Comment éviter les chevauchements et les doubles emplois

Le travail d'équipe crée certainement un travail de rêve - mais pas lorsque les tâches se chevauchent ou se dupliquent sans résultat positif. La duplication des efforts ou le chevauchement des travaux est le pire ennemi d'un chef de projet ou d'un chef de projet car ils ne sont pas dirigés vers le bon objectif. La duplication du travail conduit souvent à l'épuisement des ressources.

Découvrons quand la duplication fonctionne réellement et si ce n'est pas le cas, comment l'éviter.

Qu'est-ce que la duplication des efforts ?

Avant de plonger dans la duplication du travail, explorons ce que signifie la duplication des efforts. En termes simples, la duplication des efforts se produit lorsque deux personnes ou plus font le même effort pour accomplir une tâche similaire. La duplication des efforts signifie-t-elle moins de productivité ? La clé ici est le résultat. Si le résultat reste inchangé, malgré les efforts dupliqués, il serait alors improductif. Cependant, lorsque vous êtes en mesure de produire un résultat différent grâce à la duplication des efforts, cela peut être productif.

Par exemple, considérons un scénario dans une usine de fabrication de jouets. Un ouvrier d'une chaîne de production prend une heure pour emballer 25 boîtes de voitures miniatures. Ajoutez un autre travailleur à la même ligne. Maintenant, vous avez deux ouvriers, chacun emballant 25 boîtes de voitures miniatures par heure. Cela donne un résultat de 50 petites voitures par heure. Dans ce cas, le résultat double en raison de la duplication des efforts ; augmentant ainsi la productivité.

Imaginez que le service marketing de la même usine mène des recherches sur l'introduction d'un nouveau jouet pour cibler les ventes saisonnières. L'équipe produit de cette société peut s'efforcer de faire de même, sans savoir que la division marketing effectue également la même tâche. Au bout du compte, le chef de l'exploitation se retrouve avec deux rapports sur la même tâche. Ici, la duplication des efforts a conduit au même résultat. Il peut y avoir des idées différentes sur les deux rapports, mais si les deux équipes avaient collaboré dès le début, elles auraient pu identifier les similitudes dans leurs efforts et répartir le travail entre elles pour produire un rapport plus perspicace.

Comme vous pouvez le voir, il n'y a qu'une ligne fine entre la duplication des efforts et du travail. Bien que la duplication du travail ne soit pas toujours mauvaise, lorsqu'elle est mal gérée, elle peut entraîner une perte de temps et de ressources pour une organisation.

Comment éviter les chevauchements et les doubles emplois ?

Maintenant, vous vous demandez, 'comment puis-je surmonter la duplication du travail ?'

La première étape consiste à analyser soigneusement le résultat de chaque effort dupliqué, afin de déterminer son impact sur la productivité globale. Si le travail en double oblige les membres de l'équipe à être moins productifs, vous devez prendre des mesures pour vous assurer qu'il n'y a pas de chevauchement de travail. Ceci est plus facile à surveiller parmi les équipes individuelles où il y a un responsable ou un responsable pour superviser le travail de chaque membre de l'équipe.

Dans la plupart des cas, la duplication du travail se produit dans des équipes interfonctionnelles lorsqu'il n'y a pas de canal de communication approprié entre elles. Ci-dessous sont quelques-unes des étapes que vous pouvez suivre pour éviter la duplication du travail.

Communiquez régulièrement

En d'autres termes, parlez, communiquez et engagez-vous ! La communication est la première étape pour éviter la duplication du travail.

La duplication du travail se produit en raison du manque de communication entre les équipes interfonctionnelles. Dans notre exemple précédent, s'il y avait une bonne ligne de communication entre les équipes marketing et produit, elles auraient pu collaborer et faire des recherches ensemble. Par conséquent, il est important de s'assurer qu'il existe un canal de communication approprié entre et au sein des équipes.

Vous pouvez utiliser des méthodes formelles traditionnelles telles que des réunions quotidiennes de planification du travail ; ou des e-mails ou des applications telles que Slack, Google Chat ou Microsoft Teams pour faciliter une communication transparente entre les membres de l'équipe.

Dans les grandes organisations, il peut ne pas être pratique d'avoir des réunions régulières ; mais les chefs d'équipe peuvent se reconnaître mutuellement au sujet des projets dans lesquels ils sont engagés.

Des canaux de communication efficaces sont devenus plus importants que jamais. Cela est dû à la tendance croissante des entreprises à recourir à des structures de travail à distance. Dans ce contexte, une communication constante est nécessaire pour préserver la transparence du travail, tout en construisant des relations d'équipe.

Suivre et mesurer les progrès

Il est important de garder une trace des tâches attribuées à chaque équipe et de mesurer les progrès. Collaborez avec les membres de votre équipe et ayez un plan d'action pour lister toutes les tâches à accomplir. Effectuez cet exercice lorsque vous démarrez un nouveau projet ou effectuez des tâches quotidiennes. Discutez avec chaque équipe pour fixer des délais réalistes pour accomplir ces livrables.

Les affectations peuvent ensuite être suivies sur un tableau Kanban selon l'ordre de priorité. Cette pratique aide à déterminer la quantité de travail qui a été accomplie, ce qui doit être accompli et où se trouvent les bloqueurs.

Cela vous permettra également de comprendre clairement où l'attention du chef d'équipe est requise et quelles mesures doivent être prises pour éliminer les bloqueurs.

Creately est un espace de travail visuel en ligne qui permet de visualiser les flux de travail pendant la planification du projet afin que les doublons de travail puissent être identifiés à un stade précoce et évités. Cartographiez le flux de travail du projet sur un diagramme de couloir pour allouer des tâches et des ressources à chaque équipe. Visualiser l'intégralité de votre projet sur un seul canevas peut vous éviter d'avoir à parcourir plusieurs applications pour le suivi du projet. Creately permet de déterminer facilement qui fait quoi, éliminant ainsi le risque de chevauchement des tâches.

Soyez transparent et rendez votre travail accessible

Lorsque vous terminez un projet, laissez un héritage du travail que vous avez fait. Rendez votre travail accessible à tous les membres concernés de l'équipe de l'entreprise.

Assurez-vous qu'il existe une base de données qui facilite l'accès transparent aux efforts de recherche et de projet antérieurs. Cela aidera les collègues qui tentent de futurs projets à rassembler des connaissances sur le travail terminé, éliminant ainsi la possibilité de duplication de travail.

Cela les éclairera également sur les résultats d'un plan d'action potentiel et éclairera ce qui devrait être fait différemment.

Creately peut servir de hub central pour centraliser tout le contenu, les tâches et les communications du projet, du brainstorming et de la planification à l'exécution. Il fournit des cadres personnalisables pour la cartographie mentale, la cartographie d'affinité, la planification de sprint, les chronologies de projet, la cartographie de flux de travail, etc. Les capacités de collaboration de Creately, notamment la visioconférence intégrée à l'application, le suivi de la souris et les commentaires, permettent aux utilisateurs de travailler ensemble et de partager des informations de manière transparente.

La deuxième fois n'est "pas toujours" le charme

La duplication du travail n'est pas toujours mauvaise. Cependant, lorsqu'elle n'est pas dirigée vers un résultat approprié, la duplication du travail peut prendre du temps et être carrément fastidieuse.

Soyez intelligent dans la façon dont vous faites votre travail. Dans l'environnement commercial d'aujourd'hui, vous ne pouvez plus travailler en silos. N'hésitez pas à vous engager avec vos collègues et à avoir une ligne de communication constante avec eux. Soyez ouvert au partage des connaissances les uns avec les autres et concentrez-vous sur la réalisation d'objectifs collectifs. Une communication et une collaboration efficaces garantiront que chacun dans l'entreprise effectue un travail significatif dans un cheminement collectif vers le succès.