Comment organiser un événement virtuel - Un guide étape par étape

Événements virtuels !! Le phénomène du nouvel âge a connu un battage médiatique massif en 2022 en raison des conditions mondiales limitant la tenue d'événements en direct en personne.

Pour ceux qui découvrent les événements virtuels, cela signifie " un événement qui se déroule numériquement via les médias sociaux, des plates-formes numériques ou événementielles avec l'aide d'Internet et d'appareils numériques et où les participants y assistent depuis leur domicile ou des endroits éloignés sans se rencontrer personnellement"

Comme les événements virtuels sont une tendance émergente, de nombreuses personnes et marques ne savent pas vraiment comment commencer et comment organiser un événement virtuel avec succès.

Par conséquent, nous avons créé ce blog perspicace qui met en évidence 14 conseils pratiques et précieux ainsi que des étapes pour organiser un événement virtuel réussi à partir de zéro en 3 sections :

De précieux conseils pour organiser un événement virtuel réussi

A. AVANT L'ÉVÉNEMENT VIRTUEL

1. Créez une carte d'activité pour votre événement virtuel

Une carte d'activités est comme une liste de questions ou d'activités qui auront lieu dans votre événement virtuel. Il doit couvrir tous les aspects de votre événement, qu'il soit lié aux participants ou à vous-même.

La carte des activités doit inclure des informations et des réponses aux questions concernant la manière dont les inscriptions aux événements auront lieu, la diffusion en direct ou le pré-enregistrement, la manière de procéder aux promotions des événements, etc.

Vous pouvez également définir toutes les intégrations d'outils, des idées sur les expériences d'audience, la stratégie de collecte de commentaires, la date et l'heure, la taille d'audience acceptable, les outils d'exécution, et bien plus encore.

2. Décidez stratégiquement de la date et de l'heure de l'événement

Comme pour les événements en personne hors ligne, la date et l'heure sont également importantes dans l'environnement numérique. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les gens se présentent à une date et une heure aléatoires.

Alors, identifiez le jour où vous aurez le nombre maximum de votre public cible disponible pour votre événement, que ce soit le week-end ou peut-être en semaine ou peut-être le soir ou même l'après-midi.

Si vous n'y parvenez pas, tous les autres efforts et investissements seront vains car il n'y aura pas de public pour servir votre objectif.

3. Trouvez et utilisez la technologie d'événement virtuel parfaite

Comme vous avez besoin d'un lieu pour les événements en personne, vous devez disposer d'une vitrine numérique pour votre événement virtuel qui servira de lieu ou de plate-forme permettant aux participants de se connecter et d'interagir avec l'événement.

De nombreux outils vous offrent la possibilité de créer votre lieu virtuel unique avec tous les points de vente nécessaires comme un bureau d'information, un salon, des théâtres, un auditorium, etc. comme un lieu réel.

Il existe des outils et des technologies qui intègrent divers éléments passionnants, engageants et interactifs, tels que le flux de médias sociaux en direct, à votre événement virtuel pour le rendre plus intéressant et excitant afin d'accroître l'engagement et de créer des expériences interactives.

Alors, choisissez le type de plateforme dont vous aurez besoin en fonction de la taille de votre public, de vos objectifs, de vos activités, etc. Vous pouvez même intégrer plusieurs outils et plateformes pour créer une expérience holistique. Nous avons répertorié certains des outils les plus populaires autour des événements virtuels.

vFairs - Une plate-forme d'événements virtuels qui offre des possibilités de création de sites numériques, de halls et de stands virtuels, d'intégration d'activations de parrainage, d'inscriptions à des événements, de génération de rapports d'événements, etc.

Livestorm - Un outil pour les webinaires virtuels et les réunions avec des solutions pour les e-mails d'inscription, les chats en direct, l'accès depuis le navigateur et plus encore.

Dreamcast - Une plate-forme d'événements virtuels de premier plan qui aide les organisations à héberger des événements virtuels et hybrides. Un lieu numérique idéal pour organiser des réunions virtuelles, des conférences, des assemblées publiques, des salons professionnels virtuels, des expositions, des foires et plus encore. Il est bien connu pour ses fonctionnalités avancées telles que l'empreinte numérique, le contrôle d'accès, les tables de réseautage, les chats en direct 1: 1, la gamification et bien d'autres pour améliorer les expériences d'événements virtuels.

Zoom - L'une des conférences, réunions, événements et webinaires numériques les plus populaires et les plus faciles à utiliser avec des expériences sans tracas, une évolutivité des participants et un prix abordable .

Taggbox Display - Un outil d'intégration de contenu de médias sociaux pour améliorer l'engagement et les expériences dans les événements virtuels. Il propose des interactions en temps réel, plus de 15 flux sociaux, une utilisation facile, un affichage UGC, des publications sponsorisées, une intégration simple avec les flux vidéo et un prix abordable.

Instagram Live & YouTube Live – Option ouvertement disponible et populaire vous permettant de vous connecter facilement avec votre public. Accès simple, pas d'inscription, etc. mais assez statique et basique.

Eventbrite - Un outil pour les créateurs d'événements et aussi pour le public où vous pouvez créer des événements, une page d'inscription, des compteurs de billets, des rapports et des analyses, une intégration sociale et une liste d'événements pour augmenter la portée et l'engagement

4. Soyez intelligent avec vos promotions d'événements numériques

Comme il s'agit d'un événement virtuel, la meilleure façon de le promouvoir est de passer par les canaux numériques, car les canaux de marketing hors ligne peuvent ne pas être aussi pertinents et efficaces.

Il est essentiel que vous atteigniez votre public cible sur les canaux numériques par le biais de publicités payantes ou de publications sur les réseaux sociaux concernant votre événement. Intégrez également le lien d'inscription ou de participation à l'événement à vos promotions pour assurer une exposition et une participation maximales.

Comme l'industrie des événements virtuels est toujours en croissance, les promotions et les instructions seront importantes pour l'événement afin de sensibiliser, d'éduquer le public et de le faire participer.

5. Préparez-vous à l'avance aux erreurs techniques

Le plus grand défi probablement avec les événements numériques est que vous pourriez rencontrer des difficultés techniques et des problèmes avant votre événement ou pire encore, pendant votre événement.

Ainsi, vous devez identifier tous les outils et équipements technologiques que vous utilisez et les erreurs possibles qui peuvent en découler en cas de dysfonctionnement de la caméra, par exemple, avant de commencer votre événement.

Dans cette situation, vous devrez disposer de caméras de rechange en guise de sauvegarde. De même, identifiez et préparez-vous à de tels « événements » inattendus.

6. Induction et tests avec des interprètes/conférenciers

Peu importe à quel point vous planifiez et préparez les pires scénarios, vous ne connaîtrez jamais les vrais problèmes et leur impact tant que vous n'aurez pas réellement testé et essayé les méthodes et procédures.

De même, avant l'événement, effectuez des tests sans les participants pour vérifier si tout est en place ou non ou pour découvrir d'éventuelles lacunes et erreurs inattendues.

En outre, vous devriez avoir une initiation avec vos conférenciers, invités, artistes, etc. sur la façon dont ils doivent procéder, les pauses entre les deux, la façon de faire face à des scénarios inattendus et à certains événements plus importants.

Doit lire : Événements virtuels 101 : un guide complet pour 2022

B. PENDANT L'ÉVÉNEMENT VIRTUEL

7. Guidez les participants sur les bases de l'événement virtuel

Comme il s'agit d'une nouvelle entreprise pour votre entreprise, il s'agit également d'un nouveau concept pour le public et il n'a aucune connaissance ou une connaissance minimale des bases de l'événement virtuel.

Ainsi, au début de l'événement, vous devez partager la procédure de base, le calendrier, comment accéder aux flux et aux sessions, comment obtenir des pauses entre les deux, la durée de l'événement et d'autres informations importantes.

Cela les aidera à clarifier le fonctionnement de l'événement virtuel. En outre, vous pouvez ajouter de nouvelles informations ou des modifications dont ils n'avaient pas connaissance auparavant.

8. Motiver le public à s'engager et à interagir

L'engagement du public est connu pour être la mesure de performance clé pour tout événement, qu'il s'agisse d'un événement hors ligne en personne ou virtuel. Vous devez donc vous assurer d'un engagement approprié et productif de l'audience tout au long.

Vous devez inclure des éléments qui encouragent l'engagement du public, comme l'ajout d'un fil de discussion, la tenue de sessions de questions-réponses, l'activation de discussions de partage de connaissances, le partage d'images et de vidéos ou la demande aux utilisateurs de partager leurs expériences et leurs opinions.

En outre, vous pouvez mettre en évidence les éléments clés, les avantages à valeur ajoutée, les récompenses, etc. que le public peut recevoir en fonction de son niveau d'engagement. Cela aidera à attirer un maximum d'audience et d'engagement.

Vous pouvez encourager l'engagement grâce à des stratégies de gamification ou à l'aide d'outils d'intégration de médias sociaux multifonctionnels qui élargissent les capacités de votre événement.

9. Activez la communication personnalisée avec les participants

L'une des meilleures choses à propos des événements en personne hors ligne était que les participants avaient la possibilité d'avoir des conversations avec des conférenciers, des organisateurs, des artistes, etc. personnellement en face à face.

Il est important d'inclure cet élément à votre événement virtuel pour maintenir l'essence et la qualité de l'événement. Vous pouvez avoir du personnel ou des sessions pour communiquer avec chaque individu possible.

Cela peut être un défi pour les événements avec un public massif, vous pouvez donc créer de petits groupes pour cela. Une communication personnalisée assurera un plus grand engagement et des événements plus interactifs.

10. Incluez des pauses et une session de réseautage pendant l'événement

Si vous planifiez un événement de longue durée, c'est-à-dire plus d'une heure, vous devriez avoir des séances en petits groupes entre les deux pour vous rafraîchir et vous détendre.

Cela aura un avantage dans les deux sens où vous pourrez vérifier si tout se passe comme prévu et le public peut gagner en concentration et en énergie, ce qui conduira à un engagement et une efficacité maximum.

Parallèlement à cela, vous pouvez également créer un réseau interne entre les participants par le biais de discussions et de communications lors de sessions en petits groupes. C'est un excellent moyen d'afficher des informations sponsorisées ou promotionnelles.

11. Ajouter un hôte d'événement virtuel (IA ou humain)

Même si vous avez pris en considération toutes les possibilités, les défis, les problèmes, etc., il y a encore un risque de confusion, de complications et de manque de clarté.

Ainsi, avoir un hôte virtuel, qu'il s'agisse d'une personne réelle ou d'un chatbot, peut aider à guider les participants vers les bons chemins et fournir les informations nécessaires qui pourraient simplement aider à surmonter les défis et les problèmes qui pourraient conduire à l'échec de l'événement.

Ainsi, suivre ces étapes de base vous aidera à organiser et à organiser un événement virtuel incroyablement réussi avec des investissements minimaux et des rendements maximaux.

C. APRÈS L'ÉVÉNEMENT VIRTUEL

12. Recueillir les commentaires du public sur les mesures clés

Tout comme les événements en direct hors ligne, il est essentiel de savoir comment a été l'expérience du public, en particulier lorsque la plupart d'entre eux seraient nouveaux dans le concept de l'événement virtuel.

Vous pouvez recueillir des commentaires sur les activités, l'agenda et les objectifs de l'événement et sur l'expérience du public concernant l'événement virtuel.

Cela vous aidera à évaluer votre performance avec les résultats attendus concernant les événements virtuels. De plus, vous obtiendrez des informations importantes pour savoir si les objectifs ont été atteints ou non.

13. Partager un plan d'action supplémentaire, le cas échéant

Vous pouvez partager des informations supplémentaires pertinentes pour votre événement et le public comme si vous aviez un événement à venir ou si vous attendiez une réponse des participants concernant l'événement.

C'est un excellent moyen d'augmenter votre acquisition de prospects ou la promotion de votre marque en demandant aux utilisateurs de partager leurs expériences sur l'événement sur les réseaux sociaux et les canaux numériques (uniquement si votre événement virtuel a réussi)

Doit lire : Mur d'événements virtuels : Engagez virtuellement votre public avec les médias sociaux

14. Partager l'enregistrement d'événements virtuels sur des chaînes numériques

Étant donné que vous organisez des événements virtuels pour les premières fois, il est essentiel que vous continuiez à promouvoir votre événement virtuel même après sa fin, car cela vous aidera pour les futurs événements virtuels.

Vous pouvez partager l'enregistrement de votre événement virtuel tout en mettant en évidence l'engagement et les commentaires du public. Vous pouvez le partager sur votre site Web, vos réseaux sociaux et d'autres canaux.

Cela permettra également aux personnes d'accéder à votre événement virtuel qui n'ont pas pu y assister.

Meilleurs exemples d'événements virtuels à travers le monde

Nous avons répertorié ici certains des meilleurs exemples, y compris les plus grands événements du monde qui sont devenus virtuels en 2022.

1. Conférence mondiale des développeurs Apple 2020

Aussi appelé WWDC, est un événement organisé chaque année par le géant de la technologie Apple à San Jose, en Californie, où ils présentent les développements, les améliorations et les innovations de leurs logiciels et technologies au cours de l'année écoulée.

Chaque année, ils invitent les professionnels de la technologie et les influenceurs de l'industrie les plus influents et les plus populaires à présenter leurs développements et à créer un buzz dans le monde entier.

C'est parce qu'ils sont devenus totalement virtuels avec une approche holistique où ils ont partagé tout le contenu et les flux de l'événement comme cela se passe sur leur site Web pour que tout le monde puisse y accéder.

Jetez un œil à la simplicité et à la créativité avec lesquelles ils ont présenté le calendrier, les informations, la navigation et bien plus encore pour la facilité des téléspectateurs. La partie unique est qu'ils lui ont donné une touche technique personnelle aux flux.

Doit lire: Comment Parookaville stimule l'engagement avec le mur social en direct pour les événements musicaux

2. Tournée mondiale Salesforce Sydney 2020

Salesforce, un géant du CRM n°1 dans l'industrie technologique, organise chaque année une conférence pour montrer comment ils permettent aux plus grandes marques mondiales d'innover, de technologie, de solutions et de nouveaux produits.

Mais la conférence de la tournée mondiale 2020 n'était pas comme les conférences précédentes, car tout était numérique en raison de la situation pandémique. Mais cela ne les a pas empêchés de souligner leurs réalisations impressionnantes aux personnes et aux professionnels du monde entier.

Ils ont une page de destination dédiée avec tous les enregistrements des sessions en direct de Sydney. Il affiche également l'agenda de l'événement, qui sont les principaux orateurs, le message principal, le calendrier et bien plus encore pour obtenir une participation et un engagement maximum du public.

3. Concerts de musique en direct à la maison de Billboard

Pour la même raison que tous les autres événements en direct en personne sont annulés, les concerts de musique sont également dans la même boucle. Des millions de personnes dans le monde assistent chaque année à des concerts pour voir leur artiste préféré se produire. '

Comme cette année, ce n'était pas possible, Billboard, une marque de médias de divertissement de renommée mondiale, a organisé des concerts numériquement avec une essence unique.

Ils ont créé la série Billboard Live At Home où ils ont diffusé 2 sessions numériquement sur leurs plateformes de médias sociaux et leur site Web où des artistes comme Nicky Jam, Camilo, Meghan Trainor, Lukas Graham et bien d'autres se sont produits depuis leur domicile pour leur public (téléspectateurs).

La meilleure partie est qu'avec la performance, il y avait des sessions de questions-réponses, différents genres, différentes données démographiques, etc. des interprètes.

Conclusion

Ce sont les 14 étapes les plus importantes et les plus précieuses (ou conseils ou stratégies, peu importe comment vous l'appelez) qui peuvent vous aider à créer un événement virtuel à partir de zéro et à le transformer en un événement réussi.

Les événements virtuels ont différentes catégories et industries comme les conférences, les webinaires, la diffusion en direct, les concerts, etc. Ainsi, vous pouvez apporter des modifications aux étapes selon les exigences de votre événement.

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