenda. Ne demandez pas à votre public virtuel d'assister à chaque session à laquelle assiste votre public en personne. Vous pouvez enregistrer ces sessions et les mettre à la disposition de votre public virtuel pour les regarder à la demande à sa guise.

Offrez un certain nombre de sessions aux deux publics. Au cours de ces séances, concentrez-vous sur l'interaction. Proposez des parties de questions et réponses de chaque segment et trouvez des moyens créatifs d'impliquer les deux publics. Nous parlerons des activités d'engagement et de la manière de connecter les deux publics ci-dessous. L'essentiel à garder à l'esprit lors de l'établissement de votre agenda est de trouver un équilibre. Gardez à l'esprit les besoins de chaque public et répondez aux deux. Cela gardera les deux parties engagées et présentes à tout moment pendant votre événement.

3. Créez un buzz d'événement

Comme pour tout événement, vous voulez exciter les gens. Ceci est particulièrement important lorsqu'il s'agit d'événements hybrides. Plus les gens sont excités, plus ils sont susceptibles de s'engager les uns avec les autres et plus votre public se sentira globalement connecté.

Le buzz d'un événement peut également contribuer à accroître la notoriété de la marque, en particulier lors de l'utilisation des réseaux sociaux. Les participants enthousiastes à l'idée de participer passeront le mot via leurs propres canaux privés. Cela pourrait amener d'autres prospects intéressés à participer ou simplement présenter votre marque à quelqu'un de nouveau. Le buzz événementiel est essentiellement une stratégie de contenu généré par les utilisateurs qui peut être utile à vos efforts marketing dans leur ensemble.

Voici quelques idées pour aider à créer le buzz événementiel pour votre événement hybride :

• Créer un hashtag d'événement
• Créez une page d'événement sur vos plateformes sociales
• Ajoutez un compte à rebours à votre site Web et à vos campagnes par e-mail
• Envoyez des cadeaux ou des cadeaux d'événements virtuels
• Encouragez les participants à partager des photos de leur swag
• Partager des vidéos de déballage
• Créez une vidéo ou une bande-annonce d'événement à la mode

le voir en action :

Vous vous demandez comment créer votre propre buzz événementiel ? Voici une belle histoire sur la façon dont l' excitation créée par le swag d'un événement virtuel a conduit à un événement réussi .

Pendant l'événement

4. Héberger des conférenciers sur place

Lorsque vous organisez un événement hybride, vous avez la possibilité d'avoir vos conférenciers à distance ou de les avoir sur place. Nous vous suggérons de faire tout votre possible pour que des conférenciers, des panels ou d'autres sessions éducatives soient en direct avec votre public en personne. Voici pourquoi.

Tout d'abord, cela donne à votre marque un aspect plus professionnel. Avoir des conférenciers sur une scène, avec le logo de votre entreprise ou de votre événement en arrière-plan donne plus de crédibilité à vos conférenciers. Il y a beaucoup plus d'énergie et d'interaction lorsque les intervenants sont sur scène, et cela sera vu et apprécié par vos participants virtuels.

Cela aidera également les participants virtuels à se sentir plus connectés. Ils pourront voir et entendre les réactions du public en personne et puiser dans l'énergie de la foule. Malgré sa distance, votre public virtuel aura l'impression de faire partie de l'expérience en direct.

6. Connectez le public en ligne et en personne

Il s'agit d'une étape difficile, mais très critique, de tout événement hybride. Si vous voulez vraiment tirer parti des avantages qu'offre un événement hybride, vous devez trouver un moyen de connecter vos publics à deux segments. L'une des principales raisons pour lesquelles les gens assistent à des événements est l'aspect réseautage. Ainsi, en comblant le fossé entre les publics en ligne et hors ligne, vous créerez une expérience beaucoup plus précieuse pour les participants à l'événement.

Heureusement, c'est là que votre plate-forme événementielle hybride est utile. Le meilleur logiciel offrira diverses possibilités d'engagement pour les deux publics. Cela peut prendre diverses formes, comme les sondages en direct, les salons de discussion, la messagerie directe ou même l'échange de cartes de visite numériques. Les meilleures plateformes événementielles hybrides peuvent même proposer des stands virtuels pour les sponsors et les exposants.

Gardez à l'esprit que les deux publics doivent trouver de la valeur dans ces méthodes d'engagement. Cela nécessite une communication avec vos participants. Assurez-vous que votre public en personne apporte ses ordinateurs portables ou appareils, afin qu'il puisse communiquer avec le public virtuel. Assurez-vous également que vos conférenciers interagissent également avec le public virtuel. En incorporant des activités de questions et réponses des deux côtés (virtuelles et en direct), vous pouvez vous assurer que les deux publics sont engagés tout en apprenant l'un de l'autre.

Une autre idée pour encourager le réseautage consiste à intégrer les rencontres et les salutations à l'ordre du jour. Rendez ces rencontres virtuelles et accessibles aux publics en personne et à distance.

Il est important de rendre ces engagements naturels. Ne forcez pas vos invités à faire quoi que ce soit. Mais en encourageant à la fois vos participants en personne et à distance à utiliser les outils interactifs intégrés à votre plate-forme logicielle, cela ressemblera à une opportunité de réseautage normale offerte par l'événement.

6. Utilisez les médias sociaux pour encourager l'engagement

Les médias sociaux sont un outil précieux avant, pendant et après votre événement. Mais pendant votre événement, il peut être utilisé pour encourager les deux côtés de votre public à s'engager les uns avec les autres.

Voici quelques idées différentes :

• Encouragez vos participants en direct à publier un selfie avec un participant à distance sur les réseaux sociaux
• Demandez à vos participants en direct de se connecter avec un participant à distance et de partager leur session préférée jusqu'à présent
• Demandez aux participants à distance de se connecter avec les participants en direct et de partager des photos de leur événement à la maison

Vous vous souvenez quand nous parlions de buzz événementiel ? Si vous avez suivi ce conseil, vous aurez créé un canal de médias sociaux spécial pour votre événement. Utilisez cette page pour suivre en direct les événements qui se déroulent tout au long de la journée. Encouragez les participants à partager des photos, à publier des commentaires et à participer à toutes les conversations de groupe.

Gardez à l'esprit que la présence sociale de votre événement dépendra des efforts que vous y investissez. Si vous négligez de publier quoi que ce soit sur les réseaux sociaux à propos de ce qui se passe pendant votre événement, ne soyez pas surpris si votre public ne s'engage pas avec votre marque tout au long de la journée. En étant une présence active et vocale sur cette plateforme, vous verrez beaucoup plus d'engagement se concrétiser.

Après l'événement

7. Créer une vidéothèque

Suite à votre événement, vous souhaitez capitaliser sur l'un des plus gros atouts de la partie digitale de votre événement hybride. Tout le contenu que vous avez enregistré et mis à la disposition des participants lors de votre événement doit être mis à jour et hébergé dans un endroit où il peut être utilisé longtemps après la fin de votre événement.

De nombreuses plateformes événementielles hybrides vous permettent de créer un espace où vous pouvez partager vos ressources et stocker vos vidéos. Gardez cela à l'esprit lorsque vous magasinez pour le meilleur fournisseur.

Cependant, vous ne voudrez pas simplement stocker vos vidéos de manière statique. Envisagez de réutiliser ces éléments de contenu dans de nouvelles ressources qui peuvent être activement intégrées dans votre future stratégie marketing. Voici quelques idées de contenu que vous pouvez créer :

• Créez des formations à partir de sessions enregistrées.
• Établissez une « leçon du jour, de la semaine ou du mois » à partager sur les réseaux sociaux.
• Publiez des conseils vidéo à utiliser dans des newsletters par e-mail ou des campagnes de vente.
• Rédigez des articles de blog pour chaque session enregistrée et incluez la vidéo sur chaque article.

Faites preuve de créativité avec votre réaffectation et vous constaterez un retour sur investissement bien plus important d'un événement hybride que ce qu'un événement en direct traditionnel peut offrir.

8. Analysez le succès de votre événement hybride

Une fois que tout a été dit et fait, et que la poussière est retombée, il est temps de s'asseoir, de retrousser vos manches et de creuser dans les paramètres de votre événement. L'un des avantages d'avoir une plate-forme événementielle hybride est qu'elle facilite grandement le processus d'analyse. Votre système logiciel a probablement suivi des comportements tels que l'inscription, la connexion, le chat, les vues, les téléchargements et les partages. Il ne vous reste plus qu'à mettre en contexte ces mesures et à les utiliser pour planifier votre stratégie de suivi et comme guide pour votre prochain agenda d'événements hybrides.

Lors de l'analyse de ces mesures, portez une attention particulière au niveau d'engagement de chaque participant. Pour ceux qui ont un score d'engagement élevé, envisagez d'envoyer un suivi plus ciblé à ceux qui ont un score d'engagement élevé. Peut-être avez-vous demandé à votre équipe de vente de vous contacter avec un contenu spécifique, ou vous envoyez un e-mail ciblé avec des ressources supplémentaires pointant vers les catégories spécifiques avec lesquelles elles ont été le plus engagées lors de votre événement.

9. Faites un suivi avec les participants virtuels et en personne

Cela nous amène à notre dernière étape dans notre liste de contrôle pour les événements hybrides. Le suivi.

La meilleure pratique pour tout événement consiste à remercier vos participants. Cette étape essentielle ne doit pas être ignorée lors de l'organisation d'un événement hybride. Nous vous encourageons à aller encore plus loin avec une approche de suivi ciblée et stratégique. Souvent, cela peut être la partie la plus précieuse de tout l'événement.

Vous venez d'offrir cette expérience éducative exceptionnelle à votre participant et lui avez donné une chance de vraiment se connecter avec votre marque. Maintenant, il est temps de suivre et de les encourager à passer à l'étape suivante avec votre entreprise. Voici quelques messages de suivi critiques que vous devriez envoyer après votre événement hybride :

• E-mails de remerciement à tous les participants. C'est une petite mais importante étape. Remerciez votre public pour son temps, envoyez des moments forts de l'événement et partagez des photos qui capturent l'énergie et la connexion de marque que votre événement a offertes.
• Courriels « Désolé, vous nous avez manqué » à ceux qui se sont inscrits à votre événement mais qui ne se sont pas présentés. Incluez les faits saillants de l'événement dans cet e-mail en leur montrant ce qu'ils ont manqué. Cela agit comme un autre point de contact avec toutes les pistes que votre marketing pré-événement aurait pu susciter.
• Envoyez un sondage post-événement aux participants. Cela vous aidera à obtenir des commentaires perspicaces sur ce que vous devriez améliorer pour votre prochain événement hybride.
• Demandez à vos équipes de vente d'envoyer également des suivis personnels aux participants à votre événement. Cela renforce le message de votre premier e-mail de remerciement tout en ajoutant une touche personnelle et humaine.

Utilisez ces étapes pour organiser votre propre événement hybride

Ne soyez pas intimidé par la nouveauté et l'inconnu d'un événement hybride. Lorsque vous vous y attelez vraiment, un événement hybride combine simplement les meilleures caractéristiques d'un événement en personne et virtuel, créant une opportunité encore meilleure pour votre marque de se connecter et de s'engager avec les membres du public.

Gardez à l'esprit que même si les événements reviennent à la normale, les membres de notre public ont changé. Le monde virtuel a changé les événements pour toujours. Le public s'attendra à ce que leurs marques offrent des options et de la flexibilité. C'est donc un moment critique pour apprendre le processus d'événement hybride et commencer à affiner votre stratégie.

Et vraiment, avec les bons outils et des connaissances plus accessibles que jamais, les événements hybrides ne sont pas trop difficiles à comprendre. La portée étendue et la possibilité accrue de se connecter à la fois pour votre public et votre marque font des événements hybrides un défi qui vaut la peine d'être relevé.