Comment définir la portée d'un projet

Dernière mise à jour le 31 octobre 2019

Aussi heureux que vous soyez pour l'entreprise, il y a quelque chose qui peut transformer rapidement de bonnes affaires en un gâchis aigre. Cela peut vous amener à vous préparer à des modifications constantes, à une mauvaise communication, à la déception et à des attentes non satisfaites. Alors, comment éviter tous ces maux de tête ? Définir la portée d'un projet est le seul moyen de définir des attentes appropriées concernant les livrables et de maintenir une bonne relation avec votre client. Faites-le et votre client et votre futur moi vous remercieront. Des questions? Oui? J'ai eu un sentiment. Eh bien, allons-y.

Comment définir la portée d'un projet ?

Une portée de projet doit être définie avant de commencer tout travail ou d'accepter un paiement (sauf si la portée du projet est l'un des livrables). Il doit servir de guide à ce que le client doit s'attendre à obtenir de votre accord et à un délai dans lequel il doit s'attendre à ce qu'il vienne, ainsi qu'à un prix estimé.

Que devrait contenir le périmètre du projet ?

Bonne question. La portée de votre projet doit inclure plusieurs éléments. Il doit décrire le but du projet; cela donne pour objectif de mesurer le succès du projet. Vous devriez demander à votre client quel problème il essaie de résoudre. N'oubliez pas que vous ne vendez pas un produit. Vous vendez une solution. Alors, comment vos services vont-ils résoudre un point douloureux qu'ils ont ?

La portée de votre projet doit également décrire ce qui sera nécessaire pour atteindre l'objectif de votre client. Auront-ils besoin d'un site Web? S'ils en ont un, quelle amélioration apporterez-vous et quelles méthodes utiliserez-vous pour accomplir la tâche ?

Mais j'en ai déjà parlé dans une réunion.

Avoir une réunion pour définir une portée de projet est essentiel, mais cela ne remplace pas une portée de projet écrite. En documentant les exigences du projet, vous vous engagez sur les exigences nécessaires à la réalisation du projet. Il est trop facile d'oublier des points importants abordés lors d'une réunion. Avec une portée de projet écrite, vous et le client pouvez regarder en arrière et voir pourquoi quelque chose a été fait. Une portée de projet peut également être utilisée comme feuille de route pour définir les attentes appropriées.

Logique. Alors, dites-m'en plus sur ce qui se passe dans le champ d'application.

Volontier. Vous devez avoir une bonne compréhension de la façon dont le projet est lié à la stratégie de l'entreprise. Connaître la stratégie globale vous aidera à optimiser votre travail pour qu'il corresponde le mieux à leurs efforts actuels. Cela peut également vous aider à donner un aperçu de l'efficacité de leur choix et à corriger le cours s'il ne correspond pas le mieux à ce qu'ils essaient d'accomplir.

Merci. Je commence à comprendre pourquoi c'est important, alors qu'en est-il du coût ?

Le coût peut être un sujet délicat pour les deux parties, mais il est également important de définir des attentes appropriées. La portée doit inclure une liste des services que vous rendrez ainsi que leur coût associé. Si vous facturez un tarif forfaitaire, il doit inclure une description détaillée de ce qui sera inclus. Si vous facturez à l'heure, il doit indiquer votre taux horaire ainsi que les heures estimées ou le temps qu'il faudra pour terminer le projet.

Et si je ne sais pas combien facturer ?

En posant les questions précédentes, vous devriez avoir une bonne idée de la durée approximative du projet. Si vous n'incluez pas de prix, vous ne fixez pas d'attente de coût et ne laissez pas cela au client. Lorsque vient le temps de payer la facture, votre manque de communication sur le prix de travail peut entraîner des conflits entre vous et vos clients (ce qui peut entraîner des difficultés à se faire payer).

Et si je laisse quelque chose de côté ?

Ah, c'est une crainte légitime. Tout en parlant de ce qui est dans le champ d'application, vous devriez également parler de ce qui est hors champ. Parler délibérément de ce qui est hors de portée peut aider à gérer les attentes. Parfois, un client peut penser que quelque chose est inclus alors que vous n'offrez pas ce service ou ne le facturez pas plus cher. Si un client souhaite poursuivre quelque chose qui sort du cadre convenu, un champ d'application distinct doit être établi en complément de votre projet actuel.

C'est un soulagement, j'étais inquiet pour cette partie !

Comme nous tous.

Alors, que se passe-t-il si je suis incapable d'accomplir une tâche à cause de quelque chose dont j'ai besoin de la part du client ?

Votre portée n'est pas seulement pour vous. C'est aussi pour le client. Ce dont vous aurez besoin du client, que ce soit une copie, des images ou autre chose, doit être inclus dans la portée. Vous devez également inclure un délai raisonnable dans lequel le client doit vous fournir les articles dont vous avez besoin et quelles mesures seront prises s'il ne vous les fournit pas. Vous devriez également obtenir les coordonnées de la personne qui se chargera de vous procurer ce dont vous avez besoin afin de ne pas avoir à demander à qui vous adresser.

Heureux d'avoir demandé. Une fois que j'ai mon périmètre de travail, qu'est-ce que j'en fais ?

Vous pouvez ensuite utiliser votre cahier des charges pour créer un contrat. L'étendue de vos travaux doit être incluse dans votre contrat. Il doit être signé par vous et le client afin que vous compreniez clairement vos rôles et vos engagements dans le projet.

Donc, maintenant que j'ai ça, j'ai enfin fini, n'est-ce pas ?

Pas assez.

Ah, allez !

Écoutez-moi juste. Après avoir présenté les livrables à votre client, comment savez-vous que le projet est terminé ? Qu'est-ce qui vous empêche d'être pris dans une série constante de modifications et d'être finalement payé le montant que vous avez mis sur papier ? Un accord final.

Qu'est-ce que c'est?

Un accord final est un document que vous présentez à votre client lors de la remise du projet. Cela permet au client d'examiner le projet et de le comparer à la portée des travaux sur laquelle vous vous êtes tous les deux entendus. Si le client est satisfait de votre travail, il peut signer, vous renvoyer l'accord et vous pouvez percevoir ce chèque de paie. Cependant, si le client décide que quelque chose n'a pas été accompli conformément à votre accord, il peut soumettre tous les changements qu'il considère nécessaires pour rendre le projet complet. Une fois que vous avez récupéré cela, vous pouvez corriger les modifications, terminer le projet, percevoir votre chèque de paie et passer au travail suivant. Brisez le cycle d'édition sans fin.

Wow, c'est du génie.

Merci. Cette idée a été provoquée par de nombreuses erreurs.

Alors, maintenant que je sais quoi et comment faire un cahier des charges, que dois-je faire ?

Sortez et obtenez des emplois! Et n'oubliez pas ce qu'il faut inclure. Voici une liste si vous en avez besoin :

• Quel est le but du projet ?
• Quel est le but qu'ils aimeraient atteindre ?
• Comment votre solution aidera-t-elle leur problème ?
• Quelle est leur stratégie actuelle ?
• Combien coûtera le projet ?
• Qu'est-ce qui est hors champ ?
• Qui supervise l'obtention de ce dont vous avez besoin pour accomplir le projet ?
• Avez-vous établi un contrat et l'avez-vous signé?
• Et n'oubliez pas l'accord final.

Merci beaucoup! Pouvez-vous m'aider à vendre le travail aussi ?

Auteur : Taj R.