Comment empêcher votre réunion du conseil d'administration de tomber dans un trou à rat
Publié: 2019-04-14Définissez l'objectif de votre réunion
Produire un ordre du jour avec des éléments très précis et des heures qui leur sont associées
Apprenez à identifier les personnages qui vous emmènent dans le trou à rat
Nous avons tous été dans des réunions qui ont dévié – en s'enfonçant toujours dans le proverbial «trou de rat», d'où le sauvetage semble impossible. Comment ça se passe ? Et comment pouvez-vous l'éviter?
Dans mon dernier article, j'ai écrit sur la préparation du conseil avant la réunion et franchement, cela peut s'appliquer à tout type de réunion. Mettre tout simplement:
- Définissez l'objectif de votre réunion
- Produire un ordre du jour avec des éléments très précis et des heures qui leur sont associées
- Produire une « prélecture » diffusée au moins 72 heures avant la réunion (analyse financière, stratégique, cadrage des décisions clés que vous souhaitez prendre)
- Et surtout, faites de brefs "appels préalables" avec chaque membre du conseil d'administration pour lui expliquer ce que vous pensez et lui demander s'il y a quelque chose de super critique dans son esprit que vous ne prévoyez pas de couvrir
Une bonne hygiène du conseil d'administration consiste à distribuer un ordre du jour imprimé à chaque siège avec des horaires pour chaque sujet attribué. Vous êtes autorisé à dévier, mais si vous le faites, assurez-vous que c'est un choix conscient.
Si vous faites toutes ces choses à l'avance, vous avez déjà considérablement réduit le risque de tomber dans un trou à rats. Mais ça arrive quand même. Voici les personnages qui vous y emmènent :
"Le marchand de détails"
Certaines personnes sont simplement câblées pour vouloir poser 55 questions et comprendre chaque détail. Ils n'ont pas un sens aigu de « l'ouverture » de leurs responsabilités. S'ils y réfléchissaient, ils se rendraient compte que poser 55 questions fait perdre du temps à chaque membre du conseil d'administration et ils n'ont probablement pas l'intention de le faire - c'est simplement dans leur nature.
Une excellente façon de traiter avec le «marchand de détails» est de dire: «Ce sont d'excellentes questions, que diriez-vous si je mets une épingle dedans et que vous et moi nous blottissons après la réunion et que je puisse vous guider à travers ses détails. Ce sont d'excellentes questions. Je crains juste que nous ne parvenions pas à terminer l'ordre du jour. La plupart des gens de bonne humeur reçoivent l'allusion super polie - surtout si vous avez la réputation de faire un suivi.
"La Nelly négative"
Ce sont des gens qui ne peuvent s'empêcher de critiquer tout ce que vous présentez. Vous pourriez avoir 5 signes vraiment positifs, mais son esprit est câblé pour trouver la seule chose qui ne s'est pas bien passée. Si cette chose est vraiment plus importante que les autres, c'est bien. Mais s'il ne s'agit que de vous surprendre pour le plaisir de faire du bien au négatif, c'est votre travail en tant que PDG de l'arrêter.
"La personne âgée distraite"
Nous avons tous fait partie de conseils d'administration avec des investisseurs super seniors ou des dirigeants d'entreprises qui ne lisent pas les documents à l'avance ou sont au téléphone, ce qui leur manque la teneur de la conversation. Ils posent 101 questions qui étaient dans le jeu ou ils posent des questions sur des sujets que vous avez déjà abordés.
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Écoute, ça arrive. En tant que membre du conseil d'administration, j'essaie de ne pas trop m'énerver. Mais ce qui me rend dingue, c'est lorsque le PDG répond à ce mauvais comportement en passant un temps précieux à parcourir des informations déjà disponibles. C'est irrespectueux du temps des personnes qui ont fait la pré-lecture et le pré-appel.
Si quelqu'un ne fait pas attention, je répondrais probablement à nouveau à la question en premier lieu pour être poli. Si cela persiste, je reviendrais à « nous avons couvert ce point un peu plus tôt. Si vous êtes d'accord, j'aimerais vraiment passer à autre chose, mais je prends note d'y revenir à la fin de la réunion et de m'assurer que vous obtenez une réponse. (et écrivez-le pour qu'ils le voient)
Le directeur de l'ADD
C'est proche et cher à moi parce que c'est, eh bien, moi! Je ne peux pas m'en empêcher. Je suis parfois distrait par ce dont vous parlez et j'ai vraiment envie de vous poser une question sur un sujet qui n'est pas à l'ordre du jour. Je n'ai pas l'intention de le faire et si je reçois un contact doux, je dirai avec plaisir : « oh, ouais, tu as raison. Je suis désolé.
Couvrons cela plus tard. Le problème avec le directeur ADD est que nous ne pouvons littéralement pas nous empêcher de demander ce que nous voulons. La définition de quelqu'un avec ADD est quelqu'un qui a des problèmes de «contrôle des impulsions». Sauve-nous de nous-mêmes. Répondez poliment à toutes les questions d'une seule ligne, mais ne nous laissez pas vous égarer.
L'allié
C'est ce dont vous avez le plus besoin. Vous avez besoin d'un allié. Vous avez besoin d'un membre non exécutif du conseil d'administration qui soit votre personne ressource pour vous aider à maintenir la réunion sur la bonne voie. C'est la personne qui interviendra quand vous ne le pourrez pas. Ayez un mot de code pour qu'ils sachent quand aider.
C'est la personne qui dit : « Steve. Vos questions sont excellentes et j'ai aussi des questions similaires. Je vois Mary essayer de respecter l'ordre du jour et je pense que c'est l'ordre du jour que nous avons tous convenu. Accepteriez-vous que nous prenions simplement note de ce sujet et que nous essayions d'y revenir à la fin de la réunion ? Je suis vraiment désolé mais je n'ai tout simplement pas le temps de dépasser et j'ai peur que cela nous fasse dérailler. Je suis ce gars.
Je le fais sans qu'on me le demande. Mon ADD est précâblé pour être super ennuyé lorsque les réunions me font perdre du temps. Je commence à lutter mentalement pour faire attention parce que je suis distrait par le fait que nous parlons de quelque chose de complètement non stratégique et hors programme.
Évidemment, si c'est une bonne question et un débat valable et qu'il faut qu'il soit couvert, j'en suis. Un bon PDG trouve des alliés et obtient de l'aide pour empêcher les réunions de se dégrader.
En un mot
La raison pour laquelle la plupart des réunions qui se déroulent dans des trous de rat se retrouvent là-bas, c'est que vous avez l'un des archétypes ci-dessus qui fait dérailler une réunion. Souvent, ils le font avec de bonnes intentions et sont prêts à se comporter lorsqu'on leur demande. Trop de PDG considèrent qu'il est de leur responsabilité de répondre à toutes les questions posées, qu'elles soient ou non liées à l'ordre du jour.
Le problème avec cela est qu'il manque de respect au temps de tous les autres membres du conseil ET qu'il réduit le temps dont dispose un conseil pour fonctionner de manière productive en tant que groupe. Et le problème est que la plupart des membres du conseil d'administration préfèrent se mordre les lèvres plutôt que de dénoncer la perte de temps
[Ce message de Mark Suster est apparu en premier sur les deux côtés de la table et a été reproduit avec permission.]