Comment envoyer une facture ? Outils utiles

Chaque pigiste, propriétaire de petite entreprise ou entrepreneur émet des factures chaque mois. Ils sont nécessaires pour recevoir le paiement des travaux effectués ou des marchandises livrées. Mais le simple fait de délivrer un tel document ne garantit pas la réception du paiement. Pour le succès complet, il est nécessaire de le livrer à l'entrepreneur. À partir de cet article, vous apprendrez 3 façons d'envoyer une facture et quels outils sont particulièrement utiles dans ce processus.

Comment envoyer une facture – table des matières :

1. Comment envoyer une facture papier ?
2. Comment préparer une facture sous forme électronique ?
3. Comment créer et envoyer un fichier PDF avec une facture ?
4. Comment une application de facturation peut vous aider ?

Comment envoyer une facture papier ?

Bien qu'Internet se soit définitivement installé dans nos foyers et nos bureaux, la très grande majorité des factures sont envoyées par courrier traditionnel. Selon le rapport E-Invoicing / E-Billing. Numérisation et automatisation jusqu'à 90 % des factures sont envoyées aux destinataires sous forme papier.

Malheureusement, cela a ses inconvénients. L'un d'eux est le temps qu'il faut pour livrer la lettre à l'adresse indiquée. Lors de l'expédition, vous devez en tenir compte tout au long du processus menant au paiement. Vous devez vous rappeler que de nombreuses personnes peuvent être jointes à des documents papier. Ils s'attendront à ce que vous leur fournissiez des factures uniquement sous cette forme. Certes, vous pourrez peut-être convaincre certains de facturer par voie électronique, mais dans d'autres cas, vous devrez vous adapter aux souhaits de vos clients.

La plupart des outils dont vous avez besoin pour envoyer une facture papier sont disponibles dans n'importe quel bureau. Vous aurez besoin d' un ordinateur avec une imprimante, un logiciel de bureau et des enveloppes. Bien que vous puissiez rédiger une facture à la main sous une forme spécialement préparée, il est beaucoup plus facile de travailler sur des documents électroniques.

Avec un traitement de texte ou un tableur, vous pouvez préparer un document contenant tous les éléments nécessaires. Ensuite, vous devez l'imprimer, le mettre dans une enveloppe, l'adresser et l'envoyer. Les traitements de texte les plus populaires vous permettent d'imprimer sur des enveloppes, vous n'avez donc pas à vous soucier d'écrire l'adresse à la main. Il ne vous reste plus qu'à acheter un timbre-poste et à envoyer la lettre à l'entrepreneur.

Comment préparer une facture sous forme électronique ?

Une alternative aux documents papier est la facture électronique. Vous n'avez pas besoin de logiciel spécial pour le créer, car celui que vous utilisez tous les jours - un simple tableur ou un traitement de texte - suffira. Comme pour un document envoyé par courrier traditionnel, vous devez d'abord créer une facture, sauf qu'au lieu d'imprimer, vous devez enregistrer le fichier ainsi créé.

Évitez les formats comme DOC ou XLS , car bien qu'ils soient courants et faciles à ouvrir, ils présentent un inconvénient majeur : un document préparé de cette manière peut être facilement modifié. Certes, vous avez la possibilité de sécuriser l'édition d'un tel fichier par un mot de passe, mais mieux vaut utiliser une solution éprouvée : les fichiers PDF. En envoyant un tel document, vous êtes sûr que personne n'interférera avec son contenu.

Comment créer et envoyer un fichier PDF avec une facture ?

Vous pouvez opter pour l'un des convertisseurs disponibles sur le Web, comme Adobe Acrobat, par exemple, pour créer un fichier PDF. Sélectionnez simplement une facture préalablement enregistrée dans un fichier DOC, et le programme effectuera automatiquement la conversion en PDF. Selon les paramètres de votre ordinateur et les options disponibles dans votre traitement de texte/tableur, vous pouvez également déjà sélectionner l'option d' enregistrement du fichier au format PDF à partir du programme.

Ajoutez le document ainsi préparé en pièce jointe dans un e-mail. C'est une bonne idée de commencer à créer un message à un client avec cette étape. Cela garantira que vous n'envoyez pas d'e-mail sans pièce jointe. Dans le titre du message, vous pouvez inclure le nom du projet auquel la facture s'applique. Le contenu de l'e-mail doit être court et précis, mais n'oubliez pas de garder un ton poli. Vous pouvez les remercier pour leur coopération passée, les encourager à utiliser les services proposés à l'avenir et, dans le cas d'une facture partielle, indiquer à quelle étape des travaux elle se rapporte.

Comment une application de facturation peut vous aider ?

C'est un outil qui facilite considérablement l'envoi des factures car il vous offre la plus large gamme d'options. Si vous travaillez avec des entreprises qui exigent des documents papier, il vous suffit d'émettre, d'imprimer et d'envoyer la facture par courrier postal selon les souhaits du client. L'avantage pour vous est qu'une telle application est livrée avec des modèles de facture prêts à l'emploi, vous pouvez donc être sûr qu'ils seront conformes aux réglementations de votre pays.

Vous n'avez pas non plus à vous soucier des taux de TVA ou de l'exactitude des calculs et des résumés. Sélectionnez simplement le taux de taxe approprié, entrez la valeur nette des biens/services et le programme calculera la valeur de l'article lui-même avec la taxe.

Avec l'application de facturation gratuite, vous pouvez facilement envoyer des factures électroniques directement aux boîtes e-mail des entrepreneurs qui acceptent cette forme de communication. Un tel document est enregistré immédiatement au format PDF, vous n'aurez donc aucun problème à convertir un tel fichier dans un format qui garantira l'intégrité des données. Vous pouvez envoyer une facture ainsi préparée en quelques clics. Vous n'avez pas besoin de vous connecter à votre e-mail - vous pouvez tout faire depuis l'application. Vous pouvez saisir l'objet du message, compléter son contenu ou utiliser un modèle préparé, ce qui vous fait gagner du temps et raccourcit considérablement votre travail.

Surtout, il ne vous arrivera plus jamais d'envoyer un e-mail sans pièce jointe, car en cliquant sur le bouton "envoyer", la facture que vous avez émise est automatiquement jointe au message. Comme pour les e-mails standard, vous pouvez sélectionner le destinataire du message, ajouter d'autres destinataires et même envoyer une copie masquée. C'est pratique lorsqu'il s'agit de grandes entreprises car vous pouvez envoyer la facture à la fois à la personne avec qui vous travaillez sur un projet et directement au service comptable.

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Auteur : Andy Nichols

Un résolveur de problèmes avec 5 degrés différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d'entreprise. Lors de la recherche d'employés et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.

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