8 rapports d'inventaire à vérifier quotidiennement, hebdomadairement et mensuellement

Le billet de blog suivant est un article invité de nos amis de Flxpoint.

Aux États-Unis, les détaillants détiennent 1,35 $ d'inventaire pour chaque dollar de vente. Bien que l'inventaire soit le plus grand atout d'un détaillant, vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas l'optimiser pour des profits plus élevés.

Vous perdez de l'argent si vous avez des produits qui s'empilent sur les étagères, des stocks incorrects ou des fournisseurs sous-performants. Les rapports d'inventaire existent pour offrir des informations précieuses et vous aider à améliorer la précision de l'inventaire. Pourtant, de nombreuses petites et moyennes entreprises s'appuient sur des méthodes de reporting manuelles ou ne font aucun rapport sur les stocks.

En effectuant des rapports d'inventaire réguliers, vous pouvez réduire les ruptures de stock tout en répondant à la demande et en améliorant la précision des stocks, ce qui est essentiel pour satisfaire les clients.

Continuez à lire pour en savoir plus sur les rapports d'inventaire, y compris les types de rapports d'inventaire et leur impact sur votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un rapport d'inventaire ?

Vous pouvez utiliser un rapport d'inventaire numérique ou physique pour résumer la quantité d'inventaire actuel dont vous disposez. Votre rapport peut inclure des données représentant les meilleures ventes, l'inventaire total et d'autres informations sur les produits qui aident à la catégorisation, au suivi et à la gestion de l'inventaire.

Le bon rapport d'inventaire fournira des informations sur ce que vous avez sous la main, ce que vous pouvez vendre et ce que vous devez commander.

Pourquoi les rapports d'inventaire sont-ils importants pour les détaillants de commerce électronique ?

Les rapports sur les stocks de commerce électronique peuvent avoir un impact positif sur votre entreprise de plusieurs manières. Les rapports d'inventaire vous indiquent exactement la quantité d'inventaire dont vous disposez . Si vous commandez des stocks sans savoir ce qui est en stock, vous risquez de sur-commander ou de sous-commander des produits.

Les magasins physiques doivent suivre leurs articles en stock, mais ils n'ont pas besoin du même niveau de sophistication que les détaillants en ligne.

Les achats en ligne ne sont pas limités par le temps ou le lieu. Ils sont fabriqués à toute heure et de n'importe où dans le monde. Si votre entreprise se développe rapidement, vous courez un risque plus élevé de rupture de stock lorsqu'un client passe une commande.

Les propriétaires d'entreprises de commerce électronique doivent minimiser le risque que cela se produise, de sorte que les niveaux d'inventaire doivent être mis à jour aussi souvent que possible pour garantir des données complètes. Pour effectuer des ajustements d'inventaire précis, vous avez besoin d'une solution de gestion d'inventaire automatisée qui se synchronise avec votre logiciel de point de vente pour suivre l'inventaire pour vous. De cette façon, vous savez toujours exactement ce que vous avez et pouvez commander à nouveau des marchandises ou des fournitures à temps.

Calculer les niveaux d'inventaire moyens

Une fois que vous avez établi un rapport sur les niveaux de stock moyens, vous pouvez les comparer aux moyennes historiques. Ensuite, vous pouvez identifier les tendances qui pourraient indiquer des changements dans les préférences des clients ou votre modèle commercial.

Prédire les futurs besoins d'inventaire

Si une commande importante à venir nécessite plus de stock que vous n'en avez sous la main, vous pouvez exécuter un rapport de stock pour identifier d'où provient votre stock.

Avec un rapport d'inventaire précis, vous pouvez surveiller stratégiquement les articles en stock, éviter de trop stocker et garantir que vous avez suffisamment de stock pour répondre aux nouvelles commandes.

Satisfaction client accrue

Ne pas avoir suffisamment de stock disponible nuit à la fois à la satisfaction et à la fidélisation des clients. Imaginez visiter un magasin ou un site Web pour acheter quelque chose mais découvrir que l'article est en rupture de stock.

Les données montrent que 37 % des acheteurs achèteront avec une autre marque si un article est en rupture de stock. 9% de ces consommateurs choisissent de ne rien acheter du tout.

Des rapports d'inventaire précis vous aideront à savoir quand réapprovisionner votre magasin pour maintenir un approvisionnement adéquat en marchandises pour vos clients.

Amélioration des processus comptables

Grâce à des métriques de rapport d'inventaire robustes, votre comptable comprendra mieux combien d'argent quitte votre entreprise par rapport à combien d'argent rentre.

Comprendre où se trouvent les produits vous aide à mieux comprendre les coûts associés à chaque étape de la chaîne d'approvisionnement. Cela vous aide également à mieux gérer les stocks et à répondre à la demande des clients.

À quelle fréquence devriez-vous exécuter des rapports d'inventaire ?

Selon vos besoins, les fréquences de signalement varient. Vous devez programmer vos rapports plus fréquemment si vous avez beaucoup d'inventaire.

Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, il est toujours recommandé d'exécuter des rapports d'inventaire. Il existe plusieurs moments où vous pouvez exécuter un rapport d'inventaire.

Hebdomadaire et mensuel

Vous pouvez facilement obtenir des rapports hebdomadaires et mensuels à partir des systèmes de point de vente et des logiciels de gestion des stocks.

Des rapports hebdomadaires et mensuels vous donnent une vue régulière de vos niveaux de stock, définissent des seuils appropriés pour commander plus de produits et informent les spécialistes du marketing sur la façon dont les clients ont répondu aux promotions.

Avant et après les saisons chargées

Les rapports sur les ventes en temps réel sont un énorme avantage pour les détaillants de commerce électronique. Cependant, pour maximiser les ventes, vous devez analyser la croissance d'une période à l'autre. Par exemple, vous devez exécuter des rapports d'inventaire pour comparer les ventes du Black Friday et du Cyber ​​​​Monday 2021 aux ventes de 2022.

Vous pouvez également exécuter des rapports pendant d'autres périodes de magasinage chargées, comme la Saint-Valentin ou la Fête des Mères.

En fonction de vos opérations

Si vous gérez un magasin où il y a beaucoup de commandes quotidiennes ou horaires (c'est-à-dire une épicerie ou un dépanneur), vous devrez alors fournir plus d'informations plus souvent pour décider quels produits acheter.

Quel que soit votre créneau, l'objectif est de trouver le juste équilibre entre la satisfaction de votre clientèle et la rentabilité de votre entreprise.

Rapports d'inventaire à connaître

Il existe plusieurs rapports cruciaux que vous devez utiliser pour rester au top du contrôle des stocks - et il est essentiel non seulement de rapporter les données, mais aussi de comprendre leur signification.

Les données contenues dans ces rapports vous donneront une image précise de l'état de votre inventaire afin que vous puissiez décider des prochaines étapes pour votre entreprise.

Il existe d'innombrables rapports d'inventaire pour les détaillants, mais ceux-ci sont les plus populaires :

• Rapport d'inventaire disponible
• Rapport de vieillissement des stocks
• Rapport sur la rotation des stocks
• Rapport d'inventaire faible
• Rapport sur les performances du produit
• Rapport de stock entrant
• Rapport d'emplacement d'inventaire
• Rapport d'analyse des mouvements de stock

Nous expliquerons ce qu'est chaque type de rapport d'inventaire, pourquoi les gestionnaires d'inventaire les utilisent et comment interpréter les résultats.

1. Rapport d'inventaire disponible

Si votre magasin est toujours en rupture de stock, vos clients iront faire leurs courses ailleurs. Si vous voulez vous assurer que les produits de votre boutique sont toujours disponibles à la vente, vous devez savoir quels articles sont en rupture de stock.

Pendant ce temps, si certains produits restent trop longtemps dans l'entrepôt, cela peut signifier qu'ils ne se vendent pas assez bien. Il est peut-être temps de réévaluer le transport de ces produits.

Un rapport d'inventaire disponible vous donnera une vue exhaustive de vos produits et variantes dans l'ensemble de vos entrepôts et magasins.

2. Rapport de vieillissement des stocks

Il est essentiel de garder un œil sur la quantité de stock restant en rayon et pendant combien de temps. Les rapports sur l'ancienneté des stocks vous permettent de déterminer le nombre de jours pendant lesquels vous avez conservé les stocks et leur quantité.

Vous recevrez des informations telles que :

• Produits immobiles
• Produits à rotation lente
• Combien de temps vos produits restent en stock
• Le coût de maintien de cet inventaire pendant de longues périodes

Grâce à ces données, vous comprendrez mieux quels produits vos clients achètent par rapport à ceux qu'ils n'achètent pas. Ainsi, vous n'aurez pas à injecter de l'argent dans un inventaire qui ne se vend pas.

3. Rapport d'inventaire du chiffre d'affaires

Le chiffre d'affaires est le plus souvent utilisé pour déterminer la rapidité avec laquelle une entreprise collecte l'argent des factures de ses clients ou la rapidité avec laquelle l'entreprise restitue ses stocks. Vous pouvez analyser la rotation des stocks depuis le début de l'année à l'aide de ce rapport.

L'étude des ratios de rotation des stocks élevés et faibles peut aider à déterminer quels produits sont sous-stockés (taux de rotation élevé) et surstockés (taux de rotation faible).

Les rapports d'inventaire de rotation vous permettent d'affiner vos prix, les quantités commandées et les niveaux d'inventaire. Vous pouvez afficher le chiffre d'affaires par produits ou par entrepôts et magasins.

4. Rapport d'inventaire faible

Le rapport de stock faible affiche tous les produits dont le stock est faible car ils sont en dessous du seuil de niveau de stock minimum que vous avez défini. Si votre stock disponible actuel dépasse le stock minimum requis pour cet article, il n'apparaîtra pas sur le rapport de stock faible.

Consulter régulièrement les rapports sur les stocks faibles vous permet de repérer les tendances autour desquelles les produits sont constamment en rupture de stock. Si un produit particulier apparaît régulièrement sur ce rapport, cela peut signifier que vous devez en commander davantage.

5. Rapport sur les performances du produit

Les rapports sur les performances des produits vous indiquent quels produits sont les plus vendus et les plus rentables. Vous voudrez peut-être envisager de regarder l'écart entre les achats. S'il s'est écoulé une longue période entre la première et la dernière date de vente, vous devez rechercher pourquoi les produits en question ne se vendent pas assez rapidement.

Si vous rencontrez des difficultés pour répondre à la demande des consommateurs pour vos produits, vous pouvez envisager de passer des commandes plus importantes.

6. Rapport de stock entrant

Les rapports sur les stocks entrants fournissent un aperçu des lignes de produits qui doivent faire l'objet de bons de commande ouverts dans un délai spécifié. Ils vous donnent un aperçu indispensable de votre inventaire disponible pour vous protéger contre les stocks en sur ou en sous-commande. Souvent, ces rapports affichent également le fournisseur principal de chaque article afin que vous puissiez facilement commander des marchandises pour répondre à la demande future.

Pour vous assurer que vous êtes couvert si votre fournisseur principal ne parvient pas à livrer, vous devez également répertorier les fournisseurs alternatifs qui peuvent exécuter vos commandes.

7. Rapport d'emplacement d'inventaire

Savoir où se trouve votre produit à un moment donné est crucial pour les détaillants multicanaux et omnicanaux. Grâce aux rapports sur l'emplacement des stocks, vous pouvez suivre les stocks en temps réel dans les entrepôts, les centres de distribution et les places de marché tierces, offrant ainsi une visibilité complète sur l'ensemble de vos actifs.

Garder un décompte précis de votre produit par magasin contribue à alimenter un système de traitement des commandes très efficace et réduit le risque d'avoir trop peu ou trop de produits disponibles à un moment donné. Vous pouvez identifier rapidement un ou plusieurs magasins qui manquent d'un article particulier.

À partir des données, vous pouvez déterminer si vous devez commander du stock supplémentaire ou transférer une partie de votre inventaire actuel vers un autre emplacement.

8. Rapport d'analyse des mouvements de stock

L'analyse des mouvements de stock est un rapport qui illustre la façon dont les stocks se déplacent le long de votre chaîne d'approvisionnement . Entreprise. Il fournit des détails sur les entrées et les sorties de produits et leurs quantités sur une durée déterminée. Vous serez en mesure d'identifier les produits qui bougent rapidement et ceux qui ne bougent pas. Les marchandises à rotation rapide entraînent des profits plus rapides, tandis que les marchandises à rotation lente gaspillent le fonds de roulement.

Ces informations sont essentielles pour les détaillants, car elles les aident à décider quels produits acheter et à éliminer les blocages de trésorerie.

Améliorer la gestion des stocks avec ces rapports d'inventaire

Il est indéniable que les rapports d'inventaire sont essentiels au bon fonctionnement de toute boutique de vente au détail ou de commerce électronique. Les magasins à petit volume peuvent souvent se permettre de déclarer leur inventaire manuellement. Pour des rapports précis, ils peuvent suivre l'inventaire et mettre à jour leurs enregistrements assez fréquemment dans une feuille de calcul Excel.

Cependant, ce n'est pas une solution permanente.

Si vous souhaitez faire évoluer votre boutique de commerce électronique, vous aurez besoin d'outils de gestion des stocks qui évoluent avec votre entreprise.

Les rapports d'inventaire vous aident à comprendre où se trouve votre inventaire, ses performances, s'il y a place à l'amélioration et plus encore. Vous serez en mesure d'identifier rapidement les produits à commander, les campagnes de vente à lancer et la meilleure façon de maintenir la rentabilité de votre entreprise (et la satisfaction de vos clients).