Comment démarrer un e-mail de manière professionnelle [+Modèles]
Publié: 2023-04-25Les e-mails sont notre principal mode de communication aujourd'hui, et commencer un e-mail est un aspect essentiel de la communication professionnelle et personnelle. Que ce soit pour le travail, l'école ou à des fins personnelles, nous avons tous besoin de savoir comment démarrer correctement un e-mail .
Que vous communiquiez avec un partenaire commercial, un prospect ou un collègue, la façon dont vous commencez un e-mail donne le ton pour le reste de votre message. En fait, une introduction par e-mail bien rédigée peut faire la différence entre une conversation réussie ou non.
Dans cet article, nous allons explorer pourquoi les intros par e-mail sont importantes et vous proposer 19 façons différentes de démarrer un e-mail que vous pouvez utiliser dans diverses circonstances. De plus, nous vous fournirons des conseils sur la façon d'écrire les meilleures lignes d'ouverture d'e-mail.
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Pourquoi les introductions par e-mail sont-elles importantes ?
Comme mentionné ci-dessus, une introduction par e-mail donne le ton à l'ensemble de votre message. C'est votre première impression sur le destinataire et cela peut affecter la façon dont il vous perçoit ainsi que votre message. Une ligne d'ouverture bien écrite peut capter l'attention du lecteur, le faire se sentir valorisé et préparer le terrain pour une conversation réussie.
En revanche, une ouverture d'e-mail mal rédigée ou inappropriée peut rebuter le destinataire ou lui faire ignorer votre message. Cela peut également avoir un impact sur le succès de l'intention de votre e-mail, qu'il s'agisse de réaliser une vente, d'établir une connexion professionnelle ou simplement de maintenir une relation saine.
Les lignes d'ouverture des e-mails doivent être engageantes, amicales et pertinentes pour le destinataire. Une excellente introduction par e-mail aide à établir des relations, donne le ton à la conversation et encourage le destinataire à continuer à lire.
Différentes façons de démarrer un e-mail selon les circonstances
Ce n'est un secret pour personne que le courrier électronique est un mode de communication rapide et pratique. Il vous permet de converser avec des gens partout dans le monde. Mais, lorsqu'il s'agit de commencer un e-mail, de nombreuses personnes ont du mal à trouver les bons mots.
Explorons comment démarrer un e-mail, selon les circonstances.
E-mail formel/officiel
Un e-mail formel ou officiel est généralement utilisé dans un cadre professionnel, tel qu'une candidature à un emploi ou une demande commerciale. Si vous écrivez un e-mail formel, il est essentiel d'utiliser un ton professionnel.
Commencez par une salutation formelle, telle que "Cher M./Mme/Dr. [Nom de famille] » ou « À qui de droit ». Évitez d'utiliser un langage ou des abréviations trop simples et assurez-vous que votre grammaire et votre ponctuation sont correctes.
E-mails informels
Un e-mail informel est généralement utilisé dans un cadre personnel, comme envoyer un e-mail à un ami ou à un membre de la famille. En tant que tel, il permet un ton plus détendu. Vous pouvez commencer par une salutation amicale, telle que "Salut [Prénom]" ou "Salut [Prénom]". Mais attention à ne pas être trop désinvolte, car vous souhaitez tout de même maintenir un niveau de professionnalisme.
Courriels froids
Un e-mail froid est envoyé à quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré ou avec qui vous n'avez jamais communiqué auparavant. Commencer un e-mail froid peut être difficile, car vous devez faire une bonne première impression.
Vous pouvez commencer un e-mail froid en vous présentant et en expliquant pourquoi vous nous contactez. Envisagez d'utiliser une ligne d'objet qui attire l'attention du destinataire, telle que "Question rapide" ou "Introduction".
Assurez-vous de personnaliser l'e-mail autant que possible et évitez d'utiliser un langage générique. Assurez-vous également de rechercher des exemples de lignes d'ouverture d'e-mails à froid pour le marketing et les ventes et de choisir les meilleures pour augmenter vos taux de réponse.
E-mails de suivi
Un e-mail de suivi est envoyé après un e-mail ou une conversation précédente. Vous pouvez utiliser un e-mail de suivi dans diverses situations, telles que des entretiens d'embauche ou des argumentaires de vente. Mais existe-t-il de bons moyens de démarrer un suivi par e-mail, demandez-vous ?
C'est une bonne idée de commencer un e-mail de suivi en faisant référence à votre communication précédente et en rappelant le contexte au destinataire. Utilisez un ton amical et professionnel et soyez clair sur ce que vous suivez.
Courriels de remerciement
Un e-mail de remerciement est envoyé pour exprimer sa gratitude après une réunion ou une conversation. Il est utilisé dans diverses situations, comme après un entretien d'embauche ou une rencontre avec un client.
Commencez un e-mail de remerciement en exprimant votre gratitude et en remerciant le destinataire pour son temps. Soyez précis sur ce pour quoi vous les remerciez et utilisez un ton amical et reconnaissant.
Lire aussi : Message de remerciement LinkedIn
Courriels d'excuses
Un e-mail d'excuse est envoyé pour s'excuser d'une erreur ou d'un malentendu. Il est généralement utilisé dans un cadre professionnel, comme sur le lieu de travail ou dans un contexte commercial. Commencez par reconnaître l'erreur et en assumer la responsabilité. Utilisez un ton sincère et empathique et expliquez clairement pourquoi vous vous excusez.
Ainsi, comme vous pouvez le voir, il existe de nombreuses façons différentes de démarrer un e-mail, selon les circonstances. Que vous rédigiez un e-mail formel ou un e-mail informel, il est important de bien choisir votre ouverture, en fonction de la situation et de la relation que vous entretenez avec le destinataire.
Comment démarrer un e-mail [19 exemples]
Maintenant que vous connaissez l'importance des introductions par e-mail et comment modifier l'ouverture de votre e-mail en fonction des circonstances, examinons quelques exemples pratiques d'ouverture d'e-mails pour vous inspirer. Vous voudrez peut-être utiliser ces exemples d'e-mails comme modèles d'e-mails pour rédiger des e-mails axés sur les résultats.
1. E-mail formel
Objet : [Nom], Concernant [Sujet]
Bonjour [nom],
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris concernant [Sujet].
2. Courriel informel
Objet : [Sujet]
Bonjour [nom],
Je espère que vous allez bien! Je voulais juste parler de [Sujet].
3. E-mail froid
Objet : Présentation
Cher [nom],
Je m'appelle [Votre nom] et moi [Votre poste ou votre entreprise]. Je suis tombé sur votre [site Web, profil LinkedIn, etc.] et j'ai pensé que nous pourrions éventuellement [raison de vous contacter].
4. E-mail de suivi
Objet : Suivi de [sujet]
Bonjour [nom],
Je voulais faire suite à notre précédente conversation concernant [Sujet]. Je me demandais s'il y avait des mises à jour ou si vous aviez d'autres questions.
5. E-mail de réseautage
Objet : Connexions mutuelles
Cher [nom],
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. J'ai remarqué que nous avions une connexion mutuelle via [Nom de la connexion], et je voulais tendre la main et me présenter.
6. Courriel de demande d'emploi
Objet : [Poste] Candidature
Cher responsable de recrutement,
Je vous écris pour exprimer mon intérêt pour le poste [Poste] chez [Société]. Ci-joint mon curriculum vitae pour votre considération.
7. Courriel de remerciement
Objet : Merci
Bonjour [nom],
Merci beaucoup pour [raison de les remercier]. J'apprécie vraiment votre [soutien, votre temps, vos efforts, etc.].
8. Courriel d'excuses
Objet : Excuses pour [erreur]
Cher [nom],
Je voulais tendre la main et m'excuser pour [erreur]. Je comprends cela [conséquences d'une erreur] et j'assume l'entière responsabilité de mes actes.
9. Demander un e-mail
Objet : Demande de [Sujet]
Bonjour [nom],
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour demander [sujet ou faveur].
10. E-mail de vente
Objet : [Offre] pour [Produit/Service]
Bonjour [nom],
Je voulais vous contacter et vous présenter [Produit/Service]. [Offre ou remise] est disponible pour une durée limitée.
11. E-mail de rappel
Objet : Rappel concernant [Sujet]
Bonjour [nom],
Je voulais juste envoyer un rappel à propos de [Sujet].
12. E-mail d'introduction
Objet : Présentation
Cher [nom],
Je voulais tendre la main et me présenter. Je m'appelle [Votre nom] et moi [Votre poste ou votre entreprise].
13. E-mail de commentaires
Objet : Demande de commentaires
Bonjour [nom],
Je vous écris pour demander des commentaires sur [Projet/Tâche]. J'apprécie votre opinion et apprécierais toute contribution que vous pourriez avoir.
14. E-mail collaboratif
Objet : Opportunité de collaboration
Bonjour [Nom],
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je suis tombé sur votre [travail, profil, etc.] et j'ai pensé que nous pourrions collaborer sur [Projet/Idée].
15. E-mail de félicitations
Objet : Félicitations pour [réussite]
Cher [nom],
Félicitations pour [Réussite] ! [Message de félicitations supplémentaire ou offre d'assistance].
16. E-mail d'annonce
Objet : Annonce
Bonjour [nom],
Je voulais vous contacter et vous informer de [Annonce]. [Détails supplémentaires ou appel à l'action].
17. E-mail d'enquête
Objet : Demande d'enquête
Cher [nom],
Je sollicite votre participation à une enquête sur [Sujet]. Votre feedback a de la valeur pour nous.
18. Courriel d'invitation
Objet : Invitation
Bonjour [nom],
Je voulais étendre une invitation à [Événement/Réunion]. [Détails supplémentaires ou demande de RSVP].
19. Courriel de mise à jour des nouvelles
Objet : Mise à jour de l'actualité
Cher [nom],
Je voulais tendre la main et fournir une mise à jour sur [Sujet]. [Détails supplémentaires ou appel à l'action].
Alors, voilà, 19 exemples d'introductions par e-mail ! Vous pouvez utiliser ces exemples comme inspiration ou modèles pour écrire des lignes d'ouverture d'e-mail efficaces.
Comment écrire les meilleures lignes d'ouverture d'e-mail
Que ce soit pour des raisons professionnelles ou personnelles, votre ligne d'ouverture par e-mail peut avoir un impact significatif sur la réponse que vous recevez. Rédiger les meilleures lignes d'ouverture de courrier électronique est une compétence que vous pouvez apprendre avec la pratique.
Examinons de plus près comment vous pouvez maîtriser l'art d'écrire des lignes d'ouverture d'e-mails efficaces :
Gardez-le court et doux
En ce qui concerne les lignes d'ouverture d'e-mails, moins c'est souvent plus. Une ligne d'ouverture courte et douce est plus susceptible de capter l'attention du lecteur qu'une longue et verbeuse. En tant que tel, il est bon de limiter votre ligne d'ouverture à une ou deux phrases maximum. De plus, assurez-vous qu'il est facile à lire et à comprendre.
Personnalisez l'ouverture de votre e-mail
Saviez-vous que la personnalisation de votre ligne d'ouverture d'e-mail peut faire toute la différence ? Adressez-vous au destinataire par son nom et essayez d'utiliser un ton qui correspond à votre relation avec lui. Si vous écrivez à un ami, vous pouvez être plus informel que si vous écrivez à un employeur potentiel.
Allez droit au but
Évitez de tourner autour du pot avec votre ligne d'ouverture de courrier électronique. Allez droit au but et dites au lecteur pourquoi vous écrivez. Si vous demandez des informations, dites-le. Si vous offrez de l'aide, faites-le savoir. Plus votre message est clair, plus vous avez de chances d'obtenir une réponse.
Utiliser un crochet
Un crochet est une expression ou une phrase accrocheuse qui attire l'attention du lecteur et l'encourage à continuer à lire. Il peut s'agir d'une question, d'une déclaration ou d'un appel à l'action. L'utilisation d'un crochet dans la ligne d'ouverture de votre e-mail peut être un moyen efficace d'engager le lecteur et de l'encourager à répondre.
Sois professionnel
Bien qu'il soit important d'être personnel et de s'engager dans votre ligne d'ouverture de courrier électronique, il est également essentiel de conserver un ton professionnel. Évitez d'utiliser de l'argot ou un langage informel qui pourrait être inapproprié dans un contexte professionnel. Utilisez une grammaire et une orthographe correctes et respectez le temps du destinataire.
Utilisez l'humour (le cas échéant)
Beaucoup de gens se demandent comment démarrer un e-mail professionnel avec un peu de plaisir. L'humour a votre dos! Oui, l'humour est un excellent moyen de briser la glace et de se connecter avec le lecteur de manière amusante. Cependant, il est essentiel d'utiliser l'humour de manière appropriée et d'éviter tout ce qui pourrait être offensant ou inapproprié. Si vous n'êtes pas sûr que votre blague ou votre jeu de mots soit approprié, il est préférable de pécher par excès de prudence et de l'ignorer.
Sois créatif
Enfin, n'hésitez pas à faire preuve de créativité dans vos premières lignes d'e-mails. Sortez des sentiers battus et créez quelque chose d'unique et mémorable. Une ligne d'ouverture de courrier électronique créative peut faire une impression durable et augmenter les chances d'obtenir une réponse.
En suivant ces conseils, vous serez sur la bonne voie pour écrire des lignes d'ouverture d'e-mails qui seront remarquées et qui obtiendront des résultats.
Lisez aussi : Meilleurs exemples de campagnes de goutte à goutte par e-mail
Ce que vous devriez éviter pour commencer votre e-mail
Bien qu'il y ait beaucoup de choses que vous pouvez faire pour faire une bonne première impression avec les premières lignes d'e-mails, il y a aussi certaines choses que vous devriez éviter. Vous trouverez ci-dessous certaines choses que vous devriez éviter pour commencer votre e-mail du bon pied.
Évitez d'être trop décontracté
Bien qu'il soit important d'être amical et accessible dans vos e-mails, vous devez éviter d'être trop désinvolte. Commencer votre e-mail par "Hey" ou "What's up ? » peut sembler non professionnel ou même irrespectueux, surtout si vous écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas très bien.
Évitez d'utiliser toutes les majuscules
L'utilisation de toutes les majuscules dans l'ouverture de votre e-mail peut être perçue comme des cris ou de l'agressivité. Au lieu de cela, utilisez les majuscules et la ponctuation appropriées pour transmettre votre message de manière claire et professionnelle.
Évitez l'argot ou les abréviations
L'argot et les abréviations peuvent prêter à confusion et tout le monde ne peut pas les comprendre. Si vous écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas bien, il est préférable d'éviter d'utiliser une langue qui ne soit pas universellement comprise. Cela inclut les acronymes, les raccourcis et même les emojis.
Évitez de faire des suppositions
Lorsque vous commencez un e-mail avec des suppositions, cela peut rendre le destinataire mal à l'aise ou même sur la défensive. Par exemple, commencer un e-mail par « Je suppose que vous n'êtes pas intéressé » peut être rebutant et peut décourager le destinataire de répondre.
Évitez d'être trop formel
Bien qu'il soit important de conserver un ton professionnel dans vos e-mails, être trop formel peut être tout aussi rebutant qu'être trop décontracté. Évitez d'utiliser un langage trop formel ou des phrases inutilement complexes qui peuvent être difficiles à comprendre.
Évitez d'être trop bavard
Commencer votre e-mail par une phrase longue et décousue peut rendre difficile la compréhension de votre message par le destinataire. Gardez votre phrase d'ouverture courte et directe, en vous assurant qu'elle transmet clairement le but de votre e-mail.
Évitez d'être négatif
Lorsque vous commencez votre e-mail avec un ton négatif, cela peut mettre le destinataire sur la défensive et le rendre moins susceptible de répondre. Assurez-vous donc d'éviter de commencer votre e-mail par des plaintes ou des critiques et concentrez-vous plutôt sur un langage positif et constructif.
Commencer votre e-mail du bon pied est essentiel pour une communication efficace. En suivant ces directives, vous pouvez vous assurer que votre ouverture de courrier électronique est professionnelle, accessible et efficace pour transmettre votre message.
Conclusion
Commencer un e-mail peut être difficile, surtout si vous n'êtes pas sûr de la meilleure façon de commencer. Heureusement, avec ces conseils sur la façon de démarrer un e-mail, vous avez le choix entre plusieurs options en fonction du ton et de l'objectif de votre message.
D'une déclaration directe à une salutation amicale ou même une ouverture humoristique, il existe de nombreuses façons d'attirer l'attention du lecteur et de faire une première impression positive. De plus, les modèles proposent des exemples pratiques que vous pouvez personnaliser en fonction de votre situation unique.
N'oubliez pas que la ligne d'ouverture est un aspect crucial de la rédaction d'e-mails, alors prenez le temps de créer une ouverture professionnelle, engageante et adaptée à votre public. De plus, utiliser les médias sociaux pour rédiger des lignes d'ouverture d'e-mails est également une bonne idée. Par exemple, vous trouverez de nombreux articles LinkedIn perspicaces qui partagent de précieux conseils sur la rédaction d'introductions par e-mail. En utilisant ces conseils, vous serez sur la bonne voie pour rédiger des e-mails efficaces et percutants.