Comment passer au travail à distance face à l'épidémie de coronavirus

Le passage au travail à distance peut être perturbant pour les entreprises qui n'ont pas de politique de travail à distance. À la lumière du COVID-19, les entreprises du monde entier se tournent vers le travail à distance pour assurer la sécurité de leurs employés. Si vous envisagez de travailler à distance, vous pourriez être préoccupé par la communication, la productivité et les flux de travail, d'autant plus que vos équipes ne sont pas habituées à être indépendantes du lieu.

Chez Fynd, nous avons créé un plan d'action pour passer en douceur au travail à distance et assurer la sécurité de nos employés.

Si le travail à domicile est un nouveau concept pour vos équipes, Remote Work 101 vous aidera à donner à vos employés les moyens de tirer le meilleur parti du travail lorsque la maison devient le « bureau principal ».

Étape 1. Avant tout, restez en bonne santé et suivez les mesures préventives pour être en sécurité

Étape 2. Adopter des pratiques personnelles quotidiennes pour maintenir l'élan

Les processus ne fonctionnent que lorsque les gens se font confiance, à distance ou autrement. Aidez vos équipes à adopter un état d'esprit positif grâce à ces pratiques :

1. Valoriser les gens - Traitez les gens avec respect et valorisez leur temps. Autonomisez les gens en les faisant se sentir responsables et inspirés pour faire de leur mieux sans les distractions d'un suivi continu. Commencez par définir des attentes claires, en fournissant des commentaires transparents et une communication continue.
2. Prioriser les tâches - Chaque tâche semble être la plus importante lorsque vous ne savez pas par où commencer. Au lieu d'entrer dans le mode "tout est urgent" et de finalement vider toutes les tâches, essayez de travailler à l'envers. Identifiez les tâches qui ne sont pas prioritaires et éliminez-les. Vous aurez moins de choses à considérer et plus de temps pour faire avancer les choses.
3. Communication - Une communication claire et transparente est la base du succès du travail à distance. Évitez le jargon, les acronymes et utilisez un langage clair. Encouragez les membres de l'équipe à communiquer de manière cohérente et à donner un peu plus d'informations que nécessaire pour rendre une tâche aussi claire que possible.
4. Supposez une intention positive - Dans les équipes à distance, il est très facile de devenir la proie des négatifs parce que vous ne parlez pas en personne. Essayez de ne pas lire entre les lignes et communiquez toujours positivement.
5. Maintenir l'équilibre travail-vie personnelle — Il est facile d'être emporté au travail lorsqu'il n'y a pas de séparation claire entre le travail et la vie. Cela peut sembler formidable à court terme, mais vous risquez éventuellement de vous épuiser. Faites savoir aux gens qu'ils ne doivent pas toujours être « actifs », mais plutôt se concentrer sur la productivité. Maintenez un équilibre, établissez un horaire et respectez-le.

Voici la liste des outils que nous utilisons pour communiquer et collaborer efficacement au travail, où que ce soit. Ne vous précipitez pas pour mettre en place de nouveaux outils, utilisez les applications que vous utilisez tous les jours.

Étape 3. Suivre le plan de productivité personnel

Préparez-vous à un environnement de travail à distance productif qui vous aide à vous concentrer.

Configurer le bureau à domicile

Configurez un environnement de travail qui est juste votre lieu de travail, loin des interruptions constantes. Trouvez une pièce avec une porte, une table, une chaise, un ordinateur portable et vous êtes prêt à partir. Mais rappelez-vous de ne pas travailler depuis le lit, il est très facile de s'endormir et plus important encore, tout cet affalé est vraiment mauvais pour votre dos. Si vous avez besoin de demander l'équipement dont vous avez besoin pour travailler, planifiez et demandez à l'avance.

Internet à toute épreuve

Le catalyseur le plus important à l'heure actuelle est la technologie. Assurez-vous d'avoir une connectivité Internet qui vous permet de travailler en toute tranquillité, d'assister à des réunions et de communiquer avec succès.

Statut personnalisé sur Slack ou d'autres outils de messagerie

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Partagez vos horaires de travail et mettez à jour le statut lorsque vous êtes disponible au travail, en réunion, loin du clavier (AFK) ou en vacances. Cela permettra aux membres de votre équipe de savoir que vous êtes disponible, en réunion ou que vous tarderez à répondre.

Mettre à jour le calendrier

Gardez les calendriers à jour pour éviter les allers-retours pour la planification des réunions. Envoyez des invitations de calendrier avec des liens de réunion pour Google Hangout, WebEx ou tout ce que vous utilisez. Assurez-vous que toutes les informations s'y trouvent pour permettre aux membres de l'équipe de se joindre facilement à la réunion et d'être productifs.

Documenter, puis documenter encore plus

Prenez des notes sur tout ce que vous faites. Lorsque vous travaillez à distance, il est facile de perdre les connaissances tribales que vous avez accumulées. Gardez-le en sécurité, cette connaissance peut être utile aux autres - elle peut résoudre des problèmes, aider les autres à éviter les mêmes erreurs et être utile en général.

Étape 4. Mettre en place un plan stratégique pour la productivité de l'équipe

Préparez-vous à un environnement de travail d'équipe collaboratif.

Établir des objectifs clairs

Formulez des objectifs clairs et définissez les attentes dès le début. Chez Fynd, nous passons par un processus approfondi de création d'objectifs plus larges pour l'entreprise, qui sont ensuite décomposés en objectifs d'équipe. Ceux-ci sont appelés OKR. Grâce à cet exercice, nous comprenons que nous allons tous dans la même direction et que c'est un harmoniseur important qui nous maintient motivés.

Les objectifs doivent définir les attentes et les responsabilités des membres de l'équipe :

1. Créez un objectif clair pour vos équipes.
2. Notez les principaux résultats que vous souhaitez voir.
3. Ajoutez la métrique qui sera la norme pour mesurer les résultats.
4. Attribuez des tâches aux membres de l'équipe.
5. Suivez les progrès et les résultats.

Réunions

Organisez des réunions régulières - Stand-up, Huddle, Hebdomadaire, faites votre choix. Les réunions sont importantes pour instaurer la confiance et la transparence. Faites en sorte que tous les membres de l'équipe fournissent des mises à jour régulières sous une forme ou une autre. Il est bon de lier le « travail » pour montrer les progrès et avoir des discussions sur les problèmes ou les tâches pour lesquels ils ont besoin d'aide.

• Évitez les réunions impromptues et configurez une invitation de calendrier avec des liens de réunion pour que les personnes puissent se joindre sur appel. Marquez les membres de l'équipe qui sont obligatoires et facultatifs.
• Établissez un ordre du jour clair avant la réunion et, pendant la réunion, créez des actions, attribuez des propriétaires et des délais.
• Posez des questions explicites, telles que « Y a-t-il quelque chose de pertinent qui nous manque ? ».
• Ne laissez pas les décisions à la dernière minute. Si vous avez besoin de commentaires ou de contributions de la part des membres de l'équipe, discutez-en lors de vos réunions et configurez un élément d'action. Les équipes de projet peuvent configurer une liste de tâches pour des collaborations efficaces.
• Passez du temps à parler de sujets non professionnels. Vos équipes ont l'habitude de se rencontrer au quotidien. Prévoyez du temps à la fin de la réunion pour une interaction sociale afin d'alléger l'ambiance et de maintenir le bavardage.

Mises à jour régulières

Le travail à distance ne signifie pas que vous perdez l'élan que vous construisiez lorsque vos équipes travaillaient ensemble au bureau. Vérifiez régulièrement vos OKR et gardez-les au courant. Communiquez tout bloqueur dès que possible pour éviter de perdre un temps et des efforts précieux.

Communiquer les résultats et célébrer le succès

Communiquez les résultats aux membres de l'équipe afin que chacun soit au courant de ce sur quoi vous travaillez, de l'avancement des tâches et des domaines d'amélioration. Partagez les mises à jour des produits, les échecs et d'autres détails dans votre outil de communication. Nous utilisons Slack. La réaction emoji du pouce levé est une remontée instantanée du moral pour nous. Reconnaissez l'excellent travail et trouvez des moyens de célébrer ensemble.

Pour que les conversations restent fluides et s'amuser ensemble, nous avons trouvé quelques idées pour embellir le travail dans les semaines à venir :

• Défi des mèmes . Les membres de l'équipe publient un mème sur notre chaîne sociale sur Slack, #socialappa .
• défi du blog . Une façon amusante de partager et d'inspirer. Les gens peuvent proposer n'importe quel sujet lié à Fynd. Les meilleurs blogs seront publiés sur Building Fynd .
• Des photos de bureau à domicile pour montrer comment nous travaillons « réellement », à la maison. Nécessaire pour être sur la photo : poste de travail. Bon à avoir : chats, livres et bébés.
• Annuaire à l'échelle de l'entreprise : Un moyen de connecter directement les membres de l'équipe aux personnes et aux autres informations nécessaires dont ils ont besoin.

Étape #5. Évaluer l'expérience de travail à distance

Travailler à distance n'est peut-être pas naturel pour tous. Commencez une conversation sur ce que les membres de votre équipe pensent du travail à distance. Posez des questions significatives qui vous aident à comprendre leur expérience.

• Êtes-vous à l'aise de travailler à domicile?
• Comment puis-je vous soutenir ?
• Pensez-vous que la productivité a changé ?

Enfin, c'est vous qui connaissez le mieux votre équipe. Comptez sur votre compréhension de votre culture pour vous familiariser avec le plan d'action. Certaines actions sont faciles à mettre en œuvre, d'autres demandent plus d'efforts et de temps, mais aideront à construire des équipes plus fortes et résilientes qui travaillent ensemble et progressent, où qu'elles se trouvent.

[Ce message est apparu pour la première fois sur Medium et a été reproduit avec permission.]