Le guide ultime pour travailler à domicile de la bonne façon

À quel point cela peut-il être dur? Tu pourrais penser.

Tu es à la maison. Vous avez votre ordinateur portable. La connexion Wifi fonctionne bien. Vous portez votre pyjama. Vous pouvez manger à votre table, ce que vous voulez et quand vous voulez.

C'est confortable, relaxant et votre patron ne peut pas planer au-dessus de vos épaules pour observer chacun de vos mouvements. Vous pouvez donc même prendre ces quelques minutes pour répondre à ce quiz Buzzfeed, car il est parfois gratifiant de savoir quel personnage Disney vous êtes en fonction de vos préférences en matière de restauration rapide.

Mais encore faut-il travailler. Obtenez ce dernier code écrit et l'article de blog révisé. En fin de compte, vous ne voulez pas que le travail s'accumule.

Si vous procrastinez et que vous vous sentez improductif lorsque vous travaillez à domicile, voici quelques pratiques efficaces que vous et votre équipe pouvez suivre pour lancer le processus.

Juste de commencer? Voici comment se préparer

Lorsque vous faites du télétravail, il est important que vous vous assuriez d'être bien préparé. Même s'il peut sembler qu'il n'y a rien à faire, il y a quelques étapes que vous devez suivre pour rester productif tout au long de la journée.

Configurez votre poste de travail

Vous voulez que les choses restent productives ? Ensuite, vous avez besoin de votre propre espace sans distraction, un poste de travail.

L'idée de taper sur votre ordinateur portable tout en étant allongé sur le lit ou assis sur le canapé pendant que la télévision est allumée peut être tentante. Mais cela ne fonctionnera pas si votre objectif est d'être productif.

Un poste de travail avec un bureau approprié et une chaise où vous pouvez garder votre ordinateur portable et travailler créera l'atmosphère dont vous avez besoin pour rester concentré.

Il ne doit pas nécessairement s'agir d'un bureau à domicile dédié dans un coin de votre maison, mais un endroit qui vous aidera à vous préparer mentalement et à vous concentrer sur votre travail tout en évitant les agitations dans d'autres parties de la maison suffira.

Conseil : faites comme si vous alliez réellement travailler. Faites tout ce que vous feriez si vous alliez au bureau. Réglez une alarme, réveillez-vous tôt, faites du café, portez des vêtements décents (pas de pyjama), etc.

S'il y a trop de bruits qui continuent de vous interrompre, vous devriez envisager d'utiliser ou d'acheter des écouteurs antibruit.

Mettez votre technologie en ordre

La raison pour laquelle le travail à domicile prospère est la technologie. Sans elle, rien de tout cela ne serait possible.

Il est donc important d'avoir tout ce dont vous avez besoin en ordre. Par exemple, si votre travail nécessite un moniteur en plus de l'écran de votre ordinateur portable, vous devrez peut-être envisager d'en acheter un.

Astuce : Prenez l'habitude de ramener votre ordinateur portable et son chargeur à la maison lorsque vous partez après le travail. De cette façon, en cas d'urgence qui vous empêche d'aller travailler le lendemain, vous pouvez travailler à domicile.

Il est également essentiel que vous ayez également installé toutes les applications pertinentes que votre équipe utilise sur votre appareil. Si vous utilisez votre appareil personnel au lieu de celui fourni par votre bureau, vous devez vous assurer que tous les logiciels dont vous avez besoin pour faire votre travail y sont également installés.

Et surtout, vous avez besoin d'une connexion Internet fonctionnelle, qui ne s'interrompt pas de temps en temps et ne ralentit pas votre progression. Restez plus proche du Wi-Fi car les appareils qui en sont éloignés ont tendance à puiser dans la bande passante.

Établir des heures de travail

Vous pouvez avoir l'impression d'avoir tout le temps du monde pour faire ce rapport lorsque vous travaillez à domicile.

Et vous pourriez aussi être tenté de reporter votre travail car vous n'avez que du temps (maintenant que vous n'avez plus à faire des allers-retours entre votre bureau et votre domicile, vous pouvez y travailler ce soir, ou demain matin ou n'importe quand !) .

Mais il est important que vous soyez clair sur les heures de travail et les heures non travaillées. Parfois, la frontière entre le travail et le temps personnel peut devenir floue lorsque vous travaillez à distance, vous devez donc maintenir une routine. Essayez de commencer et de terminer le travail à la même heure chaque jour pour commencer.

Astuce : planifiez votre journée comme vous le feriez normalement au bureau. Si vous travaillez de 9 h à 17 h, commencez et terminez votre quart de travail à la même heure.

Si vous travaillez avec une équipe, vous avez peut-être déjà une période de temps standard pendant laquelle tout le monde est en ligne et travaille. Il est donc important de prévoir des pauses entre les deux et d'informer tout le monde lorsque vous êtes absent.

Si vous utilisez une plateforme de communication comme Slack, vous pouvez marquer votre disponibilité avec un statut qui peut être personnalisé pour votre organisation.

Protégez-vous lorsque vous travaillez à distance

Bien que vous soyez à la maison et que les risques d'avoir un accident soient assez faibles, vous pouvez être dangereux de bien d'autres façons.

Pour commencer, vous êtes susceptible d'être victime de logiciels malveillants et d'usurpation d'identité ou d'une escroquerie sur Internet.

Il est important que vous ayez installé le logiciel de sécurité nécessaire sur vos appareils pour protéger vos données en ligne.

Voici comment vous pouvez vous protéger lorsque vous travaillez à distance.

Comment collaborer avec une équipe

Même si vous êtes un pigiste, vous devrez peut-être parfois collaborer avec un client ou un groupe de clients. En tant que tel, il est important d'améliorer votre jeu de collaboration lorsque vous travaillez à distance.

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Documenter les lignes directrices et les meilleures pratiques pour le travail à distance

Pour être productif en équipe, il est important d'avoir des directives claires et des meilleures pratiques que tout le monde devrait adhérer et suivre.

Qu'il s'agisse d'un document Google, d'une page wiki ou d'un fichier PDF partagé par e-mail, assurez-vous que les politiques et les meilleures pratiques de travail à distance sont clairement définies et documentées. Cela aidera à conserver l'engagement de ceux qui travaillent à domicile.

Surcommuniquez avec votre équipe

Si vous étiez dans la même pièce, vous discuterez de tout, et d'autres qui ne font même pas partie de la conversation peuvent contribuer. Mais lorsque vous travaillez à distance, vous n'avez pas ce luxe.

Mais vous pouvez toujours le faire fonctionner.

• Vous pouvez poser vos questions, opinions et suggestions sur la chaîne publique plutôt que de les envoyer directement à la personne avec qui vous voulez réellement parler. De cette façon, non seulement d'autres personnes peuvent lire la conversation entre vous et votre collègue, mais elles peuvent également participer à leurs commentaires.

• Et dans la mesure du possible, comptez sur les appels vidéo pour vous parler. C'est le plus proche d'une communication en personne que vous pouvez avoir lorsque vous travaillez à domicile. Cela aide non seulement à maintenir le lien humain vivant, mais vous pourrez également vous exprimer plus clairement à l'autre personne.

Conseil : Assurez-vous d'avoir défini une heure pour les réunions régulières. Créez un événement à l'aide d'un outil comme Google Calendar et envoyez l'invitation aux personnes concernées au moins 2 heures à l'avance.

• Demandez à l'équipe de partager ce sur quoi elle travaille pour la journée sur la chaîne au début de celle-ci. S'ils passent à autre chose pendant la journée, ils peuvent en informer l'équipe avec une mise à jour. À la fin de la journée, chacun peut partager ce qu'il a pu et ce qu'il n'a pas pu accomplir.

• Organisez une mêlée quotidienne avec un appel vidéo partagé avec l'équipe ou un fil de discussion public sur votre plateforme de communication.

Stockez les fichiers et les documents dans un emplacement central

Ennuyer votre collègue toutes les cinq minutes pour envoyer le lien vers un fichier ou un document dont vous avez besoin est un tueur de productivité.

Cela vous fera gagner beaucoup de temps si tous les fichiers, documents, actifs, etc. communs aux autres membres de votre équipe sont stockés dans un emplacement central facilement accessible à tous. Un outil comme Google Drives vous permet de tout sauvegarder dans le cloud, afin que vous puissiez accéder à tout ce que vous voulez où que vous soyez.

Conservez une structure bien définie qui facilite la localisation des fichiers et des dossiers. Mieux planifier la structure de votre dossier en utilisant ce diagramme ci-dessous.

décomposer les projets ici, mais le reste de l'équipe peut également aider avec un appel vidéo partagé.

Astuce : Planifiez à l'avance ce sur quoi vous allez travailler pour vous aider à rester concentré. Avoir un agenda ou une liste de tâches à cocher vous motivera davantage à faire avancer les choses dans la journée.

Outils de travail à distance

Il existe des tonnes d'outils qui facilitent la collaboration en ligne. Cependant, choisissez-les judicieusement, car vous ne pourrez peut-être pas tous vous les offrir, et même si vous le pouviez, l'utilisation d'un trop grand nombre d'outils rendra difficile le suivi des choses.

Voici quelques outils populaires que vous pouvez utiliser pour collaborer avec vos équipes sur une variété de tâches.

Pour communiquer : Slack

Remplacez les longs e-mails par des messages instantanés avec Slack. Il vous permet d'envoyer des messages directs à vos collègues et de créer des canaux pour différentes équipes (c'est-à-dire Marketing) où ils peuvent partager des messages et répondre aux fils de discussion. En outre, vous pouvez également conserver l'historique des messages.

Vous pouvez également utiliser Slack pour la visioconférence.

Pour la collaboration visuelle : Creately

Creately est un outil basé sur le cloud pour organiser et communiquer vos idées, plans, stratégies, etc. à l'aide de diagrammes et de visuels.

Grâce à sa fonction de collaboration en temps réel, vous et votre équipe pouvez élaborer des idées à l'aide de plus de 50 types de diagrammes, notamment des diagrammes UML, des cartes mentales, des maquettes d'interface utilisateur, des organigrammes, etc. tout en capturant les demandes de modification et les suggestions avec des commentaires en ligne.

Il s'intègre également à d'autres applications telles que Slack, Google Drive, Confluence, etc.

Pour la gestion des fichiers : Google Drive

Google Drive offre un endroit sûr pour stocker, partager et gérer tous vos fichiers personnels et professionnels. Il s'intègre à toutes les autres applications Google telles que Google Docs et Sheets, vous permettant de conserver tous les fichiers organisés dans un emplacement central accessible de n'importe où avec n'importe quel appareil.

Pour la gestion des tâches : Asana

Asana aide les équipes à organiser, suivre et gérer leurs tâches et projets quotidiens. En l'utilisant, vous pouvez définir des priorités, attribuer des tâches et des délais, suivre l'avancement du projet et garder tout le monde aligné sur les objectifs.

Pour la gestion du temps et la planification : Google Agenda

Google Agenda peut vous aider à gérer facilement votre emploi du temps pour toute la journée, en vous informant des réunions, événements, etc. programmés.

Voici une liste d'autres outils qui peuvent vous aider à travailler plus intelligemment lorsque vous faites du télétravail.

Comment travailler à domicile ? Plus de conseils ?

Avec ce qui se passe avec la propagation mondiale du coronavirus, de plus en plus d'entreprises trouvent que le travail à domicile est le choix approprié. Nous espérons que ce guide vous aidera à être plus productif et efficace dans votre travail.

Vous avez d'autres suggestions et conseils sur la façon de travailler à domicile? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.