4 Leçons concrètes sur la conformité et l'équité des subventions pour les bailleurs de fonds gouvernementaux

Les dernières mises à jour des orientations de l’Office of Management and Budget (OMB) le précisent clairement : l’équité est désormais une priorité absolue.

Il n’existe pas de levier unique pour les bailleurs de fonds gouvernementaux qui cherchent à la fois à rester conformes et à faire progresser l’équité. Mais cela commence par une expérience citoyenne positive.

Si vous recherchez des exemples concrets de ce que signifie formaliser un engagement envers une expérience citoyenne positive, il y a beaucoup à apprendre des communautés autochtones.

Peu importe qui vous servez, les nations tribales fournissent des leçons importantes sur la façon d'être véritablement équitable tout au long de votre processus d'octroi de subventions, et elles montrent ce qui est en jeu si vous vous trompez.

Un processus de subvention fastidieux ne peut pas être équitable

Chaque obstacle supplémentaire et inutile au processus de demande de subvention accroît l’écart entre les communautés disposant de ressources suffisantes et celles sous-financées. Pour éliminer ces obstacles, vous devez comprendre l'expérience de candidature du point de vue du candidat.

Ces processus fastidieux sont particulièrement évidents dans le processus de demande que suivent de nombreuses nations tribales pour accéder au financement fédéral. La candidature elle-même peut être incroyablement difficile pour les tribus qui n'ont pas la capacité en personnel nécessaire pour consacrer quelqu'un au travail.

Au cours d’un projet de recherche de l’OMB, un membre de la tribu a décrit son expérience : « [Le processus de candidature était] tortueux. Il y avait tellement de questions redondantes que certaines étaient du genre « Pourquoi est-ce important ? » Cela vous suspend pendant des jours et ce que le gouvernement veut savoir n'est pas clair.»

Les tribus sous-financées ont tendance à moins réussir à obtenir des financements que les tribus qui peuvent embaucher des professionnels pour les aider. « Vous verrez que ce sont les tribus les plus riches [qui obtiennent des subventions] parce qu'elles peuvent se permettre les rédacteurs des subventions. Les tribus qui ont une capacité inférieure n'ont pas les ressources nécessaires pour embaucher des experts », a expliqué un membre de la tribu aux chercheurs de l'OMB.

Au-delà des phases de candidature et d’attribution, les restrictions sur les taux de coûts administratifs ou indirects désavantagent les tribus à faible capacité. Les petites tribus n'ont pas la capacité de répartir les coûts entre plusieurs projets ou départements comme le feraient les grandes tribus.

Dans un rapport du GAO sur les efforts visant à accroître l'accès à Internet haut débit sur les terres tribales, un appel est que les Choctaw du Mississippi embauchent un rédacteur de subventions à temps plein pour gérer leur demande de tarif électronique lorsqu'ils ont eu des difficultés à en faire la demande par eux-mêmes.

Le rapport explique pourquoi il s'agit d'un problème d'équité : « Le consultant a confirmé que le processus comporte une courbe d'apprentissage abrupte et que toutes les tribus n'auraient pas l'argent ou le temps nécessaire pour qu'un membre surmonte la courbe d'apprentissage tout en s'acquittant d'autres responsabilités tribales. » Heureusement, les dernières mises à jour des directives uniformes ont augmenté la déduction pour coûts indirects pour tenir compte de dépenses comme celle-ci.

À retenir : les bailleurs de fonds gouvernementaux doivent reconnaître à quel point leurs processus peuvent perpétuer les inégalités. Votre rôle en tant que bailleur de fonds gouvernemental est de prendre le temps de comprendre les perspectives des communautés que vous servez et de prendre des mesures pour alléger leur fardeau.

La confiance devrait être un objectif explicite

Chaque étape du processus d’octroi de subventions façonne la relation que les membres de la communauté développent avec les institutions publiques. Sans définir des intentions claires – et sans y donner suite – le processus de subvention peut négliger les valeurs, les croyances culturelles et les expériences quotidiennes de la communauté. Lorsque cela se produit, les communautés perdent souvent confiance dans les programmes censés apporter un soutien.

Pour instaurer la confiance, les bailleurs de fonds doivent rechercher les commentaires des membres de la communauté et élaborer des programmes en collaboration. Le plan d'action du Service forestier des États-Unis pour le renforcement des consultations tribales et des relations de nation à nation fournit un excellent exemple de ce à quoi cela ressemble pour une agence de formaliser son engagement à instaurer la confiance.

Le plan précise notamment ce qu’il fera pour renforcer les relations et à quoi ressemble le calendrier. Il comprend des détails tels que « Le Service forestier établira une procédure pour répondre aux demandes des tribus, via la gestion de la boîte de réception des e-mails de consultation à [email protected]. » Ce niveau de spécificité est essentiel.

Lorsque les engagements de confiance sont vagues, vous vous retrouvez avec des programmes qui ne tiennent pas leurs promesses – ou pire – qui vont à l'encontre de celles-ci.

La Federal Indian Trust Responsibility a été créée en 1942. Elle énonce l'obligation du gouvernement fédéral d'agir avec responsabilité et confiance envers les tribus autochtones. C’était à la même époque que les enfants autochtones étaient retirés de leurs foyers et envoyés dans des internats gérés par le gouvernement fédéral, un programme raciste qui dévastait les communautés. L’écart entre l’éthique de confiance et la politique réellement adoptée montre l’enjeu majeur d’ancrer clairement et explicitement les programmes sur un objectif primordial.

À retenir : les bailleurs de fonds gouvernementaux à tous les niveaux doivent donner la priorité à l’établissement de relations avec les communautés avec lesquelles ils travaillent et préciser à quoi cela ressemble dans la pratique. Il ne suffit pas de fixer un objectif, vous devez créer un plan – avec des détails – à suivre.

Les bailleurs de fonds doivent contribuer à combler le déficit de financement

S'il n'y a pas suffisamment de financement pour répondre aux besoins de ceux qui sont admissibles à un programme, des personnes seront inévitablement exclues et les résultats seront inéquitables. Il incombe aux bailleurs de fonds de contribuer à combler le déficit de financement.

Le programme tribal de connectivité à large bande est un excellent exemple de la façon dont un programme bien intentionné peut échouer. La National Telecommunications and Information Administration (NTIA) du Département américain du Commerce a alloué 980 millions de dollars de subventions dans le cadre de ce programme. Cependant, la NTIA a reçu des demandes de candidature totalisant plus de 5 milliards de dollars. Donc, en substance, moins de 20 % des projets étaient financés. Et dans la compétition pour les fonds, les tribus disposant de ressources suffisantes ont tendance à l’emporter.

Si les bailleurs de fonds sont confrontés à un déficit de financement, ils devraient chercher des moyens d’aider. Même s’ils ne sont peut-être pas en mesure de restructurer le budget par eux-mêmes, ils peuvent plaider pour davantage de financement auprès des organes législatifs ou des programmes fédéraux. Cherchez des moyens de défendre les communautés qui ont besoin de plus de soutien.

Pour les communautés autochtones, il existe tout un réseau de subventions fédérales, étatiques, locales et tribales auxquelles elles peuvent avoir droit. S'il existe un écart entre le financement et les besoins de votre programme, faites un effort pour connecter les membres de la communauté à d'autres opportunités de financement auxquelles ils pourraient être éligibles. Soyez autant que possible une ressource pour eux en les aidant à trouver et à demander un financement supplémentaire.

Si vous prévoyez un déficit de financement important, il peut être utile de restreindre la portée de votre programme afin que tous les candidats éligibles reçoivent le financement dont ils ont besoin. Cette approche permet d'être plus équitable et évite que les gens prennent le temps de faire une demande de financement et se voient ensuite refuser.

À retenir : même si les déficits de financement feront probablement toujours partie des subventions gouvernementales, les membres de la communauté ne devraient pas avoir à supporter seuls le poids de ces déficits. Les bailleurs de fonds doivent faire ce qu’ils peuvent pour alléger cette charge.

Standardiser les formulaires et les rapports pour alléger le fardeau

Étant donné que les programmes de subventions gouvernementales ont tendance à être cloisonnés, les exigences en matière de demande et de déclaration peuvent varier considérablement. Pour les communautés qui recherchent un financement auprès de plusieurs sources, les variations peuvent créer de la confusion et faire double emploi.

Un responsable fédéral des subventions et agent de liaison tribal décrit les niveaux de variations au sein du processus de financement : « Les entités non fédérales sont souvent tenues de préparer des formulaires spécifiques à l'agence… les délais, les documents de flux de travail, les budgets, les modèles logiques et les résumés diffèrent tous inutilement. »

Les nouvelles mises à jour des directives uniformes de l’OMB ont ajouté une exigence qui normalise les rapports financiers. Les donateurs ne peuvent pas demander d’informations financières supplémentaires au-delà des exigences standard en matière de données. Selon David Clark, l'OMB a également envisagé d'imposer des rapports programmatiques standardisés. Cependant, ils ont finalement renoncé à cette idée parce que les bailleurs de fonds estimaient que le large éventail de programmes rendait les choses trop difficiles.

À retenir : même si vous n'êtes pas tenu de normaliser les exigences en matière de rapports programmatiques, travailler en faveur de la normalisation peut contribuer à alléger le fardeau des bénéficiaires. Recherchez des moyens d'aligner vos exigences sur d'autres programmes de subventions gouvernementales. Et défendez autant que possible la normalisation entre les ministères et les agences.

La technologie peut également vous aider à créer une expérience de candidature plus uniforme entre les programmes. Si plusieurs agences et départements utilisent le même logiciel de gestion des subventions, les bénéficiaires n'ont pas besoin d'apprendre une nouvelle plate-forme et un nouveau flux de travail à chaque fois qu'ils demandent un financement.

Choisissez le bon logiciel de gestion des subventions pour une expérience citoyenne positive

Aujourd’hui, créer une expérience positive pour les citoyens n’est plus une considération distincte de la conformité. Ils sont plus inextricablement liés que jamais.

Lorsque vous élaborez votre stratégie et votre infrastructure, choisissez un logiciel d'octroi de subventions gouvernementales conçu pour être équitable. Et à mesure que vous avancez, demandez l’avis des électeurs pour savoir ce qu’ils ressentent de leur point de vue. C'est la source ultime de la vérité.