Comment rendre les événements accessibles : les bases

Êtes-vous curieux de savoir comment rendre votre prochain événement plus accessible ? Vous êtes au bon endroit. Small Business BC a contacté Jennifer Do d' Untapped Accessibility pour obtenir des conseils d'experts sur la façon de rendre les événements plus accessibles. Ces considérations et suggestions couvrent les bases sur lesquelles vous pouvez réfléchir et mettre en œuvre pour votre prochain événement.

Conseil : L'accessibilité fait référence à la création d'environnements, de produits, de services, d'appareils et de programmes qui permettent aux personnes handicapées de participer pleinement sur un pied d'égalité avec les autres.

Processus d'inscription

• Pendant le processus d'inscription, demandez aux invités s'ils ont besoin d'un hébergement.
• Ajout d'une zone de texte indiquant : "Avez-vous besoin d'aménagements ?" est un bon point de départ.
• Proposez diverses méthodes de communication pour vous connecter avec votre équipe, telles que les appels téléphoniques, les appels vidéo et les e-mails, afin de permettre aux personnes de communiquer leurs besoins en matière d'accessibilité.
• Les personnes utilisant des technologies d’assistance devraient pouvoir s’inscrire facilement à votre événement. Si l’inscription comporte trop de pages à ouvrir, elle peut être inaccessible.
• Apprenez-en davantage sur l'accessibilité numérique et vérifiez si votre processus d'inscription respecte les directives en matière d'accessibilité Web .

Partager les détails d'accessibilité

• Ne laissez pas les gens se demander si un événement est accessible.
• Sur la liste de votre événement, sur votre site Web et sur votre matériel promotionnel, expliquez exactement les mesures que vous avez prises pour créer un événement inclusif.

Communication

• Utilisez un langage simple dans vos communications destinées au public – le langage doit être concis et précis.
• Utilisez des titres, des puces et une mise en forme claire.
• Définissez tous les termes qu’un grand public pourrait ne pas comprendre.
• Lors de l'événement, des panneaux doivent être affichés dans de grandes zones claires et faciles à lire dirigeant les participants vers les principaux points de contact de l'événement, les toilettes, les entrées et les sorties.
• Apprenez-en davantage sur le marketing accessible grâce à ce cours en ligne gratuit sur l’accessibilité en marketing proposé par les employeurs accessibles.

Services de sous-titrage en direct

• Les services de sous-titrage en direct sont bénéfiques pour tout le monde, y compris les personnes qui ont manqué des mots, les personnes dont l'anglais est la langue seconde et les personnes sourdes ou malentendantes.

Interprétation en langue des signes américaine (ASL)

• L’interprétation ASL est utile si vous savez que les participants à l’événement en auront besoin.
• Embauchez plusieurs interprètes ASL afin qu'ils puissent prendre des pauses et qu'un interprète soit disponible pour s'asseoir avec une personne bénéficiant de l'interprétation.
• Les interprètes doivent être bien placés pour que les invités puissent les voir facilement.

Services de diffusion en direct

• Proposez des services de diffusion en direct aux personnes qui ne peuvent pas assister physiquement à un événement.
• Même si vous n'avez qu'un téléphone pour diffuser en direct sur les réseaux sociaux, c'est mieux que rien.
• Pour les événements de plus grande envergure, il est également utile de diffuser sur un grand écran afin que les gens puissent mieux voir.

Accessibilité de la scène

• Une rampe doit toujours être prévue pour les scènes et les escaliers.
• Les sites devraient fournir cela gratuitement.

Chambre verte

• Pour les événements plus importants, envisagez d'ajouter une « salle verte », également appelée salle à faible capacité sensorielle, salle sensorielle ou salle calme.
• Les salles vertes sont utiles pour les personnes présentant des symptômes, notamment de l’anxiété ou de la fatigue due au bruit.

Tarifs

• Considérez que les prix peuvent constituer un obstacle pour les personnes handicapées, dont beaucoup peuvent avoir un revenu réduit.
• Dans la mesure du possible, proposez des options de réductions à ceux qui ont un faible revenu.

Parking

• Évaluez le parking du lieu pour vous assurer qu’il est accessible.
• Le stationnement ne doit pas être trop éloigné du lieu principal de l’événement et il doit être facile pour les participants de trouver l’événement depuis le parking ou le parking.
• Prenez des photos du parking et du trajet depuis la place de parking jusqu'à l'événement pour les partager avec les participants.

Des pauses adéquates

• Prévoyez de nombreuses pauses pendant votre événement et donnez aux participants la possibilité d'utiliser les toilettes, de se lever, de se promener et de se reposer.
• En règle générale, les gens ne doivent pas rester assis plus de deux heures à la fois.

Retour

• Recueillez des commentaires et prenez-les au sérieux car ils vous aident à apprendre.
• Une enquête post-événement doit toujours être partagée avec vos participants.
• Mettez en place un code QR lié à une enquête de feedback, le rendant extrêmement visible et accessible lors de votre événement.
• Affichez le code QR sur des affiches, des panneaux, des tableaux et sur l'écran de présentation principal.
• Partagez les commentaires post-événement avec le comité de planification et explorez les possibilités d’amélioration.

Évaluation de l'engagement d'un lieu en matière d'accessibilité

• Travaillez avec des lieux qui favorisent l’accessibilité sur le lieu de travail et l’inclusion des personnes handicapées.
• Recherchez le lieu au préalable sur Google, en vérifiant les critiques négatives ou les actualités sur l'accessibilité, l'inclusion ou la diversité.

Ascenseurs

• Assurez-vous que les ascenseurs sont faciles à trouver et à utiliser.
• Connaissez les alternatives si les ascenseurs sont hors service.

Évaluation de l'accessibilité physique

• Limitez la fréquentation là où vous pouvez confortablement accueillir les participants.
• Les événements ne doivent pas être surchargés – envisagez de proposer des sessions en double plutôt que de maximiser la capacité au détriment de l’accessibilité.
• Créez un aménagement qui permettra aux personnes de bien se déplacer dans l’espace.
• Assurez-vous que les sorties de secours sont accessibles aux personnes utilisant des fauteuils roulants, des aides à la mobilité ou aux personnes à mobilité réduite.

Sièges accessibles

• Laissez un espace entre les sièges et les tables afin qu'un utilisateur de fauteuil roulant puisse naviguer dans l'espace.
• Réservez des sièges et des espaces pour les personnes handicapées.
• Soyez prêt à retirer certains sièges pour faire de la place – une règle générale est de deux sièges par fauteuil roulant.
• Il est utile de prévoir des sièges accessibles et plus proches des toilettes.

Toilettes accessibles

• Assurez-vous que votre site dispose de toilettes accessibles.
• Les participants trans doivent être invités à utiliser les toilettes, donc, dans la mesure du possible, fournissez des toilettes universelles.

Programmation diversifiée

• Invitez des présentateurs d’horizons divers à prendre la parole.
• Si votre panel partage tous un parcours similaire, invitez un modérateur avec un parcours différent pour promouvoir la diversité.
• Dans la mesure du possible, invitez des personnes handicapées ou celles ayant une expérience vécue à faire partie de l’équipe d’animation.
• Souvent, les personnes handicapées sont invitées à partager leurs histoires sans être rémunérées pour leur temps. Assurez-vous donc de fournir une compensation équitable à tous ceux qui facilitent l'événement.

Éclairage et effets accessibles

• Tenez compte des problèmes d’accessibilité que peuvent poser les effets de la fumée et de la lumière.
• N'oubliez pas que les écrans LED ne sont pas accessibles aux personnes ayant une déficience visuelle.
• Envisagez un réglage d'éclairage plus faible plutôt que d'avoir les lumières à pleine puissance.

Conseils sur l’accessibilité des événements en ligne et des webinaires

• Enregistrez et partagez des événements par e-mail après l'événement.
• Limitez la durée des événements pour les formations en ligne et les webinaires – 45 minutes est la durée recommandée si le programme est sous forme de cours magistraux.
• Les aspects participatifs devraient permettre aux gens de participer aux activités indépendamment des capacités vidéo, de la vitesse d'Internet ou de leurs capacités.
• Pensez à la vitesse d’Internet : ceux qui viennent d’une zone rurale avec une vitesse Internet inférieure pourraient ne pas avoir la même expérience utilisateur. L'enregistrement et le partage de votre événement peuvent vous aider.

Poursuivez votre parcours d'accessibilité avec SBBC

Small Business BC est un centre de ressources à but non lucratif pour les petites entreprises basées en Colombie-Britannique. Notre page Ressources sur l'accessibilité du lieu de travail regorge de conseils, d'outils et bien plus encore pour vous aider dans votre prochaine étape.

Cet article a été élaboré en consultation avec Melissa Lyon de Accessibility & Inclusion Matter Consulting .

Nous reconnaissons avec gratitude le soutien financier de la province de la Colombie-Britannique par l'intermédiaire du ministère du Développement social et de la Réduction de la pauvreté.