Modalités de paiement des factures

En tant que propriétaire d'entreprise, vous pouvez déterminer vous-même les conditions de paiement. Cependant, il y a certaines règles que vous devez suivre lors de leur configuration. Si vous oubliez d'inclure un délai de paiement sur votre facture, le destinataire d'un tel document devra le régler dans un délai légal, selon le pays où vous exercez votre activité. Il est donc préférable de le préciser. Quelles sont les conditions de paiement les plus courantes ? Existe-t-il des limites ? Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans l'article suivant.

Modalités de paiement des factures – table des matières :

1. Conditions de paiement courantes
2. Pourquoi est-il judicieux de fixer un délai de paiement au début de la coopération ?
3. Pourquoi les grandes entreprises ont-elles besoin de délais de paiement plus longs ?
4. Pourquoi les longs délais de paiement affectent-ils votre entreprise ?
5. Comment inciter vos sous-traitants à payer leurs factures rapidement ?

Conditions de paiement courantes

Bien que vous disposiez d'une grande flexibilité dans la définition des conditions de paiement de vos factures, il vaut la peine de vérifier comment les autres procèdent. Quels sont les délais de paiement les plus courants dans la pratique ? Voici les plus populaires :

• 7 jours,
• 14 jours,
• 30 jours,
• 60 jours,
• 90 jours.

Dans certains pays, le délai légal de paiement est de 30 jours. C'est le cas, par exemple, aux États-Unis, où les factures émises par les indépendants doivent être payées dans les 30 jours. De même, au Royaume-Uni, le délai de paiement par défaut est de 30 jours après réception d'une facture, livraison de biens ou prestation de services.

En revanche, dans certains pays européens, le délai de paiement recommandé pour les transactions asymétriques, c'est-à-dire les transactions où les parties sont de tailles différentes, est de 60 jours. L'exception concerne les transactions avec des entités publiques, qui doivent payer la facture dans les 30 jours. Cependant, rien ne s'oppose à la fixation d'un délai de paiement plus court, par exemple 21 ou 14 jours. Quand devez-vous informer votre entrepreneur du délai de paiement choisi ?

Pourquoi est-il judicieux de fixer un délai de paiement au début de la coopération ?

Vous devez vous rappeler que des questions telles que les dates de paiement doivent être déterminées lors de la signature d'un contrat ou de l'acceptation d'une commande. Pourquoi? Si vous n'avez pas fixé de date de paiement avant de prendre une commande, votre entrepreneur s'attendra à recevoir une facture avec un délai de paiement légal. Si vous leur facturez avec un délai plus court, ils auront le droit d'être surpris. Cela ne vous fera pas bonne impression, d'autant plus que le paiement de la facture après la date d'échéance peut entraîner des intérêts.

Par conséquent, il est préférable d'être clair lors de l'acceptation d'une commande. Il suffira que, dans la correspondance électronique liée à l'établissement du détail de la commande, vous mentionniez que vous envisagez d'émettre une facture avec, par exemple, un délai de paiement de 14 jours. Dans un tel cas, votre entrepreneur aura connaissance de la réception d'un document de votre part, qu'il devra payer dans le délai indiqué. De cette façon, vous donnerez l'impression que vous êtes un professionnel qui s'occupe de tous les détails de la transaction.

Pourquoi les grandes entreprises ont-elles besoin de délais de paiement plus longs ?

Si vous travaillez en tant qu'indépendant ou dirigez une petite entreprise, vous ne recevez probablement pas beaucoup de factures. Le chemin entre la réception d'une facture et son paiement est assez court, surtout lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité qui facilite le contrôle des coûts. Vous pouvez facilement vérifier si vous avez passé des commandes pour les biens et services indiqués sur la facture. Ensuite, il vous suffit de faire un virement dans votre banque et le tour est joué.

Il semble complètement différent dans les grandes organisations. Là, une facture doit passer par deux ou même plusieurs départements avant d'être finalement payée. Pourquoi cela arrive-t-il? Les factures sont adressées au secrétariat ou au service administratif, où elles sont acceptées et enregistrées. Ensuite, ils sont transmis au service comptable, mais cela ne signifie pas un paiement immédiat. Selon les procédures adoptées dans une société donnée, il peut être nécessaire de vérifier qui a commandé des biens ou des services, si le montant est conforme à la commande signée et si le délai de paiement ou d'autres données indiquées sur la facture sont corrects. Ces tâches peuvent être effectuées par des personnes complètement différentes.

Plus tard, la facture est soumise pour paiement. Il convient de noter que la signature de la personne autorisée à approuver le paiement est toujours nécessaire pour traiter le virement. Cela prend du temps, vous devez donc en tenir compte lorsque vous coopérez avec de grandes entreprises. Cependant, lors de la détermination du délai de paiement optimal pour les deux parties, n'oubliez pas que les extrêmes peuvent être défavorables. Vous devez également garder à l'esprit vos propres besoins.

Pourquoi les longs délais de paiement affectent-ils votre entreprise ?

En mettant en place un délai de paiement très long, vous créditez votre entrepreneur. Pendant que vous attendez le paiement, votre client peut déjà bénéficier des biens ou services que vous avez fournis. S'ils vous payaient immédiatement, vous seriez en mesure de dépenser l'argent et d'en bénéficier. Ceci est particulièrement important si vous avez des problèmes de liquidité. Dans un tel cas, il vaut mieux que vous vous mettiez d'accord sur des délais de paiement plus courts.

Si vous facturez quelqu'un avec un délai de paiement très long, comme 90 jours, et que vous manquez d'argent à ce moment-là, vous devrez peut-être contracter un prêt bancaire. Cela entraînera des frais supplémentaires que vous auriez pu éviter si vous les aviez facturés avec un délai de paiement plus court. Si quelqu'un vous convainc qu'un délai de paiement plus long ne devrait pas poser de problème, vous pouvez toujours essayer d'inverser la situation. Comment faire? Vous pouvez offrir un prépaiement pour vos services en échange d'une petite remise. Cela peut être une bien meilleure solution que de contracter un prêt coûteux.

Comment inciter vos sous-traitants à payer leurs factures rapidement ?

Si le délai de paiement est compté à partir de la date de réception de la facture par l'entrepreneur, une facture envoyée par voie électronique aidera à obtenir un paiement plus rapide. Dans ce cas, vous n'avez pas à attendre qu'un facteur le livre à votre client. De plus, si le destinataire de vos biens ou services utilise un système CRM, une facture électronique peut faciliter son travail, grâce à laquelle vous pouvez vous attendre à un paiement plus rapide.

Y a-t-il autre chose que vous puissiez faire pour accélérer le processus ? Par exemple, vous pouvez proposer une remise pour un paiement plus rapide. Évidemment, vous devez calculer le montant de la remise pour ne pas y perdre. De plus, vous pouvez avertir votre entrepreneur que s'il ne paie pas la facture à temps, vous ajouterez des intérêts de retard. Quoi qu'il en soit, fixez un délai de paiement mutuellement avantageux, puis vérifiez si votre client l'a respecté. Avec notre application de facturation gratuite, vous pouvez définir des rappels pour les paiements à venir et, en un seul clic, vérifier le montant dû et les dates d'échéance.

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Auteur : Andy Nichols

Un résolveur de problèmes avec 5 degrés différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d'entreprise. Lors de la recherche d'employés et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.

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