Comment rédiger un business case convaincant ? | #35 Se lancer dans la gestion de projet

La justification commerciale, ou analyse de rentabilisation, est l'un des documents clés préparés par un chef de projet. Après tout, cela convaincra les parties prenantes et déterminera en fin de compte si le projet reçoit un soutien, un financement et est mis en œuvre. Comment alors rédiger un business case aussi convaincant ?

Comment rédiger un business case convaincant ? - table des matières:

1. Introduction
2. Pourquoi poursuivre ce projet ? Définir clairement le besoin métier
3. Qu'allons nous faire? Décrivez la portée du projet
4. Comment allons-nous travailler ? Décrire le calendrier
5. Combien ça coûtera? Préparer une analyse coûts-avantages
6. L'objectif en vaut-il la chandelle ? Obtenir les résultats souhaités
7. Résumé

Introduction

La définition d'une analyse de rentabilisation dans le dernier PMBOK est très large. Il se lit comme suit :

"Une analyse de rentabilisation est une proposition de valeur pour un projet proposé qui peut inclure des avantages financiers et non financiers."

D'une si courte explication, il est difficile de déduire comment préparer un document convaincant pour les parties prenantes. Alors, quel type de business case rédiger pour le projet envisagé ?

L'analyse de rentabilisation exige la plus grande clarté. Par conséquent, une bonne idée pour commencer est d'essayer de l'expliquer comme si vous parliez à un enfant - réel ou imaginaire - de ce que sera notre projet. Pourquoi voulons-nous faire le projet et que voulons-nous faire ? Comment allons-nous y parvenir et à qui s'adresse notre cible ?

Pourquoi ce projet mérite-t-il d'être poursuivi ? Définir clairement le besoin métier

La première étape vers une bonne analyse de rentabilisation consiste à définir clairement le besoin auquel répond l'objectif du projet et l'avantage commercial pour l'organisation. En d'autres termes, c'est une réponse à la question de savoir pourquoi mettre en œuvre le projet.

Pour y répondre, nous devons préparer :

• exigences commerciales préliminaires,
• des informations détaillées sur les buts et les objectifs,
• un aperçu de l'état futur de l'organisation qui a bénéficié de la réalisation de l'objectif.

Le chef de projet entrera les détails du besoin commercial dans la charte du projet après l'approbation initiale des parties prenantes et la décision de faire passer le projet à la phase de planification.

Qu'allons nous faire? Décrivez la portée du projet

L'étape suivante consiste à présenter la portée du projet. Sa justification doit lier de manière compréhensible les tâches prévues à effectuer avec le besoin métier. De cette façon, cela explique pourquoi le projet vaut la peine d'être poursuivi. Vous devez convaincre des parties prenantes convaincues que le besoin métier vaut l'investissement et qu'il est urgent, donc adressé en ce moment.

Il convient également de mentionner les solutions techniques et les innovations que nous entendons mettre en œuvre. Si nous adoptons des solutions avancées et des appareils ou logiciels spécialisés, notre justification gagnera en clarté lorsque nous expliquerons les concepts de base et éviterons le jargon.

Comment allons-nous travailler ? Décrire le calendrier

Il est maintenant temps de définir le calendrier de travail du projet. Vous devez mentionner ici les jalons, en décrivant en une ou deux phrases les résultats attendus. Cela permettra aux parties prenantes de comprendre non seulement la portée, mais également la manière dont le projet sera mis en œuvre. Cela donnera également une idée immédiate de la taille de l'équipe et du temps nécessaire pour obtenir les premiers résultats de notre projet.

Combien ça coûtera? Préparer une analyse coûts-avantages

Fournir une analyse des coûts permet aux parties prenantes de prendre une décision sur le financement du projet. Il doit présenter le plus précisément possible :

• le montant total – basé sur une analyse solide des coûts et des ressources nécessaires associées au projet,
• sous-montants par jalons ou années si la mise en œuvre d'un projet à long terme.

Bien que l'analyse de rentabilisation ne nécessite que des montants généraux, vous aurez besoin de données et d'analyses financières détaillées à des stades ultérieurs du cycle de vie du projet. Par conséquent, il vaut la peine de préparer des estimations au tout début, afin que les parties prenantes sachent que le chef de projet connaît les coûts de mise en œuvre du projet.

L'objectif vaut-il l'effort fourni ? Obtenir les résultats souhaités

La dernière étape consiste à inscrire les résultats souhaités du projet. Il s'agit d'une vision concise de l'état futur, décrivant clairement les avantages pour chaque groupe de parties prenantes. Vous devez le conserver :

• concis,
• sans jargon,
• avec des visuels contenant des données et des résultats souhaités,
• réaliste.

Gardez à l'esprit les implications concernant le dernier point, car les activités de l'équipe du projet feront l'objet d'un examen minutieux pendant la mise en œuvre et seront comparées aux résultats souhaités établis du projet. S'ils sont ambitieux mais suffisamment prudents, vous les rencontrerez en toute sécurité et le projet restera en phase avec les besoins et produira les résultats escomptés.

Résumé

Une analyse de rentabilisation convaincante doit inclure : un besoin commercial clairement défini, la portée du projet, un calendrier, une analyse coûts-avantages et le résultat souhaité.

La présentation d'une analyse de rentabilisation communique efficacement la valeur du projet aux parties prenantes. Comme l'indique le PMBOK, "les résultats souhaités doivent être clairement décrits, évalués de manière itérative et mis à jour tout au long du projet". Par conséquent, les chefs de projet doivent régulièrement évaluer le projet d'un point de vue commercial tout au long du projet. De cette façon, ils peuvent plus facilement s'assurer qu'il reste aligné sur les besoins et se dirige vers l'objectif convenu avec les parties prenantes.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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