Une entreprise sans bureau. Comment travailler à distance et gérer efficacement votre équipe

Vous êtes-vous déjà demandé comment travailler à distance ? Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'avoir un bureau, même si elles ont des employés. Le télétravail est une solution de plus en plus populaire. Cette forme d'emploi a ses avantages et ses inconvénients, tant pour les employés que pour l'employeur. L'envisagez-vous ? Vérifiez ce qu'il faut retenir et ce qu'il faut rechercher lorsque vous décidez de diriger une entreprise de quelques personnes sans bureau.

Comment travailler à distance – table des matières :

1. Une société sans siège social ? Affaires légales
2. Embauchez les bonnes personnes
3. Assurer une bonne communication
4. Déterminer les heures qui se chevauchent
5. Projets cartographiques

L'emploi de travailleurs à distance élimine les coûts de location des locaux , y compris les frais de services publics ou l'embauche d'une entreprise de nettoyage. L'argent économisé peut être dépensé pour le développement de l'entreprise ou les salaires. En choisissant cette forme de coopération, l'entrepreneur peut également se permettre d'employer des spécialistes de n'importe quel endroit du monde , sans être limité à une ville en particulier et sans avoir besoin de les faire venir dans l'entreprise.

Une société sans siège social ? Affaires légales

Toute entreprise doit avoir un siège social – l'adresse à laquelle l'entreprise vendra, produira ou fournira des services doit être communiquée aux autorités . Si un entrepreneur ne veut pas louer de bureau, il peut donner son adresse résidentielle comme principal lieu d'affaires.

Il convient également de savoir que le travail à distance, également appelé e-work ou télétravail, est une forme d'emploi réglementée par le droit du travail. Selon le Code du travail (Section II Relations de travail, Chapitre II b – Emploi de salariés sous forme de télétravail) un tel travail :

1. Peut être effectué régulièrement en dehors du lieu de travail, en utilisant des moyens de communication électroniques au sens des dispositions sur la fourniture de services électroniques (télétravail).
2. Un télétravailleur est un salarié qui exécute un travail dans les conditions précisées au § 1er et communique les résultats du travail à l'employeur, notamment par voie de communication électronique

Donc, en un mot, le télétravail consiste à fournir du travail en dehors du lieu de travail et à envoyer ses résultats à l'employeur via, par exemple, un courrier électronique .

L'emploi de salariés sous forme de télétravail peut s'effectuer aussi bien sur la base d'un contrat de travail que d'un contrat de droit civil , c'est-à-dire un contrat de travail déterminé, un contrat de commission ou d'agence.

Embauchez les bonnes personnes

Le travail à distance n'est pas pour tout le monde. En plus des connaissances requises, un télétravailleur doit être capable de gérer son temps et d'être indépendant . Cherchez des personnes qui n'ont pas besoin d'être gérées. Les compétences en communication et la formulation claire des pensées et des instructions sont également importantes, car la communication à distance a ses limites.

N'oubliez pas que même si vous n'êtes en contact que de temps en temps, cela vaut la peine de rechercher des personnes avec qui ce contact sera un plaisir . Travailler avec un spécialiste extrêmement talentueux, mais difficile en coopération peut également s'avérer être un raté. Bien sûr, il ne s'agit pas de se concentrer sur le caractère des employés plutôt que sur leurs compétences. Cependant, cherchez un compromis . « 90 % de la culture d'une entreprise est créée par les personnes que vous embauchez », estime Sean Byrnes, business angel et PDG de Flurry.

Assurer une bonne communication

Un gros obstacle au travail à distance - surtout au début - peut être le manque de contrôle sur les employés . Discuter des tâches en cours et contrôler leur travail via Internet est plus difficile, même en dépit de diverses solutions technologiques.

Vous devez vous assurer que vos employés savent exactement ce que vous attendez d'eux , ce qu'on attend d'eux et ce qui se passe actuellement. Chacun doit connaître son rôle dans l'équipe et à qui s'adresser en cas de problème . La rétroaction est tout aussi importante. En plus de déléguer des tâches, les bons leaders savent aussi écouter , poser des questions et donner des conseils . Une bonne idée consiste à introduire dans le calendrier de l'entreprise des réunions courtes et régulières avec les employés, par exemple via Skype ou Google Hangouts. Au cours de laquelle l'équipe pourra parler de ce sur quoi elle travaille, de ce qu'il reste à faire et s'il y a des problèmes.

De plus, organisez une réunion occasionnelle de temps en temps . Le travail à distance rend également difficile l'établissement et le maintien de relations avec les collègues, ce qui peut avoir un impact sur le moral de l'équipe. Favorisez de bonnes relations avec les employés et offrez-leur un lieu où ils peuvent se parler, pas seulement des questions liées au travail. Cela leur permettra de mieux se connaître et de devenir amis. Si vous pensez qu'une telle vidéoconférence ne fonctionnera pas, essayez de créer une chaîne thématique sur Slack, une discussion de groupe sur Skype ou même un groupe sur Facebook.

Déterminer les heures qui se chevauchent

Le travail à distance est associé à des horaires de travail flexibles . Certains employés préfèrent travailler le matin et d'autres le soir, grâce à quoi ils sont plus efficaces. Néanmoins, une telle disposition peut gêner le travail de toute l'équipe – il est plus difficile de travailler lorsque les réponses aux e-mails et autres messages arrivent avec plusieurs heures de retard. De plus, si vous travaillez seul quand vous le souhaitez, vous travaillerez toujours. Et cela signifie que vous serez disponible pour les appels du lundi au dimanche, à la fois à sept heures du matin et à dix heures du soir.

Réfléchissez donc à l'opportunité de vous imposer deux à trois heures par jour ou par semaine pour vous et vos collaborateurs, pendant lesquelles tout le monde devrait être en ligne .

Projets cartographiques

Il est beaucoup plus facile de s'asseoir pour travailler ou de suivre les progrès de votre équipe lorsque vous savez exactement ce qui doit être fait. Lorsque vous travaillez à distance, c'est une bonne idée de planifier et de décomposer tous les projets importants sur un tableau blanc ou une chronologie .

Une méthode souvent utilisée par les startups et les développeurs pour organiser le travail est Scrum. Scrum est une méthode où les projets et les tâches sont écrits sur des morceaux de papier, puis épinglés aux colonnes appropriées sur un tableau blanc - les colonnes représentent les éléments successifs du processus (par exemple "prévu", "en cours", "test", "urgent à terminer », « terminé »). Dans la première colonne, une file d'attente de tâches est formée, qui sont classées par ordre de priorité et combien d'heures sont attendues pour elles (en utilisant différentes couleurs de cartes, vous pouvez les diviser en catégories). Ensuite, les cartes sont placées une par une de gauche à droite au fur et à mesure que le travail progresse vers la section "terminé".

Grâce à cela , vous pouvez suivre l'évolution du projet de manière continue, estimer quels sont les plus gros problèmes . Le travail se déroule-t-il selon le calendrier et combien de tâches restent à accomplir ? Cela facilite le contrôle du travail de l'équipe - les travailleurs à distance sont généralement comptabilisés pour les résultats obtenus et non pour le temps passé devant l'ordinateur.

Peut-être êtes-vous chef de projet ? Si tel est le cas, assurez-vous de lire notre article sur les défis liés au travail à distance et comment les surmonter .

Que pensez-vous du travail à distance ? Est-ce que ça vaut le coup ou vaut-il mieux travailler dans un bureau ? Partagez votre opinion et taguez-nous sur Twitter !

Auteur : Andy Nichols

Un résolveur de problèmes avec 5 degrés différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d'entreprise. Lors de la recherche d'employés et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.

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