Comment créer une fondation d'entreprise

Dans le secteur des entreprises, 2023 est une année de licenciements massifs, de resserrement de la ceinture et d'un sentiment d'imprévisibilité. Cette réalité a particulièrement touché les équipes d'impact social. Alors que de nombreux chefs d'entreprise changent de priorités, la responsabilité sociale des entreprises passe trop souvent au second plan.

S'ils ne l'avaient pas compris auparavant, les professionnels de la RSE ont maintenant une profonde compréhension de l'importance de pérenniser leur travail. Bien que la nature des dons d'entreprise signifie que certains aspects de la philanthropie d'entreprise dépendront toujours des bénéfices de l'entreprise, il existe des mesures que les équipes de RSE peuvent prendre pour isoler le travail d'impact social de la volatilité du marché qui peut saper leurs efforts.

La création d'une fondation pour verser des subventions aux entreprises est un moyen pour les équipes de RSE d'isoler la mission d'impact social d'une entreprise de l'imprévisibilité naturelle du monde de l'entreprise. Mais créer une fondation prend du temps (et pas mal de paperasserie). Ce n'est pas la bonne chose pour toutes les entreprises. Cependant, chaque entreprise qui a un programme de RSE devrait réfléchir à la manière dont une fondation d'entreprise pourrait s'inscrire dans sa mission. Même si vous n'êtes pas prêt à lancer une fondation pour le moment, il vaut la peine de se demander si une fondation d'entreprise devrait faire partie de vos plans à long terme.

Qu'est-ce qu'une fondation d'entreprise ?

Une fondation d'entreprise est une entité juridique distincte de la société. Il s'agit d'un organisme de bienfaisance privé à but non lucratif et exonéré d'impôt 501(c)(3), par opposition à un organisme de bienfaisance public. Gérées et soutenues financièrement par la société, les activités de la fondation s'alignent sur les initiatives philanthropiques et de responsabilité sociale de l'entreprise et contribuent à leur réalisation.

Le statut d'exonération fiscale d'une fondation d'entreprise l'oblige à distribuer un certain pourcentage de fonds au moins annuellement. Les fondations accordent généralement des subventions et des bourses d'entreprise, correspondent aux dons des employés et aux congés bénévoles, fournissent des biens et des services et / ou offrent des secours en cas de catastrophe.

Par exemple, la Firehouse Subs Foundation fournit des équipements de sauvetage, une éducation à la sécurité publique et des bourses d'études, ainsi que des secours en cas de catastrophe, en faisant don de plus de 73 millions de dollars à ce jour.

Une fondation d'entreprise renforce votre action RSE

Créer une fondation d'entreprise ne consiste pas à s'éloigner du travail d'impact social que vous faites déjà. Il s'agit d'approfondir cet engagement et de construire une infrastructure plus formelle qui soutiendra votre investissement communautaire et vos efforts ESG à long terme.

Consolidez votre mission pour l'avenir

L'un des aspects délicats des dons d'entreprise sans fondation est que la mission d'impact social d'une entreprise a le potentiel de changer avec les vents de l'entreprise. À certains égards, cela donne de l'agilité. Mais cette agilité a un prix.

L'impact social se produit à un rythme très différent de celui des autres programmes d'entreprise. Il ne fonctionne pas sur la même période que les déclarations trimestrielles. Pour faire une différence significative, les programmes de RSE nécessitent un engagement soutenu à long terme. Si une entreprise se tourne continuellement vers de nouvelles causes en fonction des tendances du marché, elle aura probablement du mal à avoir un impact réel.

De plus, il n'y a aucun moyen de savoir ce que l'avenir nous réserve. Si un nouveau PDG intervient qui ne valorise pas la responsabilité sociale de l'entreprise, l'équipe RSE interne pourrait voir ses ressources se tarir.

En tant qu'entité distincte avec sa propre direction, une fondation peut solidifier une mission d'impact social à long terme. De cette façon, lorsque les priorités de l'entreprise changent ou que le leadership change, les programmes d'impact social restent intacts. Et la fondation peut toujours être agile, mais plutôt que de répondre aux fluctuations du marché, elle peut être plus réactive aux besoins de la communauté.

Conseil : Que vous formiez ou non une fondation, faites un effort pour articuler clairement quelle est votre mission d'impact social maintenant et comment elle devrait changer et/ou rester la même au cours des cinq, dix et cinquante prochaines années.

Créer une équipe axée sur la philanthropie d'abord

Une fondation d'entreprise a sa propre direction et son propre personnel. Ces professionnels ne sont pas des salariés de l'entreprise, ce sont des salariés de la fondation, ce qui signifie que leur objectif peut être purement philanthropique.

La liberté de la sphère de l'entreprise permet au personnel de la fondation d'établir des priorités autour des besoins de la communauté et de prioriser la durabilité et la longévité. Plutôt que de suivre les directives d'un PDG, les dirigeants de la fondation sont en conversation avec eux, mais ils prennent leurs propres décisions. Ils se concentrent sur la santé et le bien-être de la fondation et n'ont pas à tenir compte de l'entreprise.

Une équipe RSE interne peut se concentrer sur le fait de redonner à la communauté, mais elle sera toujours redevable au leadership de l'entreprise et à ses mesures de réussite. Cette dualité peut paralyser la capacité d'une équipe RSE à être efficace. Cela peut les forcer à adopter des cadres qui ne correspondent pas au travail à impact social et les décourager d'expérimenter et d'innover.

Astuce : Ne considérez pas le personnel de la fondation par rapport à l'équipe RSE comme une question « soit-ou ». Le personnel d'une fondation aura toujours besoin de soutien à l'intérieur pour rester en contact avec les employés et en conversation avec la direction. Pensez à une structure qui tire parti des deux.

Renforcer les relations avec les associations

Lorsque vous créez une fondation, vous ne vous contentez pas d'isoler vos programmes RSE internes de la volatilité du marché, vous contribuez également à isoler vos partenaires à but non lucratif. Cette cohérence va un long chemin pour eux.

La création d'une fondation montre aux organisations à but non lucratif que vous êtes là pour le long terme. Vous ne cherchez pas à donner de l'argent à une cause et ensuite passer à autre chose. Investir dans une fondation montre un engagement envers votre mission difficile à reproduire. Les associations à but non lucratif prennent note.

La nature même d'une fondation d'entreprise assure la stabilité. Pour les dirigeants et les membres du personnel de la fondation, la longévité et la stabilité sont un objectif central. En fait, leurs emplois en dépendent. Ils prennent donc des décisions stratégiques qui garantissent la stabilité de la fondation à long terme. Cela pourrait signifier qu'ils conservent une réserve de fonds pour faire face aux programmes si ces entreprises retirent leur soutien pendant les années de vaches maigres. Ou faire un plan de financement qui couvre cinq à dix ans plutôt qu'un an à la fois. Cette planification à long terme aide les organisations à but non lucratif à savoir ce qui s'en vient et à planifier en conséquence.

Conseil : considérez les partenaires à but non lucratif avec lesquels vous travaillez comme des partenaires stratégiques qui peuvent vous aider à remplir votre mission d'impact social, que vous créiez ou non une fondation.

8 étapes pour créer une fondation d'entreprise

La création d'une fondation d'entreprise nécessite certaines des mêmes décisions stratégiques et détails administratifs que le lancement d'une entreprise.

1. Choisir la direction

Nommer un conseil composé de dirigeants et d'employés représentant différents domaines fonctionnels, niveaux de l'organigramme et groupes d'affinité. Il est essentiel d'avoir une gamme de perspectives diverses.

2. Boucle chez les employés

Élaborez un plan pour obtenir le soutien des employés pour les activités de la fondation. En tant que membres du conseil d'administration, les employés et les dirigeants dirigent ensemble les décisions et l'orientation de la fondation, mais seulement après avoir sollicité des idées et des commentaires du personnel de l'entreprise. La mission de la fondation doit être alignée sur les intérêts et les passions des employés. Encouragez le soutien des employés avec des programmes de dons jumelés.

3. Définissez votre mission

La mission de votre fondation est non seulement alignée sur la mission de votre entreprise, mais également sur ses valeurs, son orientation stratégique et sa stratégie RSE. La mission de la fondation lui sert d'étoile polaire, gardant les dirigeants et le personnel de la fondation concentrés sur les bonnes activités à poursuivre. La mission est également importante pour l'IRS, car il accorde votre statut d'exonération fiscale en fonction de l'objectif caritatif exprimé par la fondation.

La mission de la fondation guide les décisions du conseil d'administration et du personnel concernant :

• Quels projets soutenir
• A qui tu vas servir
• Comment allez-vous les servir ? Bourses d'études, subventions ou bénévolat axé sur les compétences
• Où vous les servirez - localement, nationalement ou mondialement
  

4. Faites équipe pour la conformité

Engagez un conseiller professionnel et/ou une équipe juridique pour vous aider à créer la fondation et à la maintenir en conformité avec les lois fédérales et étatiques. Assurez-vous que les équipes juridiques et financières de votre entreprise sont impliquées dès le départ.

5. Occupez-vous de la paperasse

Soumettez les documents, y compris les statuts constitutifs, pour établir la fondation en tant qu'entité juridique auprès de l'État. Assurez-vous de déposer une demande d'exonération fiscale auprès de l'IRS. Prévoyez au moins six mois pour l'approbation (lettre de détermination de l'IRS). Vous pouvez vérifier le temps d'attente actuel de l'IRS ici. Vous voudrez également élaborer des règlements et une politique sur les conflits d'intérêts pour guider vos pratiques internes.

6. Consolidez votre stratégie

Identifiez les objectifs pour l'année à venir et au-delà. Définissez et mettez en place des processus pour suivre les mesures de réussite afin de savoir dans quelle mesure vous avez atteint ces objectifs. Créez des lignes directrices et des politiques qui s'alignent sur votre mission, telles que :

• Directives de gestion et de distribution des actifs
• Déclaration de politique d'investissement
• Lignes directrices pour l'octroi de subventions
• Politique de bourses
• Politique d'acceptation des cadeaux

7. Sélectionnez la bonne technologie

Sélectionnez et mettez en œuvre une technologie, telle qu'un système de gestion des subventions, pour vous aider à concevoir et à gérer les processus de demande de subvention et d'examen des demandes. Assurez-vous de choisir des solutions qui fonctionnent pour votre programme à court terme tout en vous offrant le soutien dont vous avez besoin pour grandir et évoluer au fil du temps.

8. Atelier ton pitch

Affinez votre argumentaire éclair pour les employés, les partenaires/fournisseurs de l'industrie et les autres groupes dont vous recherchez le soutien et la participation. Soyez clair et concis sur l'impact social que vous envisagez d'avoir et sur la manière dont vous allez le faire.

Construisez une fondation parallèlement à vos efforts en matière de RSE

Si vous déterminez qu'une fondation d'entreprise a du sens pour votre entreprise, cela ne signifie pas que vous devez abandonner vos efforts en matière de RSE et relancer une fois la fondation en place. En fait, vous devez maintenir vos programmes de RSE en cours d'exécution pendant la création de la fondation, puis décider quels programmes relèvent de la fondation et lesquels doivent rester sous l'égide de l'entreprise.

Par exemple, un programme de subventions communautaires serait probablement hébergé dans une fondation. Mais un programme de bénévolat des employés peut toujours avoir du sens en tant qu'initiative interne. Peu importe comment vous les structurez, vous voulez que tous ces programmes restent connectés.

Si les étapes de création d'une fondation d'entreprise semblent écrasantes, commencez simplement comme nous l'avons fait chez Submittable avec un programme de subventions d'entreprise, puis développez à partir de là. Au fur et à mesure de votre croissance, continuez à réfléchir à la façon dont vous construisez la bonne infrastructure pour soutenir l'avenir de vos programmes de RSE.