Comment réduire les frais généraux en 2023 ?

Un environnement économique changeant, la hausse des prix des matières premières et de l’énergie et les attentes croissantes des différents types de parties prenantes (clients, collaborateurs, partenaires, etc.) ne sont que quelques-uns des défis auxquels seront confrontées les petites et grandes entreprises en 2023. Dans une telle situation , les entreprises opérant dans divers secteurs s'efforcent de réduire leurs frais généraux, c'est-à-dire ceux liés aux opérations quotidiennes – la tâche d'optimisation des dépenses devient pour elles beaucoup plus importante qu'auparavant.

Ci-dessous, nous expliquons en détail quelles catégories de dépenses sont couvertes par le terme susmentionné, ainsi que les moyens les plus efficaces de réduire les frais généraux, qui valent sans aucun doute la peine d'être pris en compte dans la réalité économique actuelle.

Que sont les frais généraux d’une entreprise ?

Les frais généraux (également appelés dépenses indirectes ou d'exploitation) font référence aux dépenses courantes qu'une entreprise engage dans le cadre de ses opérations quotidiennes, mais qui ne sont pas directement liées à la production d'un produit spécifique ou à la fourniture d'un service spécifique. Ce sont donc les dépenses que l’entreprise doit couvrir quel que soit le niveau de production ou de ventes. Ils comprennent principalement :

• loyers ou paiements de location (location ou location de bureaux, d'entrepôts ou d'autres installations),
• services publics (dépenses d'électricité, d'eau, de gaz et autres services publics nécessaires aux opérations commerciales),
• les salaires et avantages du personnel administratif (versés aux salariés exerçant des fonctions RH ou financières),
• Assurance (à la fois obligatoire et volontaire),
• fournitures et équipements de bureau (dépenses pour le matériel de bureau, les ordinateurs, les imprimantes, les scanners et autres équipements nécessaires aux opérations quotidiennes),
• taxes et licences (par exemple, taxe foncière)
• la dépréciation (la diminution progressive de la valeur des actifs au fil du temps, qui est prise en compte dans les états financiers),
• entretien et réparation (créances liées à la réparation d'équipements, de machines et d'appareils),
• frais juridiques et comptables.

4 façons de réduire les frais généraux

Une gestion efficace des frais généraux est cruciale pour maintenir la rentabilité d’une entreprise, surtout en période de conditions économiques moins stables. C’est pour cette raison que les entreprises recherchent des moyens de réduire ces dépenses, mais sans avoir d’impact négatif sur leurs opérations ou sur la qualité des produits et services. Les meilleurs d’entre eux, qui pourraient donner les résultats escomptés en 2023, sont présentés ci-dessous.

1. Négocier les arrangements avec les fournisseurs

La première façon de réduire les frais généraux consiste à négocier des accords avec vos fournisseurs existants (par exemple, services de comptabilité, matériel, services juridiques, etc.), ce qui peut prendre du temps et des efforts, mais a le potentiel de générer des économies importantes pour votre entreprise. Lorsque vous décidez de le faire, définissez les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre lors des négociations (par exemple, des prix plus bas, des délais de paiement plus longs ou des réductions pour les achats groupés) et ce que vous pouvez offrir en retour. Recherchez également des fournisseurs moins chers en comparant les offres disponibles sur le marché (en termes de prix, de qualité, de conditions de paiement et de livraison, ainsi que d'historique de coopération). Les offres que vous trouvez peuvent être un argument pour inciter les fournisseurs existants à baisser leurs prix pour vous garder.

2. Externaliser les processus sélectionnés

L'externalisation implique l'externalisation de certaines tâches ou processus à des sociétés externes spécialisées dans ces domaines (comme la comptabilité, le service client, le marketing, le recrutement, l'informatique ou la fabrication). Cela peut contribuer à réduire les frais généraux en éliminant le besoin d’embaucher et de former du personnel interne, ainsi que d’acheter et d’entretenir des équipements ou des infrastructures. Si vous souhaitez utiliser cette méthode, vous devez commencer par identifier les processus ou les tâches de votre entreprise qui peuvent être externalisées, c'est-à-dire celles qui impliquent des dépenses importantes ou nécessitent des connaissances spécialisées.


3. Réaliser un audit financier

Une autre façon de réduire les dépenses consiste à faire effectuer un audit financier par une personne spécialisée dans ce domaine. Bien que ce processus soit généralement utilisé pour exprimer une opinion sur l’exactitude des états financiers, il peut également être un outil pour comprendre les sources de revenus et de dépenses. Ainsi, cela vous permettra également d’évaluer si tous les frais généraux sont nécessaires et raisonnables. Dans l'étape suivante, il sera possible de rechercher des domaines d'amélioration – non seulement en les réduisant, mais aussi en augmentant la rentabilité de l'entreprise par d'autres moyens.

4. Utilisez un seul outil complet

Au lieu de payer, généralement sous la forme d’un abonnement à plusieurs outils, recherchez une alternative offrant toutes (ou la plupart) des fonctionnalités dont votre entreprise a besoin. L'une de ces solutions est Firmbee, un système puissant de gestion de projets et d'équipes. En plus de décomposer les tâches du projet et de leur affecter des utilisateurs spécifiques, vous pouvez également réaliser le processus de recrutement (système ATS), constituer vos bases de données de contacts (CRM), gérer votre calendrier et votre liste de choses à faire, contrôler l'inventaire, préparer des devis pour clients, émettre des factures et suivre les recettes et les dépenses. Découvrez les possibilités de Firmbee avec la version gratuite !

Frais généraux – résumé

Réduire les frais généraux, contrairement aux apparences, ne signifie pas nécessairement des réductions qui affectent négativement le fonctionnement d’une entreprise ou d’une organisation – un terme plus approprié dans ce contexte est sans doute « optimisation nécessaire des dépenses ». Après tout, l’objectif de toute entreprise est de trouver des moyens d’économiser de l’argent tout en maintenant ou en améliorant la qualité des produits ou des services. La première étape pour y parvenir est sans aucun doute une analyse approfondie des revenus et des dépenses, qui permettra d’identifier les domaines dans lesquels des économies devraient ou peuvent être recherchées. Cela peut être suivi en déterminant laquelle des voies (y compris celles mentionnées ci-dessus) l'entreprise décide – en fonction de ses besoins et de ses capacités.

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Auteur : Piotr Pawlowski

Product Owner avec plus de 15 ans d'expérience dans le marketing Internet au sens large. Sans le moindre problème, il peut gérer un projet et tout est au même endroit. Passionné de Growth Hacking, ses domaines d’intérêt incluent la gestion de projet, le développement des affaires et le marketing de contenu. Il est également un passionné des ressources humaines.

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