Comment rédiger une proposition de projet d'entreprise qui est approuvée

La rédaction d'une proposition de projet d'entreprise prend certainement du temps et une réflexion approfondie, mais cela portera ses fruits lorsque vous aurez réussi à impressionner vos investisseurs.

L'approbation ou le financement de votre projet peut dépendre de l'efficacité de votre proposition de projet. Il est donc essentiel d'investir cet effort supplémentaire pour le perfectionner.

Vous pouvez suivre certaines étapes pour vous assurer que votre proposition commerciale ait un grand impact sur les décideurs de votre entreprise. Dans cet article, nous vous expliquerons comment rédiger une proposition de projet étape par étape. Vous trouverez également des modèles que vous pouvez utiliser pour rédiger une proposition de projet gagnante.

Qu'est-ce qu'une proposition de projet

Commençons par les bases.

Qu'est-ce qu'une proposition de projet ? C'est un document qui répertorie tous les aspects d'un projet ; son contexte, sa vision, ses objectifs, ses tâches, ses exigences, ses propriétaires, les risques associés, etc. Il explique donc essentiellement quel est votre projet, ce que vous voulez en faire et comment vous prévoyez de l'exécuter.

C'est l'une des nombreuses parties cruciales de la phase de planification du projet. Il présente chaque étape du projet, permettant à chacun de comprendre ce qui est attendu d'eux, leurs priorités et l'objectif commun vers lequel ils sont censés travailler.

Le but de la proposition de projet est de communiquer la valeur de votre projet à toutes les parties prenantes ; clients, employeurs, investisseurs et les convaincre de la valeur du projet.

Avantages d'une proposition de projet bien structurée

• Clarifie les attentes du projet - les exigences du projet et le plan d'action
• Contribue à augmenter la viabilité du projet
• Offre un large aperçu du projet vous permettant d'identifier facilement les problèmes
• Simplifie la mise en œuvre du projet

Différents types de propositions de projets comprennent

• Formellement sollicité - une proposition qui est faite en réponse à une demande de proposition (RFP) officielle. Le document de demande de propositions décrit généralement les exigences des parties prenantes et énonce même parfois les instructions pour préparer la proposition.
• Sollicité de manière informelle - ce type de proposition ne nécessite pas de RFP, ce qui signifie qu'il n'y a pas de document officiel décrivant les demandes du client ou de la partie prenante, donc ne comprend pas les détails spécifiques qu'un formel a habituellement.
• Non sollicité - ce type de proposition est pensé par la personne qui les crée et n'est attendu ou demandé par personne, mais ils peuvent être d'une grande valeur pour la partie prenante.
• Continuation - cela nécessite essentiellement que vous mettiez à jour une proposition en cours ou déjà approuvée ou que vous la rappeliez aux parties prenantes. Vous devez vous enregistrer avec les parties prenantes et discuter des progrès.
• Renouvellement - ceci est écrit à l'appui du renouvellement d'un projet qui a été terminé ou a perdu son utilité.
• Supplémentaire - lorsque vous avez besoin de plus de ressources que ce qui était initialement alloué à un projet, vous pouvez rédiger une proposition de projet supplémentaire. Son but est de justifier le besoin de ressources supplémentaires et de réévaluer la portée et le calendrier du projet.

Comment rédiger une proposition de projet

Une fois que vous avez identifié le type de proposition de projet qui correspond à vos besoins, vous pouvez commencer à rédiger votre proposition de projet d'entreprise.

Avant de commencer à rédiger la proposition de projet, vous devez suivre quelques étapes préliminaires. Ceux-ci sont:

• Identifiez qui sont vos parties prenantes. Bien que vous deviez viser à gagner l'attention et l'intérêt de vos parties prenantes avec votre proposition, la meilleure façon d'y parvenir est de penser comme eux. Comprenez qui ils sont, ce qu'ils savent déjà et ce qu'ils préfèrent par rapport à votre idée. En fonction de qui ils sont, vous pouvez modifier les informations que vous incluez et la langue que vous utilisez.
• Rassemblez des informations sur le problème que le projet vise à résoudre, en particulier sur la manière dont il affecte vos parties prenantes et leurs intérêts.
• Effectuez des recherches sur l'état actuel du problème et les solutions potentielles qui ont déjà été découvertes par des personnes extérieures à votre entreprise ou par votre propre équipe. Cela vous aidera à ajuster votre propre solution pour générer un argument plus solide ou déterminer si cela vaut la peine d'être poursuivi (surtout si les solutions trouvées par d'autres ont déjà été testées et ont échoué).
• Déterminez l'impact du projet sur le succès de votre entreprise ou comment il profitera à vos parties prenantes. Disposez les mesures de réussite de la proposition et présentez les résultats, et si vous trouvez des risques impliqués, n'ayez pas peur de les mettre également en lumière ; dans tous les cas, les connaître vous permettra de modifier votre plan d'action pour y résister.
• Spécifiez un calendrier et les ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Vérifiez si les équipes, l'équipement et le matériel nécessaires pour mener à bien les tâches du projet sont disponibles et si les objectifs peuvent être atteints en temps opportun. Tenez compte des autres projets sur lesquels votre équipe travaillera, de l'équipement ou du matériel actuellement indisponible et des coûts supplémentaires sur les ressources que vous devrez supporter pour mener à bien le projet proposé.
• Créez un aperçu de votre proposition de projet en fonction des informations que vous avez recueillies. Notez les éléments de base ; plus ou moins les éléments de base devraient inclure une introduction, le problème, la solution, le plan d'action, le calendrier et les ressources, et une conclusion.

La réalisation des étapes initiales ci-dessus vous donne une bonne longueur d'avance pour rédiger votre proposition de projet d'entreprise. Votre prochaine étape consiste à organiser votre recherche dans un document cohérent - une proposition réelle. Voici comment rédiger une proposition de projet à partir de rien ;

1. Rédigez le résumé analytique

Le résumé analytique offre un aperçu rapide de la proposition qui va suivre. Ce n'est pas seulement la première chose que le lecteur verra, mais parfois c'est la seule chose qu'un intervenant lira avant de prendre une décision sur l'idée proposée. Par conséquent, le résumé devrait avoir un sens pour quelqu'un qui ne l'a pas lu ; à cette fin, il devrait consister en un résumé de toutes les sections du document.

• Une analyse du problème
• Les conclusions auxquelles vous êtes arrivé
• Le plan d'action recommandé

Essayez de garder le résumé intrigant et convaincant; utilisez des statistiques notables dans les deux premières phrases pour piquer l'intérêt du lecteur.

2. Définir le problème

Donnez une brève description du problème que votre projet vise à résoudre.

En vous référant à la recherche que vous avez effectuée précédemment, vous pouvez expliquer la situation actuelle du problème en termes de ce qui est fait à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation, et pourquoi vos parties prenantes devraient s'en préoccuper.

Bien que vous deviez être simple dans votre explication, n'oubliez pas d'utiliser le langage et les concepts avec lesquels vos parties prenantes résonnent le plus.

03. Présentez votre solution

Maintenant que les parties prenantes savent quel est le problème, il est temps d'expliquer comment votre projet ou votre solution entre en jeu. Cette section est généralement la partie la plus détaillée de la proposition de projet, et pour retenir l'attention de votre lecteur, vous pouvez jouer avec l'utilisation de visuels.

Cette section doit expliquer votre solution ainsi que la façon dont vous prévoyez de l'exécuter. Cela devrait renforcer le fait que votre décision est étayée par une recherche appropriée et approfondie. Clarifier,

• La démarche projet ; comment l'équipe sera constituée, les outils et l'équipement qui seront utilisés et comment vous gérerez les changements pendant l'exécution.

• Calendrier du projet ; dressez la liste des tâches du projet avec des estimations de temps pour chacune d'entre elles. La répartition des tâches vous permettra d'affecter correctement votre équipe et vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt dans cette section pour définir clairement les ressources, les tâches et le calendrier.

• Livrables du projet ; les livrables sont les résultats d'un projet achevé (c'est-à-dire un produit, un service ou un rapport détaillé). Mentionnez les livrables de votre projet ainsi que les dates de livraison. Utilisez ici une structure de répartition du travail pour aider les parties prenantes à obtenir une image plus claire.

Au besoin, vous pouvez également inclure des informations supplémentaires telles que les risques anticipés et les mesures que vous prendriez pour les surmonter, un plan de communication et des jalons pour aider à suivre les progrès.

Afin de rendre cette section plus conviviale, vous pouvez présenter toutes ces informations à l'aide d'un plan d'action.

04. Décrivez les coûts du projet

Cette section porte sur le coût estimatif du projet proposé. Il doit inclure un budget détaillé pour le projet.

Le but de cette section est d'aider les investisseurs à se faire une idée de la compatibilité des coûts du projet avec leur propre budget. Assurez-vous donc que les calculs sont aussi précis que possible.

05. Conclure votre proposition

Fournissez un bref aperçu de tous les points clés abordés tout au long de la proposition. Comme il s'agit de la dernière section, c'est aussi la dernière chance dont vous disposez pour convaincre vos parties prenantes ; renforcez donc votre solution et pourquoi vos parties prenantes devraient s'en soucier tout en veillant à ce que la méthode que vous proposez soit dans le meilleur intérêt de l'organisation.

06. Ajouter une annexe

Cette section est réservée aux documents de référence, tableaux, graphiques, etc. auxquels il a été fait référence lors de la rédaction de la proposition de projet.

07. Réviser et affiner

Afin de justifier votre professionnalisme et de convaincre vos parties prenantes, vous devez présenter une proposition de projet sans erreur.

Relisez votre proposition pour vérifier les fautes d'orthographe et les erreurs grammaticales. Souvent, une nouvelle paire d'yeux aide à détecter facilement les erreurs; demandez à un collègue de revoir le document ou attendez 1 à 2 jours et revoyez-le vous-même.

Modèles de proposition de projet

Une proposition de projet détaillée et bien structurée vous aidera à rester concentré et à rester sur la bonne voie en vous offrant les instructions nécessaires tout au long du projet, ce qui est certainement mieux que de choisir des éléments de votre mémoire ou des conversations que vous avez eues avec votre équipe lors de cette réunion quelques semaines en arrière.

Pour faciliter la tâche de tout le monde, vous pouvez disposer d'un modèle de proposition de projet standard auquel ils peuvent se référer lors de la documentation de leur idée de projet.

Voici quelques modèles de proposition de projet que vous pouvez partager avec l'équipe.

Proposition de projet d'entreprise d'une page

Vous pouvez modifier ce modèle en ligne et partager le lien avec votre équipe ou les parties prenantes en ligne afin qu'elles puissent également y collaborer. Connectez-vous avec eux via la vidéoconférence intégrée à l'application Creately et guidez-les à travers chaque section de la proposition. Alternativement, en utilisant les commentaires en ligne, ils peuvent également laisser leurs commentaires sur la proposition.

Modèle de proposition de projet

Quel est votre processus de rédaction d'une proposition de projet d'entreprise ?

La création d'une proposition de projet peut parfois être un mini-projet en soi. L'utilisation d'une liste de contrôle de processus appropriée ou d'un modèle standard peut vous aider à accélérer les choses. Avant de rédiger votre proposition de projet, suivez d'abord les étapes préliminaires mentionnées ci-dessus. Gardez à l'esprit vos parties prenantes cibles et présentez un argumentaire convaincant pour votre proposition.

Vous souhaitez partager vos réflexions sur la rédaction d'une proposition de projet ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.