Comment rédiger des procédures opérationnelles standard claires et efficaces ; Le Guide Pratique avec Modèles

Chaque organisation a besoin d'un ensemble de règles pour guider ses membres. Des procédures opérationnelles standard (SOP) sont établies à cette fin. Les SOP sont une partie essentielle de toute entreprise et sont nécessaires pour assurer la qualité et la cohérence des opérations organisationnelles au milieu de l'agitation du travail quotidien.

Cet article vous aidera à rédiger efficacement les procédures opérationnelles standard de votre organisation et à les intégrer à votre approche de gestion quotidienne. Il explique et comprend,

• Que sont les SOP
• Différents formats de POS
• Comment rédiger des SOP et des bonnes pratiques
• Modèles de SOP modifiables

Que sont les procédures d'exploitation standard ?

Les procédures opérationnelles standard sont un ensemble de directives écrites sur la manière d'effectuer avec précision des activités ou des processus importants, routiniers ou répétitifs dans une organisation.

Ils expliquent la manière dont les activités doivent être réalisées afin de faciliter la conformité aux exigences techniques et du système qualité et de soutenir la qualité des données.

Les SOP sont généralement spécifiques à l'organisation pour laquelle elles sont rédigées et les aident à maintenir ses processus d'assurance et de contrôle de la qualité. Ils aident également les organisations à s'assurer qu'elles respectent les réglementations gouvernementales et à maintenir la cohérence de la qualité et de l'intégrité des produits et services qu'elles proposent.

SOP,

• Sont des documents transversaux
• Représenter le flux de travail à travers les fonctions
• Sont initiés via une carte de processus
• Répondez à la question « qui fait quoi ? »
• Sont écrits à la voix active

Des termes tels que protocoles, feuilles de travail, instructions de travail et modes opératoires de laboratoire sont également utilisés à la place des modes opératoires normalisés.

Importance des procédures opérationnelles standard

Presque toutes les activités, du nettoyage d'une machine de production à l'exécution d'un processus critique, peuvent être documentées par des procédures d'exploitation standard. Ils aident,

• Améliorer les performances de l'entreprise en fournissant des informations sur la protection, la santé, l'environnement et les opérations nécessaires pour mener à bien les processus commerciaux individuels
• Assurer la sécurité et la qualité des produits et services
• Veiller au respect des normes, réglementations et directives pertinentes
• Supprimer les variations dans les procédures et les processus exécutés par différents employés dans différents sites ou usines, contribuant ainsi à maintenir la cohérence
• Servir de base solide pour la formation et l'intégration des nouveaux employés
• Permettre le contrôle des processus et, à son tour, permettre des opportunités d'amélioration continue
• Faciliter une meilleure communication
• Servir de listes de contrôle pour aider les inspecteurs dans les procédures d'audit
• Reconstruire les systèmes opérationnels dans de nouveaux environnements

Types de POS | Formats de procédure d'exploitation standard

Alors que les organisations peuvent utiliser un format préféré ou personnalisé pour rédiger leurs procédures d'exploitation standard, il existe quelques types de formats SOP qui sont largement utilisés par les organisations.

Format de la liste de contrôle

Cela prend la forme d'une liste de tâches où les différentes tâches à effectuer sont décrites. Cela convient aux petites équipes ou aux individus qui n'ont pas besoin d'instructions détaillées.

Format étape par étape

Ce format utilise des listes à puces ou numérotées pour présenter les lignes directrices de la POS. Ce format convient mieux aux procédures ou aux processus qui sont routiniers, simples et faciles à suivre.

Format hiérarchique

Semblable au format étape par étape, le format hiérarchique explique également les procédures étape par étape. Cependant, dans ce format, des sous-étapes sont ajoutées sous chaque étape principale sous forme de listes à puces ou numérotées pour mettre en évidence les informations supplémentaires requises. Ce format est le mieux adapté aux procédures complexes avec beaucoup d'informations.

Format d'organigramme

Les organigrammes aident à simplifier les procédures d'exploitation standard complexes avec de nombreux résultats possibles qui sont imprévisibles grâce à la visualisation. Ce format met également en évidence la manière dont chaque étape du processus est liée les unes aux autres, décrivant ainsi clairement son déroulement pour une compréhension plus facile.

Comment rédiger des procédures opérationnelles standard et des meilleures pratiques

Étape 1 : Identifier les procédures à documenter

La première étape consiste à identifier les activités, les processus ou les flux de travail pour lesquels vous devez rédiger des directives.

Parlez à un expert des processus ou à des employés individuels pour découvrir les activités qu'ils effectuent quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement de la même manière. Vous avez également la possibilité de collecter les informations nécessaires ici par le biais d'une enquête si leur parler s'avère difficile.

Avec cette liste en main, vous pouvez ensuite procéder à l'identification des processus qui doivent être standardisés.

S'il est nécessaire de mettre à jour une POS existante, révisez-la et améliorez-la avec l'aide d'une personne qui a une formation et une expérience appropriées dans la mise en œuvre du processus pertinent.

Étape 2 : Définir l'objectif

Ensuite, identifiez l'objectif de la création du document SOP. Est-ce pour aligner les processus sur les priorités de l'entreprise ? Ou pour s'assurer que les processus fonctionnent bien ? Identifier la raison de la rédaction des SOP vous permettra de la structurer plus efficacement.

Dans le cas d'une SOP existante, identifiez les points faibles ou les obstacles de vos processus qui causent des retards et des échecs et déterminez les changements à apporter pour les améliorer.

Étape 3 : Choisissez un format

Il existe une variété de formats de SOP qui répondent aux différentes exigences commerciales et aux processus impliqués. Comme indiqué ci-dessus, ces formats SOP incluent des listes de contrôle, un format étape par étape, un format hiérarchique et le format d'organigramme. L'un de ces formats peut être sélectionné en fonction du type d'informations que vous souhaitez partager.

Étape 4 : Identifier les créateurs et les parties prenantes

Les SOP doivent être rédigées par des experts en la matière qui sont réellement impliqués dans la mise en œuvre ou l'utilisation du processus.

Lors de la rédaction de procédures opérationnelles standard pour des processus multitâches, envisagez une approche d'équipe où les expériences de plusieurs personnes impliquées peuvent être utilisées.

En outre, les cadres de niveau C et les dirigeants peuvent également être impliqués pour s'assurer que les SOP

• S'aligner sur les priorités commerciales de niveau supérieur
• Dispose des ressources nécessaires et du matériel à mettre en œuvre
• Sont plausibles en termes de consommation de ressources et de logistique

Conseil : Que vous comptiez sur le propriétaire de la tâche ou sur un rédacteur interne pour documenter les procédures opérationnelles standard, assurez-vous qu'il possède les compétences nécessaires en rédaction technique et une connaissance approfondie des processus organisationnels pertinents.

Étape 5 : Déterminer le public

Savoir qui fera référence aux SOP est essentiel pour les rédiger efficacement.

Les SOP doivent être rédigées avec suffisamment de détails pour permettre aux employés, même à une personne ayant une connaissance et une expérience limitées du processus, de reproduire la procédure sans supervision.

Afin de déterminer le niveau de détail qui doit être inclus dans une POS, vous devez d'abord comprendre pour qui vous l'écrivez. Il peut s'agir d'un nouvel employé sans aucune connaissance préalable ou de quelqu'un qui a effectué les activités plusieurs fois. Connaître leurs besoins vous aidera à personnaliser la POS pour leur compréhension en

• Se concentrer pleinement sur ses fonctions
• Utiliser la langue et la terminologie correctes qui leur sont familières, et des explications sur la terminologie qui leur est nouvelle

Conseil : Parlez aux employés qui sont responsables en dernier ressort de la mise en œuvre des processus et renseignez-vous sur les défis auxquels ils sont confrontés et écoutez leurs suggestions. En utilisant un espace de travail visuel comme Creately, vous pouvez amener tout le monde sur le même canevas pour faciliter la collaboration lorsque vous visualisez, modifiez et révisez les procédures d'exploitation standard.

Étape 6 : Créer un aperçu de la POS

Une fois que tout a été finalisé - le processus, les créateurs, le public et le format - commencez à planifier le document. Voici les composants typiques inclus dans le document SOP.

Les éléments d'un document SOP

• Page de titre - elle est réservée pour inclure les informations pertinentes sur le document, y compris le nom du SOP, la date de création, le numéro d'identification unique, les noms des auteurs du document et le département ou la désignation des personnes qui mettront en œuvre le AMADOUER.
• Table des matières – Si nécessaire, incluez une table des matières pour faciliter la navigation dans le document. Cet élément est utile dans le cas de documents SOP contenant plusieurs pages.
• Informations préparatoires - cela comprend des informations préliminaires telles que l'objectif de la POS, les rôles et responsabilités, les ressources, les matériaux et l'équipement nécessaires, et les précautions de sécurité.
• Méthodologie et procédures - cette section explique les procédures en utilisant le format SOP choisi.
• Contrôle et assurance de la qualité - c'est là que les rubriques ou d'autres moyens de mesurer le rendement des employés en ce qui concerne les SOP sont décrits.
• Référence et glossaire - cette section est réservée à la liste des ressources externes que vous avez citées dans le document et explique les termes auxquels vous avez fait référence plus en détail.

Conseil : accompagnez les détails complexes de diagrammes simplifiés tels que des organigrammes, des cartes de processus ou des diagrammes et des illustrations de flux de travail pour aider le lecteur à mieux comprendre.

Utilisez un style d'écriture cohérent

Les SOP doivent être faciles à comprendre, concises et précises pour s'assurer que tout le monde les comprend et les suit correctement, évitant ainsi les risques et les écarts de qualité et de sécurité. A cet effet, assurez-vous que les modes opératoires normalisés,

• Sont écrits en utilisant un format étape par étape facile à suivre
• Sont sans ambiguïté et peu complexes
• Sont écrits à la voix active et au présent. Évitez d'utiliser mais impliquez le terme "vous"
• Ne sont pas longs et redondants
• Respecter le guide de style (c'est-à-dire le type de police, la taille de la police et les couleurs utilisées) utilisé par l'organisation
• Utilisez des organigrammes pour visualiser les processus expliqués

Étape 7 : Examiner et approuver les SOP

Les SOP écrites doivent être examinées par une ou plusieurs personnes qui ont une connaissance, une formation et une expérience appropriées du processus. Les réviseurs doivent noter et partager tout problème ou préoccupation rencontré lors de la révision du document. Celles-ci peuvent ensuite être corrigées avant approbation.

Conseil : demandez à la personne responsable en dernier ressort de la mise en œuvre du processus de tester les POS rédigées avant de les finaliser.

Pour être efficaces, les SOP doivent rester à jour. Cela implique de les réviser, de les mettre à jour et de les réapprouver régulièrement chaque fois que les procédures sont modifiées.

Ces POS doivent également être systématiquement revues tous les 1 à 2 ans pour s'assurer qu'elles sont pertinentes. Comme meilleure pratique, mentionnez toujours la date de révision des SOP qui ont été révisées. Dans le cas où un certain processus n'est plus suivi, supprimez-le du fichier et archivez-le.

Conseil : Assurez-vous que les documents POS sont facilement disponibles en version papier ou numérique, en particulier pour ceux qui sont directement impliqués dans l'exécution des activités. Créer une bibliothèque SOP avec Creately ; centralisez tous les documents, ressources, liens et visuels nécessaires liés à votre documentation SOP dans un espace de travail connecté unique où vous pouvez collaborer en temps réel via la vidéoconférence et l'édition synchrone.

Prêt à écrire vos propres procédures d'exploitation standard ?

Les SOP vous permettent de prendre les meilleures méthodes de travail dans une entreprise et de créer un document simple des meilleures pratiques qui permet à chacun de faire de son mieux dans ce qu'il fait. Dans cet article, nous avons tout couvert, de la rédaction de procédures opérationnelles standard efficaces aux modèles que vous pouvez utiliser immédiatement. Suivez les étapes pour en créer un avec succès.

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