Comment mettre en œuvre un processus de vente et d'exploitation : 6 étapes essentielles à suivre pour l'entreprise

« Comment mettre en œuvre le processus de vente et d'exploitation ? » devrait être l'une des questions les plus critiques que les entreprises se posent. Voici pourquoi.

La gestion de l'offre et de la demande est un obstacle notoire pour de nombreuses entreprises. Pour le surmonter, la finance, les ventes et les opérations doivent travailler en étroite collaboration. Dans le climat politique et économique incertain d'aujourd'hui, la synchronisation de l'offre et de la demande a pris encore plus d'importance. La planification des ventes et des opérations permet aux entreprises d'améliorer leur vision de la demande à court et à long terme, ainsi que des tendances de l'offre, tout en gérant de manière proactive les défis potentiels liés aux événements imprévisibles. Grâce à un processus de vente et d'exploitation (S&OP), les entreprises peuvent développer des stratégies pour s'assurer qu'elles sont préparées à d'éventuelles perturbations de la chaîne d'approvisionnement, ainsi qu'à des changements inattendus dans les demandes des clients.

Dans cet article, nous verrons à quoi ressemble un S&OP efficace et comment mettre en œuvre un S&OP. Nous décrirons également les défis et les solutions d'adoption courants, et discuterons des avantages de la planification des ventes et des opérations.

À quoi ressemble un S&OP efficace ?

Un S&OP efficace est essentiel au succès de toute entreprise. Il aide les organisations à coordonner, planifier et optimiser leurs opérations dans tous les départements pour aligner la demande sur la production et gérer les coûts et les niveaux de stock. Voici en quoi consiste un processus S&OP efficace.

Collecte de données

Ce serait formidable d'avoir toutes les données dont vous avez besoin en un seul endroit, n'est-ce pas ? Par exemple, des informations provenant de sources internes et externes, telles que les commandes des clients, les tendances du marché, les prévisions de ventes et les plans de production. Mais malheureusement, ça ne marche pas comme ça. Dans 99 % des entreprises, les analystes doivent consolider ces données provenant de nombreuses sources dans une seule plate-forme d'analyse pour garantir l'exactitude et l'uniformité.

Planification de la demande

Grâce aux données recueillies, les entreprises peuvent créer des prévisions de demande précises pour mieux comprendre les besoins et les attentes des clients, ce qui leur permettra d'anticiper la quantité de stock dont elles devraient disposer à un moment donné.

Planification de l'approvisionnement

Les entreprises doivent planifier les matières premières, la capacité de production et la main-d'œuvre nécessaires pour chaque commande ou gamme de produits afin de répondre à la demande des clients. Cela les aidera à anticiper tout problème d'approvisionnement potentiel et à trouver des solutions pour éviter les perturbations.

Aligner la demande sur les plans de production

Un spécialiste S&OP doit tenir compte des contraintes de capacité, des délais de production et de la disponibilité des ressources lors de la création d'un plan d'action pour chaque commande ou gamme de produits, en s'assurant que la demande des clients est alignée sur les objectifs de production.

Réunion exécutive

Cette étape critique rassemble les décideurs de tous les départements pour examiner les données recueillies, les prévisions générées et les plans créés au cours du processus de planification des ventes et des opérations de l'entreprise. Ainsi, ils peuvent évaluer si les plans actuels sont sur la bonne voie pour répondre aux besoins des clients tout en respectant les contraintes budgétaires et de ressources.

Qu'est-ce qui s'oppose à un S&OP solide ? Les principaux défis à relever

La mise en œuvre d'un S&OP est un processus complexe qui peut être entravé par divers défis que les organisations peuvent rencontrer en cours de route. Dans cette section, nous allons explorer certains des problèmes courants associés à la mise en œuvre du S&OP.

Stratégie inadéquate

Une mauvaise stratégie est l'un des problèmes les plus récurrents dans la planification des ventes et des opérations. Sans une compréhension approfondie des capacités actuelles et de la capacité d'expansion, les entreprises ne proposeront guère de plans réalisables qui répondront aux demandes des clients. De plus, les organisations doivent tenir compte de facteurs tels que la disponibilité de la main-d'œuvre, les contraintes budgétaires, les perturbations de la chaîne d'approvisionnement et la saisonnalité lors de l'élaboration d'une stratégie pour une carte S&OP.

Manque de compréhension et de soutien des parties prenantes

Le manque de soutien des principales parties prenantes est un autre problème courant rencontré dans la mise en œuvre du S&OP. Les entreprises doivent s'assurer que tous les décideurs sont d'accord avec le processus et comprennent son importance pour le succès. Plus important encore, les organisations doivent tirer parti de la visualisation des données pour aider les parties prenantes à mieux comprendre les implications de leurs décisions.

Visibilité et transparence insuffisantes entre les services

Le succès de S&OP dépend fortement de la communication et de la collaboration entre les départements. Sans une bonne visibilité sur les opérations dans tous les départements, les entreprises ne peuvent pas créer de plans qui correspondent à leurs objectifs généraux. C'est pourquoi il est primordial de faciliter la visibilité des opérations interdépartementales en maintenant des données à jour et en accordant le niveau d'accès nécessaire aux systèmes numériques appropriés pour toutes les personnes impliquées dans le processus.

Conception de processus compliquée

Paradoxalement, la conception compliquée des processus découle souvent de notre désir inhérent d'optimiser les opérations et de les rendre plus efficaces. La prise en compte de toutes les exceptions et nuances dans un S&OP entraîne souvent plus de complications que d'efficacités. Au lieu d'essayer de créer un système trop complexe qui couvre tous les scénarios possibles, donnez la priorité à ce qui est essentiel pour réussir et construisez sur cette base. Toutes les exigences non essentielles peuvent être développées au fil du temps à mesure que le processus mûrit. Lors de la conception d'un S&OP, faites de la simplicité une priorité.

Manque de technologies qui prennent en charge le processus

Pour maximiser le potentiel d'un S&OP, les entreprises doivent avoir accès à des logiciels qui peuvent faciliter la collecte et l'analyse de données, tels que les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) ou de gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM). Sans ces outils, les entreprises n'ont pas la capacité d'évaluer avec précision la demande des clients et de planifier les ressources.

Trois piliers sur lesquels repose la planification des ventes et des opérations de votre entreprise

D'une certaine manière, l'objectif final de l'établissement d'un processus S&OP solide n'est pas de trouver l'équilibre parfait entre les ventes et les opérations, mais de s'assurer que les personnes, les technologies et les processus sont tellement en phase les uns avec les autres que les ventes et les opérations s'alignent naturellement.

• Personnes

Un S&OP réussi s'appuie sur l'adhésion des parties prenantes, l'engagement interfonctionnel et la négociation continue. Obtenir le soutien des décideurs clés est essentiel pour créer un processus unifié avec tout le monde sur la même longueur d'onde. Un responsable de la demande pleinement investi, ainsi que d'autres membres de la suite C, doivent passer au premier plan et communiquer clairement une vision et un sentiment d'urgence à tout le personnel concerné.

• Processus

En un mot, les processus doivent être pilotés par les données. La conception des processus doit découler d'informations quantifiables et mesurables plutôt que d'un modèle générique. Un S&OP à valeur ajoutée implique de proposer plusieurs scénarios et d'élaborer des stratégies pour chacun d'eux. Encore une fois, il est possible de prendre plusieurs décisions à long terme à l'avance lorsque les bonnes personnes ont un accès transparent à des outils d'analyse avancés.

• Technologie

S'assurer que vos systèmes logiciels sont correctement configurés et intégrés de manière transparente est aussi important que de définir les rôles et d'établir les opérations. Un S&OP réussi repose sur l'accès à des données opérationnelles en temps réel présentées dans un format facilement assimilable au sein d'une seule plateforme. La bonne infrastructure technologique est également un facteur clé pour une collaboration fructueuse, car tout le monde prend des décisions basées sur le même ensemble d'entrées.

Maintenant que nous avons discuté des défis et identifié les trois piliers d'une planification réussie des ventes et des opérations d'entreprise, il est temps de plonger dans les détails de la création d'une feuille de route S&OP. Voici votre guide étape par étape sur la façon de mettre en œuvre un S&OP qui donne des résultats tangibles.

1. Commencez par l'évaluation

Universel pour de nombreuses autres implémentations de technologies et de processus, il est essentiel de créer une compréhension commune de la situation « telle quelle » au début. L'état actuel de vos processus doit être défini à la fois qualitativement et quantitativement. Les évaluations qualitatives impliquent d'évaluer les processus et la structure existants au sein de votre organisation, tandis que les évaluations quantitatives nécessitent de mesurer la performance des activités existantes. Il est aussi important de définir la hiérarchie des produits que de sonder les décideurs clés et d'identifier leurs points faibles.

2. Assurez-vous que votre S&OP est aligné sur la stratégie et les résultats commerciaux de l'entreprise

Une fois que l'état actuel est correctement évalué, il est important de lier les processus de vente et d'exploitation aux objectifs de l'entreprise. Cela devrait inclure les objectifs de service à la clientèle, les objectifs de relation avec les fournisseurs et les partenaires, les objectifs de tarification et les capacités de production/fabrication. La formation de synapses entre les équipes commerciales, opérationnelles et financières est essentielle pour s'assurer que tout le monde travaille vers les mêmes objectifs.

3. Attribuer les rôles et les responsabilités

Trop d'organisations ont du mal à libérer le potentiel d'un S&OP parce qu'il n'y a pas de compréhension claire de qui fait quoi. Chaque partie doit être consciente du rôle qu'elle joue dans un S&OP. Ils doivent également être en mesure de communiquer régulièrement leurs idées. Avoir des rôles et des responsabilités bien définis aide à établir la propriété et la responsabilité d'un S&OP. Cela peut être encore amélioré en établissant des cycles de rapports réguliers, ainsi que des grandes lignes sur la meilleure façon d'utiliser les sources de données.

4. Déterminer les mesures les plus significatives à suivre

Ensuite, vous devez rendre une performance S&OP mesurable en définissant les métriques les plus significatives. Ces mesures doivent être définies en fonction des objectifs commerciaux globaux : par exemple, si le service client est une priorité, les niveaux de stock et les taux d'exécution des commandes sont susceptibles d'être suivis de plus près que les coûts de production. Voici quelques autres exemples de métriques S&OP importantes.

Précision de la prévision

La précision de vos cycles de demande et de production est l'une des mesures les plus importantes à prendre en compte, car elle communique le succès de vos efforts de planification.

Livraison à temps (OTD) au client

L'OTD est défini par le rapport entre les produits livrés à temps et le total des livraisons effectuées sur une période donnée. OTD indique l'efficacité de votre chaîne d'approvisionnement et est étroitement corrélé à la satisfaction globale de la clientèle.

Respect du plan de production

Le respect d'un plan de production reflète à quel point la production suit la production planifiée. Cette mesure peut aider à exposer les goulots d'étranglement de la production, à resserrer les fenêtres de livraison et à déterminer les performances des machines.

5. Choisissez les technologies et logiciels appropriés

Selon une enquête de l'APQC, près de 70 % des professionnels S&OP considèrent la technologie comme un élément essentiel à la réussite des initiatives S&OP. Le choix des technologies et des logiciels appropriés est essentiel pour collecter et analyser les informations pertinentes et tirer le meilleur parti de la planification des ventes et des opérations.

Cloud computing

La mise en place de capacités cloud permet aux organisations de collecter, stocker et analyser facilement les données nécessaires à une prise de décision S&OP efficace. Le cloud computing offre également des avantages d'évolutivité par rapport aux solutions traditionnelles sur site, ce qui permet aux entreprises d'étendre facilement leurs besoins de stockage ou d'ajuster rapidement la capacité en fonction de l'évolution des conditions commerciales.

L'intelligence d'entreprise

En général, l'informatique décisionnelle est le composant le plus critique d'un S&OP. Il permet aux organisations de suivre les KPI, d'accéder aux données importantes au bon moment, d'améliorer la précision des prévisions, de modéliser des scénarios et d'améliorer la visibilité des processus dans leur ensemble. Avec des solutions complètes de visualisation de données, la BI devient plus accessible et facilite davantage la prise de décision basée sur les données.

Intelligence artificielle et apprentissage automatique

La combinaison de l'IA et d'un S&OP peut améliorer considérablement la précision des prévisions et aider les organisations à prendre en compte les tendances du marché, les habitudes de consommation et les facteurs externes lors de la prise de décision. De plus, l'IA peut être utilisée pour automatiser les processus administratifs tels que l'approbation des commandes client, permettant aux équipes S&OP de se concentrer sur des tâches plus importantes.

IdO

L'intégration de l'IoT dans un S&OP peut donner aux entreprises un niveau de détail et de visibilité sans précédent sur leurs opérations. Avec l'IoT, les entreprises peuvent surveiller à distance les niveaux de stock sur plusieurs sites, suivre la livraison et planifier de manière proactive la demande future. Dans la plupart des cas, l'adoption de l'IoT nécessite généralement une infrastructure technologique unique, c'est pourquoi de nombreuses organisations optent pour le développement d'applications d'entreprise personnalisées. Cela permet aux entreprises d'intégrer l'IoT à d'autres technologies dans un système unique.

ERP et SCM

Les systèmes ERP et SCM sont essentiels à la planification des ventes et des opérations de l'entreprise, car ils garantissent une vue complète de l'ensemble du processus de la chaîne d'approvisionnement. Les solutions ERP permettent aux organisations de suivre la demande et d'optimiser la gestion des stocks, de gérer les commandes et les livraisons des clients, d'intégrer les opérations logistiques et de surveiller les coûts de transport. Les systèmes SCM fournissent aux organisations des informations importantes sur les temps de cycle de la commande au paiement, les délais de livraison des produits et les performances de livraison. Essentiellement, l'ERP et le SCM recueillent des données cruciales sur la demande et l'offre qui sont essentielles au succès d'un S&OP.

6. Tirez parti des conseils S&OP

Remplie de nombreuses subtilités, la mise en œuvre du S&OP ne doit pas être prise à la légère. Bien au contraire, il s'agit d'une composante intégrale de la transformation de l'entreprise basée sur la technologie qui permet aux organisations de réaliser des économies d'échelle, de gagner en efficacité et d'augmenter la satisfaction client. Pour garantir le succès d'une initiative, il est essentiel de travailler avec un partenaire de conseil et de technologie S&OP fiable qui vous guidera à chaque étape du processus.

Renforcez la résilience en période de bouleversements grâce à un S&OP bien pensé

La mise en place d'un processus S&OP efficace aide les organisations à obtenir une meilleure visibilité de leur chaîne d'approvisionnement, à réduire les coûts et à prendre des décisions éclairées par des données plutôt que basées sur de simples intuitions. Avec les bonnes stratégies et technologies pour gérer l'incertitude due à des facteurs externes, tels que les pandémies ou l'évolution des réglementations, les entreprises pourront rester agiles et résilientes face au changement.

En fin de compte, un S&OP bien planifié contribue au succès global d'une organisation. Pour tirer le maximum d'avantages des initiatives S&OP, une entreprise doit aborder tous les composants clés décrits ci-dessus et mettre en œuvre des solutions technologiques appropriées qui permettent une prise de décision efficace à tous les niveaux de l'organisation.

La version originale de cet article est disponible ici.