Comment préparer un plan de contingence de projet réussi ? | #21 Se lancer dans la gestion de projet

Comment préparer un plan d'urgence ? Il est préférable d'adopter une approche étape par étape lors de la pose. De cette façon, en cas de crise, vous pouvez calmement accéder au dossier décrit comme « Plan B ».

Plan de contingence du projet – table des matières :

1. Introduction
2. Quand vaut-il la peine de changer le plan de mise en œuvre du projet ?
3. Plan B : pour les opportunités et les menaces
4. Comment préparer un plan d'urgence ?
5. Résumé

Introduction

Un plan de contingence du projet est créé sur la base d'une analyse des zones à risque. Son but est de minimiser les pertes lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu et également de profiter des opportunités imprévues qui se présentent en cours de route. En d'autres termes, le plan de contingence sert à optimiser la manière de répondre aux risques.

Il peut inclure des idées pour répondre à une urgence ou lorsque des opportunités de croissance inattendues se présentent. Par exemple, il peut inclure des idées pour obtenir un financement supplémentaire si le budget est dépassé ou si un investisseur prometteur émerge. Un plan de contingence peut également indiquer la possibilité de réattribuer les responsabilités au sein de l'équipe en cas d'absence soudaine d'un spécialiste clé ou la possibilité d'embaucher une personne supplémentaire. La préparation d'un plan d'urgence vous permet également de définir les conditions qui définissent la situation du marché dans laquelle l'ensemble du projet doit être arrêté immédiatement. Mais quand doit-on prendre la décision de mettre en œuvre un plan B ? Et comment créer un plan d'urgence pour se préparer aux scénarios les plus probables ?

Quand est-il judicieux de modifier le plan de mise en œuvre du projet ?

Des risques accompagnent la mise en œuvre de tout projet. Elle doit être évaluée au stade de l'initiation puis suivie tout au long de sa durée. Selon le PMBOK, il est plus efficace de réagir de manière proactive aux changements, c'est-à-dire d'ajuster le plan d'action aux conditions avant que les risques n'atteignent un point critique et d'accepter les risques d'un certain niveau et de s'abstenir de les éviter à tout prix.

La mise en œuvre d'un plan d'urgence doit dépendre de plusieurs facteurs. Avant toute chose, la réponse doit être :

• adéquat au niveau de menace - c'est-à-dire que nous n'interrompons pas le projet parce que le chef de projet a un rhume,
• réaliste – c'est-à-dire compte tenu du contexte d'émergence de la menace, par exemple, si le prix de la matière première augmente rapidement à travers le pays, on ne prend pas le temps de chercher un fournisseur moins cher,
• pris consciemment par une personne qui en assumera la responsabilité au préalable, après avoir envisagé différentes options de réponse.

Bien souvent, un plan d'urgence permet de maîtriser rapidement la situation. Avec une manière bien conçue de répondre aux événements inattendus, le projet peut reprendre le chemin normal de la mise en œuvre. Cependant, la mise en œuvre d'un plan d'urgence implique parfois de remodeler des domaines importants du projet.

Plan B : pour les opportunités et les menaces

À quels types de risques faut-il prêter une attention particulière ? Le plan de mise en œuvre d'un projet vaut la peine d'être modifié dans deux cas : lorsqu'il permet d'éviter une catastrophe ou d'obtenir des résultats nettement meilleurs. Changer de plan lorsque les risques augmentent s'accompagne généralement de problèmes tels que :

• retarder la mise en œuvre du projet,
• dépassement de budget,
• problèmes et pannes techniques,
• problèmes d'équipe,
• perte de confiance des parties prenantes.

En revanche, les opportunités incitant à passer au plan B incluent, mais sans s'y limiter :

• nouvelles opportunités technologiques,
• les excédents budgétaires,
• une efficacité du travail de l'équipe plus élevée que prévu,
• une augmentation soudaine de la demande pour les produits ou services visés par le projet.

Comment préparer un plan d'urgence ?

Nous devrions concevoir un plan d'urgence parallèlement au plan de projet que nous avons l'intention de mettre en œuvre. En analysant les jalons nécessaires pour atteindre l'objectif du projet, il est plus facile d'imaginer les possibilités et les risques qui peuvent accompagner des actions spécifiques.

Un bon plan de contingence prend en compte les risques ayant la probabilité d'occurrence la plus élevée. En effet, il est impossible de se préparer à toutes les situations et il est inefficace de créer des plans d'action en cas d'attaque par une civilisation extraterrestre.

Cependant, un chef de projet expérimenté peut anticiper les zones de risque les plus probables. Par exemple, dans un projet de réalisation d'un logiciel pour un client, un risque majeur concernera l'évolution des besoins. Et c'est pour une telle circonstance que nous devrions avoir un plan prêt. Par exemple, il faut supposer à l'avance et écrire dans le contrat des critères d'acceptation bien définis ainsi que des conditions que le produit fini doit respecter, ainsi que des méthodologies agiles adoptées pour ce type de projet.

Bien que chaque projet nécessite un traitement individuel, il convient de garder à l'esprit quelques principes pour préparer un plan d'urgence :

1. Anticipez le risque. Il ne peut être évité, il est donc préférable de l'affronter de front.
2. Préparez un plan d'action détaillé pour les scénarios les plus probables. Un schéma général n'aidera pas en cas de crise.
3. Utilisez la menace comme une opportunité de changement. Peut-être que cela rendra le projet plus réussi que prévu.
4. N'essayez pas de tout expliquer à l'équipe. La plupart des membres de l'équipe n'ont pas de plan pour l'ensemble du projet dans leur tête, de sorte qu'ils peuvent même ne pas être au courant de sa mise en œuvre. Dites-leur uniquement ce qui est directement lié à leur travail.
5. Aidez l'équipe à traverser le changement. Si les changements concernent la façon dont le projet est mis en œuvre ou la façon dont l'équipe travaille ensemble, faites particulièrement attention à ce que tout le monde soit familier avec la nouvelle façon de faire les choses.

Résumé

Un plan d'urgence est un moyen de gérer de manière proactive les risques d'un projet. Il vous permet de réduire les pertes dues aux urgences, telles que les retards de livraison ou la perte d'un client. Cela vous permet également de profiter des opportunités à venir qui offrent la possibilité d'atteindre plus rapidement ou mieux l'objectif du projet.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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