Le guide facile de la planification des ressources humaines avec des outils et des modèles

Ce n'est un secret pour personne que la clé du bon fonctionnement continu d'une organisation réside dans ses employés – enfin, le bon type d'employés compétents qui font bien leur travail. Et la façon d'obtenir ce type d'employés travaillant dans votre organisation ne peut être rendue possible que par une bonne planification des ressources humaines.

Dans cet article, nous avons simplifié pour vous le processus des ressources humaines en vous guidant à travers chacune de ses étapes. Utilisez les modèles fournis pour rationaliser encore plus votre processus de planification.

Qu'est-ce que la planification des ressources humaines

La planification des ressources humaines est le processus par lequel les organisations évaluent les ressources humaines actuelles, prévoient les besoins ou les besoins futurs, identifient les lacunes et élaborent un plan pour les combler.

Fondamentalement, la planification des ressources humaines, également connue sous le nom de planification de la main-d'œuvre et de planification de la main-d'œuvre, vous aide à vous assurer que vous avez le bon nombre de personnes possédant les compétences pertinentes dans le bon type de poste au bon moment.

Importance de la planification des ressources humaines

La planification des ressources humaines joue un rôle majeur en s'assurant que les compétences nécessaires sont mises à la disposition de l'organisation en cas de besoin pour atteindre ses objectifs stratégiques. En outre, il existe plusieurs autres raisons importantes pour lesquelles la planification des ressources humaines est cruciale pour une organisation.

• Cela permet de s'assurer que la main-d'œuvre existante est utilisée de manière optimale
• Il soutient la réalisation des buts et objectifs stratégiques de l'organisation en s'assurant que le bon type de personnes est embauché pour répondre à la demande de main-d'œuvre en temps opportun.
• Il fournit les informations nécessaires pour mener à bien d'autres fonctions RH telles que le recrutement, la sélection, la promotion, la formation et le développement, etc. et définir les politiques RH
• Il aide l'organisation à s'adapter aux changements de l'environnement causés par la concurrence, la technologie, les politiques gouvernementales, etc. qui peuvent entraîner un besoin de nouveaux employés, de nouvelles compétences, etc.
• Il aide à identifier les besoins en main-d'œuvre nécessaires pour mettre en œuvre avec succès les plans d'expansion et de diversification
• Il aide également à anticiper les carences ou les excédents de main-d'œuvre et à prendre les mesures nécessaires pour gérer la situation.
• Il aide à développer des plans de carrière pour les employés individuels et à déterminer la formation et le développement dont ils ont besoin

4 étapes du processus de planification des ressources humaines

Il y a 4 grandes étapes impliquées dans le processus de planification des ressources humaines.

Étape 1 : Identifier l'offre actuelle de ressources humaines

Le processus de planification commence par l'analyse du bassin de main-d'œuvre actuel. Identifiez les forces et les faiblesses de votre organisation en ce qui concerne le nombre d'employés, leurs compétences, expériences, qualifications, postes, niveaux de performance, âge, avantages sociaux, niveaux de salaire, langues parlées, emploi antérieur, etc.

Il existe plusieurs façons de procéder pour cette étape.

• Reportez-vous aux évaluations de performances passées
• Recueillez les données de votre système d'information sur les ressources humaines
• Parlez aux chefs de service pour avoir une idée des employés qui travaillent sous leur direction
• Demandez aux employés eux-mêmes avec un questionnaire
• Amener les employés à faire une auto-évaluation d'eux-mêmes avec une analyse SWOT

Une fois que vous avez collecté une abondance d'informations sur les employés actuels, transférez-les dans un rapport d'inventaire des compétences. Un modèle visuel pour un inventaire des compétences plus facile à consulter et à comprendre est donné ci-dessous.

Étape 2 : Prévoir la demande future de ressources humaines

Cette étape nécessite que vous compreniez d'abord les objectifs futurs de l'organisation, car ils auraient un impact significatif sur les futures demandes en ressources humaines.

Avant de déterminer les besoins futurs, vous devez également tenir compte de facteurs tels que le taux de roulement des employés, les tendances du marché ou de l'industrie, les avancées technologiques qui aideront à automatiser les processus, les départs à la retraite, les promotions, les licenciements, etc.

Étape 3 : Analyser l'écart entre l'offre et la demande de main-d'œuvre

Maintenant que vous avez clarifié les compétences disponibles dans votre inventaire et celles dont vous aurez besoin à l'avenir, vous pouvez clairement voir les lacunes qui existent.

L'offre actuelle d'employés dans l'organisation peut-elle aider à répondre aux besoins futurs ?

Devrez-vous offrir des programmes de formation et de développement pour mettre à niveau les employés actuels afin d'atteindre les objectifs de l'entreprise ?

Si cela ne suffit pas, vous devrez alors recruter de nouveaux employés possédant les compétences pertinentes pour répondre à la demande de main-d'œuvre à l'avenir.

Il est important que vous mainteniez l'équilibre entre la demande et l'offre dans la planification des ressources humaines.

Étape 4 : Élaborer et mettre en œuvre le plan pour combler les lacunes

Vient ensuite l'élaboration d'un plan d'action.

S'il y a un déficit d'employés, vous pouvez consacrer vos efforts à l'embauche de nouveaux employés, à la formation des employés existants, à l'externalisation ou aux transferts interministériels.

En revanche, s'il y a un surplus d'employés, vous devrez peut-être envisager des licenciements, des régimes de retraite volontaire, des transferts, etc.

Une fois qu'un plan est conçu, il doit être intégré à la stratégie globale de l'organisation. Et il est important de surveiller le plan et d'évaluer son efficacité au fil du temps.

Outils de planification des ressources humaines

Vous pouvez utiliser ces outils tout au long des différentes étapes du processus de planification de la main-d'œuvre. Ils peuvent vous aider à analyser les capacités de votre personnel actuel et à déterminer vos besoins futurs. Les modèles fournis sont modifiables en ligne ; cliquez simplement sur le modèle pour le modifier en ligne.

Analyse SWOT

SWOT représente les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces. Il peut être utilisé comme outil d'auto-évaluation par les employés individuels ou comme outil stratégique pour évaluer l'état actuel de l'organisation.

Les forces et les faiblesses sont les facteurs internes. Par exemple, une force de votre organisation pourrait être la présence d'employés qualifiés, mais une faiblesse pourrait être le nombre insuffisant d'employés qualifiés.

Les opportunités et les menaces sont des facteurs externes. Par exemple, la disponibilité d'employés qualifiés sur le marché pourrait être une excellente opportunité pour vous si vous embauchez. D'autre part, votre concurrent débauchant vos employés avec de meilleurs salaires pourrait constituer une menace pour vous.

L'analyse SWOT est l'un des outils les plus populaires utilisés lors d'une analyse de situation. D'autres outils d'analyse de situation que vous pouvez utiliser avec la planification de la main-d'œuvre sont décrits dans notre guide d'analyse de situation.

Organigramme

Un organigramme est une représentation visuelle de la hiérarchie/structure d'une organisation. Il met également en évidence les relations hiérarchiques entre les employés, leurs rôles et leurs responsabilités. Dans la planification des ressources humaines, il peut être utilisé de plusieurs façons,

• Pour enregistrer des informations sur les rôles, responsabilités, compétences, expériences, etc. actuels des employés. Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires telles que leurs diplômes et des données démographiques. Cela vous aidera à identifier rapidement le bon personnel pour le travail.
• Créer une feuille de route des besoins en personnel. Vous pouvez également marquer les pénuries et les excédents de main-d'œuvre sur l'organigramme de votre entreprise.

Matrice RACI

Il s'agit d'un tableau que les chefs de projet utilisent pour attribuer des rôles et des responsabilités aux tâches d'un projet. Il met en évidence qui devrait être responsable, redevable, consulté et informé au cours d'un projet.

Grille à 9 cases

La grille à 9 cases, également connue sous le nom de matrice de potentiel de performance, est largement utilisée dans le développement des employés et la planification de la relève. Il aide à évaluer vos employés actuels par rapport à leurs performances actuelles et à leurs performances potentielles futures.

L'évaluation de vos employés à l'aide de la grille à 9 cases vous aide à identifier les employés forts et ceux qui sont à la traîne.

Planification d'un scénario

Il existe de nombreux scénarios, comme les progrès technologiques, les catastrophes naturelles, les changements politiques ou économiques qui pourraient modifier radicalement l'orientation future de votre entreprise. Habituellement, vous ne pouvez pas les voir venir ou planifier pour eux.

En intégrant la planification de scénarios dans votre processus de planification stratégique, vous pouvez identifier ces différents scénarios futurs, discuter de la manière dont ils affecteront votre organisation et prendre des mesures de précaution.

Vous pouvez intégrer la planification de scénarios à la planification des ressources humaines en examinant des scénarios qui impliquent l'évolution de vos futurs besoins en main-d'œuvre.

Consultez notre ressource sur la planification de scénarios pour en savoir plus sur cet outil.

Tableau de remplacement

Il s'agit d'un schéma similaire à l'organigramme. Il est utilisé pour identifier les candidats potentiels qui peuvent remplacer un employé qui prend sa retraite, qui est muté, etc. Des tableaux de remplacement individuels peuvent être élaborés pour chaque poste important dans une entreprise ainsi que des remplaçants potentiels.

Des conseils pour améliorer la planification de la main-d'œuvre ?

Dans cet article, nous avons essentiellement couvert tout ce que vous devez savoir sur la planification des ressources humaines, surtout si vous êtes un débutant. Et nous pensons que les modèles fournis vous aideront à démarrer votre projet.

Déjà un expert en planification de la main-d'œuvre? Partagez les conseils sur les outils et les processus que vous jurez dans la section des commentaires ci-dessous.