Comment utiliser efficacement les leçons apprises pour éviter l'échec du projet

Chaque projet est une expérience d'apprentissage. Les échecs nous avertissent de ne pas refaire les mêmes erreurs. Les succès nous guident pour naviguer efficacement dans nos projets actuels et futurs. Un processus approprié en place pour capturer ces échecs, ces gains et ces domaines à améliorer est nécessaire pour une gestion de projet réussie. C'est ce que fait la méthode des leçons apprises du projet.

Dans cet article, nous explorerons comment éviter efficacement les échecs de projet en utilisant les leçons apprises. Les modèles fournis tout au long de la publication sont modifiables en ligne. Utilisez-les pour avancer dans vos tâches.

Quelles sont les leçons apprises du projet ?

Les leçons apprises sont les expériences clés – à la fois positives et négatives – recueillies tout au long du cycle de vie d'un projet ainsi qu'à sa conclusion. En réfléchissant à ces connaissances et à cette compréhension, vous pouvez convertir ce qui est appris en actions nécessaires pour améliorer les systèmes et processus actuels et assurer le succès des projets futurs.

Pour certaines organisations, les leçons apprises dans la gestion de projet sont un processus informel où elles discutent et documentent les expériences de projet pendant la phase de clôture. D'autres organisations organisent une session sur les leçons apprises à la fin de chaque phase d'un projet. Les chefs de projet, les membres de l'équipe de projet ainsi que les chefs d'équipe peuvent participer à la session sur les enseignements tirés pour examiner les rapports et prendre des décisions sur la manière de convertir les connaissances acquises en actions.

Les séances sur les leçons apprises peuvent être menées à différentes phases du projet en fonction de sa complexité ; à la fin de chaque phase, à la fin du projet, ou en temps réel au fur et à mesure.

Pourquoi les leçons apprises devraient faire partie intégrante de la gestion de projet

Avoir les leçons apprises documentées et partagées à travers l'organisation permet d'éviter et de réduire les risques d'échec. Cela aide également à créer les meilleures pratiques qui peuvent être intégrées dans les projets futurs.

La tenue de sessions sur les enseignements tirés aide également à renforcer la confiance entre les membres de l'équipe ; leur permettre de partager leur propre point de vue sur ce qui s'est bien passé et ce qui s'est mal passé au cours du projet leur permettra de se sentir plus impliqués et les encouragera à soutenir davantage le processus de gestion de projet.

In fine, les retours d'expérience peuvent avoir un réel impact sur les processus de l'entreprise et le fonctionnement des équipes.

Le processus des enseignements tirés

Le processus des leçons apprises comprend cinq étapes. Ils visent à glaner d'importantes leçons apprises au cours du projet auprès des participants à la réunion et à déterminer comment appliquer avec succès ces connaissances pour obtenir de meilleurs résultats avec les projets futurs. Les étapes sont,

Étape 1 : Identifier les leçons apprises

Commencez par revoir ce qui s'est bien passé et ce qui s'est moins bien passé pendant le projet que vous venez de terminer et ce qui doit être amélioré. Cela devrait être fait lors de la session sur les enseignements tirés à laquelle participent les principales parties prenantes du projet.

• En préparation de la séance, l'animateur doit envoyer aux participants un sondage. Il doit inclure des questions spécifiques liées aux différents aspects du projet (c'est-à-dire la gestion du projet, les ressources, la communication, les exigences, etc.). Il est tout aussi important d'obtenir leurs commentaires sur ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et ce qui devrait être amélioré. Répondre au sondage aidera non seulement les participants à mieux se préparer pour la session, mais les réponses elles-mêmes aideront à orienter la discussion entre eux.
• Résumez les résultats de l'enquête et analysez-les avec d'autres rapports clés au cours de la session pour identifier les échecs et les gains du projet. Des recommandations pour les améliorations futures du projet devraient être discernées à la fin de celui-ci.

Vous pouvez utiliser un tableau similaire à celui ci-dessous pour enregistrer les commentaires et les points clés discutés au cours de la session.

Étape 2 : Documenter les leçons apprises

La prochaine étape du processus consiste à documenter les résultats avec un rapport détaillé. Il doit inclure les commentaires du participant sur les forces et les faiblesses du projet et des recommandations d'amélioration.

Une fois le rapport terminé, partagez-le avec les parties prenantes internes et externes concernées du projet. Bien que vous puissiez créer un aperçu du rapport détaillé pour la direction, le rapport détaillé peut être envoyé en pièce jointe pour référence ultérieure.

Étape 3 : Analyser les leçons apprises

Au cours de cette phase du processus, analysez et organisez les leçons apprises afin de déterminer comment les appliquer. La formation requise pour les employés et l'amélioration des processus de gestion de projet sont ensuite décidées.

Comme étape supplémentaire, vous pouvez créer un plan d'action décrivant les étapes nécessaires, les parties/services responsables, les ressources et un calendrier.

Étape 4 : Archiver les leçons apprises

Stockez tous les documents sur les leçons apprises dans un emplacement facilement accessible, comme dans un lecteur partagé (c'est-à-dire Google Drive), ce qui les rend facilement accessibles à l'équipe de projet ainsi qu'aux autres équipes de l'organisation et aux parties prenantes.

Étape 5 : Récupérer les leçons apprises

Reportez-vous aux documents sur les leçons apprises pour améliorer les processus actuels du projet. Optimisez la récupérabilité de ces documents en créant des dossiers pour chaque type de projet et en les organisant correctement par date ou par nom de projet. Si l'outil que vous utilisez pour stocker les rapports offre une capacité de recherche par mot-clé, il serait beaucoup plus facile pour quiconque de les récupérer.

Comment éviter les échecs de projet grâce aux leçons apprises

Voici quelques étapes que vous pouvez intégrer au processus de retour d'expérience de votre projet pour assurer la réussite du projet.

Mener fréquemment des séances sur les leçons apprises

Beaucoup de choses peuvent aller mal ou bien dans un projet, surtout s'il s'agit d'une grande initiative complexe. Par conséquent, il serait utile d'enregistrer les informations clés plus tôt plutôt que d'attendre la fin du projet. Au fil du temps, vous risquez de ne pas retenir les informations clés ou, en cas d'échec, les informations peuvent être intentionnellement examinées.

Avoir un processus standard et un ensemble d'outils

De nombreuses organisations échouent souvent à saisir les leçons apprises au cours des projets parce qu'elles n'ont pas de processus défini.

Un ensemble approprié d'étapes en place le rend plus nécessaire et peut aider l'équipe à tomber dans une routine d'enregistrement des leçons apprises au cours des projets. De même, le fait de disposer d'un ensemble prédéfini d'outils à utiliser pour collecter les informations, stocker les rapports et les documents et les partager au sein de l'organisation contribuera à rationaliser davantage le processus.

Tirer parti des leçons apprises lors de la planification des risques

Lors de l'évaluation des risques d'un nouveau projet, reportez-vous aux rapports sur les enseignements tirés des projets pertinents pour identifier facilement les risques potentiels. Par la suite, vous pouvez passer à l'élaboration de stratégies d'atténuation.

Avoir une équipe de retour d'expérience

Vous pouvez appliquer la méthode des leçons apprises - ou enregistrer activement des expériences, des idées et des impressions en temps réel - tout au long du projet. Précisez comment vous allez appliquer la méthode et sélectionnez une équipe à laquelle participer et jouer un rôle actif.

Une pratique exemplaire consiste à inclure des membres de différents domaines du projet afin de recueillir diverses perspectives. Gardez le nombre de membres de l'équipe entre 3 et 10.

Le maintien d'un tel journal de bord des expériences de projet aidera donc à organiser des sessions de leçons apprises plus efficaces.

Comment utiliseriez-vous les leçons apprises en gestion de projet ?

Nous avons défini quelles sont les leçons apprises dans la gestion de projet, le processus de leçons apprises et comment appliquer efficacement la méthode pour éviter l'échec du projet ainsi que des modèles utiles dans ce post.

Assurez-vous que la capture, l'analyse et l'apprentissage des leçons apprises font partie de chaque projet que vous réalisez. Il est tout aussi important de planifier la prochaine série d'étapes pour appliquer efficacement les leçons apprises. Cet effort continu aidera à cultiver une culture d'amélioration continue au sein de votre organisation.