Comment maintenir une base de données CRM propre ?

Lors de l'exécution d'un système de base de données CRM , une tâche généralement difficile consiste à garantir la précision et la validité des données qui y sont stockées. Lorsque la maintenance des données par une organisation n'est pas à la hauteur, les activités sont ralenties, les rapports deviennent inexacts et il devient difficile de vérifier manuellement les détails de chaque enregistrement car il y a d'autres activités importantes à gérer.

Un exemple

Prenons un exemple. Si un représentant commercial A d'une organisation passe un appel de suivi à un client et découvre qu'un autre représentant commercial B a déjà passé cet appel, alors toute la situation peut être un peu embarrassante pour le représentant A. Cependant, la question est d'où vient la confusion et pourquoi exactement le représentant. Un faire cet appel de toute façon?

Supposons maintenant que le représentant A ait ensuite recoupé les données et découvert qu'il n'y avait aucun enregistrement précédent d'un appel passé au contact. Après une enquête plus approfondie, le représentant A découvre qu'il y avait un double du même contact attribué au représentant des ventes B. Par conséquent, la conclusion, dans ce cas, était que deux représentants de l'équipe des ventes avaient un contact similaire et tous deux ont fait leur travail en passant l'appel de suivi au client.

C'est un exemple classique du fait que le CRM a des données inexactes, c'est pourquoi il a entravé le processus de vente dans le cas de l'organisation mentionnée ci-dessus. Étant donné que ces données ne sont pas gérées, cela peut parfois également entraîner la non-gestion des contacts et la modification de leurs numéros de téléphone ou adresses e-mail.

Maintenir un ensemble de données propre et organisé

Dans l'exemple mentionné ci-dessus, nous avons remarqué qu'un cas de duplication de données a conduit à un appel de suivi de vente embarrassant. En plus de la duplication, il peut également y avoir un risque de difficulté à gérer la validité des données si la déduplication CRM n'est pas effectuée.

Par conséquent, il est nécessaire de maintenir un ensemble de données propre, organisé et valide dans la base de données des ventes afin que les données puissent être mises à jour régulièrement. Sinon, les rapports de vente peuvent être pleins d'erreurs qui peuvent éventuellement conduire à des problèmes beaucoup plus importants.

Par exemple, supposons qu'une organisation n'autorise qu'une remise de 10 % sur ses produits conformément à la politique, et certains des représentants peuvent ne pas être au courant de cette politique ou ils peuvent devenir négligents avec elle et entrer une remise plus élevée pour certains de leurs offres.

Si cela se produit, il sera nécessaire de s'occuper manuellement des exceptions et de régler les choses correctement. Cela peut prendre du temps à coup sûr et inutile aussi. De plus, les représentants devront être rapides pour détecter les erreurs afin que les ventes ne soient pas affectées.

Ainsi, tout cela se résume à un simple fait et c'est la déduplication des bases de données . L'utilisation de Zoho CRM avec l'aide d'un consultant CRM peut aider à maintenir et à nettoyer la base de données. Certaines des manières efficaces d'y parvenir avec Zoho CRM sont mentionnées ci-dessous. Nous allons les regarder un par un.

Gestion des enregistrements en double

L'utilisation de Zoho CRM peut être utile pour offrir une solution rapide et efficace au problème des enregistrements en double. Nous allons voir comment faire cela de deux manières et un exemple.

• Arrêter les doublons avant de les créer

  Lorsque vous faites d'un champ un champ unique, la création d'un enregistrement en double est immédiatement arrêtée. C'est un moyen efficace de maintenir une base de données.

Si vous avez marqué "Adresse e-mail" comme champ unique dans un module, le CRM peut vous alerter pour créer un nouveau prospect avec la même adresse e-mail, tout comme un prospect existant. Pour rendre un champ unique, il vous suffit de sélectionner l'option "Ne pas autoriser les valeurs en double" dans les paramètres du champ.

• Fusion des enregistrements en double

  Indépendamment de la création des champs uniques et de la double vérification des données, il peut toujours y avoir des enregistrements en double dans le CRM. Dans ce cas, l'outil de déduplication de Zoho CRM peut être utilisé pour fusionner les données en double.

Lorsque l'utilisateur exécute une vérification de déduplication, le CRM peut automatiquement fusionner les enregistrements qui sont les copies exactes les uns des autres. En cas de conflit, un enregistrement principal peut être choisi afin que les doublons puissent être fusionnés dans l'enregistrement choisi.

Outre l'outil de déduplication, Zoho CRM est également livré avec une option spéciale "Rechercher et fusionner" qui duplique les fonctionnalités. Vous pouvez utiliser l'option Rechercher et fusionner les doublons si vous savez quel enregistrement du module a été dupliqué et doit être fusionné.

Par exemple, si vous savez qu'un contact appelé Sanjay a des copies en double et que vous souhaitez fusionner les copies, vous pouvez aller sur la page de Jame et cliquer sur Rechercher et fusionner les doublons. Vous pouvez sélectionner les enregistrements, définir le bon enregistrement et fusionner les copies en double.

Validation des données CRM

Outre la suppression de la duplication des données, il faut également être proactif pour s'assurer que la base de données CRM n'accumule pas de données indésirables en premier lieu. Cela signifie également qu'il faut trouver des moyens de valider les données qui entrent dans le compte CRM.

Zoho CRM est livré avec certaines fonctionnalités grâce auxquelles vous pouvez facilement garantir la validité des données. Cela comprend également divers efforts tels que la mise en place d'un processus, la définition de certaines restrictions d'accès et la soumission automatique des enregistrements pour approbation manuelle.

• Soumission automatique des enregistrements

En tant que directeur des ventes, vous n'aurez souvent pas le temps de regarder et de vérifier chaque information qui entre dans la base de données CRM . Quoi qu'il en soit, vous voudrez avoir un œil sur certains détails importants tels que le pourcentage de remise sur le produit.

Au cas où quelqu'un entrerait dans une remise inacceptable, vous souhaiteriez en être informé. Le Zoho CRM est livré avec une solution fiable pour répondre à cette exigence où les enregistrements créés par l'équipe de vente peuvent être automatiquement soumis à l'approbation des supérieurs en fonction de critères personnalisés.

C'est donc un moyen de rester informé des données sensibles qui pénètrent dans le CRM en cas de problème. La configuration simple du processus d'approbation du workflow avec des critères appropriés suffit pour soumettre automatiquement les enregistrements pour approbation.

• La validation des données

Lorsqu'un enregistrement est ajouté au CRM, il peut parfois arriver que vous ne puissiez pas remplir tous les champs de l'enregistrement en une seule fois. Par exemple, lors de l'ajout d'un prospect, vous pouvez voir un champ intitulé Intéressé par.

Maintenant, pour le moment, vous n'êtes peut-être pas très sûr, mais une fois que vous appelez le prospect et lui demandez ce qui l'intéresse, vous pourrez remplir ce champ. De cette façon, vous pouvez également renseigner un pourcentage de remise pour une transaction lorsque vous avez eu une discussion avec le directeur des ventes.

Dans ce cas, vous suivez un processus détaillé. Les détails ne peuvent être saisis qu'à différentes étapes du processus. Vous pourriez être confronté à des étapes telles que la qualification des prospects, la négociation, l'approbation de la remise, l'étape du contrat, etc.

S'il s'agit d'une situation qui semble similaire, vous pouvez placer un processus dans le CRM et à différentes étapes du processus, vous pouvez demander au système de mandater tout en validant les informations au besoin. Au fur et à mesure que l'enregistrement progresse, le CRM invitera un utilisateur à entrer les détails dans le bon contexte. Lorsque l'enregistrement quitte un processus, vous pouvez disposer d'informations complètes pour l'enregistrement.

Le Zoho CRM peut être utilisé pour créer un processus métier à l'aide de Blueprint. Il aide à concevoir et à exécuter le processus de manière systématique. Avec l'aide de Zoho Blueprint, chaque étape d'un processus et les personnes associées à chaque étape peuvent être définies. Vous pouvez également guider vos équipes tout au long de l'exécution du processus. Vous pouvez valider et imposer des informations tout en automatisant également les actions de routine.

Personnaliser les champs

Le Zoho CRM peut être utilisé pour personnaliser un champ en fonction des stratégies mentionnées ci-dessous. Nous allons les regarder un par un.

• Mandat Information sur la vente :

La première méthode consiste à rendre obligatoires les informations commerciales importantes en marquant les champs comme obligatoires. Un problème majeur lié aux données non organisées est que de nombreux champs sont incomplets.

Lorsque vous envoyez les documents juridiques par e-mail, vous constaterez souvent que les informations sur la rue manquent dans la section adresse, ce qui est une manière inefficace de faire les choses. Cette situation peut être évitée en marquant les champs comme obligatoires dans Zoho CRM. Une fois cela fait, un enregistrement ne peut pas être sauvegardé sans avoir renseigné toutes les informations obligatoires.

• Définition de la limite maximale de caractères pour les champs :

Souvent, vous pouvez ressentir le besoin de remplir un champ qui est unique à votre organisation. Par exemple, un numéro d'identification unique composé de 10 chiffres. Que se passe-t-il si quelqu'un saisit 9 chiffres ? Si le système accepte le numéro, les données seront inexactes.

Lorsque vous personnalisez ce champ dans Zoho CRM, vous pouvez définir une limite de caractères maximale autorisée pour les champs de texte et le nombre maximal de chiffres autorisés pour les champs numériques afin d'éviter ce problème.

Maintenir une feuille de style

Il ne fait aucun doute que l'automatisation fait beaucoup de travail. Cependant, il est également indéniable que les efforts humains sont importants pour garantir la qualité des données. Un moyen efficace de s'assurer que la saisie des données est simple et cohérente consiste à introduire des conventions de dénomination.

Par exemple, un pays peut parfois être désigné par des noms différents et dans des formats différents. Le Royaume-Uni est connu sous le nom de Royaume-Uni, Grande-Bretagne et Royaume-Uni. C'est pourquoi un format standard pour les données aide à générer des rapports précis tout en filtrant les enregistrements en fonction des critères.

Vous pouvez suivre une feuille de style avec une liste d'abréviations et de formats de saisie de données standard pour les adresses, les noms de société, les adresses e-mail, les désignations, etc. Les valeurs déroulantes prédéfinies aident également à éliminer une partie du problème dans ce cas tout en faisant le déduplication de la base de données possible.

Utilisation des rôles pour la sécurité

Les données proviennent de nombreuses sources et plusieurs utilisateurs y accèdent en même temps. Cela signifie que la maintenance d'une base de données CRM propre n'est pas si facile. Cependant, l'une des meilleures pratiques éprouvées pour accomplir cette tâche consiste à restreindre l'accès aux données du compte CRM.

Vous pouvez définir les rôles qui vous aideront à contrôler les droits d'accès des utilisateurs tout en travaillant sur les données CRM. De cette manière, les utilisateurs modifieront les enregistrements qui les concernent. L'accès est limité uniquement à ceux qui en sont responsables.

Conclusion

S'assurer que les données CRM sont propres est la responsabilité de chacun et les avantages de faire de même incluent une bien meilleure compréhension des clients ainsi qu'une capacité à communiquer efficacement.

Si vous avez besoin d'aide pour démarrer avec la stratégie de nettoyage et de maintenance des données CRM, Encaptechno est un partenaire de conseil CRM qui peut être à votre service. En tant que consultants CRM avec une vaste expérience, nous avons aidé de nombreuses entreprises à réussir avec des solutions technologiques.

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