Généralement, une réunion est considérée comme réussie si elle aboutit à des résultats tangibles. Est-il temps d'arrêter de se concentrer sur le résultat et davantage sur les participants réels ?

Des recherches récentes suggèrent que cela pourrait être le cas. Une réunion utile est une réunion qui enrichit les cœurs et les esprits, amenant les participants à de nouveaux niveaux.

Selon les découvertes de la science du comportement, ce que les gens vivent modifie en fait le tissu cérébral physique. Les gens exercent leur cerveau par la conversation, dont plus des deux tiers sont sociales. Imaginez à quel point une réunion traditionnelle avec des conférenciers et des présentations PowerPoint est préjudiciable au cerveau !

Fini le conventionnel, place au créatif

De nombreux managers appliquent la logique économique traditionnelle, considérant les membres d'une organisation comme des agents intéressés. Ils créent une culture d'entreprise correspondante, qui ne porte pas ses fruits.

Ensuite, ils arrivent à un carrefour : appliquer un contrôle plus strict pour atteindre les résultats souhaités ou être créatif et concevoir des réunions selon un objectif supérieur authentique qui aide à guider les décisions et recoupe les besoins de l'entreprise. S'ils choisissent la deuxième option, ils trouveront des personnes essayant de nouvelles choses, prenant des risques et passant à l'apprentissage en profondeur à tous les niveaux de l'organisation, du haut vers le bas.

Comment un facilitateur peut-il aider à trouver ce but supérieur ?

Si vous demandez aux managers quel est l'objectif de leur entreprise, beaucoup répondront « croissance économique », « plus de profit » ou autre chose dans ce sens. C'est naturel parce que c'est cohérent avec la stratégie de gestion qu'on leur a enseignée en école de commerce et avec ce qu'ils ont appris par la suite. Le travail est fondamentalement basé sur les résultats et le profit est l'objectif de toute entreprise. Certaines organisations ont des documents décrivant leur mission, leur objectif et leurs valeurs. Bien que ce soit un pas dans la bonne direction, ces valeurs sont-elles intégrées et reflétées dans les réunions ?

Idées de réunion de gestion - Une liste de contrôle de réunion efficace

Les réunions de direction sont l'endroit où les décisions les plus importantes sont prises. En entretenant les liens sociaux, les organisateurs peuvent les rendre plus utiles. Le sentiment d'appartenance a une influence considérable sur la prise de décision et le comportement.

Utiliser la narration

Pour rendre vos messages plus significatifs, racontez une histoire et étayez les faits à l'aide de données. Un animateur peut vous aider à équilibrer les faits afin que les participants à la réunion ne soient pas submergés. Le cerveau d'une personne ne peut contenir une quantité illimitée d'informations. Les animateurs planifient les réunions de gestion afin d'éviter une concentration excessive sur les données, mais plutôt sur l'exploitation du potentiel humain.

Appuyez sur le potentiel humain

Il est indéniable que la technologie est très utile lors des réunions. Cependant, les gens sont au cœur. Chaque organisation dispose d'un bassin inexploité d'agents de changement énergisants - des personnes motivées par des objectifs, matures et très positives. Ils sont une inspiration naturelle pour les autres. Ils sont toujours prêts à prendre des initiatives et peuvent aider à chaque étape du processus d'établissement d'un objectif.

Pour exploiter le potentiel humain, réfléchissez au moment où vous souhaitez que les participants concentrent leur attention et au moment où ils doivent élargir leur attention. Tirez parti de la lumière et du son pour créer de l'énergie dans l'espace ou induire une sensation de calme. Une façon d'y parvenir est de créer des stations plus petites qui laissent les participants choisir comment ils veulent s'engager. Il s'agit de séances de groupe de discussion plus restreintes avec ou sans conférencier, impliquant souvent des techniques d'apprentissage par l'expérience que votre animateur peut vous communiquer.

Gérer le stress

Rappelez à vos participants de dormir un peu et de faire de l'exercice avant la réunion afin qu'ils soient bien reposés et prêts à contribuer. Les éléments de pleine conscience peuvent aider les managers à se sentir plus énergiques et à gérer leur niveau de stress.
L'idée la plus simple est de s'arrêter à intervalles réguliers pendant la réunion pour rappeler aux participants de prendre de grandes respirations. Pendant les pauses, vous pourriez stimuler les sens en offrant de la lumière naturelle ou des biscuits fraîchement sortis du four, dont l'odeur suffit à revigorer les gens. Des éléments naturels comme ceux-ci aident les gestionnaires à penser plus clairement.

Déterminez combien de personnes doivent réellement être présentes à la réunion et évitez de les stresser en s'attendant à ce qu'elles restent assises pendant des heures et à prendre des données. -séances de minutes.

Réfléchissez à ce que vous voulez que les participants ressentent après la réunion, puis réfléchissez à ce qui peut être modifié ou ajouté pour y parvenir. C'est ce qu'on appelle les sentiments de « superposition ». Incluez toujours un suivi de la réunion, par exemple en envoyant par e-mail un résumé de la réunion et le compte rendu lorsque cela est possible et nécessaire.

Garantir un Impact Positif

Comment assurez-vous un résultat de réunion positif ? Cela commence par définir un résultat positif. Quoi qu'il en soit - résoudre un problème, prendre une décision, etc. - incluez des activités pour générer de nouveaux niveaux de connectivité et de sens.

Lorsque les gens sont engagés, leurs expériences sont plus riches, plus satisfaisantes et plus utiles. Un animateur de réunion expérimenté s'assurera que toutes les personnes présentes à la réunion sont actives et contribuent. Les besoins des participants doivent être pris en compte; ce n'est qu'alors que vous pourrez garantir un impact positif ainsi qu'une expérience réelle et authentique.

Les animateurs de réunion peuvent créer des expériences uniques et réelles que les gens voudront partager. Cela commence par donner le choix aux participants. Selon les données actuelles de l'IACC, 4 emplois de planificateurs de réunions sur 5 englobent la création d'expérience dans une bien plus grande mesure qu'il y a deux ans. Les réunions de gestion se transforment en expériences en identifiant des stratégies appropriées que les animateurs peuvent aider à définir et à mettre en œuvre.

Le secret d'une réunion utile : le design d'expérience

Selon IMEX, leader des réunions et des salons événementiels, le thème des « réunions utiles » dominera l'industrie dans les années à venir. Les réunions ciblées intègrent l'innovation, un sens plus profond et une perspicacité.

Les avantages et le but d'une réunion sont abordés de manière complexe. Pour les animateurs, cela signifie aller au-delà de la conception conventionnelle des réunions en introduisant des éléments de santé, de bien-être, de science du comportement et de technologie. Mais il s'agit avant tout de donner à chacun le choix qui s'inscrit dans le cadre de la thématique des rencontres sensées.

Un objectif supérieur lors de votre prochaine réunion

Bien qu'un objectif plus élevé, comme se sentir satisfait et percevoir son travail comme significatif, ne garantisse pas nécessairement un impact immédiat sur le résultat net, de nombreuses entreprises ont néanmoins obtenu des résultats impressionnants.

Une étude Gartenberg sur un demi-million de personnes dans 429 entreprises, qui s'est déroulée sur cinq ans (2006 à 2011), a indiqué un impact positif sur les mesures de performance prospectives et le rendement des actifs lorsque l'objectif était clairement communiqué.

Le but est donc plus qu'une chimère. La compétitivité et la santé financière de votre entreprise peuvent en dépendre.

Sylvia Peters est collaboratrice de Find A Facilitator et mère de deux enfants. Elle est également experte pour apporter l'animation la plus crédible, la plus expérimentée et la plus sympathique à chaque réunion à laquelle elle assiste. Pendant son temps libre, vous la trouverez en train de méditer et de préparer sa salade préférée.