Gestion des stocks Excel : avantages, inconvénients et astuces

De nombreuses personnes entretiennent une relation amour-haine avec Excel, le puissant logiciel de tableur de Microsoft.

Malgré cela, personne ne peut nier ses capacités en tant qu'élément de base dans presque tous les secteurs, en particulier les entreprises de commerce électronique de taille moyenne à la recherche d'un moyen rapide de suivre les stocks.

Les entreprises de taille moyenne se retrouvent souvent dans une situation difficile. Ils sont trop volumineux pour le suivi manuel des stocks, mais pas prêts pour un logiciel de gestion des stocks à part entière.

Microsoft Excel sert de pont idéal entre ces options.

Mettez en œuvre les stratégies de cet article et regardez votre gestion des stocks exceller (voir ce que nous y avons fait) vers de nouveaux sommets.

Plongeons dedans.

Comment faire la gestion des stocks dans Excel

La beauté d'Excel est sa flexibilité. Vous pouvez rendre votre suivi des stocks aussi simple ou complexe que vous le souhaitez.

Vous pouvez commencer avec quelque chose d'aussi rudimentaire que les quantités d'articles ou créer un système massif à plusieurs feuilles de calcul avec des calculs automatisés, des spécifications détaillées des produits, un suivi de la chaîne d'approvisionnement, des analyses des ventes et des points de réapprovisionnement prédictifs.

Vous pouvez également utiliser les capacités de calcul d'Excel pour suivre des mesures critiques telles que la quantité en stock, les coûts d'achat, la valeur des stocks et la quantité en réapprovisionnement.

Cela dit, construire à partir de zéro demandera beaucoup de travail. C'est pourquoi nous vous recommandons d'utiliser des modèles de gestion des stocks pour commencer (surtout si vous ne maîtrisez pas Excel).

Créer (ou emprunter) une feuille de calcul de gestion des stocks

Si vous êtes prêt à utiliser Excel comme outil de gestion des stocks, l'étape suivante consiste à trouver la feuille de calcul qui vous convient.

La bonne nouvelle est que vous avez des options. Que vous souhaitiez créer le vôtre à partir de zéro ou trouver un modèle parfait, les solutions dont vous avez besoin sont là.

Voici quelques options:

Créez votre propre feuille de calcul

Construire votre feuille à partir de zéro est une option viable si vous êtes déjà un assistant de feuille de calcul. La perspective de le construire vous-même peut même vous sembler amusante (pas de jugement, promis).

En adoptant cette approche, vous obtiendrez exactement ce que vous voulez et ce dont vous avez besoin, car vous le personnaliserez pour répondre à vos défis d'inventaire spécifiques.

Le coût en temps est annulé par les avantages d'avoir une feuille de calcul conforme aux exigences de gestion des stocks de votre entreprise.

Mais créer une feuille de calcul Excel à partir de zéro peut prendre beaucoup de temps, surtout si vous n'êtes pas familier avec la logique et les formules d'Excel. Cela peut être hors de question pour les propriétaires d'entreprise qui restent à peine à flot.

De plus, votre connaissance d'Excel peut être un facteur limitant dans ce que vous pouvez réaliser dans votre feuille de calcul.

Après tout, vous ne savez pas ce que vous ne savez pas.

Si vous ne comprenez pas les fonctionnalités d'Excel, vous ne réalisez peut-être pas qu'il existe des solutions plus efficaces à vos problèmes de suivi des stocks.

Pour une excellente procédure pas à pas, consultez ce tutoriel :

Utiliser un modèle gratuit de Microsoft

Si la création d'une feuille de calcul de gestion des stocks Excel à partir de zéro vous semble hors de votre portée (ou n'est pas la meilleure utilisation de votre temps), vous pouvez toujours opter pour un modèle d'inventaire Excel - et il en existe de nombreux excellents.

Microsoft propose de nombreux modèles Excel pour un large éventail de besoins. Si vous ouvrez Excel et recherchez « inventaire », vous trouverez des exemples prédéfinis qui répondent à vos besoins.

Vous pouvez également consulter la bibliothèque de modèles officielle de Microsoft pour voir ce qui est possible.

Ce modèle gratuit est l'un de nos favoris, qui gère non seulement la quantité des stocks, mais sert également de modèle de contrôle des stocks, en utilisant des formules pour vous rappeler les points de réapprovisionnement à venir.

Trouver un modèle de gestion d'inventaire tiers

Si vous ne trouvez pas ce que vous voulez dans la collection de modèles Excel, ne paniquez pas. Il existe tout un monde de modèles générés par les utilisateurs en ligne.

Par exemple, ce site propose plusieurs modèles d'inventaire pour les bons de commande, les listes de produits, le suivi des données d'inventaire, etc.

Ces feuilles de calcul sont souvent plus complexes que leurs homologues gratuites. Beaucoup offrent des fonctionnalités comparables aux logiciels de gestion des stocks dans la catégorie de gestion des stocks, seulement moins certaines des fonctionnalités clés de ces programmes.

REMARQUE : Si vous préférez travailler avec Google Sheets, vous pouvez utiliser plusieurs de ces modèles sur les deux plates-formes. Il existe également de nombreux modèles de suivi d'inventaire spécialement conçus pour Sheets.

Avantages et inconvénients de la feuille de calcul d'inventaire Excel

Avant de conclure cette section, prenons un moment pour discuter des avantages et des inconvénients de l'utilisation d'Excel pour la gestion des stocks.

AVANTAGES

COÛT

Avec des options gratuites disponibles à la fois dans Excel et en ligne, il n'est pas difficile de créer un modèle de gestion des stocks sans faire exploser votre budget.

La plupart des petites entreprises fonctionnent avec des marges minces et peu de bénéfices (surtout au début). Excel peut vous aider à gérer votre inventaire sans vous ruiner.

PERSONNALISATION

L'une des choses que les partisans d'Excel adorent dans le logiciel est que vous pouvez (avec suffisamment d'intelligence et d'équité en matière de sueur) faire en sorte que le logiciel fasse presque n'importe quoi.

Ce niveau de personnalisation signifie que les entreprises peuvent créer un outil de suivi des stocks parfaitement adapté à leurs besoins, probablement sans faire de compromis majeurs.

COMMUNAUTAIRE

Les feuilles de calcul Excel sont faciles à partager avec les autres membres de l'équipe de votre organisation. Vous pouvez les partager via Dropbox et d'autres plates-formes, les enregistrer dans le cloud, utiliser Google Sheets, etc.

Cela signifie que votre feuille de calcul est accessible par les membres de l'équipe n'importe où, à tout moment.

Bien sûr, aucune solution n'est parfaite à 100 %, et Excel ne fait pas exception. Voici quelques-uns des inconvénients que vous devez connaître avant de choisir cette solution pour vos besoins de gestion des stocks.

LES INCONVÉNIENTS

COMPLICATIONS

La plupart des feuilles de calcul Excel commencent leur vie en tant que documents gérables.

Cependant, à mesure que votre entreprise et votre inventaire se développent, vos feuilles de calcul augmentent également.

Nous avons tous vu les feuilles de calcul peu maniables qui exécutent plus de 100 colonnes en haut et des milliers de cellules en profondeur.

Ces feuilles sont des cauchemars devenus réalité, des documents capables d'étouffer votre ordinateur à chaque fois que vous essayez d'en charger un.

Le ballonnement est un problème auquel toute personne qui utilise Excel pour la gestion des stocks devra faire face à un moment donné. Tôt ou tard, les feuilles de calcul deviennent trop volumineuses pour être utiles.

TEMPS

La création d'une feuille de calcul, la saisie de formules et l'ajout de données prennent du temps. La maintenance de la feuille de calcul est encore une autre perte de temps. Toutes ces heures s'additionnent.

Le logiciel de gestion des stocks automatise de nombreux processus de gestion des stocks pour ses utilisateurs après le lancement initial du logiciel. Excel nécessite une approche plus pratique.

Il y aura des moments où ces heures pourraient être mieux dépensées ailleurs.

DONNÉES

Si vous avez déjà travaillé sur une feuille de calcul gigantesque où plusieurs personnes ont le pouvoir de modifier le document, vous avez probablement subi une perte de données.

Des accidents se produisent, les gens font des erreurs et les feuilles de calcul peuvent être des bêtes compliquées. Le problème avec Excel est que parfois, lorsque ces erreurs se produisent, il n'y a pas de moyen facile de les annuler.

Cela peut gâcher vos données. Parfois, vous ne vous en rendrez compte que bien plus tard.

LES ERREURS

Contrairement aux logiciels d'inventaire, qui mettent à jour les scans de codes-barres et RFID en temps réel afin que vos numéros d'inventaire soient précis à la seconde près, Excel nécessite beaucoup de travail manuel sous la forme de saisie de données.

Et comme le savent tous ceux qui travaillent avec la saisie de données, l'erreur humaine est une chose très réelle.

L'élément humain constant impliqué dans l'utilisation d'Excel signifie que les erreurs d'inventaire sont plus probables avec cette approche qu'avec un logiciel de gestion des stocks.

AUCUN SUIVI EN TEMPS RÉEL

Nous en avons parlé au point précédent, mais cela mérite d'être répété ici. Excel nécessite une saisie humaine des données sur la feuille de calcul de suivi des stocks.

Cela signifie que la feuille est mise à jour uniquement lorsque quelqu'un prend le temps de modifier le document. Cela peut entraîner des problèmes.

Le logiciel de gestion des stocks met à jour votre stock en temps réel, sans avoir besoin de saisie de données. Le logiciel suit l'action chaque fois qu'un code-barres ou RFID est scanné. Cela signifie que vous serez toujours à jour sur vos niveaux d'inventaire. Cela réduit également le risque d'erreurs d'inventaire.

C'est ce qu'on appelle un système d'inventaire perpétuel et c'est l'un des meilleurs moyens pour les entreprises basées sur l'inventaire de gagner du temps et d'augmenter leur efficacité.

Conseils pour réussir avec Excel Inventory Management

Si vous utilisez Excel pour vos besoins de gestion des stocks, il existe des moyens de surmonter bon nombre des inconvénients que nous avons énumérés dans la section précédente.

Excel nécessite plus de maintenance pratique qu'un logiciel de gestion des stocks, mais vous pouvez le faire fonctionner en mettant en œuvre certaines meilleures pratiques de base.

Voici quelques-uns des plus courants à suivre.

Audit quotidien

Nous avons discuté de la façon dont l'erreur humaine est un réel problème avec les feuilles de calcul Excel. Une façon de lutter contre ce problème consiste à effectuer des audits quotidiens.

En utilisant des audits réguliers, vous pouvez détecter les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent avec le temps.

Les audits quotidiens peuvent être une entreprise irréaliste selon la taille de votre entreprise. Si tel est le cas, considérez les comptages cycliques, dans lesquels vous comparez vos chiffres physiques aux chiffres de votre feuille de calcul sur une base rotative.

Une autre solution consiste à suivre votre inventaire sur papier et sur un tableur.

Cela semble être un double travail (parce que c'est le cas), mais cela vous donnera un décompte quotidien à comparer à votre feuille de calcul et à repérer les écarts.

La clé ici est qu'il est important de trouver les problèmes tôt. Comme les décomptes sont interrompus pendant de plus longues périodes, les problèmes augmentent et s'aggravent.

Mettre à jour immédiatement

L'une des principales causes d'erreur humaine avec les feuilles de calcul Excel se produit lorsqu'il y a des retards dans la mise à jour de la feuille.

Voici un scénario où cela se produit.

Pour une raison quelconque, votre gestionnaire d'inventaire a un problème qui l'empêche de modifier la feuille au fur et à mesure des changements d'inventaire.

Ils notent les changements, mais le travail se fait et ces changements sont oubliés. Maintenant, votre inventaire est désactivé. Cette erreur d'inventaire peut persister pendant des siècles si vous ne faites pas d'audits quotidiens.

Il pourrait y avoir plus d'erreurs. La prochaine chose que vous savez, tout votre inventaire est faux.

La clé pour éviter ces erreurs est de mettre à jour votre feuille Excel immédiatement chaque fois qu'un changement d'inventaire se produit.

Nous savons que le travail peut être mouvementé, ce qui peut être difficile, mais les erreurs d'inventaire rendent le travail encore plus mouvementé et difficile. Mieux vaut faire le travail maintenant et éviter les problèmes plus tard.

Stockez les sauvegardes dans le cloud

Votre fiche d'inventaire Excel est l'un des documents les plus importants de votre entreprise. En tant que tel, vous devez vous assurer qu'il est sauvegardé. Comme mentionné précédemment, des erreurs Excel se produisent et parfois des données vitales sont perdues.

En effectuant régulièrement des sauvegardes dans le cloud, vous pouvez réduire l'impact de ces erreurs en garantissant que vous disposez d'une copie récente sur laquelle revenir en cas de catastrophe inattendue.

Soyez prêt. Des erreurs se produiront.

Consolider les données pour les rapports mensuels

L'un des gros défauts d'Excel est qu'il rend difficile l'analyse des données historiques. Nous pouvons lutter contre ce problème en veillant à ce que vous consolidiez régulièrement vos données pour faciliter la création de rapports.

En prenant les informations de votre feuille Excel et en les transférant dans d'autres formats (graphiques, tableaux, graphiques, etc.), vous pouvez repérer les tendances et les problèmes au fil du temps. Cela peut avoir un impact positif sur votre résultat net.

Examiner les données et les résultats

Les données sont excellentes, mais elles sont inutiles si vous collectez des données et ne les utilisez pas pour prendre des décisions.

Avec une feuille de calcul Excel, vous disposerez d'un large éventail de données (et si vous suivez le dernier point, vous aurez compilé ces données dans des formats faciles à comprendre). Utilisez ces informations pour éclairer votre prise de décision et prévoir les résultats.

L'un des objectifs de la gestion des stocks est de pouvoir prédire les tendances et les résultats. Utilisez ces informations pour vous aider dans le processus.

Mise à niveau vers une solution SaaS si nécessaire

Excel peut être un excellent pont entre l'inventaire manuel et le logiciel de gestion des stocks. Cependant, à mesure que votre entreprise se développe, il viendra un jour où Excel ne sera plus utilisable comme outil de gestion des stocks.

Bien que la gestion des stocks via une série de feuilles de calcul soit tout à fait possible, ce n'est pas le processus de gestion des stocks le plus évolutif (ou le plus simple).

Microsoft Excel est puissant (en particulier lorsqu'il est associé à des modèles Excel prédéfinis), mais en fin de compte, il ne s'agit toujours que d'un programme généraliste conçu pour de nombreuses applications.

De plus, un document Excel n'est souvent pas dynamique ; il nécessite un entretien constant.

En tant que toute nouvelle petite entreprise, cela peut être acceptable. Mais à mesure que vous grandissez et que vous souhaitez rationaliser les processus d'inventaire, la mise à niveau vers un logiciel de gestion des stocks dédié est impérative.

Lorsque ce jour arrivera, comprenez que des solutions logicielles sont disponibles pour vous aider à faire passer votre gestion des stocks au niveau supérieur. Mieux encore, bon nombre de ces solutions offrent un niveau de fonctionnalité dont vous ne pouvez que rêver avec des feuilles de calcul.

Ne vous attardez pas lorsque votre temps avec Excel tire à sa fin. Adoptez la prochaine étape. Le changement peut être effrayant, mais le bon logiciel de gestion des stocks peut vous aider à atteindre de nouveaux sommets.

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Dernières pensées

Excel n'est peut-être pas le logiciel préféré de tout le monde, mais il est difficile de nier sa polyvalence.

Si vous êtes une entreprise de taille moyenne qui a grandi au-delà du suivi manuel de votre inventaire mais qui n'est pas tout à fait prête à plonger dans le monde des logiciels de gestion des stocks, alors Excel est une solution légitime.

Que vous cherchiez à créer votre propre feuille de calcul d'inventaire personnalisée ou à télécharger un modèle, il existe ici des solutions qui répondent à tous les besoins. Il suffit de décider de ce dont vous avez besoin et de trouver la meilleure feuille Excel.

Comme tout système, Excel n'est pas parfait. Suivre les meilleures pratiques de cet article peut vous aider à éviter les pièges potentiels tout en prenant le contrôle de votre inventaire.

Et, lorsque vous serez prêt à faire passer vos processus de gestion des stocks au niveau supérieur, envisagez d'investir dans une plateforme dédiée comme SkuVault. Fais nous confiance; le temps, l'efficacité et les économies de coûts en valent la peine.

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