15 idées d'organisation d'inventaire : ne perdez pas la trace de votre stock

Il est difficile de rester organisé. Sans une stratégie d'organisation intentionnelle, les allées de l'entrepôt sont encombrées, les bureaux deviennent désordonnés et les espaces d'inventaire deviennent chaotiques.

Dans les entreprises de commerce électronique, savoir où se trouve votre inventaire et comment y accéder rapidement est la différence entre rentabilité et perte d'argent.

Si vous portez beaucoup de chapeaux, vous passez probablement la majeure partie de vos journées à éteindre les incendies. Mais si vous voulez que votre entreprise fonctionne comme une machine bien huilée, il est essentiel d'être proactif dans l'organisation de votre inventaire.

Pour vous aider à suivre votre inventaire, nous avons dressé une liste d'idées d'organisation de l'inventaire.

15 idées d'organisation d'inventaire

1. Recevoir efficacement les marchandises
2. Accédez à votre capacité de stockage
3. Utilisez des supports et des étagères
4. Utiliser l'analyse ABC pour trier l'inventaire
5. Étiquetez tout
6. Utiliser le stock de sécurité
7. Mettre en place une solution de gestion numérique des stocks
8. Vérifiez régulièrement vos niveaux de stocks
9. Créer des procédures d'exploitation standard (SOP) documentées
10. Gardez vos employés formés sur vos SOP
11. Utilisez la gestion des stocks « juste à temps »
12. Nettoyez et entretenez régulièrement votre entrepôt
13. Changez votre mise en page pour être plus efficace
14. Utilisez le comptage de cycles pour maintenir l'exactitude des niveaux de stock
15. Mettre en place un système de scan

1. Recevoir efficacement les marchandises

La réception de l'inventaire peut être un processus chaotique, surtout si vous n'y êtes pas préparé. Avoir un système en place vous aidera à rester organisé et au-dessus des choses.

C'est là que commence beaucoup de désorganisation :

"Oh, je vais juste mettre cette palette ici, et je m'en occuperai plus tard."

« Je n'ai pas besoin de les déballer ; ils ne se vendront probablement pas avant un moment de toute façon.

Après plusieurs semaines de ces raccourcis dans votre flux de travail de réception, vous vous réveillerez et réaliserez que vous avez un espace d'inventaire complètement désorganisé et inefficace.

Dès que votre inventaire arrive, prenez le temps de bien le réceptionner et de le ranger correctement. Cela vous évitera des maux de tête à long terme.

Cela inclut généralement, mais n'est pas limité à :

1. Déballage complet de tout l'inventaire
2. Inspecter l'inventaire pour les dommages
3. Numérisation dans votre logiciel de gestion des stocks
4. Le trier et le catégoriser correctement dans votre entrepôt/espace de stockage d'inventaire

Si vous n'avez pas d'espace d'inventaire désigné, il est maintenant temps de le créer. Cela ne doit pas nécessairement être un entrepôt ou même une immense pièce, juste un endroit où vous pouvez facilement suivre votre stock.

2. Évaluez votre capacité de stockage

Supposons donc que votre entreprise se transforme en gangbusters - vous construisez une clientèle fidèle et vous pouvez à peine suivre les commandes.

Tout semble parfait jusqu'à ce que vous vous rendiez compte que vous ne pouvez pas stocker suffisamment de matériaux dans votre espace d'inventaire pour répondre à toutes vos commandes.

Selon la taille de votre inventaire, vous devrez louer ou acheter un espace de stockage supplémentaire. Pour les petites entreprises avec un inventaire limité, il peut s'agir d'une seule étagère dans votre bureau ou votre garage. Pour les grandes entreprises, cela pourrait signifier l'acquisition d'un entrepôt entier.

Avant de prendre toute décision d'achat, vous devez également tenir compte de la rapidité de rotation de votre stock.

Par exemple, si vous vendez des denrées périssables ou des articles saisonniers, vous devrez tenir compte d'un taux de rotation des stocks plus élevé et planifier votre espace de stockage en conséquence.

Si vous n'êtes pas sûr de l'espace d'inventaire dont vous avez besoin, vous pouvez procéder de plusieurs manières pour obtenir une estimation :

• Vérifiez vos données de vente de l'année écoulée pour voir combien d'inventaire vous avez parcouru. Cela vous donnera une bonne idée de l'espace dont vous avez besoin pour stocker votre inventaire.
• Consultez votre logiciel de gestion des stocks pour voir combien de stocks vous avez actuellement sous la main. Cela vous aidera à déterminer si vous avez besoin de plus ou moins d'espace de stockage.
• Demandez-vous à quelle vitesse vous voulez pouvoir exécuter les commandes. Si vous avez besoin d'un inventaire rapidement, vous aurez peut-être besoin de plus d'espace de stockage afin de pouvoir conserver un inventaire plus important à portée de main.

Une fois que vous avez une bonne idée de l'espace d'inventaire dont vous avez besoin, il est temps de commencer à magasiner pour les options de stockage.

3. Utilisez des casiers et des étagères

Une fois que vous avez votre espace d'inventaire, il est temps de commencer à réfléchir à la façon dont vous allez tout stocker.

La chose la plus importante est de vous assurer que votre inventaire est facilement accessible.

Cela signifie utiliser des racks et des étagères qui vous permettent de voir ce que vous avez en stock en un coup d'œil et d'accéder rapidement aux articles lorsque vous devez exécuter une commande.

Il y a quelques points à garder à l'esprit lorsque vous choisissez des racks et des étagères pour votre inventaire :

• Taille – Assurez-vous que les étagères et les étagères sont suffisamment grandes pour contenir votre inventaire. Vous ne voulez pas que les objets tombent ou soient trop à l'étroit.
• Capacité de poids – Si vous avez des stocks lourds, assurez-vous que les racks et les étagères peuvent supporter le poids.
• Facilité d'assemblage – À moins que vous n'ayez quelqu'un qui puisse assembler les étagères et les étagères pour vous, choisissez quelque chose de facile à assembler.

Une fois que vous avez vos racks et vos étagères en place, il est temps de commencer à organiser votre inventaire dans votre espace de stockage.

4. Utilisez l'analyse ABC pour trier l'inventaire

L'une des méthodes d'organisation des stocks les plus populaires est l'analyse des stocks ABC .

Cette méthode classe l'inventaire en fonction de son importance pour votre entreprise.

Par exemple, un inventaire essentiel à votre entreprise serait considéré comme un inventaire "A", tandis qu'un inventaire moins important serait considéré comme un inventaire "C".

Voici comment ça fonctionne:

• Un inventaire - Il s'agit d'un inventaire essentiel à votre entreprise. Cela peut inclure des articles à prix élevé ou très demandés.
• Inventaire B - Il s'agit d'un inventaire important pour votre entreprise, mais pas aussi essentiel que l'inventaire A. Cela peut inclure des articles moins chers ou moins demandés.
• Inventaire C - Il s'agit d'un inventaire qui n'est pas aussi important pour votre entreprise. Cela peut inclure des articles à bas prix ou peu demandés.

Une fois que vous avez catégorisé votre inventaire, vous pouvez commencer à l'organiser dans votre espace de stockage.

Par exemple, vous voudrez peut-être garder l'inventaire A plus près de l'avant de votre espace afin qu'il soit facile à trouver et à atteindre. De même, vous voudrez peut-être conserver l'inventaire C sur des étagères plus élevées, donc c'est à l'écart.

La clé est de trouver un système qui fonctionne pour vous et votre entreprise.

Il existe quelques autres méthodes d'organisation des stocks que vous pouvez utiliser, mais l'analyse ABC est un bon point de départ.

Une fois que vous avez trié votre inventaire, il est temps de commencer à réfléchir à la façon dont vous allez garder une trace de tout cela.

5. Étiquetez tout

L'un des meilleurs moyens de suivre l'inventaire est de tout étiqueter.

Cela peut sembler beaucoup de travail, mais cela en vaut la peine à long terme.

L'étiquetage de l'inventaire vous aide à rester organisé et facilite la recherche d'articles lorsque vous en avez besoin.

Il existe plusieurs façons d'étiqueter l'inventaire :

• Utilisez un système d'étiquetage - Il existe de nombreux types de systèmes d'étiquetage d'inventaire que vous pouvez utiliser. Cela peut inclure un code couleur, des codes-barres ou une numérotation.
• Utiliser des étiquettes – Vous pouvez acheter des étiquettes spécifiquement pour l'inventaire. Ces étiquettes sont généralement adhésives, vous pouvez donc les coller sur des conteneurs de stockage, des étagères ou des articles d'inventaire.
• Utiliser un logiciel d'inventaire – Certains logiciels d'inventaire ont des fonctions d'étiquetage intégrées. Cela peut faciliter l'étiquetage et le suivi des stocks.

Quelle que soit la méthode que vous utilisez, assurez-vous d'étiqueter chaque article de votre inventaire. Cela comprend les conteneurs de stockage, les étagères et les articles d'inventaire individuels.

Si vous avez beaucoup d'inventaire, vous voudrez peut-être envisager d'embaucher quelqu'un pour vous aider avec le processus d'étiquetage.

Pour plus d'informations sur les meilleures pratiques en matière d'étiquetage d'entrepôt , lisez notre article de blog connexe.

6. Utilisez un stock de sécurité

Le stock de sécurité est un terme désignant l'inventaire qui est conservé en cas d'urgence. Il peut s'agir du stock nécessaire pour exécuter les commandes ou du stock nécessaire au bon fonctionnement de la production.

De combien de stock de sécurité avez-vous besoin ? Il n'y a pas de réponse unique à cette question, car la quantité de stock de sécurité dont vous avez besoin varie en fonction de votre entreprise. Cependant, une bonne formule de stock de sécurité vous dira d'avoir suffisamment de stock pour couvrir au moins deux semaines de demande. Cela vous aidera à éviter toute rupture d'approvisionnement en cas d'urgence.

En ayant un stock de sécurité à portée de main, vous pouvez éviter tout problème d'inventaire qui pourrait survenir. Cela vous aidera à assurer le bon fonctionnement de votre entreprise et à éviter toute interruption.

Le calcul de votre stock de sécurité peut devenir un peu compliqué, mais avec quelques conseils et de la patience, tout le monde peut le faire.

7. Mettre en place une solution de gestion numérique des stocks

Si vous souhaitez faire passer votre gestion des stocks au niveau supérieur, envisagez de mettre en place une solution de gestion numérique des stocks.

Un IMS peut vous aider à suivre votre inventaire en temps réel, afin que vous sachiez toujours ce que vous avez en stock. De plus, il peut automatiser de nombreuses tâches fastidieuses associées à la gestion des stocks, telles que la commande de produits et la génération de rapports.

Par exemple, le logiciel de gestion d'inventaire SkuVault offre de nombreuses fonctionnalités qui peuvent vous aider à gérer votre inventaire plus efficacement, telles que :

• Suivi des stocks en temps réel
• Réorganisation automatique
• Génération de rapports
• Prise en charge multicanal
• Intégrations avec toutes les autres applications métier critiques

Vous pourrez peut-être gérer votre inventaire avec des feuilles de calcul manuelles pendant un petit moment, mais si vous voulez rester organisé et développer votre entreprise, une solution de gestion des stocks est indispensable.

Pour en savoir plus sur la façon dont SkuVault aide à développer des entreprises rentables et automatisées, consultez notre page de fonctionnalités .

8. Vérifiez régulièrement vos niveaux de stock

Une fois que vous avez trié et étiqueté votre inventaire, il est important de vérifier régulièrement votre niveau d'inventaire. Cela vous aidera à rester au courant de l'inventaire et à éviter tout problème qui pourrait survenir.

Il existe plusieurs façons de vérifier les niveaux de stock :

• En personne – Si vous avez un petit inventaire, vous pouvez physiquement compter vous-même les niveaux d'inventaire. C'est la méthode la plus précise, mais elle peut prendre du temps si vous avez beaucoup d'inventaire.
• Feuilles de calcul – Une autre option pour suivre les niveaux de stock consiste à utiliser des feuilles de calcul. Cela peut être fait manuellement ou via un logiciel d'inventaire.
• Logiciel d'inventaire - De loin, la méthode la plus efficace pour suivre les niveaux d'inventaire consiste à utiliser un logiciel d'inventaire. Cela vous permettra de suivre l'inventaire en temps réel et d'être alerté lorsque les niveaux d'inventaire sont bas. Le logiciel est également essentiel pour les entreprises qui expédient un grand nombre de SKU ou gèrent plusieurs entrepôts. 9. Créer des procédures d'exploitation standard (SOP) documentées

Si vous voulez que votre gestion des stocks fonctionne comme une machine bien huilée, il est important d'avoir des procédures d'exploitation standard (SOP) documentées. Les SOP sont des instructions étape par étape pour l'exécution d'une tâche répétable.

Vous devriez avoir des SOP pour :

• Réception des stocks – Lorsque les stocks arrivent dans votre entrepôt, il est important d'avoir un processus en place pour les recevoir et les inspecter.
• Stockage de l'inventaire - Vous devez avoir des procédures spécifiques sur la façon dont l'inventaire est stocké dans votre entrepôt. Cela inclut où les articles sont stockés et comment ils sont étiquetés.
• Prélever l'inventaire - Lorsqu'une commande arrive, vous devez disposer d'un processus pour prélever l'inventaire et le préparer pour l'expédition.
• Expédition des stocks – Enfin, vous devez mettre en place des procédures pour expédier les stocks aux clients. Cela comprend l'emballage des commandes et l'impression des étiquettes.

Les SOP sont essentielles pour que votre gestion des stocks soit organisée et fonctionne correctement. En ayant des SOP en place, vous pouvez être sûr que tous vos employés « jouent du même morceau de musique », pour ainsi dire.

10. Gardez vos employés formés sur vos SOP

C'est une chose d'avoir des SOP en place, mais c'en est une autre de s'assurer que vos employés sont formés à leur sujet.

Si vous souhaitez que votre gestion des stocks se déroule sans heurts, il est important de tenir vos employés informés de vos procédures.

Il existe plusieurs façons de former les employés sur vos SOP de gestion des stocks :

• Formation en personne – Le moyen le plus efficace de former les employés sur les SOP de gestion des stocks est de le faire en personne. Cela vous permet de passer en revue les procédures étape par étape et de répondre aux questions que les employés pourraient avoir.
• Formation vidéo – Si vous ne pouvez pas former les employés en personne, une autre option consiste à créer des vidéos de formation. C'est une bonne option si vous avez des employés dans différents endroits ou si vous souhaitez pouvoir référencer les vidéos de formation à tout moment.
• Instructions écrites – Une autre option pour former les employés sur les SOP de gestion des stocks consiste à fournir des instructions écrites. C'est une bonne option si vos procédures sont relativement simples ou si vous avez des employés qui savent mieux suivre les instructions écrites.

Quelle que soit la façon dont vous choisissez de former vos employés, il est important qu'ils soient au courant de vos procédures de gestion des stocks.

En gardant vos employés formés, vous pouvez être sûr que votre gestion des stocks se déroulera sans heurts.

11. Utilisez la gestion des stocks juste à temps

La gestion des stocks juste-à-temps est une stratégie d'inventaire qui consiste à ne commander que les stocks dont vous avez besoin.

Cela peut être une bonne option pour les entreprises qui n'ont pas beaucoup d'espace de stockage ou qui souhaitent économiser sur les coûts d'inventaire.

Le principal inconvénient de la gestion des stocks juste à temps est qu'elle peut entraîner des ruptures de stock si vos fournisseurs ne peuvent pas répondre à votre demande.

Dans l'ensemble, la gestion des stocks juste à temps est une bonne option pour les entreprises qui souhaitent économiser sur les coûts d'inventaire.

12. Nettoyez et entretenez régulièrement votre entrepôt

Afin de garder votre inventaire organisé, il est important de nettoyer et d'entretenir régulièrement votre entrepôt.

Nettoyer et entretenir votre entrepôt vous aidera à :

• Trouvez l'inventaire plus facilement
• Empêcher l'inventaire d'être endommagé
• Protégez vos employés

Certaines choses que vous devriez faire pour nettoyer et entretenir votre entrepôt comprennent :

• Balayer et nettoyer les sols
• Essuyer les surfaces
• Organisation des stocks en rayon
• Sortir la poubelle

En nettoyant et en entretenant régulièrement votre entrepôt, vous pouvez aider à garder votre inventaire organisé et en bon état.

13. Modifiez votre mise en page pour être plus efficace

Si vous trouvez que votre gestion des stocks n'est pas aussi efficace qu'elle pourrait l'être, une option consiste à modifier votre mise en page.

Une mise en page plus efficace peut vous aider à :

• Trouvez l'inventaire plus rapidement
• Empêcher l'inventaire de se perdre
• Mieux exploiter votre espace

Certaines choses que vous pouvez faire pour modifier votre mise en page incluent :

• Rapprocher l'inventaire de la porte ou de la zone de traitement pour un accès facile
• Organiser l'inventaire par type (rappelez-vous la méthode de tri ABC !)
• Créer plus d'espace pour les articles très demandés

14. Utilisez le comptage de cycles pour maintenir des niveaux d'inventaire précis

Si vous détestez l'audit, vous n'êtes pas seul. Cependant, les audits d'inventaire ne signifient pas nécessairement l'arrêt de toutes les opérations pendant 12 heures pendant que vous scannez lamentablement chaque article.

Le comptage de cycles peut être une meilleure voie à suivre pour votre entreprise. Le comptage de cycles est une méthode d'audit des stocks dans laquelle les stocks sont comptés en rotation plutôt qu'en une seule fois.

Le comptage de cycles présente quelques avantages :

• C'est moins perturbateur pour les opérations commerciales puisque vous ne comptez qu'une petite partie de l'inventaire à la fois
• Il permet d'identifier plus rapidement les écarts d'inventaire
• Cela peut être fait plus fréquemment, ce qui signifie que les niveaux de stock sont plus précis
• Les tâches de comptage peuvent être alternées entre les employés, ce qui réduit le fardeau et ajoute une couche de responsabilité

Si vous cherchez un moyen d'améliorer votre gestion des stocks, l'inventaire tournant peut être une bonne option pour vous.

15. Mettre en place un système de scan

Une autre façon d'améliorer la gestion des stocks consiste à mettre en place un système de numérisation. L'analyse de l'inventaire peut vous aider :

• Suivre les niveaux de stock en temps réel
• Empêcher l'inventaire de se perdre
• Facilitez la recherche d'inventaire

Certaines choses que vous devriez considérer lors de la mise en œuvre d'un système de numérisation incluent :

• Le type de scanner dont vous aurez besoin
• La technologie de numérisation de votre choix (plus d'informations ci-dessous)
• Le logiciel de gestion des stocks que vous utiliserez
• Comment formerez-vous vos employés à l'utilisation du système ?

Les avantages de la numérisation sont nombreux, notamment la réduction des erreurs humaines, la possibilité de suivre l'inventaire en temps réel et l'augmentation de la précision.

Les deux systèmes de lecture les plus populaires sont les codes-barres et les étiquettes RFID.

Le codage à barres est l'utilisation de codes optiques constitués de lignes et de points qui sont scannés par un lecteur de codes à barres, qui convertit l'image en données numériques. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour suivre l'inventaire, ainsi que d'autres informations sur le produit.

Les avantages de l'utilisation des codes-barres sont nombreux, notamment la possibilité de suivre les niveaux de stock, les informations sur les produits et bien plus encore. Les codes-barres peuvent également être utilisés pour automatiser les processus de gestion des stocks.

Les étiquettes RFID sont similaires aux codes-barres mais utilisent des ondes radio pour communiquer avec un scanner. Cela permet de stocker une gamme beaucoup plus large de données sur l'étiquette, ainsi que la possibilité de parcourir des matériaux, tels que des boîtes et des palettes.

FAQ sur l'organisation de l'inventaire

Comment organisez-vous votre liste d'inventaire?

Il existe quelques options pour organiser les listes d'inventaire, notamment :

• Organiser l'inventaire par type
• Organiser l'inventaire par emplacement
• Organiser l'inventaire par classification ABC

La méthode que vous choisirez dépendra des besoins de votre entreprise. Par exemple, si vous avez beaucoup d'inventaire, l'organiser par type peut être la meilleure option. Ou, si vous avez des stocks dans plusieurs emplacements, l'organiser par emplacement peut être le meilleur moyen de garder une trace de tout.

À quelle fréquence devez-vous auditer votre inventaire ?

La fréquence des audits d'inventaire dépendra des besoins de votre entreprise. Cependant, la plupart des entreprises choisissent de vérifier leur inventaire sur une base annuelle.

Comme mentionné ci-dessus, le comptage de cycles est une méthode d'audit des stocks dans laquelle les stocks sont comptés en rotation plutôt qu'en une seule fois. Cela signifie que l'inventaire peut être audité plus fréquemment, ce qui peut aider à garantir l'exactitude.

Comment organiser mon entrepôt ?

Si vous suivez tous les conseils mentionnés ci-dessus, vous aurez probablement l'entrepôt le plus organisé de tous les temps. Cependant, si vous ne pouvez en choisir que quelques-uns, voici les plus importants :

• Utilisez un logiciel de gestion des stocks pour suivre les niveaux de stock et les informations sur les produits.
• Mettez en place un système de numérisation pour analyser l'inventaire et éviter qu'il ne se perde.
• Formez vos employés à l'utilisation du système de gestion des stocks et du système de numérisation.
• Vérifiez votre inventaire sur une base régulière, par exemple annuellement ou mensuellement.

Dernières pensées

L'organisation de l'inventaire peut sembler une tâche ardue, mais ce n'est pas obligatoire. En suivant les conseils mentionnés ci-dessus, vous pouvez créer un système de gestion des stocks qui fonctionne pour votre entreprise.

Et ne vous sentez pas obligé de toutes les mettre en œuvre aujourd'hui. Commencez par les plus importants mentionnés ci-dessus et prenez-les un à la fois.

Lorsque vous serez prêt à rationaliser votre gestion des stocks, nous aimerions discuter de la façon dont SkuVault peut vous aider à arrêter d'éteindre les incendies et à commencer à vous développer (sans tous les maux de tête).

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