Travail hybride – comment réussir à diriger une équipe ? | #31 Se lancer dans la gestion de projet

Quelle que soit notre vision du travail hybride, nous sommes souvent confrontés à un défi : comment gérer une équipe lorsque certaines personnes sont au bureau et d'autres travaillent à distance, et que leurs ratios changent constamment.

Ouvrage hybride – table des matières :

1. Introduction
2. Communication dans une équipe hybride
3. Échange efficace d'informations
4. Support technique du travail de l'équipe
5. Entretenir des liens
6. Résumé

Introduction

Gérer une équipe de projet qui travaille en mode hybride est plus difficile que de travailler exclusivement à distance ou sur site. Après tout, comment superviser lorsque certains membres de l'équipe travaillent au bureau et d'autres à distance ?

Le chef de projet fait face à plusieurs défis clés. Ceux-ci inclus:

• définir les règles de communication dans l'équipe
• assurer un échange d'informations fluide
• soutien technologique pour les personnes extérieures au bureau
• maintenir les liens.

Communication dans une équipe hybride

Pour travailler efficacement dans un modèle hybride, vous devez définir les règles de communication. Lorsqu'il ne suffit pas de s'approcher pour demander à la personne travaillant au bureau voisin son avis sur votre travail, cela vaut la peine de s'arranger pour utiliser différents outils à des fins précises. Par exemple, vous pouvez envoyer une courte question via le chat, utiliser le courrier électronique pour des questions plus élaborées et organiser une vidéoconférence pour discuter de sujets complexes nécessitant la participation de plusieurs personnes.

Avec une nouvelle équipe, c'est aussi une bonne idée de s'assurer que tout le monde sait :

• Quelles sont les responsabilités de chacun,
• Comment contacter les autres membres de l'équipe, et
• Quelles sont les attentes concernant la fréquence de communication ?

Pour cela, vous pouvez utiliser des statuts dans une salle de discussion d'entreprise ou créer un tableau de contacts dans un outil de gestion de projet . Il vaut également la peine d'aborder brièvement le sujet de la communication lors d'une des réunions de projet.

Échange efficace d'informations

Une fois les règles de communication définies, il est temps de réfléchir à son contenu. C'est une bonne idée de s'assurer que l'information est partagée et que tous les membres de l'équipe ont accès aux ressources pour faire leur travail.

Avec un logiciel dédié, tel que Firmbee, vous pouvez facilement résoudre les problèmes suivants :

• répartition des tâches,
• échange d'informations sur l'état actuel du projet,
• fixer les dates des réunions de projet, ou
• partager les résultats du suivi des projets.

Le chef de projet doit s'assurer que les informations sont accessibles à tous, quel que soit leur lieu de travail. Cela est particulièrement vrai pour ceux qui travaillent sur des fichiers partagés, qui, lorsqu'ils travaillent sur site, peuvent avoir été stockés sur des serveurs qui empêchent l'utilisation à distance. Vous devrez peut-être penser à des solutions cloud ou planifier autrement les tâches que vous effectuez.

Support technique du travail de l'équipe

Un aspect clé d'un fonctionnement réussi dans le modèle hybride est de mettre en place les conditions techniques d'un fonctionnement ininterrompu. Les bases sont :

• Internet haut débit
• ordinateur ou ordinateur portable et
• logiciels nécessaires pour faire leur travail.

Le chef de projet doit s'assurer que tous les employés qui travaillent à distance disposent des bons outils, de l'équipement et de l'accès au réseau de l'entreprise.

Entretenir des liens

Le maintien des relations au sein de l'équipe est souvent négligé, mais tout aussi important que le support technique et la communication directement liés à l'exécution du projet. Cependant, dans le modèle hybride, les employés présents au bureau n'ont pas le temps d'établir des contacts interpersonnels.

Lorsque la majeure partie du travail est à distance lors de la visite du siège de l'entreprise, chaque participant au projet planifie des réunions individuellement. Parfois, il s'avère que tout au long de la journée, ils rencontrent tous les collègues et experts externes impliqués dans les tâches. Par conséquent, le temps manque pour rencontrer l'équipe, qui ne travaille ensemble qu'en théorie au siège de l'entreprise.

C'est pourquoi les risques associés au travail hybride sont :

• l'éclatement des équipes,
• réduire le sentiment d'appropriation du projet par l'équipe et
• manque d'engagement émotionnel envers l'entreprise.

Il n'y a pas que ceux qui travaillent à distance qui peuvent se sentir isolés du reste de l'équipe. C'est pourquoi il est si important de veiller à une bonne ambiance tout en travaillant ensemble. Un remède aux maux de l'« hybride » peut consister en des réunions de projet de groupe régulières complétées par des conversations individuelles avec les employés.

Résumé

Diriger une équipe de projet qui travaille en mode hybride nécessite que le chef de projet définisse des règles de communication et assure un échange d'informations fluide. Il est également essentiel de maintenir les liens d'équipe, en fournissant du temps et de l'espace pour les réunions à la fois dans l'environnement numérique et au bureau.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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