Le guide facile de la planification d'événements avec des modèles modifiables instantanément

L'organisation d'événements peut être une tâche fastidieuse si vous n'avez pas de plan approprié. Plus l'événement est important, plus vous devrez vous pencher sur les détails lors de sa planification et plus vous devrez relever de défis.

Dans cet article, nous vous expliquerons comment planifier un événement en toute simplicité. Pour vous simplifier la tâche, nous avons également ajouté des modèles. Vous pouvez les modifier immédiatement et lancer votre projet.

Comment planifier un événement

De la phase de pré-planification au jour de l'événement, il y a tellement de choses à organiser et à suivre.

Suivez les étapes de planification d'événement ci-dessous pour économiser votre temps et votre budget lors de l'organisation d'une fonction réussie.

Créer une liste de contrôle de planification d'événement

Une liste de contrôle peut faire une grande différence lorsqu'il s'agit de planifier un événement.

Une liste de contrôle de planification d'événements vous aidera, vous et votre équipe, à garder une trace des choses dont ils doivent s'occuper et à exécuter les choses parfaitement.

Vous trouverez ci-dessous un modèle de liste de contrôle de planification d'événement sous la forme d'une carte mentale. Vous pouvez le personnaliser en fonction de votre événement et inviter votre équipe à y collaborer également en temps réel.

Définir un objectif pour l'événement

Établir l'objectif de votre événement est l'une des toutes premières choses que vous devez faire lors de la planification d'un événement. Les objectifs peuvent être divers; les revenus, l'attention des médias, la collecte de fonds, le nombre de participants, le lancement d'un nouveau produit, etc.

Définissez le but de votre événement ou ce que vous voulez en accomplir. Et assurez-vous que l'objectif que vous vous fixez respecte les critères SMART, c'est-à-dire qu'il est Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel.

Organisez votre équipe

Constituez une équipe compétente qui pourra vous aider à atteindre l'objectif que vous vous êtes fixé et à qui vous pourrez déléguer votre travail sans arrière-pensée.

Un organigramme comme celui ci-dessous peut vous aider à clarifier les rôles et les responsabilités et les relations hiérarchiques entre les membres de l'équipe.

Au fur et à mesure que vous attribuez des responsabilités à chaque membre, il est également important de trouver des moyens de communiquer avec eux (c.-à-d. logiciel de chat, e-mail, etc.) tout au long du processus de planification. Et n'oubliez pas de tenir des réunions régulières du comité pour discuter de l'avancement de la planification et de tout problème.

Créez un calendrier de planification d'événements pour mettre en évidence les tâches individuelles que vous devez accomplir et les délais pertinents. Cela aidera votre équipe à garder une trace des choses.

Établissez votre budget

Avant de commencer à planifier, vous devez tenir compte de votre budget et voir si vos besoins en matière de planification d'événements s'y alignent.

Voici les domaines clés pour lesquels vous devez allouer de l'argent (fixez des coûts réalistes pour chaque élément) lors de l'établissement d'un budget. Certains de ces articles peuvent ne pas avoir de coûts fixes, mais il est important de faire des estimations approximatives afin de décider si vous pouvez réellement vous les permettre.

• Lieu – Cela peut inclure les paiements que vous devez effectuer pour la ou les locations de la salle/des salles, les dépôts de garantie, le stationnement, etc.
• Personnel – Tenez compte du budget que vous devez allouer aux repas, au transport et à l'hébergement du personnel, surtout si l'événement se déroule à l'extérieur de la ville.
• Nourriture et boissons : la nourriture et l'eau sont des éléments essentiels dont vous avez besoin pour l'événement. Considérez plusieurs options de traiteur jusqu'à ce que vous trouviez celui qui correspond à vos besoins et à votre budget.
• Divertissement – ​​Aurez-vous besoin de musiciens, de DJ ou de conférenciers ? Allouez-leur de l'argent ainsi que les frais de transport et de logement associés.
• Décorations - Si vous allez décorer la salle de l'événement ou la scène avec des fleurs, des lumières, etc., vous devez également en estimer le coût.
• Marketing – Cela devrait inclure tout l'argent que vous devrez consacrer à vos efforts pour commercialiser votre événement, que ce soit pour des publicités Facebook ou des affiches et des dépliants.
• A/V - Cela comprend tous les équipements tels que les microphones, les haut-parleurs, le WiFi, les câbles, les projecteurs, etc.

Invitez les membres de l'équipe en charge de différents domaines à compléter le tableau avec les coûts pertinents.

Fixez la date et réservez votre salle

Vous pouvez avoir une date prédéfinie s'il s'agit d'un événement récurrent. Cependant, si cela ne tient qu'à vous, voici quelques points auxquels vous devez faire attention.

• Avez-vous suffisamment de temps pour planifier avant le jour de l'événement?
• Sauter les jours fériés tels que les fêtes religieuses ou légales
• Vérifiez si les horaires des principaux participants sont libres ce jour-là
• Selon le lieu et le type d'événement, tenez compte de la météo
• Et au cas où, choisissez la deuxième meilleure date

Une fois que vous avez choisi une date, commencez à chercher un lieu qui correspond à vos besoins. Ici aussi, vous devez considérer

• S'il est disponible à la date et combien de temps à l'avance vous devez le réserver
• Leurs politiques de paiement, de remboursement et d'annulation
• Si cela correspond au type d'événement que vous planifiez
• Le lieu fournit-il un équipement audiovisuel, une connexion Wi-Fi ?
• Votre disposition des sièges et vos besoins de stationnement

Identifier les partenaires et sponsors

Les organismes communautaires et les entreprises commanditaires peuvent vous aider à réduire les coûts, à trouver plus d'opportunités publicitaires, à élargir votre public et à vous aider à planifier l'événement. Et lorsque vous recherchez des partenaires, vous devez vous assurer que leur vision complète la vôtre.

Commercialisez votre événement

Il existe différentes façons de commercialiser votre événement. Selon la meilleure façon d'atteindre votre public cible, vous pouvez tirer parti du marketing par e-mail, des dépliants, des médias sociaux, de la télévision, de la radio ou des invitations, etc.

Préparez votre matériel marketing en fonction de votre budget. Cela pourrait inclure des logos, des bannières, des affiches, des dépliants, des invitations, des bulletins d'information, etc.

Derniers préparatifs

Votre événement n'est qu'à quelques jours et il y a encore quelques choses que vous devez faire pour éviter tout revers.

• Vérifiez auprès de votre traiteur et confirmez le menu, la présentation des aliments et les détails de service, etc.
• Assurez-vous que le lieu est prêt à être installé à la date et à l'heure pour lesquelles vous l'avez réservé
• Vérifiez tous les autres équipements dont vous avez besoin pour l'événement. N'oubliez pas de les tester pour voir s'ils fonctionnent lorsque vous les configurez enfin.
• Créer un calendrier d'événements pour vous ainsi que votre équipe

• Envoyer des rappels aux participants, présentateurs/conférenciers, sponsors et partenaires

Prêt à planifier votre prochain événement ?

Que vous soyez un planificateur d'événements expérimenté ou un débutant, nous espérons que ces étapes vous aideront à (ré)organiser efficacement votre processus. Préparez les bons outils et la bonne équipe et vous êtes prêt à partir. Assurez-vous d'utiliser nos modèles de planification d'événements lorsque vous planifiez votre prochain événement.

Avez-vous des conseils de planification d'événements à partager avec nous? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.