HubSpot Sales : 6 outils de productivité des ventes qui vous font gagner du temps et dont vous ne pouvez pas vous passer

Votre équipe de vente est un élément essentiel de votre moteur de revenus. Ils apportent l'argent à la porte, vous devez donc vous assurer qu'ils disposent des outils et des processus pour les rendre aussi efficients et efficaces que possible. Selon SEC Solutions, le temps passé par les commerciaux à des activités non commerciales (administration, etc.) a augmenté de 21 % par rapport à il y a cinq ans !

Il est facile de voir l'impact de la rationalisation de la partie administrative des ventes et de son automatisation maximale. Des commerciaux plus productifs peuvent consacrer plus de temps à la partie stratégique des ventes et une plus grande probabilité de conclure des affaires. Le CRM de HubSpot est un outil gratuit qui vous permet de gérer vos contacts et vos relations. Mais ajoutez HubSpot Sales à l'ensemble et vous disposez d'outils précieux pour gagner du temps qui augmenteront la productivité de votre équipe de vente et vous permettront d'atteindre vos objectifs.

1. Modèles

En tant que vendeur, j'écris souvent les mêmes e-mails encore et encore. Par exemple, avec chaque prospect qualifié, nous proposons de faire une évaluation du site et de leur envoyer par e-mail les instructions pour nous ajouter à Google Analytics et HubSpot.

Avant de commencer à utiliser HubSpot comme CRM, j'allais soit sur un document où j'enregistrais les instructions, soit je cherchais dans mon e-mail la dernière fois que j'ai envoyé les informations à quelqu'un. Ensuite, je copierais le texte, le collerais dans un nouvel e-mail, apporterais des modifications, puis l'enverrais. Avec HubSpot, j'ai pu enregistrer ces informations sous la forme d'un modèle d'e-mail.

Maintenant, dès que je décroche un appel avec un prospect, j'ouvre mon e-mail, sélectionne un modèle dans mes listes de modèles, et le tour est joué ! Il remplit l'e-mail, personnalise le contenu (prénom, entreprise, ma signature - autant de façons que vous souhaitez le personnaliser) et me permet d'ajouter ou d'ajuster rapidement n'importe quoi pour ce prospect spécifique. L'envoi de ces e-mails est passé de 3 à 5 minutes à 30 secondes. Multipliez ce temps par tous les e-mails que vous envoyez encore et encore et c'est beaucoup de temps gagné !

Il y a peut-être des e-mails que vous n'envoyez pas souvent, mais ils expliquent un aspect particulièrement complexe de votre produit ou service. Cela constituerait également un excellent modèle car vous n'avez pas besoin de vous souvenir des détails ou de la façon dont vous l'avez formulé la dernière fois. Configurez-le comme modèle, et vous avez terminé !

Pensez à... ces e-mails que vous envoyez pour donner suite à une demande, après une démo, lorsque vous envoyez une proposition, etc. Configurez des modèles et gagnez du temps dans votre journée.

Les vendeurs passent 21% de leur journée à écrire des e-mails et seulement un tiers de leur journée à parler aux prospects.

2. Extraits

Comme nous l'avons vu ci-dessus, les modèles vous permettent d'enregistrer les e-mails que vous envoyez régulièrement, mais il peut y avoir des déclarations que vous faites fréquemment ou des questions auxquelles vous répondez souvent qui sont incluses dans vos e-mails de différentes manières et à différents moments. Ces textes de présentation doivent être capturés sous forme d'extraits.

Je vais être honnête ... à l'origine, j'ai fait caca des extraits. Mais un jour, j'ai envoyé plusieurs e-mails de vente différents dos à dos qui avaient tous la même dernière ligne : "Si vous souhaitez programmer du temps, il y a un lien vers mon calendrier dans ma signature. N'hésitez pas à le regarder et à sélectionner un le moment qui vous convient. Ou, si c'est plus simple et que vous souhaitez m'envoyer des heures d'ouverture sur votre calendrier, je peux envoyer une invitation."

Au moment où je l'ai tapé pour la troisième fois, j'ai pensé "c'est un extrait". J'ai donc créé #time, et maintenant, lorsque j'envoie des e-mails, je tape simplement #time dans mon e-mail et l'extrait apparaît !

Les extraits peuvent contenir jusqu'à 500 caractères, ils peuvent être formatés avec des listes ordonnées et non ordonnées, gras, couleur du texte, surlignage, alignement, taille de police, type, italique et souligné. Et les extraits peuvent même inclure un lien.

Pensez aux salutations que vous utilisez, aux questions fréquemment posées auxquelles vous répondez, aux façons courantes de fermer votre e-mail, à ce que vous dites lorsque vous envoyez une brochure, etc.

Soixante-dix-neuf pour cent des cadres commerciaux s'accordent à dire que l'un des principaux moteurs de l'atteinte des objectifs est l'amélioration de la productivité des commerciaux.

3. Séquences

Avez-vous un ensemble bien défini d'étapes de suivi et d'engagement que vous suivez dans votre processus de vente ? Gagnez du temps en les automatisant grâce à l'outil Séquences.

En collaboration avec des modèles, les séquences vous permettent de définir la chronologie pour envoyer plusieurs e-mails de suivi sans que vous ayez à vous rappeler quand chacun doit être envoyé. Ce qui est particulièrement utile, c'est que si quelqu'un répond, il est automatiquement supprimé de la séquence. Mieux encore, vous pouvez inscrire quelqu'un dans une séquence directement depuis votre boîte de réception et vous avez la possibilité de personnaliser tous les e-mails avant leur envoi programmé.

Mais attendez, il y a plus ! Les séquences sont utiles pour plus que l'envoi d'e-mails. Vous pouvez également automatiser les tâches à l'aide de séquences.

Voici un exemple : un prospect arrive et vous appelez pour établir la connexion initiale. Vous ne parvenez pas à joindre la personne et souhaitez lui envoyer un e-mail de suivi pour prendre rendez-vous, mais vous savez qu'il faut parfois plusieurs tentatives de communication. Vous voulez également être sûr de vous connecter avec eux sur LinkedIn, vous voulez lire un article sur l'entreprise, vous aimez faire un suivi avec un autre appel téléphonique trois jours plus tard, vous envoyez généralement un aperçu des services, etc. - vous avez l'idée . Tout ce suivi standard peut être mis en place dans une séquence pour envoyer des e-mails, planifier des tâches spécifiques à des moments appropriés et vous donner généralement un moyen automatisé de gérer le "travail occupé" afin que vous puissiez vous concentrer sur les aspects les plus importants de Ventes.

Pensez à... la série de mesures que vous prenez pour garder votre entreprise devant quelqu'un lorsque vous perdez une affaire face à la concurrence. Suivez-vous une série d'étapes différentes lorsque vous perdez en raison d'un manque de décision ? Avez-vous un processus commun que vous suivez après une démo, lors de la recherche d'une entreprise, lors de la mise en place du premier rendez-vous ? Tous les grands cas d'utilisation pour les séquences.

Il faut en moyenne 18 appels pour entrer en contact avec un prospect.

4. Playbooks

Vous voulez vous assurer que chaque représentant suit le même processus, utilise le même script d'appel et fournit des informations après un appel commercial ? Ou qu'ils savent quelles mesures prendre et quelles ressources utiliser pour rechercher un prospect et positionner votre entreprise de manière cohérente chaque fois qu'ils s'engagent dans une conversation ? Les playbooks peuvent vous aider à documenter tout cela et plus encore.

L'outil Playbooks vous aide à mettre rapidement les nouvelles recrues au courant et à créer de la cohérence. Mais surtout, ils sont disponibles depuis la fiche contact dans le CRM afin que chacun y ait accès là où il travaille au quotidien.

Les playbooks peuvent être configurés avec une série d'étapes ou vous pouvez les configurer de manière à ce que le vendeur doive saisir des réponses (à partir de son appel, par exemple) afin que les informations soient enregistrées dans le contact et accessibles à tous sur le équipe. Il existe des playbooks d'appels intégrés, des playbooks pratiques, des playbooks de vente basés sur un compte et un nombre illimité d'autres playbooks puisque vous pouvez créer le vôtre à partir de zéro.

Pensez à... ce que vous voulez normaliser et comment vous voulez boucler la boucle de rétroaction sur les appels commerciaux.

Quatre-vingt-un pour cent des entreprises affirment que la productivité s'améliorerait avec de meilleurs processus, compétences ou formation professionnelle.

5. Tâches

Nous savons que l'outil Séquences peut automatiser les tâches, mais avec HubSpot CRM, les commerciaux peuvent créer et suivre manuellement des tâches afin que rien ne passe entre les mailles du filet. Peut-être un peu plus bas sur le totem de l'excitation, le grand différenciateur ici est que lorsqu'un commercial envoie un e-mail, il peut créer la tâche de suivi directement à partir de cet e-mail en cochant simplement une case.

Pour les aider à être efficaces lorsqu'ils commencent à faire leur suivi, des tâches peuvent être ajoutées à une file d'attente et HubSpot vous amènera à chaque enregistrement de contact, vous indiquera la tâche, et lorsque vous la marquerez comme "terminée", il vous amènera à la tâche suivante et à l'enregistrement de contact, simple et rationalisé.

Pensez à... vous débarrasser du papier.

Le commercial moyen effectue 94,4 activités par jour.

6. Liens vers les réunions

Oui, il existe d'autres outils qui vous permettent de synchroniser votre calendrier et de le rendre disponible pour que les gens puissent réserver des réunions avec vous, mais l'avoir dans votre boîte à outils HubSpot avec toutes les autres fonctionnalités intéressantes ne fait que boucler la boucle pour une victoire ! Permettre aux gens de programmer une conversation directement avec un commercial réduit tout le temps consacré à ces allers-retours : « Pouvez-vous vous rencontrer à 10 h le lundi ou à 20 h le mardi ? Sinon, prévenez-moi une autre fois. » ; "Désolé, je ne suis pas libre à 8h mardi... pouvez-vous faire 8h mercredi?" e-mails.

Peu importe quel vendeur parle au prospect ? Les réunions peuvent également être organisées dans un format "round robin". Connectez plusieurs calendriers et HubSpot affichera automatiquement tous les blocs horaires lorsque toute personne incluse dans le groupe à tour de rôle est disponible, offrant aux prospects plus d'options et aidant à accélérer la connexion.

Pensez au temps passé à essayer de vous connecter avec quelqu'un et à l'augmentation exponentielle de ce temps lorsque vous essayez de réserver une réunion avec trois personnes ou plus.

Une application de planification a constaté que le temps d'utilisation d'un outil était réduit de 50 %.

Les commerciaux font partie des personnes les mieux payées, sinon les mieux payées, de l'entreprise. Ils sont chargés de générer des revenus essentiels à la survie de l'entreprise. Facilitez leur travail en supprimant les tâches et activités banales qui les éloignent de la fermeture d'une entreprise en automatisant, modélisant et systématisant autant que possible votre processus de vente.

Et, oui, nous avons bu le kool-aid, mais nous avons constaté d'énormes améliorations de productivité en utilisant HubSpot Sales, et nous ne pouvons pas imaginer vendre sans lui.