Comment améliorer votre processus de traitement des commandes : guide pour 2022
Publié: 2022-09-10
La plupart des propriétaires d'entreprises de commerce électronique recherchent toujours des moyens d'améliorer leur processus de traitement des commandes.
Une enquête récente de Logistics Management a révélé que 50 à 70 % des dépenses d'exploitation d'un entrepôt résultent des activités de préparation des commandes. Cela signifie que l'augmentation de l'efficacité du processus d'exécution des commandes de votre entreprise peut améliorer vos taux de satisfaction client tout en améliorant les résultats de votre entreprise.
Les attentes des clients augmentent et les marges bénéficiaires se resserrent. L'amélioration de l'exécution des commandes est une priorité absolue pour les entreprises de commerce électronique, les entrepôts et les prestataires logistiques tiers. À mesure que les demandes des clients augmentent, de nombreux entrepôts ont commencé à s'appuyer davantage sur la technologie, comme les logiciels de gestion des stocks , pour les aider à rationaliser leurs opérations et à automatiser leur processus d'exécution des commandes.
C'est l'épine dorsale du commerce électronique et peut faire ou défaire la rentabilité de votre entreprise.
C'est pourquoi nous avons élaboré un guide pratique pour vous aider à rationaliser votre processus et à faire de cette année votre année la plus efficace et la plus rentable.
Voici les dix étapes pour améliorer votre processus de traitement des commandes :
- Comprenez le temps de cycle de traitement de vos commandes
- Minimiser les décisions du personnel de l'entrepôt
- Utiliser la classification d'inventaire
- Différencier les devis et les commandes
- Gardez suffisamment d'inventaire à portée de main
- Incorporer la gestion et le support multi-sites
- Rationalisez les processus d'inventaire
- Augmenter la transparence
- Options d'offre pour l'affichage et la mise à jour des listes de sélection
- Augmenter la précision de prélèvement
Comprenez le temps de cycle de traitement de vos commandes
Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne mesurez pas. Le temps de cycle d'exécution de votre commande est le temps qu'il faut entre le moment où une commande est passée et sa livraison au client. C'est ce qu'on appelle souvent le temps de traitement .
Votre objectif est de minimiser ce temps autant que possible afin que vos clients soient satisfaits et deviennent des clients réguliers pour vous.
Il y a quelques choses que vous pouvez faire pour aider à raccourcir votre temps de cycle :
- Assurez-vous d'avoir suffisamment de personnel pour gérer le volume de commandes.
- Rationalisez vos processus afin qu'il n'y ait pas de goulots d'étranglement
- Gardez un œil sur vos niveaux de stock afin de ne jamais être en rupture de stock. Utilisez une formule de stock de sécurité pour garantir des niveaux de stock appropriés.
En comprenant et en optimisant le temps de cycle d'exécution de vos commandes, vous serez en mesure de garder vos clients satisfaits et de faire fonctionner votre entreprise sans heurts.
Minimiser les décisions du personnel de l'entrepôt
Lorsque vous cherchez des moyens de minimiser les coûts et d'augmenter l'efficacité, essayez de réduire le nombre de décisions que vos employés d'entrepôt doivent prendre.
Chaque fois qu'un employé doit s'arrêter et prendre une décision, cela ralentit le processus d'exécution et augmente les risques d'erreurs.
Une façon d'y parvenir est d'investir dans un système de préparation de commandes automatisé. Ces systèmes utilisent la technologie pour suivre l'inventaire et sélectionner l'itinéraire le plus efficace pour chaque commande, généralement avec une cueillette par vagues .
En conséquence, vos employés peuvent suivre les instructions fournies par le système, minimisant ainsi la nécessité pour eux de prendre des décisions en cours de route.
Une autre façon de réduire la prise de décision consiste à rationaliser votre processus de réception. Par exemple, en mettant en œuvre un système d'inventaire à code-barres , vos employés peuvent rapidement numériser et suivre l'inventaire entrant.
Investir dans certaines technologies clés peut aider à minimiser la prise de décision dans votre entrepôt et à améliorer votre processus global de traitement des commandes.
Utiliser la classification d'inventaire
L'utilisation de la classification des stocks ou la division de votre stock par catégorie peut aider votre entreprise à répondre efficacement à vos commandes de produits les plus populaires.
Par exemple, les propriétaires de librairies en ligne pourraient remarquer que les romans policiers se vendent plus rapidement que les autobiographies. Pour répondre à la demande des clients, ces propriétaires doivent commander à nouveau des mystères plus fréquemment et en plus grande quantité. Ils souhaitent également placer vos catégories les plus populaires plus près de la station d'expédition dans l'entrepôt. De cette façon, il y a moins de distance entre la cueillette et l'emballage pour les vendeurs plus populaires que pour les catégories de vente plus lentes.
Différencier les devis et les commandes
Un devis est une estimation du prix d'un produit ou d'un service. Cependant, ce n'est pas un prix final. De nombreuses entreprises proposent des devis aux clients potentiels pour leur donner une idée générale du coût d'un produit ou d'un service.
Bien qu'un devis puisse être modifié en fonction de facteurs atténuants, la plupart des clients s'attendent à ce que la facture finale soit égale ou inférieure au prix indiqué.
De plus, le client n'est pas obligé d'utiliser vos services ou d'acheter votre produit simplement parce que vous lui avez fourni un devis.
Une commande est un contrat entre votre entreprise et votre client qui décrit les produits ou services que vous leur fournirez en échange d'un prix spécifique. La commande peut également inclure des conditions supplémentaires telles que des dates de livraison, des acomptes ou des options de financement convenues entre vous et votre client.
Gardez suffisamment d'inventaire à portée de main
Les ruptures de stock vous coûtent de l'argent en termes de ventes perdues et de clients frustrés.
C'est pourquoi il est essentiel de toujours disposer d'un stock suffisant pour répondre à la demande des clients. Vous pouvez rester au top de vos besoins en inventaire en utilisant une prévision de la demande, qui est souvent disponible via votre logiciel de gestion des stocks.
Vous devrez surveiller de près vos niveaux de stock, y compris la quantité et d'autres facteurs tels que les dates d'expiration, pour vous assurer que vous disposez toujours du stock dont vous avez besoin pour répondre aux commandes de vos clients.
Vous voudrez également vous assurer que vous communiquez fréquemment avec vos fournisseurs et votre équipe de vente pour avoir toutes les informations dont vous avez besoin pour vous assurer que vos articles sont toujours en stock.
Incorporer la gestion et le support de plusieurs emplacements d'entrepôt
La gestion et l'assistance des stocks sur plusieurs sites permettent à vos employés de suivre les stocks et d'exécuter les commandes à partir de divers emplacements d'entrepôt. Par exemple, supposons qu'une commande arrive pour cinq échiquiers, et que vous en ayez trois dans un entrepôt au Texas et quatre autres dans un entrepôt en Virginie. Dans ce cas, le support multi-sites vous permet de comprendre où se trouve votre stock et la meilleure façon de l'acheminer vers votre client.
Cette activation et cette prise en charge sont essentielles lorsque vous disposez de plusieurs canaux de vente, tels qu'une boutique en ligne, un magasin physique et un ou plusieurs entrepôts où l'inventaire est stocké.
Le logiciel de gestion des stocks multi-sites s'intègre généralement à votre plateforme de commerce électronique et à votre logiciel de comptabilité. Cela vous donne une image complète des niveaux de stock, des ventes et de la rentabilité de votre entreprise. Un logiciel de gestion des stocks multi-sites peut également vous aider à suivre votre stock en temps réel, afin que vous sachiez toujours ce qui est en stock et où il se trouve.
Certains des avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des stocks multi-sites pour votre entreprise de commerce électronique incluent :
- Précision des niveaux d'inventaire à travers les emplacements
- La possibilité de suivre l'inventaire en temps réel
- Amélioration de l'efficacité d'exécution
- Réduction des coûts associés au surstockage ou au sous-stockage des stocks
- Augmentation des bénéfices grâce à une tarification plus précise à l'échelle de l'entreprise
Rationalisez les processus d'inventaire
L'un des moyens les plus efficaces d'améliorer le traitement des commandes de votre entreprise consiste à rationaliser vos processus d'inventaire en automatisant les systèmes que vous utilisez déjà. Les outils logiciels peuvent gérer plusieurs étapes de votre processus de traitement des commandes, vous faisant gagner du temps et de l'argent.
Un système efficace de gestion des stocks automatisera la surveillance des niveaux de stock, la commande de nouvelles fournitures et la gestion des relations avec les fournisseurs. Il peut également fournir des données en temps réel pour vous aider à prendre de meilleures décisions concernant les niveaux de production et les achats.
De plus, un système automatisé peut générer des rapports qui vous donnent une visibilité sur l'ensemble de votre opération, afin que vous puissiez identifier les domaines où vous pouvez vous améliorer.
Envisagez d'investir dans un système automatisé pour rationaliser votre gestion des stocks et améliorer le traitement de vos commandes. Cela peut vous faire gagner du temps et de l'argent tout en rendant votre opération plus efficace.
Augmenter la transparence des stocks
Lorsque vous avez plusieurs canaux de vente, il est essentiel d'avoir de la transparence dans toute votre organisation. Dans tous les canaux et toutes les divisions, vos employés doivent avoir accès aux informations sur vos niveaux de stock, les communications avec les clients, l'activité des fournisseurs, ainsi que les ventes globales.
Une transparence accrue dans l'ensemble de votre organisation permet de garantir l'exactitude de l'exécution de vos commandes et la satisfaction de vos clients.
De plus, la transparence à l'échelle de l'entreprise accélère le processus d'exécution des commandes en aidant à éliminer les contretemps tout au long du parcours d'exécution des commandes.
Offrir des options pour afficher et mettre à jour les listes de sélection
La technologie moderne vous permet d'éviter des erreurs coûteuses en offrant à vos clients la possibilité de consulter ou d'imprimer des listes de sélection.
Ces options ne servent pas seulement le client, qui peut mettre à jour la liste de prélèvement jusqu'au moment de l'emballage, ainsi que le préparateur, qui peut revérifier les commandes pour s'assurer de leur exactitude, directement depuis leur téléphone portable.
Cela signifie qu'un client qui souhaite ajouter un autre article à sa commande après le paiement peut le faire, et vous pouvez toujours tout expédier ensemble pour réduire les frais d'expédition et d'emballage.
Augmenter la précision de prélèvement
Une mesure importante pour tout entrepôt ou centre de distribution est la précision de la cueillette. Ce numéro vous permet de savoir à quelle fréquence le bon article est prélevé dans l'inventaire et expédié au client. Un moyen efficace d'améliorer la précision de la cueillette de votre entreprise consiste à optimiser votre système de cueillette, ce qui peut être fait de différentes manières.
Tout d'abord, assurez-vous que tous les objets de votre inventaire sont correctement étiquetés. Cela vous permettra de localiser et de suivre les articles plus efficacement à l'aide d'un WMS.
Deuxièmement, profitez de technologies telles que la lecture de codes-barres. Cela améliorera les taux de précision, que vous utilisiez un système de prélèvement manuel ou automatisé.
Troisièmement, formez vos employés aux bonnes procédures de prélèvement. Cela aidera à garantir que les articles sont sélectionnés correctement et efficacement.
Enfin, envisagez d'ajouter une partie QA à votre processus d'expédition où les articles sont vérifiés au moment de leur cueillette ou avant l'emballage pour garantir une cueillette précise.
Suivre ces étapes peut améliorer la précision du prélèvement de votre entreprise, réduire les coûts de main-d'œuvre et augmenter la satisfaction de la clientèle.
Foire aux questions sur l'amélioration du traitement des commandes
Quelles sont les six étapes du processus de traitement des commandes ?
Voici les six étapes du processus d'exécution des commandes pour s'assurer que chaque commande est exécutée rapidement et correctement :
- Recevoir la commande : Lorsque vous recevez une commande, assurez-vous qu'elle est traitée correctement.
- Choisissez et emballez les articles : Une fois la commande reçue, vous devrez choisir et emballer les articles pour l'expédition.
- Générer une étiquette d'expédition : une fois les articles emballés, vous devrez générer une étiquette d'expédition pour que la commande puisse être expédiée.
- Expédier la commande : c'est là que la commande quitte vos mains et se dirige vers le client. Assurez-vous qu'il est correctement étiqueté et emballé afin qu'il arrive en toute sécurité.
- Envoyer les informations de suivi : Une fois la commande expédiée, vous devrez envoyer les informations de suivi au client afin qu'il puisse suivre sa progression.
- Mettre à jour le statut de la commande : Enfin, vous devrez mettre à jour le statut de la commande dans votre système afin que le client puisse voir que sa commande a été expédiée et finalement livrée.
Comment l'externalisation peut-elle améliorer le processus d'exécution des commandes ?
Une façon d'améliorer le processus d'exécution des commandes consiste à en sous-traiter tout ou partie. L'externalisation permet aux entreprises de commerce électronique de puiser dans un plus grand bassin de ressources et d'expertise, ce qui peut conduire à une exécution des commandes plus efficace et efficiente.
Plus précisément, les avantages importants de l'externalisation de votre processus de traitement des commandes sont l'amélioration de la précision de votre préparation, l'augmentation de vos vitesses de préparation et la réduction de vos coûts de main-d'œuvre. Toutes ces améliorations peuvent conduire à une satisfaction et une fidélité accrues des clients.
Si vous envisagez d'externaliser l'exécution des commandes, il y a quelques points à garder à l'esprit. Tout d'abord, vous devrez choisir le bon fournisseur. Il existe de nombreux fournisseurs de traitement des commandes, il est donc essentiel de faire vos recherches et de trouver celui qui convient le mieux à votre entreprise.
Une autre chose à garder à l'esprit est que vous devrez avoir une bonne compréhension de votre propre processus d'exécution des commandes avant de l'externaliser. Cela vous aidera à communiquer vos besoins au fournisseur et à vous assurer qu'il est en mesure de répondre à vos exigences spécifiques.
L'externalisation de l'exécution de vos commandes peut également aider les entreprises de commerce électronique à libérer des ressources internes qui peuvent être mieux utilisées ailleurs dans l'entreprise.
Si vous prenez le temps de trouver le bon fournisseur et de vous préparer au processus d'externalisation, vous pourrez profiter des nombreux avantages que l'externalisation peut offrir.
Prochaines étapes de traitement des commandes
L'amélioration de votre processus de traitement des commandes peut sembler intimidante, mais c'est l'un des moyens les plus efficaces d'améliorer les résultats de votre entreprise.
Vous pouvez rationaliser l'ensemble de votre processus en comprenant la durée du cycle d'exécution de vos commandes, en minimisant les décisions du personnel de l'entrepôt, en utilisant la classification des stocks, en gardant suffisamment de stocks disponibles et en intégrant la gestion et l'assistance multi-sites.
Accroître la transparence, la précision et la vitesse de prélèvement sont des objectifs essentiels à garder à l'esprit lorsque vous travaillez à améliorer votre processus d'exécution.