Comment gérer votre agence de marketing externalisée - avec des conseils d'experts

Prêt à embaucher une agence de marketing externalisée ? Super! Vous pensez que vous n'aurez plus jamais à prononcer le mot « marketing » ? Pas si vite…

S'il est vrai que votre agence de marketing externalisée vous enlèvera une énorme partie du travail, vous voulez toujours vous asseoir à table et faire partie de la conversation du dîner.

Cet article présente des conseils pour gérer votre agence marketing, les questions clés à poser à votre agence et quelques conseils pour passer d'une agence à une autre.

Conseils pour gérer votre agence de marketing

1. Définissez vos parties prenantes internes et votre équipe de direction
2. Définissez vos attentes en matière de mises à jour, de rapports et de niveaux d'entrée
3. Créez des objectifs clairement définis et vérifiez souvent ces objectifs
4. Faites confiance à l'expertise de votre agence marketing
5. Attendez-vous à un peu de compromis
6. Partagez vos découvertes de l'industrie
7. Appuyez sur différents membres de l'équipe pour examiner le travail de l'agence et collaborer
8. Communiquez souvent, ouvertement et honnêtement

Plus:
Les questions à poser à votre agence marketing externalisée
Conseils pour passer d'une agence de marketing à une autre

1. Définissez vos parties prenantes internes et votre équipe de direction

L'un des nombreux avantages de l'embauche d'une entreprise de marketing externalisée est que leur équipe d'experts peut s'aligner de manière transparente sur votre équipe d'experts. Mais le succès arrive quand il y a des rôles et des attentes clairement définis .

Choisissez un membre de l'équipe pour être le principal point de contact de l'agence. Cela vous assurera d'avoir quelqu'un dans votre équipe qui est toujours au courant des progrès et des objectifs de l'agence.

De même, assurez-vous d'avoir également un point de contact principal du côté de l'agence. Qui pouvez-vous appeler ou envoyer un e-mail si vous avez des questions ?

Mais attention à ne pas tout jeter sur les genoux d'une seule personne. La mise en place de comptes rendus d'appels de mise à jour réguliers ou de présentations d'état avec l'équipe marketing plus large - y compris la C-Suite - garantira que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Cela nous amène à notre point suivant.

CONSEIL DE PRO : Les entreprises de marketing ont un taux de roulement notoirement élevé. Cela peut être extrêmement préjudiciable à votre succès avec une agence. Si vous passez des mois à intégrer un nouveau contact et qu'il part pour une autre opportunité, vous êtes maintenant de retour à la case départ.

Demandez à votre agence quels sont les niveaux de bonheur et de roulement de ses employés. Et consultez leur liste sur Glassdoor pour un aperçu de la satisfaction des employés.

Prêt à embaucher une nouvelle agence ? Voici les meilleures agences de marketing entrant avec l'expérience HubSpot .

2. Définissez vos attentes en matière de mises à jour, de rapports et de niveaux d'entrée

En tant que client marketing externalisé, vous pouvez avoir une maintenance aussi faible ou élevée que vous le souhaitez.

Vous pouvez demander des réunions de trafic mensuelles ou des rapports trimestriels. Vous pouvez demander votre propre connexion au tableau de bord et effectuer votre propre analyse des performances, ou vous pouvez attendre les mises à jour programmées.

Vous pouvez personnellement revoir chaque mot de marketing de contenu écrit en votre nom et vous pouvez demander des révisions.

Mais quoi que vous souhaitiez faire, il est préférable de communiquer dès le départ le niveau d'implication souhaité et vos attentes.

Questions à prendre en compte lors de l'externalisation de votre marketing :

• Dans quelle mesure souhaitez-vous être impliqué dans la mise en œuvre quotidienne des tâches marketing de votre agence ?
  
  
• À quelle fréquence souhaitez-vous des mises à jour et des rapports ? À quoi devraient ressembler ces mises à jour et ces rapports, et comment devraient-ils être communiqués ? (Par exemple, par e-mail, lors d'un appel ou à la demande via un tableau de bord en direct ?)
  
  
• Qui doit être copié ou inclus dans les mises à jour de votre côté de l'entreprise ?
  
  
• Comment l'agence peut-elle partager le succès avec les parties prenantes du marketing interne pour que vous ayez l'air plus performant ?
  
  
• Quel est le processus de révision interne du contenu et des autres livrables marketing ? Qui est la personne-ressource pour les différents types de livrables de contenu ? Par exemple, quelqu'un révisera-t-il le contenu et le copiera-t-il avec une autre personne révisant la conception ? Combien de temps ce processus devrait-il prendre? Qui a besoin de dire oui ou non avant que quelque chose ne soit mis en ligne ? La description de ces détails est extrêmement importante pour le succès de votre partenariat.
  
  
• Quel est votre budget marketing externalisé et qui le supervisera ? Les choses changent parfois, il est donc important d'avoir un membre de l'équipe qui peut examiner et approuver les ajouts ou les soustractions à votre budget.

Les agences de marketing emploient souvent différents types de gestionnaires de compte, de rédacteurs et de concepteurs.

Certains sont des collaborateurs experts ; d'autres sont meilleurs pour produire avec un minimum de directives. En posant ces questions maintenant, vous établirez un terrain d'entente pour tout le monde.

CONSEIL DE PRO : Vous pouvez commencer votre relation avec votre agence dans un état où les investissements sont plus importants. Peut-être que vous voulez lire tout ce qu'ils produisent au cours du premier ou des deux premiers trimestres, puis une fois que vous avez plus de confiance (et de résultats), et vous pouvez prendre plus de recul. Trouver la bonne relation d'agence signifie que vous pouvez leur faire confiance autant que vous faites confiance à vos employés internes .

Finalement, vous devriez viser à arriver à un endroit où vous assignez une tâche, et ils courent avec elle, ne vous impliquant que selon la façon dont vous voulez - et devez - être impliqué. C'est la différence entre travailler avec un fournisseur et travailler avec un partenaire commercial stratégique.

3. Créez des objectifs clairement définis et vérifiez souvent ces objectifs

Il va sans dire que le succès avec une agence doit être mesurable et précis. Et ces objectifs s'étendent parfois au-delà du service marketing. Lorsque vous définissez des KPI et des mesures spécifiques que vous aimeriez que votre agence vous aide à atteindre, il est important de vous demander :

• Quels sont mes objectifs et buts commerciaux cette année ?
• Quels sont les objectifs de vente et les buts que je voudrais atteindre ?
• De quelles mesures marketing spécifiques aurai-je besoin pour atteindre ces objectifs ?

Dire « nous avons besoin de plus de trafic » est vague et peut engendrer de la frustration lorsque vient le temps de faire le point sur le succès de votre partenariat avec une agence.

Dire, "nous devons augmenter considérablement notre trafic organique afin que nous puissions générer 10 nouveaux MQL par trimestre d'ici le deuxième trimestre de l'année prochaine" - maintenant c'est un objectif SMART .

Faites une liste d'objectifs qui incluent des chiffres, des pourcentages et des délais. Une bonne agence de marketing externalisée aura les connaissances nécessaires pour vous aider à déterminer où vous en êtes actuellement et quels chiffres sont raisonnables. Ensuite, en utilisant vos objectifs comme guide, l'agence peut proposer des stratégies ciblées pour atteindre ou dépasser ces objectifs.

CONSEIL DE PRO : Les objectifs et le succès peuvent être différents selon votre point de vue. Essayez de penser à quoi ressemble le succès sous plusieurs angles. Nous aimons poser à nos clients les questions suivantes :

• À quoi ressemble le succès pour l'ensemble de l'entreprise ?
• À quoi ressemble le succès pour le marketing ?
• À quoi ressemble le succès pour les ventes ?
• Que doit-il se passer pour que vous disiez : « Je suis si heureux d'avoir engagé PMG pour faire ce travail ! » ?
• Quels sont les obstacles potentiels à l'un de ces succès ?

4. Faites confiance à l'expertise de votre agence marketing

Pourquoi avez-vous embauché une agence de marketing externalisée en premier lieu ? Si vous cherchiez simplement des preneurs d'ordres et des exécuteurs pour mettre en œuvre le travail de base, c'est une chose. Si vous recherchez des partenaires marketing B2B stratégiques et numériques pour créer, réviser, remettre en question et optimiser l'ensemble de votre stratégie marketing, alors c'est une autre histoire.

Votre agence est probablement engagée avec une poignée d'autres entreprises de votre même secteur. Ils ont vu ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Même si vous connaissez votre entreprise mieux que quiconque, considérez que votre agence peut avoir des informations sur les meilleures pratiques marketing et les résultats positifs que vous n'avez pas.

S'ils contestent une idée, un processus ou un résultat, essayez de vous fier à leur expérience afin que vous puissiez réussir ensemble.

Nous recommandons toujours de faire appel à une agence qui peut servir de partenaire commercial stratégique pour vous aider à atteindre vos objectifs.

5. Attendez-vous à un peu de compromis

L'externalisation du marketing présente de nombreux avantages. La gratification instantanée ne figure généralement pas sur la liste.

N'oubliez pas que les spécialistes du marketing essaient d'équilibrer vos commentaires et vos préférences avec les nombreuses meilleures pratiques qui se sont avérées efficaces dans tous les secteurs d'activité. Il y a une courbe d'apprentissage aux deux extrémités de l'équation.

Si le premier effort est moins que brillant, jugez de la capacité de votre agence à intégrer les commentaires. Évaluez-les sur les capacités d'écoute et le suivi.

Le "donner et recevoir" est le meilleur moyen de garantir que votre agence répondra systématiquement à vos attentes et fournira un travail encore meilleur à long terme.

CONSEIL DE PRO : Bien que vous deviez vous attendre à un peu de temps pour l'intégration, n'ayez pas peur de demander à votre agence comment elle travaille dans les coulisses pour générer une valeur immédiate de votre engagement. Votre agence peut accomplir de nombreuses tâches au cours du processus d'intégration pour s'assurer que tout se passe bien et rapidement.

6. Partagez vos découvertes de l'industrie

Votre agence fera ses recherches, oui. L'agence peut déjà avoir des clients liés à l'industrie. Pourtant, ils ne marchent pas dans vos chaussures tous les jours.

La réalité est la suivante : c'est vous qui connaissez le mieux votre entreprise. Attendez-vous donc à être à la fois un commercial et un enseignant pour votre nouvelle agence.

Comment? Partagez vos secrets. Envoyez des liens vers les articles et les rapports que vous aimez. Envoyez des newsletters, des groupes LinkedIn ou des canaux auxquels vous êtes abonné.

Soyez clair sur qui sont vos concurrents commerciaux. Que font-ils que vous aimez ? Transférez tous les exemples d'excellents travaux que vous trouvez.

Lorsque vous êtes secoué par une révélation brillante basée sur la marque, appelez votre équipe marketing. Ils sont probablement réveillés aussi.

CONSEIL DE PRO : lorsque nous travaillons avec de nouveaux clients, nous aimons avoir un aperçu de tout ce qui est important pour leurs clients. Cela inclut de poser des questions sur :

• Les endroits où leurs clients se rendent pour obtenir des informations, des informations et socialiser en ligne
• Quels acronymes, jargon, sténographie ou autre langage utilisent-ils ?
• Comment recherchent-ils et trouvent-ils des produits en ligne ? Et à quelle fréquence ?
• Quels types de contenu préfèrent-ils consommer ? Papiers blanc? Vidéos? Des médias sociaux?
• À quels salons, événements ou médias en ligne participent-ils pour développer leur carrière ou leur entreprise ?

Si vous connaissez les réponses à toutes ces questions, envoyez-les à votre agence. Plus ils disposent d'informations, mieux ils peuvent développer et organiser une stratégie qui convient le mieux à VOTRE entreprise.

7. Appuyez sur différents membres de l'équipe pour examiner le travail de l'agence et collaborer

Une partie de la raison pour laquelle vous embauchez un service marketing externalisé est d'éviter de surcharger votre équipe avec des tâches supplémentaires. En tant que membre de cette équipe, VOUS êtes également sensible à la surcharge, à l'épuisement professionnel, à la vision en tunnel, à la sur-caféination et à d'autres destins horribles liés au travail.

N'ayez pas peur de passer le relais. Chaque membre de votre personnel a des idées uniques. Certains employés peuvent même avoir un talent pour les blogs ou un intérêt actif pour les médias sociaux.

Ce sont d'excellentes opportunités pour commencer à fusionner des stratégies externalisées avec des talents internes.

Et quelque part sur la route, vous constaterez peut-être que vous n'avez pas besoin d'autant d'heures consacrées à votre agence.

CONSEIL DE PRO : Si vous êtes arrivé jusqu'ici, vous envisagez probablement de travailler avec une agence. Ce guide peut vous aider. Découvrez 8 signes que vous êtes prêt à externaliser votre marketing pour encore plus de conseils sur un partenariat marketing bien géré.

8. Communiquez souvent, ouvertement et honnêtement

Parfois, les besoins et les objectifs de votre entreprise changent. Il faut parfois être flexible.

Parfois, vous devez donner votre avis sur un livrable qui n'a pas répondu à vos attentes. D'autres fois, il se peut que vous ne vous entendiez pas avec votre gestionnaire de compte ou votre point de contact.

Avez-vous besoin de plus de rapports ? Avez-vous besoin de moins d'implication dans le processus marketing global ? Avez-vous besoin de vous rencontrer plus fréquemment ?

Travailler avec une agence a énormément d'avantages pour votre entreprise. Mais une relation avec autant d'investissements n'est pas toujours facile. Il est important d'avoir régulièrement des conversations pondérées avec les représentants de votre agence et la direction de votre agence.

Une grande agence vérifiera souvent avec vous votre satisfaction. Mais si ce n'est pas le cas, il est important que vous en parliez afin que tout le monde puisse se réaligner et revenir à la réalisation de vos objectifs commerciaux.

Lire la suite : Comment l'embauche d'une agence de marketing entrant favorise l'alignement à l'échelle de l'entreprise

Les questions à poser à votre agence marketing externalisée

Nous avons travaillé avec beaucoup de clients incroyables au fil des ans. Voici quelques-unes de nos questions préférées auxquelles répondre. Et bien qu'il soit bon de les poser avant de commencer un engagement, votre agence doit être prête à y répondre à n'importe quelle étape de votre relation.

1. 1. Quelle est l'ancienneté de vos clients ? Vous souhaitez travailler avec une agence qui a de solides antécédents de réussite. Si les clients restent plusieurs années, c'est une bonne indication qu'ils sont satisfaits et qu'ils grandissent continuellement avec l'agence.
   
   
2. 2. Quelle est l'ancienneté de vos employés ? Quelle est votre note sur Glassdoor ? Des employés heureux signifient que votre point de contact direct au sein de l'agence est moins susceptible de connaître un roulement, ce qui vous offre un partenariat durable à plus long terme basé sur une croissance et des connaissances cumulatives.
   
   
3. 3. Avez-vous une expérience spécifique et étendue dans mon industrie ou domaine particulier ? C'est formidable que de nombreuses agences aient une vaste expérience dans plusieurs industries. Mais vous obtiendrez probablement le plus de succès en travaillant avec des experts dans votre domaine.
   
   
4. 4. Quelle sera mon équipe ? Quelles sont leurs spécialités et leurs expériences ? Savoir qui s'occupera de votre marketing au jour le jour peut vous aider à comprendre si la relation sera bonne.
   
   
5. 5. Avez-vous déjà réalisé un projet comme celui-ci ? Pouvez-vous partager les résultats ? L'expérience de l'industrie n'est pas le seul facteur important. Si votre entreprise est le pilote de certaines initiatives de marketing, comme une refonte de site Web ou une campagne PPC, vous voudrez peut-être reconsidérer.
   
   
6. 6. Quel est le niveau de partenaire de votre agence HubSpot ? Depuis combien de temps utilisez-vous HubSpot ? Depuis combien de temps êtes-vous partenaire HubSpot ? Si vous utilisez HubSpot, il est important de travailler avec une agence qui possède une vaste expérience de la plateforme.
   
   
7. 7. Qu'est-ce qui vous différencie des autres agences ? Pourquoi devrais-je travailler avec vous plutôt qu'avec un concurrent ? Demandez-vous : qu'est-ce qui est important pour vous en tant qu'entreprise ? Est-ce un accent sur la philanthropie? Est-ce juste des résultats, des résultats et encore des résultats ? Est-ce une équipe avec des personnalités avec lesquelles vous aimez travailler ? Assurez-vous que ce différenciateur clé correspond à votre idée de ce à quoi devrait ressembler une relation d'agence.
   
   
8. 8. Quand puis-je espérer voir les résultats de l'engagement ? Soyez réaliste ici, en tenant compte à la fois des "gains rapides" et des jeux à long terme. Un bon blog, par exemple, peut prendre 60 à 90 jours pour être indexé avec succès par Google. Les résultats, comme toute grande chose, prennent du temps.
   
   
9. 9. Mon entreprise est très spécialisée. Comment une agence peut-elle me fournir une orientation stratégique ? Votre agence doit travailler avec vos experts en la matière, faire des recherches sur votre entreprise et rechercher en permanence des opportunités d'apprendre de vous. Même les meilleures agences s'appuieront davantage sur vous au début, à mesure qu'elles grandiront et en apprendront davantage sur votre entreprise. De plus, une agence hautement qualifiée sera également en mesure de transmettre ses apprentissages et son expérience avec d'autres entreprises pour s'assurer que vous réussissez.
   
   
10. 10. Comment le plan de travail est-il déterminé ? Un partenaire stratégique doit prendre le temps de comprendre vos objectifs commerciaux et d'élaborer un plan à long terme qui les atteindra. Cependant, il y aura aussi des moments où vous devrez réserver du temps pour les bases. Avez-vous besoin de changer un peu les choses pour obtenir des statistiques sur les articles de blog ou les e-mails ? C'est votre dollar, et vos besoins doivent être prioritaires.
    
    
11. 11. À quelle fréquence pouvons-nous vous rencontrer pour obtenir des mises à jour ? Combien de temps faut-il pour avoir de vos nouvelles si nous vous envoyons un e-mail ? Éloignez-vous des agences qui essaient de vous pousser à des réunions trimestrielles. Vous devez avoir un point de contact principal auquel vous pouvez parler à tout moment.
13. Selon le projet, une réunion hebdomadaire peut être nécessaire. Sinon, les enregistrements bimensuels ou mensuels sont standard. En ce qui concerne les e-mails, nous répondons à nos clients en quelques minutes ou quelques heures. Nous nous engageons à un temps de réponse maximum de 24 heures ouvrées.
15. N'ayez pas peur de demander quelles sont les attentes de l'agence que vous interviewez. Il est important d'avoir une idée claire du temps qu'il faudra pour obtenir des réponses.
    
    
16. 12. Que se passe-t-il si nos besoins changent au milieu d'un plan ou d'un projet ? Ça arrive. La flexibilité est la clé du succès en marketing. Votre agence doit être habituée à suivre les changements. Cela ne devrait pas être un problème d'échanger des projets ou des investissements similaires.
18. Si c'est suffisamment à l'avance, vous devrez peut-être vider et repenser l'ensemble de votre stratégie de 90 jours. N'oubliez pas que votre agence est aussi une entreprise. Des changements spectaculaires peuvent avoir un coût si le travail est déjà en cours. Les deux parties doivent être justes et faire fonctionner le pivot.
    
    
19. 13. Que se passe-t-il si nous n'aimons pas ou n'approuvons pas le travail fourni ? Le travail d'agence est généralement accompagné d'un accord de révision - alors assurez-vous de vous renseigner à ce sujet à l'avance. Si cela ne correspond pas à ce qui a été discuté lors de la phase de planification, soyez ouvert à cette conversation afin que les attentes puissent être clairement définies à l'avenir.
    
    
20. 14. Et si nous nous heurtions au directeur de compte de l'agence ? Assurez-vous d'avoir une conversation pondérée avec le propriétaire de l'agence ou son responsable. La beauté d'une relation d'agence est que si les personnalités ne s'accordent pas, un changement de joueurs peut souvent être fait.
    
    
21. 15. Quelle est la portée du travail ? Peut-on commencer par un projet avant de passer à un mandat ? Méfiez-vous des agences qui vous demandent de signer un engagement de 12 mois avant d'aller de l'avant. Il ne doit pas en être ainsi. Bien qu'un acompte mensuel soit généralement le meilleur moyen de tirer le meilleur parti de votre agence à long terme, ne signez qu'un contrat avec lequel vous vous sentez absolument à l'aise.

Consultez cet article de blog pour une liste complète de questions avant d'embaucher une agence d'inbound marketing. Nous avons inclus un téléchargement PDF interactif que vous pouvez également imprimer.

Conseils pour passer d'une agence de marketing à une autre

Cela arrive souvent. Vous travaillez avec une agence mais ensuite, pour une raison ou une autre, ça ne marche pas. Nous avons écrit sur ce sujet de manière exhaustive dans ce guide ici. Si vous passez d'une agence à une autre, voici quelques conseils clés à garder à l'esprit :

1. Sachez qu'il y a d'autres poissons dans la mer. Tout comme une relation personnelle, chaque relation d'affaires ou d'agence est unique et différente de la précédente. Entrez dans votre prochaine relation avec un esprit ouvert. Et surtout, ne supposez pas que votre prochaine relation viendra avec les mêmes forces OU les mêmes lacunes.
   
   
2. Saisissez l'opportunité de croissance. Faites une liste de tout ce qui s'est très bien passé et de tout ce qui s'est mal passé. Il est important d'assumer la responsabilité des choses que vous pourriez faire mieux dans votre prochaine relation. La description des domaines à améliorer aidera votre prochaine agence à comprendre à quoi ressemblera le succès dans votre nouvelle relation.
   
   
3. Obtenez vos canards dans une rangée. Assurez-vous d'avoir accès à tous vos comptes, identifiants et à tout le travail que l'agence précédente a fourni en votre possession. S'il y avait quelque chose de complexe qu'ils géraient et que vous ne comprenez pas tout à fait, assurez-vous d'obtenir les détails par écrit. Ensuite, informez votre nouvelle agence de ce qui était en préparation, afin qu'elle puisse reprendre là où l'autre s'est arrêtée.
   
   

La gestion de votre agence externalisée ne doit pas être difficile. Chez Precision Marketing Group, nous adoptons quatre normes clés : l'excellence, l'intégrité, la flexibilité et le plaisir. C'est vrai. Avec la bonne agence, votre partenariat peut être amusant .

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Vous voulez continuer à en apprendre plus ? Voici un autre guide sur la gestion des agences pour maintenir cet élan.