Comment un logiciel de gestion des visiteurs contribue à assurer la sécurité de l'entreprise

Assurer la sécurité sur les lieux de travail, y compris dans les bureaux et en entreprise, est extrêmement important. La sécurité sur le lieu de travail comporte deux aspects principaux : la sécurité numérique, qui protège les données importantes contre les cybermenaces, et la sécurité physique, qui protège les locaux, les employés et les visiteurs. Ces deux éléments sont cruciaux pour le bon fonctionnement et la croissance d’une organisation.

Lorsque l’on envisage des moyens d’améliorer la sécurité dans un environnement de bureau, l’accent est mis sur l’adoption de mesures permettant de gérer et de surveiller efficacement toutes les entrées et sorties. Le progrès technologique a introduit des outils innovants, dont le logiciel de gestion des visiteurs.

Ce logiciel permet de suivre les personnes qui visitent les locaux, en garantissant que seules les personnes autorisées entrent, pour des raisons de sécurité de toutes les personnes présentes dans le bâtiment. L'intégration de services de sécurité d'entreprise aussi avancés est essentielle pour protéger le lieu de travail, en faisant un espace plus sûr et mieux protégé pour toutes les personnes impliquées, y compris les sociétés de sécurité d'entreprise et la sécurité des alliances d'entreprises.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des visiteurs ?

Le logiciel de gestion des visiteurs est un outil spécialisé qui automatise et supervise le processus d'enregistrement, de surveillance et de suivi des personnes qui visitent un bâtiment ou une organisation. Ce logiciel fonctionne avec des programmes et des équipements uniques, comme des kiosques ou des tablettes, pour collecter des données sur les visiteurs et générer des badges visiteurs.

L'objectif principal de ce logiciel est d'assurer la sécurité. Pour ce faire, il identifie qui entre ou sort d'une installation, ou reconnaît et évalue les visiteurs sur la base de protocoles de sécurité, et évite tout accès non autorisé.

Renforçant les mesures de sécurité pour les visiteurs et les employés, l'application Vizitor facilite l'enregistrement des visiteurs sans contact et la gestion des présences des employés. Son intégration transparente répond bien aux besoins des entreprises de sécurité d'entreprise, favorisant un environnement sûr et sécurisé au sein des locaux de l'entreprise. La mise en œuvre d’une sécurité d’entreprise aussi avancée est vraiment importante pour la sûreté et la sécurité du lieu de travail.

Types de logiciels de gestion des visiteurs

Il existe différents types de solutions logicielles de gestion des visiteurs adaptées aux différents besoins des secteurs :

• Systèmes numériques de connexion des visiteurs de base : les systèmes numériques de connexion des visiteurs de base numérisent les activités des visiteurs, remplacent les journaux de bord papier traditionnels et fonctionnent dans les locaux, permettant aux entreprises de capturer des informations sur les visiteurs et de délivrer des badges numériques de manière centralisée. Bien que simples, ils manquent de fonctionnalités avancées.
• Solutions basées sur le cloud : offrant l'auto-enregistrement via des plateformes en ligne ou des applications mobiles, ces systèmes simplifient la collecte de données grâce à la technologie cloud. Ils s'avèrent bénéfiques pour les organisations multisites et les travailleurs à distance, garantissant l'accessibilité depuis n'importe où.
• Systèmes intégrés : il représente un autre type, collaborant avec les mesures de contrôle d'accès et de sécurité physique existantes. En combinant des fonctionnalités basées sur le cloud et des méthodes de connexion sans contact telles que les codes QR ou la reconnaissance faciale, les systèmes intégrés gèrent efficacement les visiteurs et les accès tout en fournissant des informations précieuses sur le comportement des visiteurs.
• Systèmes de kiosques libre-service : offrant une expérience d'enregistrement indépendante des visiteurs grâce à des écrans tactiles conviviaux, ces kiosques permettent la capture de photos, la numérisation d'identités et l'impression de badges sur site, contribuant ainsi à faire progresser les mesures de sécurité de l'entreprise. Les systèmes de bornes libre-service réduisent la charge de travail à la réception et garantissent un processus de suivi sécurisé des visiteurs.
• Systèmes biométriques : systèmes avancés utilisant des méthodes d'identification biométriques telles que la reconnaissance faciale et la numérisation d'empreintes digitales pour des enregistrements sécurisés et rationalisés. Ces méthodes améliorent la sécurité et rationalisent les processus de vérification des visiteurs.
• Systèmes basés sur des applications mobiles et basés sur le Web : offrant des processus d'enregistrement simples via des applications mobiles personnelles ou des portails Web, ces systèmes prennent en charge la pré-inscription et l'enregistrement groupé des visiteurs. Ils rationalisent les procédures d’enregistrement et contribuent à une gestion efficace des visiteurs.

Comment un logiciel de gestion des visiteurs contribue-t-il à assurer la sécurité de l'entreprise ?

Dans le monde d'aujourd'hui, de nombreuses personnes, notamment des employés, des visiteurs et des fournisseurs, entrent et sortent chaque jour des locaux de l'entreprise. Ce flux de personnes présente certains risques auxquels les entreprises doivent faire face.

Bien que la plupart des entreprises disposent de caméras de sécurité et d’alarmes, elles négligent souvent l’importance de renforcer la sécurité à la réception, qui constitue la première ligne de défense. La mise à niveau vers un système de gestion des visiteurs contribue de manière significative à assurer la sûreté et la sécurité des espaces d'entreprise.

Le logiciel de gestion des visiteurs contribue de manière significative au maintien de la sécurité de l'entreprise en utilisant diverses fonctionnalités visant à protéger les locaux et à gérer les interactions des visiteurs.

Certaines des fonctionnalités offertes par l'application Vizitor ont révolutionné la gestion des visiteurs et des employés grâce à ses solutions numériques sans contact. En permettant un enregistrement sans effort, la signature numérique de documents, l'impression de badges et la présence sans contact pour les employés, il a amélioré la sécurité et l'efficacité du lieu de travail.

• Pré-inscription : lorsque les visiteurs, en particulier les invités VIP, planifient leur visite à l'avance en s'inscrivant à l'avance, cela rend leur processus d'enregistrement fluide et laisse une impression positive durable. Cette approche réfléchie non seulement rationalise leur entrée, mais renforce également la sécurité en minimisant les entrées inattendues, contribuant ainsi à faire progresser les mesures de sécurité de l'entreprise.
• Technologie sans contact/QR : lorsque les visiteurs et les employés ont la possibilité de s'enregistrer à l'aide de méthodes de connexion sans contact ou par code QR, cela crée une expérience sans tracas, sans contact physique. Cette approche technologique donne la priorité aux protocoles de sécurité tout en garantissant un processus d'enregistrement pratique, en s'alignant parfaitement sur les services de sécurité de l'entreprise et en maintenant un environnement sécurisé dans les locaux.
• Capture de photos en direct : lorsque les visiteurs s'enregistrent, un système de gestion des visiteurs prend leurs photos en direct. Cela permet de garantir qu’ils sont bien ceux qu’ils prétendent être, réduisant ainsi le risque d’usurpation d’identité ou de fourniture de fausses informations. Il permet également de conserver des enregistrements précis des visiteurs, pratiques pour les enquêtes ou les audits.
• Impression de badges : le logiciel facilite la création de badges personnalisés contenant les détails et les photos des visiteurs. Cela facilite l’identification et le suivi des visiteurs dans les locaux de l’entreprise, garantissant ainsi un niveau de sécurité plus élevé.

Ces fonctionnalités de sécurité de haut niveau sont intégrées à l'application Vizitor qui permet une identification et un suivi sans effort des visiteurs dans les locaux de l'entreprise. Il élève les protocoles de sécurité à un niveau supérieur et garantit une expérience de gestion transparente des visiteurs.

• Carte d'identité personnalisable : les visiteurs peuvent télécharger leurs cartes d'identité, garantissant ainsi que l'entreprise dispose des informations correctes et nécessaires. Le stockage de ces données contribue à accroître la responsabilité des visiteurs et réduit les risques d'usurpation d'identité.
• Signature de documents numériques : permet aux clients de signer numériquement des documents importants, garantissant ainsi la confidentialité et la sécurité des accords sensibles tels que les NDA et les renonciations. Ce processus de signature électronique protège les informations de l'entreprise contre toute exposition.
• Accord personnalisable : différents visiteurs peuvent avoir besoin de signer différents accords adaptés à leur objectif. Par exemple, un fournisseur peut signer un accord différent de celui d’une personne venant pour un entretien. Ces accords permettent de garantir que les visiteurs se conforment à des politiques de sécurité spécifiques.
• Envoyer et vérifier les invitations : les employés peuvent envoyer des invitations comprenant les détails du lieu et de l'hôte, tandis que les visiteurs reçoivent des codes d'accès uniques avec leurs invitations. Cette approche organisée de la gestion des entrées améliore les mesures de sécurité.
• Ajouter une organisation : lors de la transition entre différents emplacements, le pass visiteur unifié garantit un processus d'inscription transparent. Cette fonctionnalité offre commodité et cohérence sur différents sites, contribuant ainsi à faire progresser les mesures de sécurité de l'entreprise et à améliorer la sécurité globale du lieu de travail.
• Présence sans contact : les enregistrements et les départs sans contact via le Visitor Pass améliorent la commodité et la sécurité des employés. Cette approche sans contact favorise un environnement de travail plus sûr.
• Notification et approbation de l'hôte : cette fonctionnalité divise les visiteurs en catégories Invités et Sans rendez-vous. Les visiteurs invités sont pré-enregistrés et validés, tandis que les visiteurs walk-in choisissent leur hôte à leur arrivée. Les hôtes reçoivent des notifications et peuvent décider de rencontrer ou non le visiteur, leur accordant ainsi le contrôle des visites.

Ce processus est rendu plus pratique et sécurisé par l'application Vizitor qui permet à l'hôte d'approuver ou de désapprouver rapidement et en toute sécurité ses visiteurs à l'entrée avec des messages et des e-mails personnalisés, conformément aux protocoles de sécurité du local.

• Alerte de dépassement de séjour : si un visiteur reste plus longtemps que prévu, cette fonctionnalité alerte le personnel concerné. Il aide à prévenir les failles de sécurité en permettant des actions rapides et des réponses plus rapides aux incidents de sécurité potentiels.

Conclusion

Les logiciels de gestion des visiteurs sont devenus très importants pour faire progresser la sécurité des entreprises dans divers secteurs et fonctions opérationnelles. À mesure que les lieux de travail évoluent, adoptent des modèles de travail hybrides et connaissent une fréquentation accrue, les entreprises ont besoin de solutions robustes de gestion des visiteurs pour relever efficacement les nouveaux défis.

La mise en œuvre de logiciels tels que l'application Vizitor améliore considérablement le niveau des services de sécurité d'entreprise pour les entreprises à la recherche de solutions fiables. Avec des fonctionnalités adaptées aux enregistrements sans contact, à la signature numérique de documents et à la surveillance active de l'occupation, Vizitor garantit une solide sécurité des alliances d'entreprise, en adéquation avec les besoins des entreprises modernes.