Comment démarrer un ERG : ce que nous avons appris en le faisant et ce que les RH doivent savoir

Créer un groupe de ressources pour les employés (GRE) est aussi gratifiant que complexe, surtout lorsqu'on part de zéro. Vous ne seriez pas le seul à vous sentir intimidé par le voyage, mais honnêtement, démarrer un ERG n'est pas aussi difficile qu'il y paraît. Bien que cela nécessite une planification et une organisation impliquées du côté des ressources humaines, les GRE sont par nature dirigés et gérés par les employés. Tout ce que vous avez à faire en tant que professionnel des RH est de jeter les bases, d’établir des processus pour assurer le bon fonctionnement et d’offrir un soutien organisationnel.

Nous avons été à votre place et nous avons été aux prises avec la complexité des GRE. Il s'agit d'un compte rendu de première main sur la façon de démarrer un ERG : une feuille de route pratique tirée de nos expériences concrètes dès le début de la création des ERG de Submittable.

Les GRE sont des communautés au sein d’une entreprise, créées par et pour des employés partageant des parcours, des intérêts ou des expériences communs. Ces groupes permettent aux individus de se connecter avec les autres et de partager librement leurs points de vue dans un espace sécurisé dédié. Les GRE amplifient également la voix des employés issus de groupes sous-représentés, leur donnant ainsi l’occasion de plaider en faveur d’une prise de conscience et d’un changement au niveau organisationnel.

Si vous souhaitez introduire les GRE dans votre équipe, vous n'êtes pas seul. Environ 90 % des entreprises Fortune 500 ont des GRE dans leur culture organisationnelle, mais les organisations de toutes tailles peuvent bénéficier de ce type d'espaces.

Nous avons pensé prendre du recul et réfléchir au parcours de Submittable dans la mise en œuvre et la gestion des ERG. Nos GRE sont des groupes dirigés par les employés et axés sur eux qui fonctionnent comme des micro-communautés au sein de notre espace de travail plus vaste. Sur la base de notre expérience, nous avons identifié quelques étapes que vous pouvez suivre pour démarrer un programme ERG efficace :

1. Mesurer l’intérêt des employés
2. Sécuriser l’adhésion des dirigeants
3. Définir la finalité de votre ERG
4. Permettez aux collaborateurs de rejoindre vos ERG
5. Établir des leaders ERG
6. Créer des espaces de discussion sécurisés
7. Fournir un soutien continu

Condition préalable : les GRE doivent être dirigés par les salariés

La clé pour créer des GRE efficaces réside dans le nom : vos employés. Les GRE réussissent mieux lorsque les employés sont capables de participer de manière authentique, dans un environnement basé sur la confiance et l’appartenance. À cette fin, vous devez donner à vos employés les moyens de diriger et de gérer eux-mêmes ces groupes, avec une surveillance minimale de l’entreprise.

La qualité la plus importante de tout GRE est sa capacité à favoriser la communauté, permettant aux gens de se présenter comme eux-mêmes et d'exprimer leurs succès ou leurs défis dans un espace réunissant des personnes partageant les mêmes idées. Afin de bâtir cette communauté, laissez vos employés prendre les rênes.

Les dirigeants et les participants des ERG de Submittable peuvent décider à quoi ressemble leur espace. Les employés sont plus susceptibles d'exprimer leurs opinions, de participer aux discussions et de s'engager activement dans des initiatives de transformation lorsqu'ils ont plus de propriété et d'action au sein du groupe. Plus important encore, en adoptant une approche locale, les GRE gérés par les employés restent à l'écoute des besoins de leurs membres et alignés sur les véritables problèmes auxquels sont confrontées leurs communautés.

1. Mesurer l’intérêt des employés

Les employés ne participeront pas à un groupe qui ne les sert pas authentiquement . La création de GRE ne doit pas être une initiative descendante dans laquelle l’entreprise décide quels groupes soutenir. Et vous ne devriez pas simplement créer des ERG pour compléter un élément de votre liste de contrôle DEI, sinon vous courez le risque de perpétuer le symbolisme.

Commencez par évaluer l’intérêt des employés à fonder un programme ERG. Demandez quels sujets seraient les plus pertinents pour eux. Vous pouvez également vous appuyer sur les données démographiques des employés comme référence pour déterminer quelles données démographiques cibles peuvent avoir suffisamment d'employés intéressés à participer.

Nous vous recommandons de mener une enquête auprès des employés à l'échelle de l'entreprise ou d'inscrire les GRE à l'ordre du jour lors d'une réunion à tous. Sur la base de l'intérêt des employés, Submittable soutient actuellement quatre GRE dirigés par la base :

1. ERG Parents et aidants qui travaillent
2. GRE de défense de la santé mentale
3. DEI ERG
4. ERG Employés à Distance.

Haley Catton, responsable des ressources humaines chez Submittable, explique que la demande des employés a conduit à la création des premiers ERG de Submittable.

« Les GRE devraient vraiment aider à bâtir une communauté, à célébrer les différents intérêts et données démographiques et à réduire l'isolement », a déclaré Catton. « C'est pourquoi nos GRE ont été créés, car après la crise de la COVID-19, alors que tant de personnes étaient éloignées, un appel à la communauté s'est fait sentir en raison de l'isolement et du cloisonnement. »

Vous n'avez pas besoin d'un nombre spécifique d'employés disposés à rejoindre un GRE, mais vous devez vous assurer qu'il existe un niveau d'intérêt perceptible de la part des employés. Cet intérêt pourrait se manifester sous la forme d'employés évoquant les GRE de manière organique, ou sous forme de réponses positives à des enquêtes ponctuelles. Autrement, sans véritable intérêt, un GRE peut souffrir d’une faible participation et ainsi être moins efficace pour répondre aux besoins de son groupe cible.

2. Obtenir le soutien et le budget des dirigeants

Une fois que vous avez déterminé que les employés souhaitent participer, vous pouvez plaider en faveur d'un leadership qui soutienne les RH dans la création d'ERG dotés d'un budget. Le soutien financier de l'organisation démontre l'engagement et le soutien des dirigeants, permettant aux GRE de mener des activités significatives comme des événements ou des sessions de formation. Sans soutien financier, la portée et l’impact des GRE pourraient être limités.

Vous pouvez prouver qu’il existe un besoin en matière d’ERG en vous référant aux données des enquêtes sur l’expérience des employés et aux informations démographiques. Par exemple, si les employés estiment que votre entreprise pourrait faire davantage pour la DEI, la création d'ERG est un moyen clair de démontrer votre engagement à créer un lieu de travail plus inclusif.

Lorsque vous discutez avec des dirigeants, expliquez comment vos GRE seront gérés par les employés et quels types de soutien l'entreprise devra fournir.

Votre objectif est d'obtenir un budget pour que vos GRE puissent mener des activités ou faire des dons d'entreprise à des causes alignées sur leurs intérêts. Vous pouvez également demander aux dirigeants de servir de sponsors exécutifs des GRE afin de fournir une ligne directe de communication et de soutien.

Les GRE peuvent choisir d’utiliser leur budget pour sensibiliser davantage l’entreprise aux problèmes ou aux causes qu’ils jugent importants. Les événements ou programmes à l’échelle de l’entreprise peuvent offrir une plateforme aux groupes sous-représentés et accroître la compréhension culturelle.

Par exemple, notre ERG de défense de la santé mentale a invité Ivy Watts à parler à tous les employés de Submittable de l'importance de la santé mentale et de la façon de gérer l'anxiété. Notre ERG Working Parents & Caregivers a organisé une collecte de dons de fournitures scolaires pour aider tous les employés ayant des enfants ayant besoin d'aide, la plupart des dons étant reversés à une école locale de Missoula.

3. Assurez-vous que les employés définissent et documentent l'objectif de chaque ERG

Chaque GRE doit avoir un objectif clair, résumé en quelques phrases, qui explique pourquoi il existe et à qui il sert. Voici par exemple l’énoncé d’objectif de notre ERG Santé mentale :

L'ERG Submittable Mental Health est une communauté dirigée par des employés qui favorise un espace éducatif pour discuter des troubles mentaux et des pratiques de bien-être d'une manière sans stigmatisation et psychologiquement sûre.

Cet énoncé d'objectif représente l'engagement de chaque GRE envers ses membres et permettra aux participants de rester concentrés sur la situation dans son ensemble.

Certains groupes peuvent accueillir des alliés, tandis que d'autres peuvent préférer limiter un ERG aux membres de ce groupe pour plus de sécurité. Comme toujours, au lieu de prendre une décision d’en haut, laissez les collaborateurs appartenant à chaque GRE décider eux-mêmes.

4. Rendez vos GRE visibles grâce à des annonces fréquentes

Les salariés ne peuvent pas adhérer à un ERG s’ils ignorent son existence. En tant que RH, l'un de vos principaux rôles en matière de succès de vos GRE est de contribuer à leur sensibilisation.

Annoncez les prochains ERG via tous les canaux internes disponibles, y compris les réunions à tous, les newsletters internes, les canaux Slack et les panneaux d'affichage dans les salles de pause des employés. Contactez les employés qui ont spécifiquement exprimé leur intérêt pour certaines questions ou pour rejoindre un GRE. Demandez aux participants du GRE de passer le mot.

La sensibilisation ne se limite pas à faire décoller vos GRE. Une fois vos ERG établis, vous devez continuer à les rendre visibles. Nous informons les nouveaux employés Submittable sur nos ERG lors de l'intégration et hébergeons des ressources pour rejoindre nos ERG dans des endroits accessibles et bien en vue, tels que le wiki de notre entreprise (nous utilisons actuellement Confluence).

Il ne suffit pas de promouvoir les GRE sur papier : vous devez également permettre à vos employés d'y participer. Selon Great Place to Work, alors que 100 % des dirigeants sponsors des GRE pensent que le leadership encourage la participation aux GRE, 52 % des dirigeants des GRE pensent que c'est vrai. En interne, une récente enquête auprès de l'ensemble du personnel a révélé que 56 % des employés de Submittable ont déclaré que « le manque de temps » était le plus grand obstacle à la participation aux GRE.

En conséquence, nous avons pris des mesures pour garantir que les employés disposent de l'espace et du temps nécessaires pour assister aux réunions et événements de l'ERG. D'un point de vue RH et managérial, nous soutenons les ERG comme une utilisation substantielle du temps des employés et encourageons les membres de notre équipe à utiliser les ERG comme un avantage en matière de bien-être. Nous travaillons également en partenariat avec des GRE pour parrainer des événements à l'échelle de l'entreprise afin d'obtenir une plus grande visibilité.

5. Établir des leaders ERG et envisager d'utiliser un modèle de co-leader

Chaque GRE a besoin d’un leader pour représenter et défendre sa communauté. Les dirigeants servent de liaison entre leurs ERG et les RH, offrant une visibilité aux activités de leur groupe tout en protégeant la vie privée de leur groupe.

Vous ne devriez pas nommer un leader ERG. Vous ne pouvez pas forcer quelqu’un à assumer une responsabilité supplémentaire s’il ne le souhaite pas. Un leader ERG fort doit être passionné par la construction d’une communauté inclusive et vouloir aider les autres à faire de même.

Pour alléger le fardeau de la direction d'un GRE, nous avons mis en œuvre un modèle de co-leader. Chaque GRE a deux dirigeants et, à titre incitatif, nous offrons à chaque co-leader 500 $ à faire un don à un organisme de bienfaisance de son choix. Nous demandons aux dirigeants de s’engager dans ce poste pendant au moins un an, après quoi ils pourront passer le relais ou continuer à diriger.

Les co-leaders de l'ERG organisent les réunions et veillent à ce que tous les membres de leur groupe aient la possibilité d'exprimer leur opinion. Nous demandons aux co-dirigeants de l'ERG de Submittable d'établir un ordre du jour pour chaque réunion afin de fournir aux membres une visibilité et d'encourager la participation.

Cependant, même si des co-leaders sont en place pour guider les discussions, il est important qu'un GRE soit un espace démocratisé afin de rester axé sur les employés et axé sur la communauté.

Sam Ellsworth, responsable du marketing produit chez Submittable, codirige notre ERG de défense de la santé mentale.

« Ce n'est pas parce qu'il y a un leader qu'il connaît le sujet mieux que quelqu'un d'autre », explique Ellsworth. « La manière dont chacun de nous définit et traite son sujet, comme la santé mentale, pourrait être complètement différente. Par exemple, nous avons un budget, mais je ne suis pas le seul à décider où va le budget : nous avons des réunions pour décider « Que voulons- nous ? Être un leader, c'est rassembler tout le monde et s'assurer que les gens sachent quand et où les choses se produisent, plutôt que de dire que votre opinion est meilleure que celle de quelqu'un d'autre.

6. Permettre aux GRE de créer des espaces de discussion sûrs

Un GRE doit offrir un lieu sûr où les employés peuvent discuter librement de leurs expériences, y compris des défis liés au travail, et nouer des liens avec les autres. Cet espace sécurisé nécessite beaucoup d’intimité et d’autonomie.

Chez Submittable, les dirigeants et les membres de l'ERG décident de la manière dont ils souhaitent utiliser leurs espaces. Bien que chaque GRE organise des réunions mensuelles autour de sujets spécifiques (c'est-à-dire comment le groupe souhaite utiliser son budget), les membres ne sont pas obligés d'y assister. Nous proposons également des chaînes Slack où les membres peuvent discuter de manière plus informelle entre eux.

Ellsworth affirme que la clé pour fournir un espace sûr aux membres de l'ERG est de s'assurer qu'ils se sentent acceptés et reçus, quelle que soit la qualité dans laquelle ils se présentent.

« Quel que soit le sujet, un GRE offre une communauté permettant aux gens d'être passionnés par quelque chose, d'avoir une caisse de résonance et d'avoir la chance d'entrer en contact avec des personnes vivant des choses similaires aux leurs », a déclaré Ellsworth. « Que vous souhaitiez être un participant actif ou simplement une mouche sur le mur, que vous parliez ou non, un GRE vous offre la plateforme pour ne pas être seul. »

En règle générale, les membres doivent convenir que tout ce qui est dit lors de chaînes ou de réunions privées ne doit pas être partagé en dehors de leur GRE. En tant que responsables RH, vous pouvez faciliter la sécurité psychologique en rendant les chaînes ERG Slack accessibles uniquement sur invitation et en expliquant que les conversations ERG ne sont pas et ne seront jamais surveillées par les RH ou la direction.

7. Fournir un soutien continu

Les GRE efficaces sont dirigés par les salariés, mais soutenus par les ressources de leur entreprise. Afin de créer un changement durable et positif, il est important de soutenir vos GRE et de vous appuyer sur vos GRE en tant que source précieuse d'éducation. Cela pourrait ressembler à :

Check-ins réguliers avec vos responsables ERG

Chez Submittable, nous effectuons une synchronisation trimestrielle entre nos dirigeants ERG, notre responsable RH et notre PDG. Au cours de ces enregistrements, les dirigeants font le point sur les performances de leur GRE, examinent leurs objectifs et évoquent des sujets ou des préoccupations que leurs groupes estiment que l'entreprise devrait prendre en compte. Ces réunions fournissent une ligne de communication directe entre nos ERG, les RH et le PDG, tout en permettant à nos ERG de protéger leur vie privée et de maintenir leur autonomie.

Créer un espace pour des événements ou des activités ERG

Les GRE peuvent choisir d'utiliser le budget qui leur est alloué ou le temps de l'entreprise pour des événements ou des activités qui peuvent contribuer à favoriser la communauté ou à créer un changement positif.

Les événements ERG tels que des ateliers, des séminaires ou des célébrations peuvent accroître la visibilité et sensibiliser l'organisation sur des questions pertinentes. Ils peuvent également mettre en valeur la diversité, promouvoir la compréhension et renforcer l’inclusivité de votre environnement de travail.

Par exemple, après chaque réunion générale, nos deux bureaux organisent un 5 à 7 pour débriefer et socialiser. Notre ERG pour les employés à distance a plaidé avec succès en faveur d'un happy hour virtuel après tout, ce qui a contribué à renforcer notre communauté virtuelle et à inclure nos travailleurs à distance dans une activité de team building significative.

Apprenez de vos GRE

Les ERG offrent un aperçu inestimable de ce que ressentent réellement les employés issus de communautés marginalisées au sein de votre organisation. Par exemple, répondez à une enquête auprès de l'ensemble du personnel demandant aux employés dans quelle mesure l'entreprise se porte bien en ce qui concerne les initiatives DEI. Le sentiment général peut être que vous vous en sortez bien, mais si les membres de vos GRE ressentent le contraire, ces opinions pourraient raconter la véritable histoire. Ces personnes ressentiraient plus fortement les effets négatifs de leur exclusion que les employés dont les enjeux sont moindres.

Vous pouvez même vous appuyer sur les GRE pour obtenir des commentaires et des conseils sur les décisions de l'entreprise. Si vous voulez vous assurer qu'un lancement de nouveau produit ou une campagne marketing est respectueux de toutes les identités, laissez vos GRE peser en premier. Comme l'a déclaré Patricia Toothman, responsable de l'impact social chez Splunk, traiter vos ERG comme des experts en la matière peut permettre à votre entreprise de prendre des décisions plus intelligentes et plus inclusives.

"Nous avons demandé à notre véritable ERG pour handicapés de nous aider à repenser nos produits, nos produits Splunk, afin que les personnes malvoyantes puissent mieux accéder au produit", a déclaré Toothman.

Vous pouvez également demander aux GRE de vous donner des orientations sur votre stratégie RSE et les programmes qu’ils aimeraient voir l’entreprise poursuivre.

« Grâce à nos groupes de ressources pour les employés, nous les soutenons pleinement ainsi que les causes qui comptent le plus pour eux », a déclaré Toothman. « Et je pense qu'un domaine dont je suis vraiment fier est ce lien : comment pouvons-nous exploiter nos ressources – nos congés bénévoles, notre programme de dons de contrepartie – pour vraiment élever les causes qu'ils célèbrent et soutiennent ?

Le plus grand défi pour la plupart des GRE est d’augmenter la participation des salariés.

Créer un ERG n’est que la première étape. Les GRE sont entièrement volontaires de par leur conception. Les salariés doivent avoir envie de rejoindre un ERG, puis se présenter activement aux réunions et aux conversations. Et c’est là que réside le véritable défi.

Seulement environ 8,6 % de notre effectif total participe actuellement à un ERG, avec une moyenne de quatre participants par réunion ERG. Néanmoins, les membres qui participent à nos GRE aiment faire partie de leur communauté et renforcer leurs liens avec les autres – et pour notre équipe, cela prouve que nos GRE sont efficaces.

« Comme tout programme, surtout s'il s'agit d'un programme relativement nouveau, il faudra du temps et du travail pour le développer, mais je suis très heureux que nous ayons des GRE ici », a déclaré Catton. Nous commençons tout juste nous-mêmes, mais nous avons beaucoup appris en cours de route.

Une dernière leçon que nous avons apprise est que les bons processus et outils peuvent vous aider à mesurer et à améliorer la participation des employés aux GRE. Avec Volunteer and Give de Submittable, les dirigeants des GRE peuvent créer et gérer leurs propres initiatives, ce qui est parfait pour les GRE qui souhaitent sortir et avoir un impact dans leurs communautés.