Comment rédiger une proposition de projet : 8 conseils et directives d'experts

On dit que vous n'avez pas de seconde chance de faire une première impression, ce qui ne pourrait pas être plus vrai lors de la rédaction d'une proposition de projet.

Les parties prenantes du projet ne voient pas qui vous êtes au départ ; ils ne voient que ce que vous présentez dans la Proposition.Donc, votre objectif est de leur faire voir ce que vous voulez qu'ils voient - un projet bien pensé avec tous les détails pris en compte qui vaut la peine d'investir du temps et de l'argent.

Devinons la pensée qui vous passe par la tête en ce moment : Comment rédiger une proposition de projet qui enchante les parties prenantes ?

Facile!

Il vous suffit d'utiliser des modèles de présentation de proposition de projet conçus par des experts dans le domaine.

Avec un modèle de proposition de projet d'une page bien conçu, vous pouvez faciliter l'ensemble du processus pour vous et votre équipe.

Le design époustouflant est prêt, toutes les règles de proposition de projet sont conservées et vous êtes simplement chargé de remplir les informations nécessaires pour que votre proposition de rêve soit prête en un rien de temps .

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Qu'est-ce qu'une proposition de projet ? Concepts clés définis

Une proposition de projet est un document écrit formel destiné à fournir au public des informations détaillées sur un projet.Il doit décrire le but du projet, ses objectifs, ses livrables, son budget et son calendrier de livraison.En d'autres termes, les grandes lignes de la proposition de projet doivent inclure tous les détails susceptibles d'intéresser les parties prenantes.

Les objectifs de la présentation de la proposition de projet peuvent différer en fonction de la portée et de l'échelle du projet. Il peut s'agir d'une proposition marketing pour lancer une nouvelle gamme de produits ou d'un plan d'affaires interne pour rationaliser les processus. Quoi qu'il en soit, une proposition de projet doit être claire, concise et fournir les informations nécessaires pour aider à prendre des décisions éclairées.

Les intentions les plus courantes d'une proposition de projet de rédaction sont les suivantes .

• Obtenir un financement externe pour parrainer le projet
• Obtenir l'approbation de la haute direction pour obtenir les ressources et le soutien nécessaires
• Intéresser les investisseurs potentiels et les parties prenantes au projet
• Généralement, créer de l'enthousiasme autour du projet

Quel que soit l'objectif, certaines approches et règles communes s'appliquent à chaque proposition de projet pour garantir qu'elle est bien conçue et efficace. Voyons les principaux types de propositions.

Proposition de projet sollicitée

L'exemple de proposition de projet le plus formel est envoyé en réponse à la demande de proposition (RFP) formelle du client . Habituellement, c'est lorsque les propriétaires de projet sont intéressés par des services ou des produits spécifiques de certaines parties et veulent voir ce que les fournisseurs potentiels proposent.

Si vous élaborez une proposition de projet sollicitée, soyez prêt à concurrencer d'autres soumissionnaires. Dans ce cas, votre plan de proposition de projet doit être très attrayant, prêt à se démarquer et à avoir un impact. Vous devriez réfléchir à la façon de rendre votre proposition unique pour obtenir l'avantage dont vous avez besoin sur la concurrence, car il y aura une comparaison détaillée des propositions.

Proposition de projet non sollicitée

Dans le cas de propositions de projet non sollicitées, il n'y a pas de demande formelle d'un propriétaire de projet.Par exemple, vous pouvez décider de participer à l'appel d'offres ouvert pour un certain projet et envoyer votre proposition de projet même sans demande spécifique.

Comparé à l'exemple de proposition de projet précédent, celui-ci est moins compétitif car il n'y a pas de comparaison directe des soumissionnaires.

Cependant, vous devez toujours vous assurer que votre proposition est attrayante et visuellement agréable car vous voulez à nouveau faire bonne impression et recevoir l'approbation du client. Les propositions de projet non sollicitées ont également des «règles plus souples» concernant le contour et le format, car vous n'avez pas à tenir compte des exigences strictes du client.

Proposition de projet informelle

Souvent, votre client peut vous référer avec une demande informelle pour lui envoyer une proposition de projet.Cela peut faire référence à des cas où vous négociez avec un client potentiel et qu'il s'intéresse à plus de détails sur l'offre que vous pouvez proposer.

Dans ce cas, vous pouvez rédiger une proposition de projet moins formelle, qui peut même être présentée sous la forme d'une courte présentation ou d'un document d'une page organisé sous forme libre. Ici, votre objectif principal est d'être suffisamment informatif et détaillé pour que vous soyez sur la même page concernant tous les détails et responsabilités du projet.

Proposition de projet de renouvellement

Supposons qu'un projet soit déjà terminé et que le client revienne avec une demande de renouvellement de votre projet, ou que vous souhaitiez vous référer à un ancien et aimable partenaire avec une offre spéciale pour revenir et collaborer.

Dans ce cas, vous devez créer une proposition de projet de renouvellement, montrant idéalement ce qui a été amélioré depuis la dernière fois, quelles nouvelles idées vous avez à proposer et pourquoi votre projet est toujours pertinent pour ce client particulier.

Les propositions de projet de renouvellement sont généralement basées sur l'aperçu de la proposition de projet précédente avec le client afin de maintenir une certaine cohérence et de mettre les parties à l'aise les unes avec les autres.

Proposition de projet de continuation

Probablement, cela peut être appelé l'une des propositions de projet les plus "faciles" car il n'y a presque pas de concurrence ici, et le client vous connaît déjà bien. De plus, inutile de convaincre quelqu'un de démarrer une nouvelle collaboration, vous avez déjà un partenariat établi, et vous le prolongez.

Les propositions de projet de continuation sont utilisées lorsqu'une phase du projet touche à sa fin et qu'il vous est demandé de faire une nouvelle proposition pour une période supplémentaire .Dans ce cas, vous devez adapter l'ancien schéma de proposition de projet et ajouter de nouveaux livrables.

Proposition de projet supplémentaire

Même si votre plan de proposition de projet précédent a déjà été approuvé et que les parties prenantes nécessaires se sont jointes à la collaboration, vous pouvez toujours vous retrouver dans une situation où vous devez ajouter quelque chose de nouveau.

Par exemple, vous pouvez ressentir le besoin de rédiger une proposition de projet demandant un investissement supplémentaire ou un engagement accru des parties prenantes en fonction des nouvelles exigences. Dans ce cas, vous devez rédiger une proposition de projet supplémentaire expliquant pourquoi des ressources supplémentaires sont nécessaires et quelles améliorations elles peuvent apporter.

L'idée principale ici est de montrer au client que votre proposition est toujours pertinente et que vous avez besoin d'une aide et d'un soutien supplémentaires pour obtenir un meilleur résultat de projet.

8 étapes incontournables pour rédiger une proposition de projet

Rédiger des propositions de projet est maintenant une tâche simple grâce à l'abondance de modèles, de formats et d'échantillons prêts à l'emploi sur le Web .Vous n'avez plus besoin de réinventer la roue et de perdre du temps à créer un design professionnel, à réfléchir à la mise en page du texte, etc.

Renderforest - une plate-forme de conception tout-en-un qui vous fournitdes modèles de proposition de projet pour n'importe quelle industrie.Quels que soient vos besoins, le domaine d'activité dans lequel vous travaillez et les termes et conditions que vous devez prendre en compte, Renderforest est là pour vous !

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Mais avant de choisir le bon modèle, vous devez connaître certains principes cruciaux de la rédaction d'une proposition de projet. Voici la liste complète des étapes à suivre pour rédiger une proposition de projet qui apportera des résultats.

1. Préparation à l'écriture

Une recherche appropriée est le héros méconnu de toute proposition réussie. C'est peut-être l'une des parties invisibles du processus, mais c'est l'une des plus importantes. Tout comme vous devez établir une fondation appropriée pour le bâtiment avant de commencer à le construire, vous devez créer une recherche solide sur le projet avant de commencer à rédiger une proposition. Sinon, peu importe le nombre d'attributs que vous ajouterez à la base faible à l'avenir, cela n'apportera aucun succès.

Alors, donnez-vous suffisamment de temps pour étudier le projet sous tous ses aspects.Ne vous arrêtez pas tant que vous n'êtes pas sûr à 100 % de bien comprendre ce qui est nécessaire.

De plus, déterminez qui sont les bienfaiteurs du projet et quelle est la meilleure façon de leur montrer la valeur de votre projet.

Si ces étapes sont franchies avec succès, les buts et objectifs du projet seront définis et vous comprendrez mieux à quoi le projet devrait ressembler à la fin.

Alors, donnez à votre esprit le temps nécessaire pour la recherche et passez au processus d'écriture proprement dit lorsque le squelette est prêt.

2. Rédiger un résumé convaincant

Venons-en maintenant à une tâche ardue - transmettre le sens, la profondeur et la nuance du projet dans un court résumé. Lorsque vous faites des recherches approfondies et que votre cerveau est plein de centaines de détails de projet, il faut du travail pour résumer toutes ces informations en quelques phrases.

Néanmoins, le résumé est une norme et un élément crucial d'un plan de proposition de projet, vous devez donc maîtriser l'art de l'écrire.

Le résumé exécutif est un synopsis concis mais informatif du projet .Il contient généralement les sections suivantes.

• Le problème que vous essayez de résoudre
• Les ressources dont vous avez besoin pour le résoudre
• La méthodologie que vous utilisez pour résoudre le problème
• Le résultat attendu de votre projet et comment vous mesurerez son succès, etc.

De nombreuses responsabilités reposent sur vos épaules dans cette section, car c'est la première partie que les lecteurs verront lors de l'ouverture de la proposition de projet. Il est donc chargé d'accrocher les propriétaires de projets et de leur promettre quelque chose d'extraordinaire qui les intéressera à une exploration plus approfondie des documents.

Vous pouvez même envisager de rédiger le résumé à la fin une fois que toute votre proposition de projet est terminée.De cette façon, vous pouvez voir l'ensemble de l'image et résumer l'idée entière en un paragraphe avec plus de précision.

3. Description de la portée du projet

Pour passer aux choses sérieuses, vous devriez commencer à révéler plus de détails sur le projet. Commencez par le contexte du projet, qui est une explication détaillée de la raison derrière le projet, l'état actuel du problème pour lequel ce projet est destiné à résoudre, etc.

Par exemple, si vous avez l'intention de mener une campagne de sensibilisation sociale sur l'importance de l'eau potable, vous devez mentionner de quel type de problème il s'agit et pourquoi la sensibilisation est importante pour résoudre le problème. Vous pouvez également inclure des statistiques sur l'état actuel de la rareté ou de la qualité de l'eau dans la zone ciblée par votre projet.

En plus de couvrir l'état actuel du problème, la portée du projet devrait inclure les éléments suivants.

• Qui a contribué au problème auparavant et quelles sont les réalisations des projets précédents ?
• Pourquoi les tentatives précédentes n'ont-elles pas abouti ?
• Quelles sont les lacunes que vous allez combler avec votre projet ?
• Quelles sont les méthodes que vous allez utiliser qui seront plus efficaces que les précédentes ?

Vous devez également inclure une description détaillée des outils et des méthodes que vous utiliserez pour mener à bien le projet. Ici, une structure de répartition du travail établie (WBS) peut aider de manière significative.

4. Présentation des objectifs du projet

Eh bien, lors de la rédaction d'une proposition de projet jusqu'à présent, vous avez déjà suffisamment parlé du projet et de son importance.

Mais, il devrait y avoir une section détaillée pour les objectifs du projet - pas un aperçu abstrait de ce que vous voulez réaliser, mais les points exacts que vous devez atteindre.

À cet égard, la méthodologie SMART très populaire est très pratique.C'est l'acronyme d'objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps .Faisons la lumière sur chacun de ces points.

• Les objectifsspécifiques signifient que vous n'écrivez pas quelque chose comme "améliorer la qualité de vie".Au lieu de cela, vos objectifs doivent être concrets, comme « réduire la contamination de l'eau de 15 % en 6 mois dans la zone mentionnée ». Regarde la différence? La deuxième option est limpide.
• Les objectifsmesurables indiquent que vous devez être en mesure de suivre les progrès avec des indicateurs clairs.Si vous écrivez des objectifs clairs comme dans l'exemple ci-dessus, cela devient automatiquement traçable et mesurable. De plus, vous devez disposer de mesures claires qui aideront les parties prenantes à déterminer si le projet est sur la bonne voie ou non - faites-vous ce que vous avez dit ou non ?
• Qu'entend-on par objectifsatteignables ?Simple. Les objectifs doivent être réalistes, réalisables et refléter la quantité de ressources disponibles pour le projet. Des objectifs réalistes signifient qu'il n'y a pas d'objectifs illusoires. Ainsi, au lieu de réduire la contamination de l'eau de 50 % en 6 mois, choisissez-en une plus réaliste pour évoquer la confiance dans votre projet.
• Les objectifspertinents sont ceux qui sont directement liés aux buts du projet.Parfois, il peut être facile de s'égarer et de commencer à poursuivre des objectifs qui ne sont pas directement liés au projet.
• Enfin, les objectifslimités dans le temps ont des délais stricts, de sorte que les parties prenantes du projet, en particulier les investisseurs, sont convaincues que vous travaillez dur sur le projet et que vous disposez d'un calendrier clair pour le lancement.

5. Présenter une solution

Tant de discussions sur l'importance du projet et sur les problèmes qui ne peuvent rester sans solution. Alors, quelle devrait être votre prochaine étape lors de la rédaction d'une proposition de projet ? Oui, solutions; en fait, quelle est votre principale promesse de projet ?

La section des solutions est peut-être plus courte que les précédentes, mais elle doit être impressionnante et honnête .Pour en revenir à l'étape de la recherche de projet, vous devriez avoir une idée claire des étapes à suivre pour arriver au résultat souhaité. S'il n'y a pas de plan clair qui, selon vous, peut mener au succès, réfléchissez à nouveau pour savoir si vous devriez lancer le projet.

Mais comme vous êtes ici, c'est probablement parce que vous êtes équipé des bonnes méthodes et connaissances pour faire le travail. Alors, que faut-il inclure dans cette section ?

• Un énoncé de vision est la carte qui vous guidera tout au long du projet.Il résume où votre équipe se dirige, pourquoi et comment. Un énoncé de vision clair est tout aussi important pour les parties prenantes externes et internes, alors assurez-vous qu'il est rédigé de la bonne manière ( voir comment cela fonctionne ).
• Le calendrier du projet indique l'ordre des tâches à accomplir et le délai de réalisation.Ici, il est important que tous vos jalons soient répertoriés. Sinon, il y a un risque de perdre le bon indice et, par conséquent, de prendre du retard sur la chronologie du projet ( voir comment ça marche ).
• Les rôles et responsabilités des membres de l'équipe montrent des affectations claires pour chaque personne impliquée.De plus, il est clair qui est responsable de quoi, donc tout le monde sait à quoi s'attendre, quand et comment.
• D'autres détails apportent plus de clarté et facilitent la mise en œuvre du projet .Il peut s'agir de la liste des outils de reporting que vous allez utiliser ou de la liste des matériaux et équipements nécessaires pour mener à bien le projet.

6. Mener une évaluation approfondie des besoins

En vous rapprochant progressivement de l'objectif principal de votre proposition, vous devez engager les ressources nécessaires auprès des parties prenantes et, bien sûr, vous devez expliquer pourquoi elles devraient le faire.

La réalisation d'une évaluation approfondie des besoins est essentielle pour identifier les ressources nécessaires au projet et pourquoi elles sont nécessaires. Tout d'abord, il est crucial pour vous de vous assurer que vous pouvez réaliser les activités promises. De plus, il est crucial de l'inclure dans votre plan de proposition de projet, afin que les chances d'obtenir un financement soient plus élevées.

Lorsque vous écrivez sur l'évaluation des besoins, vous devez inclure les éléments suivants :

• Le budget du projet est une liste complète de toutes les dépenses liées au projet.Il doit inclure les petits et gros achats, les salaires des membres du personnel, les taxes, les prix des matériaux que vous utiliserez, les frais de déplacement si vous devez assister à des réunions ou des conférences, etc. Voir un exemple de budget de projet ici .
• Une répartition des coûts peut sembler identique au budget du projet, mais il s'agit d'une version plus détaillée du budget .Ici, vous devez inclure les raisons et des explications détaillées sur les raisons pour lesquelles chaque ressource est nécessaire, où vous allez l'obtenir et combien cela coûtera. C'est important, car les investisseurs doivent savoir que leur argent est dépensé de la bonne manière.
• Enfin,un plan d'allocation des ressources montre comment les différentes ressources doivent être organisées pour mener à bien le projet de manière efficace.En termes plus simples, il s'agit d'un plan qui montre comment vous allez utiliser les ressources que les parties prenantes fournissent pour votre projet. Voici une explication détaillée du fonctionnement de l'allocation des ressources .

7. Aborder la gestion des risques

Prévoir l'imprévu est la mission particulière de chaque chef de projet. Lors de la rédaction d'une proposition de projet, vous devez vous assurer d'avoir un plan d'urgence fiableprêt à être utilisé en cas de perturbation.

Ce plan devrait être inclus dans votre plan de proposition de projet. Sinon, votre plan n'aura pas l'air suffisamment fiable pour les investisseurs, et ils ne seront pas convaincus que vous pouvez gérer toute perturbation en temps opportun.

Vous devez soigneusement réfléchir à tous les risques clés qui peuvent survenir au cours du projet, car il n'existe pas de modèles standard pour la comptabilité des risques. Pour identifier les risques, vous devez prendre en considération tous les facteurs possibles qui peuvent influencer ou faire dérailler la réalisation de votre projet.

De plus, vous devez donner la priorité à ceux qui sont les plus susceptibles de se produire et à ceux qui sont réels à prévenir et à atténuer. Vous devez également montrer dans la proposition de projet que vous avez un plan pour répondre à chaque risque possible.

8. Rédaction d'une conclusion efficace

Eh bien, il est presque temps de vous féliciter pour un travail bien fait ! Il reste une dernière pièce - la conclusion du projet, qui devrait être suffisamment convaincante pour motiver le lecteur à agir.

La conclusion doit reformuler vos principaux points et saisir ce qui rend votre projet unique. Il peut également être utilisé pour inclure des graphiques, des rapports, des tableaux ou tout autre type de données qui appuient vos affirmations mais qui ont été omis du corps principal de votre proposition de projet.

Ce sont toutes les étapes que vous devez suivre pour créer un plan de proposition de projet gagnant. Maintenant que vous connaissez l'intérieur de la rédaction d'un plan de proposition de projet, il est temps d'explorer quelques plans prêts à l'emploi que vous pouvez facilement personnaliser et utiliser pour votre projet.

Exemples de propositions de projet simples à modifier maintenant

Chaque proposition de projet dont vous avez besoin est stockée dans la bibliothèque de propositions de projet de Renderforest .Créer une proposition de projet d'aspect professionnel avec ces modèles prêts à l'emploi est très facile. En voici quelques-unes que vous pouvez essayer dès maintenant !

Modèle de proposition commerciale

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Modèle de proposition de projet

Passer à un modèle de proposition de projet plus universel et décontracté qui peut être parfaitement adapté à n'importe quel projet. Il contient des scènes détaillées décrivant le contexte de votre projet, les buts et objectifs que vous lui avez fixés, ainsi que le calendrier et les ressources dont vous avez besoin pour le mener à bien.

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Modèle de proposition marketing

Coloré, dynamique, détaillé - tout ce que vous imaginez qu'une proposition de marketing moderne devrait être est inclus dans ce modèle. Son design saisissant captera l'attention de votre public potentiel, tandis que son contenu les convaincra sûrement d'envisager d'investir dans votre projet.

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FAQ sur les grandes lignes de la proposition de projet

Proposition de projet vs charte de projet

Une charte de projet est un document officiel qui marque le début d'un projet qui ne peut être créé qu'après la création et l'approbation de la proposition de projet. Ainsi, si la proposition de projet est un document convaincant destiné à faire approuver votre projet, une charte de projet est un document officiel qui contient les détails des ressources et le calendrier nécessaires pour mener à bien votre projet.

Ils sont différents dans le but et le moment où ils sont créés. Néanmoins, les deux sont des documents indispensables pour une gestion de projet réussie, et les deux contiennent des détails cruciaux sur les objectifs du projet et d'autres détails.

Quels sont les 6 types de propositions de projet ?

1. La proposition sollicitée est créée en réponse à une demande officielle d'un client ou d'un client potentiel.C'est le type de proposition le plus compétitif.
2. Une proposition non sollicitée est envoyée à un client potentiel ou client sans sa demande et peut être utilisée pour vous présenter ainsi que votre projet.Par exemple, vous pouvez utiliser des propositions de projet non sollicitées pour demander une subvention publique.
3. Une proposition informelle est un échange de proposition entre deux parties qui n'a pas de structure officielle.Il est uniquement destiné à un usage interne et ne suit aucun format ou directive spécifique.
4. Une proposition de renouvellement est créée pour renouveler la coopération avec une partie avec laquelle vous aviez déjà un accord auparavant, et maintenant vous souhaitez la redémarrer avec un peu d'ajustement.
5. Une proposition de continuation est une proposition de poursuite d'un projet en cours.Il est généralement créé lorsque le délai initialement convenu pour le projet est sur le point de se terminer, mais il reste encore du travail à faire.
6. Une proposition supplémentaire est créée lorsqu'un client demande des services ou des biens supplémentaires pour un projet en cours et doit justifier les nouvelles dépenses.

Quelle devrait être la durée d'une proposition de projet ?

Ce n'est pas la longueur du mot qui compte, mais le degré de détail et de conviction de votre proposition de projet. Vous n'êtes pas limité à avoir une longue proposition de projet si vous la gardez structurée et concise.

Les modèles de proposition de projet de Renderforest sont construits selon les principes clés des propositions de projet et couvrent de manière optimale toutes les informations importantes en quelques pages.Vous pouvez les utiliser comme point de départ pour élaborer rapidement et facilement votre propre proposition de projet.

Points clés à retenir

Les propositions de projet sont le moyen formel de montrer aux propriétaires de projet que vous êtes l'équipe idéale pour le travail. Il s'agit d'un document détaillé et bien structuré avec les objectifs du projet, les échéanciers et les ressources nécessaires à sa réussite.

Bien que la conception d'une proposition de projet d'aspect professionnel soit une tâche facile avec des modèles prêts à l'emploi , le contenu qui y figure est ce qui compte vraiment. Vous devez être précis et persuasif, prendre en compte chaque détail et tenir compte de tous les problèmes possibles lors de la rédaction d'un plan de proposition de projet.

N'oubliez pas que son objectif n'est pas seulement de gagner le projet, mais également de définir le cadre pour vous guider tout au long de sa réalisation.

Bonne chance dans l'océan des propositions de projets !

• Voici votre guide pour créer un modèle de proposition en quelques secondes !

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