Quel est le rôle des systèmes d'information dans la gestion des ressources humaines ?

Publié: 2022-09-01

Les systèmes d'information sur les ressources humaines sont un outil efficace utilisé par la grande majorité des organisations modernes. À l'ère de la technologie moderne, il est difficile d'imaginer une gestion des ressources humaines sans support informatique. Le degré d'adaptation de ces systèmes à une organisation dépend de sa taille, de la complexité de ses processus, de son approche de l'utilisation des outils modernes, de ses ressources et de son capital. La mise en œuvre de systèmes informatiques ou la modernisation de systèmes existants nécessite non seulement des dépenses financières, mais également des changements organisationnels, personnels et mentaux, ainsi que la connaissance du programme. Par conséquent, avant de décider de mettre en œuvre un tel logiciel, analysez et préparez-vous aux changements nécessaires.

Systèmes d'information en gestion des ressources humaines – table des matières :

Éléments des systèmes d'information
Ergonomie des systèmes d'information en GRH
Avantages de l'utilisation des systèmes d'information
Sommaire

Éléments des systèmes d'information

Un système d'information est une partie des technologies de l'information (TI) qui utilise des outils informatiques. Pour qu'un système soit qualifié de TI, il doit être composé de matériel informatique, de logiciels, de télécommunications et d'employés.

Le matériel est un ensemble d'équipements techniques permettant la transmission, la réception et le traitement d'informations. Le matériel comprend des équipements tels que des périphériques d'entrée (clavier, lecteurs, souris), des périphériques de sortie (moniteurs, imprimantes, scanners), des processeurs et de la mémoire. En raison du développement rapide des solutions informatiques modernes, le matériel évolue constamment et devient très rapidement obsolète. Le matériel le plus pratique et le plus populaire utilisé dans la gestion du personnel est un ordinateur personnel (ordinateur portable) et un smartphone.

Un logiciel est un ensemble de programmes, d'instructions, d'interfaces implémentées et de données intégrées qui permet le traitement des données dans le but spécifié par l'utilisateur. À l'aide du logiciel, des outils de base tels que diverses bases de données sont construits, fonctionnant comme des collections de données interdépendantes. La base de données des employés comprend toutes les informations sur les employés, la base de données modèle permet la simulation des conséquences des décisions et l'évaluation des employés. La base de connaissances, à son tour, permet la gestion des connaissances, l'étude du comportement des employés et la mise en œuvre de programmes de formation.

Les télécommunications consistent à connecter le travail de plusieurs ordinateurs et terminaux. Les ordinateurs peuvent être connectés au niveau régional, national ou mondial. Une telle solution vous permet de créer des organisations virtuelles et la mise en œuvre du travail à distance. Les télécommunications fonctionnent sur la base des réseaux téléphoniques, de la fibre optique, mais aussi sans fil, et même du satellite.

Les employés sont l'élément le plus important et le plus précieux du système d'information. Le personnel qui exploite le système est composé de programmeurs, d'architectes, de gestionnaires et d'utilisateurs. Pour que le système fonctionne efficacement, il est nécessaire de former et d'initier les employés à de nouvelles tâches. Les petites entreprises utilisent généralement un support technique externe. Les plus grandes emploient des spécialistes en informatique pour superviser le fonctionnement et la modernisation continue du système.

Ergonomie des systèmes d'information en GRH

Avant de décider d'utiliser un système d'information, faites une analyse de l'organisation et notamment des besoins des collaborateurs responsables de la politique de GRH. Répondez à la question de savoir si et dans quelle mesure le système facilitera leur travail et si les activités mises en œuvre seront plus efficaces. Il sera également utile d'effectuer un calcul économique pour une situation spécifique. Rappelons que l'utilité des systèmes d'information dépend du rôle et de la place de la direction des ressources humaines dans la structure de l'entreprise.

Avantages de l'utilisation des systèmes d'information

Les systèmes d'information sur les ressources humaines disponibles sur le marché diffèrent en termes de fonctionnalité. Cependant, ce sont leurs caractéristiques uniques qui influencent leur mise en œuvre et leur utilisation. Une bonne mise en œuvre du SIRH présente plusieurs avantages mesurables tels que

Des économies. Le retour sur investissement est à long terme, mais après un certain temps, les résultats financiers de la mise en œuvre du système sont visibles. Le système centralisé permet d'intégrer des processus mineurs en un seul, ce qui entraîne une augmentation significative de l'efficacité du travail. Le module de professionnalisation réduit les coûts logistiques liés à l'organisation de la formation.
Communication améliorée . La base de données centralisée réduit le soi-disant «bruit de communication» en fournissant un ensemble immuable d'informations pour tous les employés de l'organisation. La réduction des erreurs causées par le travail avec des données incorrectes réduit également les coûts et élimine les mauvaises décisions.
Analyse et reporting. Les fonctions de compilation, de tri et d'interprétation permettent d'analyser les données simplement et rapidement, et les informations obtenues ne sont pas sujettes aux erreurs. L'accès rapide aux rapports permet aux responsables de prendre des décisions plus précises concernant le personnel.
Productivité accrue. Les fonctions du système rationalisent le travail lié, par exemple, au suivi des cartes de pointage ou à l'analyse de la rétention et du roulement des employés. Des systèmes d'information avancés automatisent les tâches les plus fastidieuses.

Systèmes d'information – résumé

Les informations pour la gestion des ressources humaines, qui sont traitées dans le système d'information, sont particulièrement importantes. Grâce à cette base de connaissances spécifiques, il est possible de gérer efficacement le personnel grâce à une planification, une organisation, une direction et un contrôle adéquats.

L'information sur l'organisation et son environnement détermine la prise des bonnes décisions en matière de dotation. La multiplication des problèmes de gestion des ressources humaines ces derniers temps fait de la mise en place d'un système de gestion informatique une des conditions clés de succès dans ce domaine. L'utilisation appropriée du système peut être l'un des facteurs les plus importants menant à l'avantage concurrentiel d'une entreprise.