Un guide étape par étape pour définir des KPI pour les membres de l'équipe

Une organisation sans indicateurs de performance clés (KPI) est comme un voyage sans carte. Lorsque votre voyage n'a pas de carte, vous n'avez aucun moyen de déterminer le chemin parcouru depuis le début. Vous continuez à conduire vers une destination sans aucune connaissance de ce qui se trouve sur votre chemin. Dans une organisation, disposer d'indicateurs de performance clés clairs liés aux objectifs ultimes de votre entreprise permet de déterminer les progrès que vous avez réalisés dans un délai défini. Cela aide à comprendre les contributions des membres de l'équipe et ce qui doit être amélioré.

Qu'est-ce qu'un KPI ?

Les indicateurs de performance clés (KPI) vous permettent d'obtenir des mesures quantifiables au fil du temps pour atteindre un but (ou un objectif) spécifique. Les KPI poussent les équipes à atteindre les objectifs, fournissent des mesures pour mesurer la progression des objectifs et, en fin de compte, offrent des informations précieuses pour prendre des décisions éclairées sur la gestion des opérations ou les processus métier. Le processus KPI aide chaque aspect d'une entreprise - qu'il s'agisse des finances, des ressources humaines, du service client ou du marketing - à être efficace et efficient dans l'accomplissement de ses responsabilités.

KPI et performance des employés

La performance des employés est au cœur du succès organisationnel. Le succès ou l'échec du parcours d'une organisation dépend de la motivation de ses employés à atteindre ses jalons. Afin d'atteindre les objectifs organisationnels, nous devons d'abord fixer des objectifs au niveau individuel et de l'équipe afin qu'ils puissent être liés à celui de l'entreprise.

Les employés sont le plus grand atout d'une entreprise. Ils doivent être encouragés, responsabilisés et évalués en vue d'atteindre les objectifs commerciaux. Il est essentiel de prêter attention aux comportements positifs et négatifs d'un employé, de discuter et de donner son avis pour créer un environnement propice à son apprentissage et à son amélioration. Cela les alignera également pour travailler vers les objectifs de l'équipe et de l'organisation.

Comment mesurez-vous les performances ? Quelles données quantifiables pouvez-vous présenter comme preuve du travail acharné de votre équipe ? Tous les membres de l'équipe travaillent-ils sur les bons objectifs ? Et leur travail contribue-t-il à atteindre les objectifs ultimes de l'entreprise ?

C'est là que les KPI entrent en scène. Les KPI sont une forme d'objectifs quantifiables qui vous aident à suivre la progression de vos objectifs commerciaux. Ils vous aideront à comprendre comment la performance des membres de votre équipe y contribue. De plus, les KPI vous aideront également à identifier les lacunes dans les connaissances et vous permettront de mettre en œuvre des plans de formation qualitatifs en conséquence.

Pourquoi les KPI sont-ils importants ?

Comme mentionné ci-dessus, les KPI sont essentiels pour identifier les contributions des membres de votre équipe aux objectifs commerciaux globaux. Voici quelques raisons notables pour lesquelles vous devriez mettre en œuvre un processus KPI dans votre organisation.

Pour vous assurer que vos équipes sont responsables et alignées sur les objectifs. Ceci est particulièrement important lors du suivi de l'avancement d'un projet particulier. Un processus KPI clairement défini garantit que les membres de l'équipe reconnaissent leurs responsabilités et font des efforts collectifs pour les remplir.

Pour suivre le score de santé de l'entreprise. Les indicateurs de performance clés fournissent sans aucun doute des informations précieuses sur les opérations d'une organisation. Bien qu'ils offrent une compréhension complète des performances financières courantes, ils mettent également en lumière les facteurs de risque potentiels tels que les pénuries de capitaux, les nouveaux concurrents ou les lacunes dans les connaissances.

Pour suivre les progrès dans le temps. Les KPI vous permettent de fixer des objectifs au début de l'exercice et d'utiliser des rapports mensuels ou trimestriels pour mesurer les progrès réalisés en suivant des critères clés tels que le chiffre d'affaires, le coût par transaction, le taux de satisfaction client, etc. Étant donné que les KPI sont alignés sur les objectifs organisationnels, cela aidera également à suivre les progrès vers les objectifs et les stratégies à long terme d'une entreprise.

Apporter des améliorations quand et où cela est nécessaire. Une fois les résultats des KPI analysés, ils vous permettent de vous concentrer sur les domaines de l'entreprise qui doivent être améliorés et si des ajustements doivent être apportés à la ligne de conduite actuelle. Cela vous évitera de prendre de mauvaises décisions et de prédire les scénarios futurs. Étant donné que les KPI sont mesurables, vous pouvez influencer directement les facteurs qui déterminent leurs résultats et prendre des mesures préventives pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.

Processus KPI

Étape 01 - Déterminer comment les KPI seront utilisés

La première étape de la définition des KPI consiste à comprendre comment ces indicateurs de performance seront utilisés pour suivre les progrès. Avant de définir des KPI pour les équipes, rassemblez les membres et discutez des critères à utiliser pour déterminer leurs KPI et de leur impact sur leurs performances.

Les KPI sont simplement une forme de communication, et comme tout cadre de communication, les KPI doivent également être clairement compris par les personnes auxquelles ils sont affectés afin qu'ils puissent être mis en œuvre. Assurez-vous que les membres de votre équipe maîtrisent les données et disposent des connaissances, des outils et des compétences nécessaires pour prendre les bonnes décisions en fonction des données avec lesquelles ils travaillent.

Étape 02 - Lier les KPI aux objectifs organisationnels

Les entreprises commettent souvent l'erreur d'adopter des KPI vagues qui ne reflètent pas leurs processus métier et ne voient donc aucun impact substantiel. Vos KPI doivent être liés aux objectifs organisationnels afin que vous sachiez que l'entreprise est sur la bonne voie. Par exemple, les entreprises peuvent définir leurs stratégies de développement sous l'angle de la finance, des processus commerciaux internes, de l'apprentissage et de la croissance et de la clientèle. Par conséquent, les KPI que vous définissez également doivent appartenir à ces catégories.

Par exemple, la société ABC peut se fixer comme objectif, sous l'aspect de l'apprentissage et de la croissance, de fournir une formation en compétences non techniques à ses employés dans le cadre d'un budget de 6 millions. Ici, le responsable des ressources humaines et son équipe seraient les principaux gardiens de la réalisation de cet objectif. Par conséquent, pour s'aligner sur cet objectif, ils pourraient avoir un KPI pour organiser six ateliers de formation aux compétences non techniques par trimestre (24 ateliers par an) tout en maintenant leurs dépenses dans le cadre du budget établi.

Un autre aspect clé du processus KPI est de s'assurer que votre équipe comprend les objectifs ultimes de l'organisation et le plan d'action à suivre pour les atteindre. Cela permettra à votre personnel de s'acquitter de ses responsabilités.

Étape 03 – Vos KPI sont-ils SMART ?

Utilisez la formule SMART pour déterminer l'efficacité de vos KPI.

Spécifique - Le KPI que vous définissez doit être axé sur un aspect spécifique de votre entreprise qui peut être mesurable et déterminer pourquoi il est important.

M esurable - Comme mentionné ci-dessus, il doit être mesurable et étalonné par rapport à une norme définie.

Réalisable – Le KPI doit être livrable.

Pertinent – ​​Il doit être pertinent pour un processus opérationnel au sein de l'entreprise tout en étant lié aux objectifs stratégiques de l'organisation.

Limité dans le temps – Le KPI doit être réalisable dans un laps de temps défini.

Étape 04 - Auditer les KPI si nécessaire et apporter des modifications

Les entreprises diversifient ou modifient leurs processus existants en fonction des conditions du marché. Lorsque cela se produit, vous devrez peut-être réviser les KPI précédemment définis et établir de nouveaux indicateurs qui s'aligneront sur les nouveaux objectifs. Par conséquent, il est important d'auditer les KPI chaque année et d'apporter des modifications si nécessaire - vous êtes donc certain que les KPI sont alignés sur les directives modifiées de l'entreprise. Utilisez le modèle ci-dessous pour auditer vos KPI.

Laissez les KPI vous guider vers le succès

Les indicateurs de performance clés contribuent de manière significative à conduire une entreprise à atteindre ses objectifs. Dans l'environnement commercial concurrentiel et complexe d'aujourd'hui, il devient de plus en plus important d'avoir des objectifs commerciaux définis et un plan d'action clair sur la façon de les atteindre. En tant que tels, les KPI peuvent être votre guide pour déterminer la direction de votre voyage et vos progrès.