Comment mettre en œuvre une stratégie de gestion des connaissances dans les petites et moyennes entreprises ? 5 conseils utiles

Qu'est-ce que la connaissance ?

Dans le contexte de l’entrepreneuriat, les connaissances peuvent être définies comme des idées, des concepts ou des observations utilisés pour agir dans un but lucratif.

La relation entre les données, les informations et les connaissances

Les données elles-mêmes ne sont qu’un fait qui n’a aucun sens sans interprétation. Ce n’est qu’après avoir été traitée et organisée qu’elle devient une information qui répond à des questions telles que : Qui ? Quoi? Où? Quand? En retour, expliquer et comprendre les informations que nous recevons nous donne les connaissances dont nous avons besoin pour prendre des décisions.

La connaissance constitue un élément inestimable de la stratégie commerciale d’une entreprise car elle peut créer un avantage concurrentiel. Il est important d’identifier les faiblesses et les lacunes dans les connaissances.

Qu’est-ce que la gestion des connaissances ?

Peu importe ce que vous faites, c'est une bonne idée d'avoir un plan d'action. Gérer une entreprise n’est pas différent. Une stratégie vous permet de réaliser la mission et les objectifs de votre entreprise en spécifiant la direction et le type d'actions que vous devez entreprendre. Une gestion efficace des connaissances dans une organisation facilite la capture, le partage et la mise en œuvre des connaissances.

Codification et personnalisation

Certaines des stratégies les plus couramment utilisées dans la pratique sont la codification et la personnalisation. De plus, ils sont liés aux concepts de connaissances formelles (explicites) et tacites (implicites).

La stratégie de codification s'appuie sur des connaissances formelles stockées dans la documentation de l'entreprise – spécifications techniques, supports de formation, rapports, analyses, etc. Cette forme facilite grandement le transfert de connaissances aux employés nouveaux et existants.

La stratégie de personnalisation, quant à elle, repose sur le contact interpersonnel entre les collaborateurs et l'échange d'expériences entre eux. Dans ce cas, le partage de connaissances dites tacites a lieu lors de réunions d’équipe, de conversations, de discussions, etc.

Gestion des connaissances dans les PME

Gérer une entreprise est une tâche exigeante en raison de la forte dynamique de changement et de la nécessité d’un développement constant. Cela peut être particulièrement difficile pour les petites et moyennes entreprises dont la portée et les ressources sont considérablement limitées.

La contribution du secteur des PME à la croissance économique est substantielle. Les petites et moyennes entreprises sont souvent une source de solutions innovantes et diversifient le marché. Ils ont une structure organisationnelle simplifiée et proposent généralement des produits et services de niche.

Le capital utilisé pour développer l'entreprise provient généralement de l'épargne des propriétaires, de prêts bancaires ou parfois d'investisseurs privés, tels que des business angels. Elles emploient un nombre relativement réduit de personnes (petites entreprises – pas plus de 50 salariés, entreprises de taille moyenne – entre 50 et 250 salariés) afin de pouvoir entretenir une relation étroite avec la direction et s'identifier aux objectifs de l'entreprise.

L'autorité est centralisée – la plupart des décisions sont prises uniquement sur la base de l'opinion et de l'expérience du propriétaire. Superviser ainsi tous les domaines de l'entreprise comporte des risques : l'avenir de l'entreprise dépend de la compétence du propriétaire, certains domaines de gestion peuvent fonctionner de manière inefficace et le potentiel intellectuel des employés peut passer inaperçu.

Les avantages de la mise en œuvre d’une stratégie de gestion des connaissances

Apporter des changements demande du temps et des efforts. La mise en pratique d’une stratégie de gestion des connaissances dépend beaucoup de l’attitude de la direction et des employés. Elle est cependant nécessaire au développement et à la croissance du potentiel de votre entreprise. Quels avantages pouvez-vous apporter à certains changements dans votre style de gestion ?

• Efficacité accrue – un système de gestion cohérent et organisé permet aux collaborateurs d’accéder facilement à l’information, améliorant ainsi la qualité de leur travail,
• Meilleure collaboration et communication – l’utilisation de systèmes d’information et de divers canaux de communication garantit une plus grande transparence et l’établissement de relations positives au sein de l’équipe,
• Processus de prise de décision efficace – l'accès aux connaissances et à l'expérience des employés permet d'acquérir la perspective objective nécessaire pour prendre des mesures conformes aux objectifs de l'entreprise,
• Reconnaître les lacunes et les lacunes – au fur et à mesure que vous complétez et documentez les connaissances que vous avez acquises, vous pouvez identifier des opportunités supplémentaires pour améliorer vos processus métier et votre sécurité – en stockant les données sur des serveurs ou dans des documents, vous réduisez le risque que les données quittent votre organisation.

Facteurs de succès pour la mise en œuvre de la gestion des connaissances dans une organisation

Si vous ne savez pas quels sont les facteurs de réussite, lisez cet article. Là encore, plusieurs caractéristiques organisationnelles peuvent grandement faciliter l’introduction de changements positifs dans la gestion stratégique des connaissances. Ceux-ci inclus:

• Volonté de s'améliorer et d'apprendre continuellement,
• Volonté de transférer ses connaissances aux autres, implication des employés,
• Adapter la structure organisationnelle et les installations techniques,
• Mettre l'accent sur la valeur des connaissances et les avantages de leur utilisation.

Obstacles à la mise en œuvre de stratégies de gestion des connaissances dans les PME

Changer les habitudes demande du temps et des efforts car il existe plusieurs obstacles sur le chemin. Connaître à l’avance les limitations qui peuvent survenir au cours de ce processus vous permettra d’y faire face plus facilement. Voici quelques problèmes possibles qui nécessiteront votre attention :

• Salariés réticents – les cadres supérieurs peuvent avoir peur d'une fuite d'informations qui nuirait à la position de l'entreprise, tandis que d'autres salariés peuvent avoir peur de perdre une certaine place dans la hiérarchie,
• Manque d’engagement – ​​découle souvent de ou est lié à la cause mentionnée ci-dessus. Cela peut concerner les salariés et les propriétaires eux-mêmes, qui se concentreront davantage sur d'autres activités,
• Manque de temps et de ressources pour se concentrer sur la gestion des connaissances,
• Méfiance à l’égard des conseillers – les critiques émanant d’un étranger peuvent être perçues comme une attaque plutôt que comme une tentative d’aider et de provoquer un changement.

Comment mettre en œuvre une stratégie de gestion des connaissances dans votre entreprise ?

En fait, la mise en œuvre d’un système de gestion des connaissances peut s’avérer difficile pour les propriétaires d’entreprise. Le manque d’information et l’inexpérience peuvent être intimidants au début. Cependant, la valeur ajoutée que vous pouvez en tirer en vaut la peine. En gardant à l’esprit les conseils suivants, il vous sera plus facile de mener à bien le processus :

• Évaluez votre situation actuelle – examinez l’efficacité du système existant, en prêtant attention aux procédures, au personnel, à la technologie et à la structure organisationnelle. Détecter les irrégularités vous permettra de déterminer ce qui mérite d'être amélioré,
• Clarifiez vos objectifs – une fois que vous avez identifié les faiblesses de l'organisation, fixez vos objectifs à long terme et à court terme afin de savoir ce que vous visez et de pouvoir suivre vos progrès,
• Préparez-vous aux changements – l’adaptation de la nouvelle stratégie implique l’ensemble de l’entreprise. Ces changements ont également un impact sur les salariés de l'entreprise, qui constituent un atout précieux,
• Passez à l’action – l’étape finale et la plus difficile est la mise en œuvre du système de gestion des connaissances dans l’utilisation quotidienne. Cela nécessite non seulement beaucoup d’argent, mais aussi une attitude proactive de la part des propriétaires et des employés.

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Auteur : Andy Nichols

Un résolveur de problèmes avec 5 diplômes différents et des réserves de motivation infinies. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d'entreprise. Lors de la recherche de collaborateurs et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont les qualités qu'il valorise le plus.

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