Guide visuel pour améliorer la performance organisationnelle

L'objectif de chaque organisation est d'atteindre efficacement son niveau de performance maximal. Si vous disposez des outils et des techniques nécessaires pour identifier les problèmes de performance, isoler les causes profondes, améliorer les processus et fournir les bonnes interventions de performance des employés, cela pourrait être fait de manière rentable.

C'est ce que nous visons dans cet article en essayant de vous présenter plusieurs techniques visuelles pouvant être utilisées pour améliorer les performances organisationnelles.

Outils de résolution de problèmes

Résoudre des problèmes dans un environnement d'entreprise prend plus de temps que dans toute autre situation. De la recherche du problème à la mise en œuvre de la solution et au suivi du résultat, vous aurez peut-être besoin d'une approche systématique. Les techniques visuelles suivantes vous aideront à simplifier ce processus d'enroulement.

Diagrammes d'interrelations

Qu'est-ce que c'est

Un diagramme d'interrelations visualise les relations de cause à effet qui existent au sein d'un ensemble de problèmes. Si vous essayez de comprendre la relation causale derrière un problème, cet outil pourrait vous aider.

Comment faire

Étape 1 : La première étape consiste à identifier le problème qui ralentit la progression de votre organisation, de vos processus, etc. Le problème doit apparaître en haut du diagramme ; pour le mettre en valeur, vous pouvez le montrer dans une couleur différente ou dans une taille plus grande.

Étape 2 : Faites un remue-méninges sur les raisons qui, selon vous, pourraient être à l'origine du problème que vous avez identifié précédemment.

Étape 3 : Analysez les causes que vous avez identifiées et déterminez la relation de cause à effet entre elles. Reliez les causes et les effets avec des flèches. Si l'influence de la cause sur l'effet est plus forte, mettez-la en évidence en assombrissant la flèche. Et si la relation est plus faible, vous pouvez la représenter avec une ligne pointillée.

Étape 4 : La prochaine étape consiste à analyser quelles sont les causes profondes. Si une cause particulière a plusieurs flèches pointant vers elle, vous pouvez la considérer comme une raison clé de votre problème. Et s'il y a un élément qui a de nombreuses flèches pointant vers lui, alors c'est un résultat clé. Une fois que vous connaissez ces détails, il vous sera beaucoup plus facile de trouver une solution.

Analyse de la cause originelle

Qu'est-ce que c'est

L'analyse des causes premières est un autre outil utilisé pour identifier la cause première d'un problème. Il vous aide à aller au fond d'un problème et à trouver des solutions permanentes.

Comment faire

Il existe un certain nombre d'outils disponibles pour effectuer une analyse des causes profondes et ils sont

5 pourquoi

L'analyse des 5 pourquoi est assez facile à faire. Une fois que vous avez défini votre problème, demandez à votre équipe pourquoi il se produit. Faites-leur donner des raisons. Demandez pourquoi quatre fois de plus pendant que vous creusez profondément et analysez la cause. Vous pouvez utiliser un modèle de diagramme de 5 pourquoi comme celui ci-dessous pour enregistrer les informations pour une référence rapide.

Diagramme en arête de poisson (diagramme d'Ishikawa/diagramme des causes et des effets)

Reportez-vous à notre Guide ultime des diagrammes en arête de poisson pour apprendre tout ce que vous devez savoir sur le type de diagramme. Une fois que vous êtes prêt, vous pouvez utiliser un modèle de diagramme en arête de poisson comme celui ci-dessous pour effectuer votre analyse des causes profondes.

Diagrammes d'affinité

Qu'est-ce que c'est

Un diagramme d'affinité est une technique de brainstorming utilisée pour organiser un grand nombre d'informations/données en regroupant des idées similaires ou connexes sous un même thème. Et c'est un excellent moyen d'explorer un problème en collaboration avec une équipe.

Comment faire

Étape 1 : Définissez le problème auquel vous devez trouver une solution. Si vous avez un énoncé de problème clair (c'est-à-dire comment pouvons-nous accélérer nos projets), il serait plus facile pour votre équipe de suggérer des idées.

Étape 2 : Faites réfléchir votre équipe et trouvez des idées pour résoudre le problème. Ils peuvent présenter leurs propres idées ou se parler et présenter des idées en groupe.

Étape 3 : Catégorisez ou regroupez vos idées pour en faciliter l'analyse. Vous pouvez utiliser un diagramme d'interrelations, un diagramme en arête de poisson ou l'analyse des 5 pourquoi pour trouver plus en détail les causes profondes du problème que vous analysez ici.

Outils d'amélioration des processus

En matière de réduction des coûts, d'amélioration des services, d'augmentation de la productivité et d'amélioration de la qualité, l'amélioration des processus est la clé. Les outils visuels suivants que nous sommes sur le point d'examiner vous aideront à vous aider dans vos projets d'amélioration des processus.

Diagrammes de tortue

Qu'est-ce que c'est

Les diagrammes de tortues sont un outil de qualité qui visualise les éléments d'un processus tels que qui est impliqué, les entrées, les sorties, les ressources, etc. Il aide à comprendre le processus du point de vue de la gestion et de la main-d'œuvre.

Comment faire

Voici comment remplir chaque case du diagramme de la tortue

Entrées - Ici, vous devez mentionner toutes les entrées ou ressources telles que les documents, les informations, le matériel dont vous aurez besoin pour mener à bien le processus.

Extrants – Quel est le résultat final de votre processus ? Cela peut inclure le produit final, les documents et les enregistrements.

Qui est impliqué - Dans cette section, vous devez mentionner les responsables du processus et les ressources humaines nécessaires pour mener à bien le processus.

Avec quoi - Ici, vous devez lister les ressources non humaines nécessaires pour mener à bien le processus

Processus / Comment est-ce fait - C'est ici que vous ajoutez des références à des documents qui indiquent aux gens comment effectuer chaque étape

Mesures – Mentionnez les indicateurs de performance qui vous aideront à déterminer si le processus est un succès ou un échec

Pour une liste complète des techniques d'amélioration des processus couvrant les outils Lean et Six Sigma, reportez-vous à notre Guide simplifié des méthodologies d'amélioration des processus .

Outils de planification stratégique

La planification stratégique est votre meilleur pari pour un avantage concurrentiel et une meilleure performance organisationnelle. Les outils de planification stratégique suivants adoptent une approche visuelle et aident à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies de manière efficace.

Planification d'un scénario

Qu'est-ce que c'est

La planification de scénarios est un outil que vous pouvez utiliser pour faire des hypothèses sur l'avenir et sur la façon dont votre environnement organisationnel changera en conséquence. Fondamentalement, avec la planification de scénarios, vous pouvez imaginer différentes réalités auxquelles votre entreprise pourra être confrontée à l'avenir. Cela vous aidera à trouver des réponses pour affronter avec succès chaque réalité alternative.

Comment faire

Pour un guide détaillé sur la façon de réaliser un exercice de planification de scénarios, reportez-vous à cet article.

Étape 1 : Identifiez les forces motrices de votre entreprise telles que les changements dans l'économie, la technologie, etc. Soyez conscient des changements internes qui peuvent également avoir un impact sur votre entreprise. Tenez compte de tous les moteurs, y compris ceux qui, selon vous, pourraient affecter la croissance de votre entreprise, et dressez-en la liste.

Étape 2 : Quelles incertitudes ont le plus d'impact sur votre entreprise ? Choisissez deux incertitudes qui, selon vous, auront l'impact le plus sérieux sur votre entreprise.

Étape 3 : Formez une matrice avec les 2 incertitudes comme axe et les facteurs commerciaux. Avec la matrice, vous pouvez proposer quatre scénarios plausibles qui vous aideront à prendre des décisions concernant l'avenir de votre entreprise.

Étape 4 : Enfin, vous et votre équipe pouvez discuter de la manière dont vous devez répondre à chacun de ces scénarios.

Analyse SOAR

Qu'est-ce que c'est

SOAR signifie Forces, Opportunités, Aspirations et Résultats. Il s'agit d'un cadre de planification stratégique qui aide une organisation à se concentrer sur ce qu'elle fait bien, ce qui devrait être amélioré et ce qui intéresse le plus les parties prenantes.

Comment faire

Étape 1 : Lorsque vous choisissez votre équipe pour la séance de remue-méninges, assurez-vous qu'elle vient de différents services et qu'elle possède des compétences et une expérience différentes, afin de pouvoir envisager un éventail de perspectives.

Étape 2 : Créez un questionnaire ou un guide auquel vous référer lorsque vous interrogez les participants pendant la session.

Étape 3 : Avec l'équipe, essayez de déterminer les conditions positives qui ont contribué au succès de votre entreprise dans le passé. Identifiez les aspirations et les résultats souhaités pour un avenir prospère.

Étape 4 : Identifiez les domaines d'opportunité et rédigez des énoncés d'objectifs pour chacun. Déterminez également les mesures qui aideront à suivre le succès de l'organisation.

Analyse PILON

Qu'est-ce que c'est

L'analyse PESTLE permet d'identifier et d'analyser les facteurs externes clés ou les forces macro qui affectent une organisation. Au cours d'une analyse PESTLE, vous devez examiner et identifier les changements dans chacun des domaines suivants.

Facteurs politiques

L'impact du gouvernement ou des politiques gouvernementales sur votre entreprise ou votre industrie.

Facteurs économiques

Comment l'économie et ses performances peuvent-elles impacter votre organisation ou votre industrie ? Les détails que vous devrez peut-être examiner incluent les taux d'emploi, les coûts des matières premières, les taux d'intérêt, etc.

Facteurs sociaux

L'examen des facteurs sociaux vous aide à mieux comprendre les besoins et les désirs de vos clients. Par exemple, les changements d'attitude, les changements culturels, les niveaux d'éducation, etc.

Facteurs technologiques

Quel impact l'avancement technologique aurait-il sur la croissance de votre entreprise et de l'industrie ?

Facteurs juridiques

Vous devez être conscient des territoires légaux dans lesquels vous opérez. Et garder un œil sur tout changement de législation et son impact sur vos opérations commerciales.

Facteurs environnementaux

Dans cette section, vous devez énumérer comment les changements dans l'environnement comme le changement climatique, la pollution, etc. affecteraient la croissance de votre entreprise.

Pour plus d'outils de planification stratégique marketing, reportez-vous à notre liste ultime d'outils de planification stratégique marketing.

Outils d'amélioration de la performance des employés

Une organisation ne peut aller de l'avant que si elle s'appuie sur une solide équipe d'employés performants. Voici quelques outils que vous pouvez utiliser pour développer votre équipe et encadrer et coacher vos employés pour les aider à améliorer leur productivité et leurs performances.

Modèle 9 boîtes

Qu'est-ce que c'est

Le modèle à 9 boîtes est un excellent outil pour la planification et le développement de la relève. L'idée derrière la matrice est qu'en déterminant comment tous les employés s'intègrent dans la grille, l'entreprise peut comprendre où chaque employé appartient et comment ils doivent être positionnés lors des changements organisationnels qui se produiront à l'avenir.

L'axe X de la grille suit la performance globale actuelle et l'axe Y illustre le potentiel des employés.

Comment l'utiliser

Étape 1 : Commencez par définir les critères et la norme pour chaque case. Si vous les avez clarifiés, il est plus facile de catégoriser chaque employé

Étape 2 : Placez chaque employé dans sa case respective. Pour vous aider dans l'exercice, ayez vos profils d'employés avec vous.

Étape 3 : Réunissez-vous et planifiez la progression de votre employé à intervalles réguliers. Cela vous aidera à voir comment ils se sont développés et quelles actions vous devez entreprendre pour développer davantage votre équipe.

Modèle CROISSANCE

Qu'est-ce que c'est

Le modèle GROW est un outil utile pour structurer les sessions de coaching ou de mentorat de vos employés. Cela aide une personne à clarifier ce qu'elle veut réaliser et comment elle y parviendra.

Comment l'utiliser

Étape 1 : (Objectif) La première étape consiste à définir l'objectif que vous souhaitez atteindre à la fin de la séance de coaching. Les objectifs ici peuvent être des cibles, des résultats de performance, etc. Lors de la définition des objectifs, il est important de respecter les critères SMART.

Étape 2 : (Réalité) L'étape suivante consiste à analyser et à se faire une idée de l'état actuel du stagiaire. Le coach peut aider son client à faire une auto-évaluation avec une analyse SWOT personnelle, et à identifier ses forces, ses faiblesses également. comme des menaces et des opportunités. A la fin de cette étape, les obstacles doivent être listés.

Étape 3 : (Options) Quelles sont les solutions disponibles pour surmonter les obstacles que vous avez identifiés précédemment ? Réfléchissez à toutes les possibilités avec le stagiaire.

Étape 4 : (volonté) Dans cette étape, l'une des solutions est sélectionnée et un plan d'action est défini. La responsabilité du coach est désormais de motiver son client à suivre le plan jusqu'à ce que l'objectif soit atteint.

Quelles techniques utilisez-vous pour améliorer la performance organisationnelle

Dans ce guide, nous avons adopté une approche différente – une approche visuelle – pour améliorer la performance organisationnelle et nous espérons qu'elle vous aidera à accroître l'efficacité de votre organisation et la productivité de vos employés.

N'oubliez pas de le partager avec vos collègues et de nous faire part de vos réflexions sur le guide dans la section des commentaires ci-dessous.