Comment aborder les problèmes majeurs de la gestion de projet

Les changements massifs dans l'organisation du travail et la gestion des entreprises initiés par la pandémie ne se sont pas ralentis d'un poil en 2022. Pourtant, le bouillonnement et la dynamique économiques pourraient effectivement s'avérer propices à la bonne exécution des projets. Aujourd'hui, regardons de plus près les principaux enjeux de la gestion de projet.

Problèmes de gestion de projet - table des matières :

1. Principaux enjeux de la gestion de projet
2. Problèmes liés à la portée du projet
3. Délai d'exécution du projet
4. Flexibilité d'action
5. Sommaire

Principaux enjeux de la gestion de projet

Selon le rapport Pulse of the Profession, un pourcentage plus élevé de projets ont été achevés de manière efficace : réalisation de leurs objectifs, respect du budget et du délai d'exécution prévu. En revanche, plus de projets ont été annulés en 2021 que les années précédentes.

Par conséquent, nous examinerons ceux qui réussissent pour apprendre des meilleurs. Quels ont été les principaux enjeux concernant la gestion de ces projets ? Et comment essayerions-nous de les résoudre aujourd'hui ?

Nous nous concentrerons aujourd'hui sur trois principaux domaines de préoccupation dans la gestion de projet. Ceux-ci sont:

• portée du projet
• temps d'exécution du projet
• flexibilité de l'équipe

Problèmes liés à la portée du projet

Les problèmes de définition de la portée du projet commencent généralement dès le début. Et avant même que ses hypothèses ne soient pleinement clarifiées. C'est pourquoi il est si crucial d'esquisser soigneusement le plan du projet. Ne vous précipitez pas et prenez beaucoup de temps pour clarifier soigneusement l'objectif et le plan d'action avant de programmer les tâches.

C'est une bonne idée d'utiliser les bons outils pour cela lors de la planification de la portée du projet ainsi que de le diviser en épopées ou en fils compréhensibles pour toutes les personnes concernées.

• Communication avec le client et les partenaires

Pour assurer le succès d'un projet, sa naissance même est cruciale. Une atmosphère favorable, une présentation convaincante des hypothèses les plus significatives ainsi que les compétences de négociation et interpersonnelles du chef de projet peuvent décider du rejet ou de la mise en œuvre du projet.

La discussion ultérieure avec le client et les autres décideurs sont les moments contraignants qui définissent la portée initiale du projet.

• Flexibilité naturelle de la portée par rapport à la dérive de la portée

Mais pourquoi parle-t-on de périmètre « initial » d'un projet ? Car son périmètre prévu ne sera jamais identique au périmètre final.

L'hypothèse de flexibilité naturelle de la portée du projet est un moyen de gérer la variabilité de la portée et simplement une approche réaliste. Il permet au cadre du projet de s'adapter à la délivrabilité réelle et à l'évolution des conditions commerciales. Cependant, cette variabilité naturelle ne doit pas s'appliquer aux hypothèses clés du projet.

Lorsque les hypothèses clés changent et que la portée des tâches à accomplir s'élargit, le succès du projet est remis en question. Ce problème est appelé fluage de portée. Le terme fluage de la portée signifie une croissance incontrôlée du projet. Et c'est le fléau de pas moins d'un tiers des projets d'entreprise mis en œuvre.

• Côté contenu

Un autre obstacle dans la gestion de projet est la définition du contenu du projet. Un chef de projet doit honnêtement répondre à la question : est-ce que j'en sais assez sur les tâches que je veux accomplir ?

Si la réponse à cette question est non, alors quel que soit l'état d'avancement du projet, il est nécessaire de consulter des spécialistes. D'abord avec ceux qui composent l'équipe projet. Mais parfois, l'avis d'experts externes est nécessaire.

Délai d'exécution du projet

Même les chefs de projet très expérimentés sont des optimistes incorrigibles en ce qui concerne le temps d'exécution du projet. Ceci est démontré par les statistiques des grands projets achevés. En 2021, dans le monde, 55 % des projets ont été achevés dans les délais. Il s'agit d'une augmentation de 4 % par rapport à l'année précédente. Cependant, les résultats ne sont toujours pas très satisfaisants.

• Retards réalistes

L'achèvement à temps d'un projet est généralement entravé par le temps irréaliste alloué à des tâches particulières. C'est pourquoi il est intéressant d'utiliser des outils permettant de mesurer statistiquement la vitesse réelle d'exécution d'une tâche et de la comparer avec le temps prévu.

• Communication d'équipe

Bien sûr, le temps d'exécution du projet est étroitement lié à son envergure et à son budget. Cependant, les facteurs décisifs s'avèrent souvent être l'efficacité et la flexibilité de l'équipe.

La performance de l'équipe doit répondre à des exigences claires et compréhensibles grâce à une simple délégation des tâches et des responsabilités. La transparence des interdépendances des différentes étapes de l'exécution du travail, ainsi que la mise en file d'attente des tâches, est tout aussi cruciale. Prendre soin de ces aspects de la communication pour éviter les revers avec le temps d'exécution du projet.

Flexibilité d'action

Le détroit et la source de l'échec dans la gestion de projet est le manque de flexibilité résultant du fait de s'en tenir à des sentiers battus bien connus. Elle conduit fréquemment à l'utilisation de méthodes et d'outils de gestion éprouvés et inadaptés à un projet particulier. Mais comment augmenter sa flexibilité – en tant que chef de projet – et celle de toute l'équipe ?

• Agilité

Ce n'est pas un hasard si la flexibilité de fonctionnement et de résolution de problèmes inhérente aux petites équipes de conception de logiciels agiles a acquis une reconnaissance mondiale. De plus en plus souvent, ce sont les outils de gestion de projet de l'industrie informatique qui s'étendent à d'autres industries lorsque la situation nécessite une flexibilité de fonctionnement accrue.

• Engagement et auto-organisation

Les équipes gérées agiles peuvent faire preuve d'une grande flexibilité. Dans ceux-ci, les managers deviennent directement impliqués dans le projet en donnant et en recevant fréquemment des commentaires sur leurs actions. Et les membres de l'équipe - au moins dans une certaine mesure - choisissent indépendamment les tâches à effectuer. Tout cela fait ressembler les équipes agiles au modèle d'auto-organisation.

Sommaire

Nous avons classé les principaux problèmes de gestion de projet en trois groupes. Le premier comprend la définition, la compréhension et le maintien de la portée du projet pendant son exécution. Le second est le calendrier des tâches du projet. Le troisième est de maintenir la flexibilité dans la gestion de l'équipe et de s'adapter constamment aux conditions changeantes.

La meilleure façon de gérer ces problèmes est de rester à jour - avec votre calendrier et vos connaissances, avec vos méthodes de gestion, avec votre équipe et avec des logiciels qui facilitent la gestion de projets même très complexes.

SOURCE DES STATISTIQUES : Pulse of the Profession 2021

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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